Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как посчитать резерв отпусков для равномерного учета расходов

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Если вам выдали деньги под отчет

27 мая 2009 239 просмотров

Когда нужно отчитаться и почему это важно

Допустим, надо купить канцелярские или другие товары для компании, и вам выдали деньги под отчет в кассе. Но помните: деньги выдадут только при условии, что вы отчитались за ранее выданные авансы и вернули все излишки в кассу. Это же касается и денег на командировочные расходы.

По потраченным подотчетным суммам нужно отчитаться не позднее трех рабочих дней с того момента, как истек срок, на который они были выданы. Если деньги вы получали на командировочные расходы, авансовый отчет должны представить не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

В ваших интересах собрать все подтверждающие документы и незамедлительно предоставить их в бухгалтерию. В противном случае необоснованно потраченные суммы удержат из вашей зарплаты.

Какие документы подтвердят расходы

Проследите за тем, чтобы в магазине вам выдали кассовый чек. Чек ККТ может заменить бланк строгой отчетности – это роли не играет. Также попросите продавца заполнить товарный чек, вписав подробно наименования изделий, количество и цену. Если в чеке, допустим, будет написано просто «канцелярские товары», не исключено, что в бухгалтерии вас попросят вернуться в магазин и добиться правильного оформления документа. В крайнем случае расшифровать покупку вы можете сами, аккуратно заполнив графы в чеке.

Если вы рассчитывались банковской картой, в том числе корпоративной, затраты подтвердят оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Обязательно сохраните их.

Вас направили не в магазин, а к конкретному поставщику приобрести товар или другие ценности от имени организации? У себя в бухгалтерии вы должны были получить доверенность. Ее вы предъявите продавцу, чтобы тот выписал счет-фактуру и накладную. Самое главное, чтобы в документах, по которым вы будете отчитываться, были реквизиты поставщика, наименование и стоимость купленных товаров. Также проследите, чтобы в качестве покупателя в документах указали предприятие, где вы работаете, а не ваши личные данные. Иначе такие бумаги в бухгалтерии не примут, поскольку из-за этого у компании могут возникнуть разногласия с налоговой инспекцией. Поэтому вас заставят вернуться обратно, чтобы поставщик оформил документы как следует.

Если вы вернулись из командировки, помимо различных чеков и накладных предоставьте все документы, которые имеют отношение к вашему служебному заданию. Это могут быть договоры, программы встреч или семинаров и т.д. Также надо сдать в бухгалтерию командировочное удостоверение с отметками и печатью принимающей стороны. В служебном задании заполните краткий отчет о выполнении. Транспортные расходы подтвердите авиа- или железнодорожными билетами, а также проездными документами на городской общественный транспорт. А затраты на проживание обоснуют счет (акт) из гостиницы, квитанция (на бланке строгой отчетности) или кассовый чек. Самое главное проверьте: на счете или в акте должны быть указаны даты регистрации в отеле и выезда из него, название гостиницы и ваши данные, сведения о предоставленном номере, его стоимость и, наконец, подпись администратора.

Как заполнить авансовый отчет

Бланк авансового отчета вам выдадут в бухгалтерии, когда вы придете к ним со всеми документами о покупке.

На лицевой стороне укажите:
– дату, когда составляете отчет;
– фамилию и инициалы;
– должность;
– назначение аванса (к примеру, «покупка канцтоваров для нужд организации» или «на командировочные расходы»).

На этом же листе в небольшой табличке слева впишите, какая сумма аванса была получена и сколько израсходовано. И соответственно остаток или перерасход. Проверьте, чтобы суммы, указанные вами в отчете, соответствовали тем, которые значатся в платежных документах.

Теперь на оборотной стороне авансового отчета перечислите подробно все расходы и реквизиты документов (наименование товаров, документы, их номера, даты выдачи). Чтобы нигде не ошибиться, воспользуйтесь образцом заполнения авансового отчета. Сами документы или копии прикрепите к готовому отчету. В таком виде все бумаги можно отдавать сотрудникам бухгалтерии. Тут же получите от них расписку о том, что отчет принят к проверке.

Остаток аванса нужно вернуть в кассу. Иначе эти деньги вычтут из вашего заработка. Если выданных денег вам не хватило и вы потратили свои, то перерасход, который вы указали в документе, вам выплатят из кассы. После того, как руководитель утвердит авансовый отчет.

Что делать, если аванс на покупку вы не потратили

Допустим, вам выдали наличные деньги в кассе, чтобы вы купили для компании необходимый товар. Но через день предприятие дает вам отбой.

В такой ситуации верните в кассу всю сумму, которую предполагалось потратить на нужды компании. При этом составлять авансовый отчет вам не придется. Ведь никаких расходов вы не понесли. И нет чеков или иных документов, реквизиты которых вы должны были бы вписать на оборотной стороне отчета. Поэтому вам остается только прийти в кассу, отдать деньги и получить от кассира квитанцию. Не теряйте этот документ – он подтвердит, что все деньги вы вернули и больше предприятию ничего не должны.

Как вернуть собственные деньги, которые потрачены для нужд компании

Возможна и такая ситуация: потребовалось срочно купить расходные материалы (например, картридж для принтера или заправить служебный автомобиль бензином), а наличных денег в кассе нет. Вы вынуждены тратить свои собственные деньги. Тогда не забудьте согласовать этот вопрос с начальством. Иначе (без разрешения руководства) бухгалтерия может и не возместить вам фактически понесенные расходы.

Все подтверждающие документы предоставьте в бухгалтерию, чтобы получить потраченные суммы обратно. Не удивляйтесь, если вам еще дадут заполнять авансовый отчет, хотя, казалось бы, никаких авансов на покупку из кассы вы не получали. Просто этим компания хочет обезопасить себя от лишних претензий налоговых инспекторов, чтобы те не подумали, что вы на самом деле продаете ей товар. Ведь тогда работодателю придется платить лишние налоги, а с дохода, который вы якобы получили от такой сделки, проверяющие потребуют заплатить НДФЛ.

Поскольку аванс на покупку в кассе вы не получали, а тратили свои деньги, то заполните авансовый отчет так:
– в строке «Получен аванс 1 из кассы» поставьте прочерк;
– в строке «Израсходовано» указываете общую сумму покупки и эту же сумму – в строке «Перерасход».

Когда руководитель утвердит ваш отчет, вы сможете получить в кассе заявленные вами суммы.

Не факт, что вам придется оформлять авансовый отчет. Возможно, бухгалтерия ограничится тем, что вы напишете служебную записку с просьбой компенсировать вам фактически понесенные расходы на основании приложенных документов.

Авансовый отчет (лицевая сторона). Образец заполнения

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка