Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Минфин сообщил, кого накажут за ошибки в декларациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как избежать взысканий, если подвел подотчетник

27 мая 2009 57 просмотров

Срок, в который сотрудник должен передать компании приобретенные для нее ценности или вернуть деньги, устанавливают в локальном акте. Если средства израсходованы, то работник обязан оформить авансовый отчет и приложить к нему всю «первичку», связанную с покупками. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с того момента, как истек срок, на который были выданы наличные. Это общие правила, установленные в законодательстве.

Сотрудник не вернул подотчетные суммы

Частая проблема: уже истек срок, в который работник должен был уложиться с покупкой, но ни своего заказа, ни денег компания так и не получила.

Если проверяющие застанут такое положение дел, грозят доначисления. Конкретно – потребуют погасить недоимку по «зарплатным» налогам. Дело в том, что чиновники убеждены: в этой ситуации выданные суммы автоматически становятся выплатами в пользу сотрудника. Следовательно, на основании статьи 236 Налогового кодекса РФ компания должна увеличить налоговую базу по ЕСН. Кроме того, руководствуясь статьями 209 и 226 Налогового кодекса, чиновники потребуют удержать с бывших подотчетных денег НДФЛ.

Для компании самый безопасный выход – не дожидаясь проверки, начислить «зарплатные» налоги. Но это, конечно, невыгодно.  Если подвел подотчетник, есть еще один способ отклонить претензии, причем довольно удобный. Можно потребовать с работника объяснительную записку, где он укажет причину, по которой пока не возвращает долг. Такая записка докажет инспектору, что о выплате в пользу сотрудника речи нет.

Должны отметить, что некоторым организациям удавалось не платить налоги за подотчетника-должника даже без объяснительной. Правда, в суде.

В арбитраже компании использовали следующий аргумент. Подотчетные суммы не становятся доходом работника только потому, что он вовремя их не вернул. Ведь когда-нибудь – после того, как истечет установленный срок, – сотрудник может возвратить средства. Этот довод признали убедительным судьи ФАС Волго-Вятского округа, указав, что ЕСН и НДФЛ инспекторы доначислили неправомерно (постановление от 12 ноября 2008 г. № А43-3598/2008-6-65).

К сожалению, гарантировать победу в подобных делах нельзя. А если сотрудник, взявший деньги под отчет, уволился, так и не погасив задолженность, отбиться от доначислений «зарплатных» налогов будет крайне сложно даже в суде. Приведем в качестве примера постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 18 января 2005 г. № А74-1931/04-К2-Ф02-5672/04-С1. Тогда судьи все же признали, что сумма, которую подотчетник не вернул в установленные сроки, становится его доходом. И поэтому ЕСН взыскан правомерно.

Работник не отчитался о расходах

Очевидно, что подотчет израсходован по назначению – сотрудник выкупил заказ или съездил в командировку. Но никаких бумаг в бухгалтерию не принес.

Проверяющим все равно: не истратил человек деньги или просто не обзавелся чеком. Раз нет авансового отчета и «первички», значит, деньги все еще у работника. Ведь суммы остаются «висеть» на счете 71. И когда истекает определенный срок, средства становятся доходом сотрудника (то есть увеличивается налоговая база по ЕСН и НДФЛ). Кроме того, затраты, которые не подтверждены первичными документами, нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

В подобной ситуации претензии инспекторов удается оспорить чаще всего только в суде. Да и то лишь доначисления «зарплатных» налогов. Судьи нередко оказываются меньшими формалистами, нежели ревизоры, и готовы поверить в траты работника без чеков. Поэтому можно попробовать каким-то другим образом, скажем, с помощью свидетельских показаний, доказать реальность расходов.

К тому же не все суды соглашаются с тем, что средства, выданные подотчетному лицу, находятся в его личном распоряжении и относятся к доходам. В качестве примера можно привести спор, в котором победила компания, отбившись от претензии по НДФЛ. Дело отражено в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 7 ноября 2008 г. № А66-4549/2007.

Когда тяжба доходит до ВАС РФ, решения в подавляющем большинстве случаев также выносятся в пользу налогоплательщиков. В связи с этим выделим определение от 12 февраля 2009 г. № ВАС-17554/08.

Документов не хватает или они оформлены с ошибками

Предположим, что работник совершил покупку для своей организации в установленный срок. И даже подал в бухгалтерию авансовый отчет и первичные документы. Их важно сразу тщательно проверить.

Если, к примеру, не хватает товарного чека, то по возможности надо отправить сотрудника за ним к продавцу. То же самое, если какие-то бумаги оформлены с ошибками. Так, в накладной может быть неправильно указано наименование организации-заказчика.

Если получить или исправить первичный документ невозможно, выбирать приходится одно из двух. Либо не учитывать затраты работника при расчете налога на прибыль и признать «подотчетную» сумму его доходом, либо отразить израсходованные деньги в бухгалтерском и налоговом учете и готовиться к спору с налоговиками.

Предупреждаем, что, несмотря на обширную арбитражную практику в пользу компаний, урегулировать эту проблему в досудебном порядке практически не удается. Да и в суде опять же проще оспорить претензии проверяющих к недоимкам по «зарплатным» налогам.

Рассматривая дела о доначислениях ЕСН и НДФЛ, судьи принимают сторону компаний, даже когда большая часть первичных документов утеряна. В частности, ФАС Поволжского округа в постановлении от 22 марта 2006 г. № А55-13741/05 был вполне удовлетворен только авансовым отчетом и расходным кассовым ордером.

Cуд поддержит компанию, просто убедившись, что приобретенные товары (работы, услуги) были приняты к учету и использованы в производственной деятельности. Возьмем определение ВАС РФ от 14 января 2008 г. № ВАС-15318/08. В тот раз инспекторы увеличили базу по НДФЛ и ЕСН из-за ошибок в оформлении авансового отчета. Организация доказала, что покупки оприходованы, представив товарные отчеты и складские журналы. Действия ИФНС были признаны незаконными.

С налогом на прибыль все сложнее. Пусть документы косвенно доказывают характер затрат подотчетника. Но признать расходы они компании не помогут. Чиновники не раз высказывали такое мнение. В числе прочего в письме Минфина России от 25 июня 2007 г. № 03-03-06/1/392. Подробнее о решении проблем с недостающей или некачественной «первичкой» читайте в статье «».

Подотчетник совершил сделку с компанией, которой нет в госреестре

Работник, бравший деньги на хознужды или командировку, свою миссию выполнил и даже вовремя отчитался. Документов полный комплект. Более того, изъянов в бумагах нет. Однако во время налоговой проверки оказалось, что поставщик не числится в ЕГРЮЛ. Понятно, что проверять всех продавцов компания не станет. Поэтому с такой ситуацией может столкнуться любая организация.

Инспекторы, обнаружив такой факт, тут же ссылаются на статью 168 Гражданского кодекса РФ и объявляют сделку недействительной. Следовательно, даже имеющаяся «первичка» не подтверждает расходование подотчета – такой аргумент поддержали судьи в постановлении ФАС Поволжского округа от 21 августа 2008 г. № А49-813/08.

Но с 2009 года компания сможет отстоять зарплатные налоги даже по «нереальной» сделке. Все потому, что Президиум ВАС РФ подтвердил: у компании не возникает обязанности доначислить НДФЛ и ЕСН, даже если покупки подотчетника не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Об этом говорится в постановлении от 3 февраля 2009 г. № 11714/08.

Кроме того, компаниям удается избежать доначислений налога на прибыль, если работник и незарегистрированный продавец совершали реальные операции. Это можно доказать, предъявив приобретенные подотчетником ценности. Также подойдут документы, подтверждающие, что материалы пущены в производство. Еще лучше продемонстрировать, что покупка поставлена на учет и использована в хозяйственной деятельности (определение ВАС РФ от 26 июня 2008 г. № 7679/08).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

УНП 7 декабря 2016 09:00 График отпусков на 2017 год
Кдело 6 декабря 2016 15:00 Тарифная оплата труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка