Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Проверка первичных документов подотчетника

27 мая 2009 73 просмотра

Прежде всего перечислим первичные документы подотчетника (или комплекты документов), которые подтвердят расходы и гарантированно не вызовут вопросов у налоговых инспекторов. К ним относятся:
– кассовый чек с расшифровкой покупок;
– кассовый и товарный чеки;
– кассовый чек и накладная;
– кассовый чек и акт, подтверждающий поступление ценностей;
– бланк строгой отчетности (счет, квитанция).

Некоторые налоговики добавят к этому перечню кассовый чек, подкрепленный счетом-фактурой.

Кассовые чеки

Формально кассовый чек не является первичным документом. Поэтому компания может признать затраты в налоговом учете без него (см. определение ВАС РФ от 31 января 2008 г. № 665/08). Тем не менее при проверке инспекторы иногда просят кассовый чек предъявить.

На что смотрят инспекторы

Проблемы могут возникнуть, если из-за плохого оттиска на документе не видны все реквизиты. Такой чек налоговики могут не принять (письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007). Но если есть иные документы, которые подтвердят расход, претензии не страшны. А если уж дело дойдет до суда, то шансы на победу будут высокими (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2007 г. № Ф04-1827/2007(32937-А75-42)). Ведь вины покупателя в этой ситуации нет. Поэтому расходы, подтвержденные нечетким чеком, можно смело списать.

Чем можно заменить кассовый чек

Заменитель кассового чека – это бланк строгой отчетности (о нем пойдет речь далее). Так, к примеру, гостиничный счет подтверждает затраты командированного сотрудника на проживание без чека ККТ. С этим согласны и Минфин России (письмо от 15 июня 2006 г. № 03-05-01-04/164), и ВАС РФ (п. 4 постановления Пленума от 31 июля 2003 г. № 16).

Бланки строгой отчетности

Бланк строгой отчетности является самостоятельным документом. Его одного вполне достаточно, чтобы подтвердить затраты. Главное, чтобы он был правильно составлен.

На что смотрят инспекторы

Если продавец применяет самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности, то на них обязательно должны быть реквизиты, установленные пунктом 3 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов… (утверждено постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Именно на них инспекторы обращают внимание в первую очередь. Вот эти реквизиты:
– название, серия и номер (шестизначный) документа;
– наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
– адрес, местонахождение юридического лица;
– ИНН;
– вид услуги;
– стоимость услуги;
– размер оплаты;
– дата оплаты;
– должность и Ф.И.О. ответственного лица;
– иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги.

Если не будет хотя бы одного из этих реквизитов, инспекторы могут посчитать бланк строгой отчетности недействительным. Кроме того, по мнению чиновников, документ обязательно должен быть изготовлен в типографии, и распечатать на принтере его нельзя. Такие разъяснения дал Минфин России в письме от 7 ноября 2008 г. № 03-01-15/11-353. А вот утверждать самостоятельно разработанный бланк в финансовом ведомстве или в каком-либо другом госоргане не нужно (письмо Минфина России от 15 декабря 2008 г. № 03-01-15/12-376).

Арбитражные же суды стали менее требовательны к бланкам строгой отчетности. Так, недавно ФАС Московского округа признал, что списать на затраты стоимость проживания можно и на основании квитанций, напечатанных не в типографии (см. постановление от 15 апреля 2009 г. № КА-А40/3066-09). А наем жилья для командированного сотрудника вообще можно подтвердить квитанцией, составленной в произвольной форме. Такой вывод относительно затрат на проживание в частном секторе сделал ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007.

Чем можно заменить бланк строгой отчетности

Идеальная замена – кассовый чек вместе с актом, накладной или товарным чеком.

Товарные чеки

Товарный чек – один из «любимых» первичных документов у налоговиков. Если в этом документе указана существенная сумма, инспекторы будут изучать его с особым пристрастием.

На что смотрят инспекторы

Унифицированной формы товарного чека нет. Поэтому компания может разработать ее сама, но с учетом пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Напомним, что в этой норме перечислены обязательные реквизиты первичных документов. К ним относятся:
– наименование документа;
– дата составления документа;
– наименование организации, от имени которой составлен документ;
– содержание хозяйственной операции;
– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
– личные подписи указанных лиц.

Если какого-либо реквизита на товарном чеке не будет, то инспекторы расходы не признают.

Распространенное среди налоговиков заблуждение: обязательным реквизитом первичного документа является печать. Именно ее инспекторы ищут на товарных чеках. Еще один проблемный реквизит – номер документа. Судьи же неоднократно приходили к выводу: печать и номер на товарном чеке необязательны (см., например, постановление ФАС Московского округа от 19 июня 2006 г. № КА-А40/5456-06).

Проверяя «первичку», налоговики часто сравнивают даты на кассовых и товарных чеках. Если даты не совпадают, инспекторы «снимают» расходы. Между тем судьи не считают подобный недочет в оформлении критичным и поддерживают компании (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2007 г. № Ф04-1827/2007(32937-А75-42)).

В чеках могут не совпадать не только даты, но и суммы. В этой ситуации отстоять расходы будет сложно. Поэтому компании лучше заменить товарный чек другим документом.

Чем можно заменить товарный чек

Если на руках есть чек ККТ, где перечислены приобретенные товары и их стоимость, то товарный чек не нужен. Если же чека ККТ нет или он содержит только общую сумму, то вместо товарного чека можно самим оформить иной документ, который подтвердит поступление ценностей. Например, при покупке материалов можно составить акт по форме № М-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). Такая бумага должна удовлетворить налоговиков. Но на случай, если инспекторы будут упорствовать, приведем пример положительной для налогоплательщика арбитражной практики – постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004.

Накладные

Наибольшее число споров вызывают товарная накладная по форме № ТОРГ-12 и товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т.

На что смотрят инспекторы

Данные накладных инспекторы сверяют со сведениями из остальной «первички». И проверяют, заполнены ли все обязательные реквизиты.

В частности, могут придраться к тому, что в ТТН нет имени грузополучателя, адресов пунктов погрузки и выгрузки, номера путевого листа, марки и номера автомобиля. Однако суды считают, что отсутствие этих данных не опровергает факта поставки товара. Главное, чтобы в этом документе были подпись получателя товара, сведения об ассортименте, количество и стоимость товара. И эта информация совпадала с той, что указана в счете-фактуре. К такому выводу пришел ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 12 апреля 2007 г. № Ф04-2121/2007(33241-А27-14).

Кроме того, налоговики могут проверить, указана ли в товарной или товарно-транспортной накладной должность лица, подписавшего документ. И стоит ли печать грузополучателя. Но, как показывает арбитражная практика, отсутствие этих реквизитов некритично (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24 мая 2006 г. № А19-27878/05-52-Ф02-2783/06-С1). Также лояльно судьи относятся к ситуации, когда на документе нет номера и даты. Пример тому – постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 ноября 2006 г. № А19-15041/06-11-Ф02-6075/06-С1. Отметим, что позже дело было рассмотрено в Высшем арбитражном суде РФ, который оставил решение ФАС в силе (определение от 26 февраля 2007 г. № 1452/06).

Чем можно заменить накладную

Предположим, накладная затерялась или ее забыл выдать продавец. Но на руках у подотчетника есть счет-фактура. Подтвердить факт покупки можно и этим документом. В нем есть вся необходимая информация: наименование товара, его количество и стоимость, а также сведения о продавце и покупателе.

Судьи в большинстве случаев такую замену также допускают (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 3 марта 2008 г. № Ф04-1286/2008(1304-А46-25)).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка