Журнал, справочная система и сервисы

Незапланированные командировочные расходы

10 июня 2009 119 просмотров

Сотрудник задержался в командировке из-за работы

Незапланированные командировочные расходы. Руководитель в приказе определил срок служебной поездки. Но работник не успел выполнить задание за отведенное время и остался еще на несколько дней.

Можно ли признать дополнительные затраты – суточные, оплату жилья? Да, если сотрудник задержался в другом городе исключительно из-за работы.

Подтвердить производственную необходимость задержки можно, продлив командировку. Для этого понадобится подпись руководителя компании под новым приказом. Данный приказ, в свою очередь, желательно обосновать документами, которые привезет работник. Это может быть письмо с предприятия, куда был направлен командированный, о возникших непредвиденных обстоятельствах (поломка оборудования, отключение электро-энергии и т. п.). Или факс от бизнес-партнера о переносе встречи. Наконец, просто объяснительная записка самого сотрудника.

Из одной командировки работник уезжает в другую без заезда домой

Незапланированные командировочные расходы. Билеты на дорогу из командировки уже куплены. И тут руководство дает сотруднику новое поручение в другом городе, без заезда домой. Или работник, еще не добравшись до пункта назначения, получает в дороге распоряжение ехать в другой город. Приходится приобретать новые билеты. При этом транспортные компании, если такое предусмотрено тарифом, возвращают полную стоимость неиспользованных билетов или ее часть (в зависимости от ситуации). Как тут учесть расходы на проезд при исчислении налога на прибыль?

Свое мнение по поводу схожей ситуации Минфин России высказал в письме от 2 мая 2007 г. № 03-03-06/1/252. Финансисты разрешили признавать цену первоначального билета за минусом возвращенной суммы. Если же перевозчик ничего не вернул, в расходах можно учесть полную стоимость. Уменьшать налогооблагаемые доходы позволено и на сумму, уплаченную за новый проездной документ. Главное, чтобы изменения в маршруте сотрудника были документально подтверждены и экономически обоснованны.

Здесь компании поможет квитанция из кассы аэропорта или железнодорожного вокзала. Подтвердит дополнительные затраты соответствующий приказ руководителя. В нем стоит указать причину, по которой работника направили в новую командировку. Если тариф не предусматривал возврат билета, справку об этом стоит запросить в транспортной компании.

Во время поездки работник заболел

Отлежаться, а то и пройти курс лечения сотруднику пришлось в чужом городе. Дни болезни в срок командировки не включают. Поэтому издавать приказ о продлении служебной поездки не потребуется.

Средний заработок, сохраняющийся за командированным работником, заменяют больничные. Помимо этого, компания в обычном порядке выплачивает сотруднику суточные и возмещает расходы на проживание в период болезни. Главное, чтобы сотрудник предоставил больничный лист. Иначе инспекторы в ходе проверки такие расходы не признают и доначислят налог на прибыль. Все это предусмотрено в пункте 25 Положения… утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках).

Правда, тут есть одно исключение. Допустим, работнику пришлось лечь в больницу, что подтверждает запись в листке нетрудоспособности. Теоретически на это время квартира или номер в гостинице командированному не нужны. Следовательно, возмещать затраты на оплату жилья компания не обязана. И если она все же выделяет на это деньги, то уж уменьшить на такие суммы доходы вряд ли получится.

Сотрудник, который слег в загранкомандировке, получает от зарубежных врачей документ, подтверждающий недуг и время лечения. Вернувшись домой, работнику придется иностранную бумагу заменить на российский бланк больничного листа. Для этого достаточно обратиться в лечебное учреждение по месту жительства или работы. Такое правило установлено в пункте 8 Порядка… который утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 1 августа 2007 г. № 514.

В дороге возникли перебои с транспортом

Работник вернулся из командировки с опозданием по вине транспортной компании. Скажем, авиарейс был надолго задержан по техническим причинам, из-за плохой погоды, самолет совершил незапланированную посадку и т. д.

За дополнительный день пребывания в командировке сотруднику нужно выдать суточные и начислить средний заработок, если этот день является рабочим по графику организации. Если же сотрудник задержался в дороге в собственный выходной, то ему полагаются только суточные (п. 9, 11, 17, 19 Положения о командировках).

Чтобы бухгалтерия учла все эти затраты при расчете налога на прибыль, работник должен принести справку о случившемся от авиакомпании. Это подчеркнули чиновники Минфина России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-04/2/244. При необходимости работодатель может сам направить перевозчику запрос, чтобы подтвердить отмену или задержку рейса.

Командировка отменена

Незапланированные командировочные расходы.Поездка готовилась заранее: на руках билеты, оплачена и получена виза (при загранкомандировке). Но что-то срывается, и командировку отменяют или переносят.

В этом случае необходим приказ, который аннулирует предыдущее распоряжение руководителя, то есть отменяет поездку. Ну а реально ли уже истраченные суммы (в том числе компенсацию работнику, если платил он) признать в налоговом учете? Рассмотрим возможные статьи расходов.

Стоимость билетов. Перевозчик не вернет деньги за билет, если это было заранее оговорено при покупке. В то же время некоторые тарифы возврат предусматривают. В таких случаях транспортная компания удерживает «штрафной» сбор.

Расходы на дорогу можно учесть при расчете налога на прибыль, если обосновать отмену или перенос командировки. Например, больничным листом работника или официальным письмом бизнес-партнера, отказавшегося от переговоров. Если перевозчик принял билет и вернул деньги, сотрудник приложит к авансовому отчету квитанцию о возврате. Соответственно, в расходы компании включается только удержанный сбор. Проблем не будет, даже если сдать проездной документ не удалось. Тогда налогооблагаемый доход можно уменьшить на всю стоимость неиспользованного билета. С этим чиновники Минфина России согласились в письме этого ведомства от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338.

Госпошлины и визы. Вернуть эти суммы точно не удастся. Теперь что касается налогового учета. В главном финансовом ведомстве считают, что такие расходы экономически неоправданны, если командировка не состоялась. То есть уменьшить налогооблагаемый доход на сумму подобных затрат нельзя (см. письмо Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134).

Поэтому безопаснее такие расходы не признавать, но если вдруг компания их уже учла, можно привести инспекторам такие аргументы. Пусть поездка отменена, но ведь изначально она была нужна компании. Почему же тогда расходы на нее автоматически становятся необоснованными? Тем более если командировка сорвалась по независящим от компании обстоятельствам? Тут еще раз подчеркнем, что такие обстоятельства – болезнь сотрудника, срыв переговоров и т. д. – важно подтвердить бумагами. Также при проверке стоит представить налоговикам приказ о направлении в командировку, служебное задание, протокол о намерениях (или подобный документ). Все это снизит риск доначислений налога на прибыль.

Сотрудник задержался по личным обстоятельствам

Работник выполнил служебное задание и остался на несколько дней в том же городе – отдохнуть, осмотреть достопримечательности, навестить друзей. Предварительно он согласовал этот отпуск с работодателем.

В этом случае датой окончания командировки считается последний день перед отпуском – число, стоящее в приказе. Естественно, во время отдыха компания не станет выплачивать сотруднику суточные и возмещать стоимость жилья. А как быть с расходами на проезд из командировки, то есть теперь уже и с отдыха?

Минфин России против того, чтобы компания в подобной ситуации оплачивала сотруднику обратную дорогу и уменьшала на сумму таких расходов налогооблагаемый доход. Чиновников смущает, что дата выбытия в командировочном удостоверении не совпадает с днем отъезда, который значится в билете. Такой вывод сделан ими в письме от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74.

Но логика главного финансового ведомства не безупречна. Ведь компания потратилась бы на проезд в любом случае – не важно, сколько работник пробудет в том городе. И судьи в данном споре на стороне налогоплательщиков. Пример тому – постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2. Суд подчеркнул: компания обязана возместить работнику стоимость проезда, даже если даты в билете и командировочном удостоверении не совпадают (ст. 167, 168 Трудового кодекса РФ). К тому же Налоговый кодекс РФ не настаивает на том, что расходы считаются экономически обоснованными и документально подтвержденными только при совпадении дат. Аналогичный вывод содержится в постановлении ФАС Уральского округа от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2.Безопаснее, конечно, следовать разъяснениям чиновников. Если же компания готова возражать инспекторам, затраты на обратную дорогу сотрудника можно списать.

Работник выезжает в командировку из другого города

Незапланированные командировочные расходы. Сотрудник, который едет в командировку, живет в одном городе, а работает в другом. В проездных билетах человека значатся его место жительства и город, куда он командирован. А местонахождение работодателя не упоминается. Специалисты финансового ведомства полагают, что в таком случае расходы на проезд списать нельзя. Так сказано в письме Минфина России от 11 июня 2008 г. № 03-04-06-01/164.

В своих рассуждениях чиновники опирались на нормы пункта 7 действующей на тот момент Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция № 62). В нынешнем Положении о командировках та же норма прописана в пункте 4. Из нее и сделан вывод о том, что командированный сотрудник должен выехать строго с места постоянной работы и вернуться туда же.

Против этого есть что возразить. Обратимся к пункту 8 той же Инструкции № 62, на которую ссылается ведомство (а также к п. 4 нового Положения). Везде прямо сказано: вопрос о том, приходить ли на предприятие в день отправки и приезда, работник решает со своим руководителем. То есть данная норма не запрещает командированному сесть в поезд в родном городе и вернуться прямо домой.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Зарплата 2 декабря 2016 18:00 НДФЛ с больничного листа в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка