Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сколько НДФЛ теперь удерживать с работника — новые примеры от ФНС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как обеспечать признание расходов и вычет НДС по материалам

2 сентября 2009 42 просмотра

Как обеспечать признание расходов и вычет НДС по материалам? В зависимости от того, как используются материалы, в бухучете их можно разделить на три группы (п. 93 и п. 95 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н):
– ценности, которые отпускаются в производство (используются при выполнении работ, оказании услуг);
– материалы для управленческих нужд (например, канцтовары, запчасти для служебного автомобиля);
– материалы, которые могут понадобиться для сбыта и продажи продукции.

Больше всего бумаг бухгалтерии придется оформить при списании производственных материалов. С них и начнем.

Какие документы нужны для расходов и вычета по производственным материалам

Как обеспечать признание расходов и вычет НДС по материалам? Естественно, поставщики материалов выписывают покупателям первичные документы. Однако документов от продавца недостаточно, чтобы списать стоимость материалов в расходы – ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Ведь нужно подтвердить не только то, что материалы действительно были приобретены у продавца. Но и использованы при производстве (п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов и п. 8 ст. 254 Налогового кодекса РФ).

Кроме того, без первичных документов не получится принять к вычету «входной» НДС. В пункте 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ прямо сказано: вычет возможен на основании счетов-фактур после того, как ценности будут приняты на учет.

В итоге, чтобы списать производственные материалы в бухгалтерском и налоговом учете, а также принять к вычету НДС, компании необходимы документы, подтверждающие:
– покупку у продавца;
– принятие на учет (оприходование);
– использование в производстве.

Теперь перечислим, какие именно формы первичных документов понадобятся, чтобы у инспекторов не возникло претензий.

Первичные документы от поставщика

При продаже материалов поставщики обычно выписывают накладную по форме № ТОРГ-12. Как следует из Альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, товарная накладная нужна покупателю для оприходования материальных ценностей. Помимо этого инспекторы обычно требуют договор, заключенный с поставщиком. А нередко и документы, подтверждающие доставку материалов.

Договор позволяет проверяющим понять, каким способом стороны должны были передать друг другу материалы. И когда право собственности на них перешло от продавца к покупателю. Также информация из договора позволяет проверяющим проанализировать реальность сделки. Чем больше подробностей стороны укажут в договоре, тем лучше.

А вот документы, подтверждающие доставку материалов, инспекторы требуют в двух случаях:
– доставку осуществляет продавец, при этом стоимость транспортировки не включена в цену материалов;
– товары перевозит сторонняя организация.

Предположим, в договоре написано, что поставщик доставит материалы собственным автомобильным транспортом. При этом стоимость доставки не включена в цену материалов. Тогда инспекторы могут запросить товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т. Свое требование налоговики объясняют ссылкой на абзац третий пункта 6 Инструкции Минфина СССР от 30 ноября 1983 г. № 156. Здесь сказано, что форма № 1-Т является документом, необходимым для оприходования ТМЦ.

Впрочем, мнение проверяющих в ближайшее время должно измениться. В письме от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195 ФНС России признала, что старая норма появилась еще до утверждения унифицированной формы № ТОРГ-12. Поэтому абзац третий пункта 6 Инструкции Минфина СССР от 30 ноября 1983 г. № 156 является устаревшим. А значит, для оприходования материалов, которые доставляет поставщик или сторонняя компания, достаточно товарной накладной. Но чтобы подтвердить транспортные расходы, ТТН все-таки нужна.

Приходный ордер и акт о приемке

Как обеспечать признание расходов и вычет НДС по материалам? Поскольку для признания расходов и вычета НДС нужны документы, подтверждающие оприходование материалов и их использование в производстве, придется оформить дополнительную «первичку». В таблице перечислены унифицированные формы внутренних первичных документов по учету материалов (все они утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). Как видно из таблицы, оприходование материалов подтверждают документы, составленные по форме № М-4 или № М-7.

На практике компании достаточно заполнить только один документ: либо приходный ордер, либо акт о приемке материалов. Приходный ордер по форме № М-4 необходимо заполнить, если кладовщик или другой материально ответственный сотрудник не обнаружили никаких расхождений между данными в документах поставщика и фактически поступившими материалами. Обратите внимание: речь идет о любых расхождениях – в количестве, ассортименте или качестве. А вот если при приемке материалов от поставщика какие-либо расхождения выявлены, то вместо приходного ордера надо заполнять акт по форме № М-7.

Какие риски могут возникнуть, если не будет документов. Данные в приходном ордере и акте о приемке дублируют сведения из первичных документов поставщиков. Однако обойтись без «первички» по форме № М-4 и форме № М-7, к сожалению, нельзя. По мнению чиновников, накладные, выписанные поставщиком, подтверждают лишь отгрузку материалов покупателю, то есть переход права собственности. А вот формы № М-4 и № М-7 нужны для оприходования (принятия на учет) ценностей на складе. И если компания-покупатель не оформит приходный ордер или акт о приемке, налоговики могут запретить списывать стоимость материалов в расходы, а также вычет НДС.

Есть еще одна причина, по которой лучше не забывать оформлять приходные ордера и акты о приемке. Эти первичные документы подтверждают, что компания приняла приобретенные ценности в качестве материалов, а не товаров или основных средств. А значит, в дальнейшем актив будет списываться по правилам, предусмотренным в учетной политике для материалов. Напомним, материалы в бухгалтерском учете могут быть списаны одним из трех способов (п. 16 ПБУ 5/01):
– по себестоимости каждой единицы;
– по средней себестоимости;
– по стоимости ранее приобретенных (методом ФИФО).

В налоговом учете помимо этих трех способов можно применять метод ЛИФО – списывать по цене последних приобретенных (п. 8 ст. 254 Налогового кодекса РФ).

Как сократить количество «первички». В пункте 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ уточняется, что компания вправе оформлять общий приходный ордер на все однородные материалы, поступившие в течение дня от одного поставщика. Как мы уже отметили, этот документ заполняется, если между данными продавца и фактическими сведениями расхождений нет. А вот акт о приемке материалов советуем составлять на каждую партию отдельно. Причем в двух экземплярах – один нужно прикладывать к претензионному письму поставщику.

Есть еще один способ сократить количество бумаг, если расхождений по материалам не найдено. Вместо того чтобы заполнять приходный ордер, можно в накладной поставщика проставлять штамп, оттиск которого содержит те же реквизиты, что и форма № М-4. У компании, которая решила использовать штамп с реквизитами приходного ордера, документом, подтверждающим оприходование материалов, будет являться накладная поставщика.

Лимитно-заборная карта, требование-накладная и накладная на отпуск материалов на сторону

В тот момент, когда кладовщик отпускает материалы со склада другим подразделениям, необходимо заполнить один из документов – лимитно-заборную карту, требование-накладную или накладную на отпуск материалов на сторону.

Так, если материальные ценности со склада поступают во внешние подразделения компании (например, в филиалы), то надо оформлять накладную на отпуск на сторону (форма № М-15). При передаче материалов внутренним подразделениям необходимо выбрать один из двух документов – лимитно-заборную карту по форме № М-8 или требование-накладную по форме № М-11.

Лимитно-заборная карта – первичный документ, который придется заполнить при большом объеме производства. Ведь такая карта позволяет отпускать материалы со склада не поштучно, а партиями. Кроме того, порядок заполнения лимитно-заборной карты предполагает, что материалы отпускаются непрерывно строго в пределах установленных в компании лимитов. Ценности сверх лимитов по такому документу могут отпускаться только с разрешения руководителя. Таким образом, лимитно-заборная карта позволяет не только оформить перемещение материалов со склада в другие подразделения, но и предотвратить хищение.

Если же у компании небольшие объемы производства, то можно отпускать материалы на основании требования-накладной по форме № М-11. Этот документ проще заполнить, чем лимитно-заборную карту.

Отметим, что этими же документами (требованием-накладной, лимитно-заборной картой, накладной на отпуск материалов на сторону) можно оформлять отпуск давальческого сырья в переработку. Дело в том, что унифицированной формы для такого случая – когда материалы отпускаются другой фирме – не предусмотрено. А значит, компания вправе разработать свою форму или использовать другие, которые подходят для такой ситуации.

По сути, лимитно-заборная карта, требование-накладная и накладная на отпуск позволяют отследить движение материалов от склада далее по предприятию. То есть перечисленные первичные документы нужны бухгалтерии, если компания занимается сложным производством, при котором ТМЦ проходят через несколько подразделений. В этом случае бухгалтерия ведет аналитический учет по местам хранения материалов. А на основании лимитно-заборной карты, требования-накладной или накладной на отпуск бухгалтер должен сделать внутреннюю проводку по счету 10 «Материалы». Например, такую:

Дебет 10 субсчет «Материалы в заготовительном цехе»    
Кредит 10 субсчет «Материалы на складе»
– переданы материалы в заготовительный цех.

Зная, в каком подразделении находятся материалы, бухгалтерии будет проще провести инвентаризацию остатков.

А вот списать материалы в производство, то есть признать их в бухгалтерском и налоговом учете, на основании перечисленных трех документов нельзя. Они подтверждают лишь получение материалов сотрудниками того или иного подразделения. Но не то, что это подразделение фактически израсходовало ценности. Для списания материалов на крупном производстве необходимо разработать специальный документ, например акт произвольной формы.

У небольших производственных компаний движение материалов происходит по упрощенной схеме. Купленные материалы часто сразу поступают в производство, и нет «незавершенки».

В такой ситуации документооборот можно упростить. А именно списывать материалы сразу же после отпуска со склада, то есть на основании требования-накладной. Но такой порядок документооборота необходимо предусмотреть в учетной политике. В ней укажите: «Стоимость материалов, отпущенных со склада в производственный цех, признается в расходах на основании требования-накладной».

Акт на списание материалов

Итак, чтобы признать в бухгалтерском и налоговом учете расходы, необходимо подтвердить, что материалы были использованы в производстве (п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов и п. 8 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Для этого в крупной компании нужно составить акт на списание материалов. На основании акта бухгалтер сможет сделать проводку:

Дебет 20    
Кредит 10 субсчет «Материалы в сборочном производственном цехе»
– списаны материалы, израсходованные в производстве.

Акт на списание материалов в производство является также первичным документом, на основании которого можно учесть расходы при расчете налога на прибыль.

Для такого документа унифицированной формы не предусмотрено. Порядок составления акта утверждается компанией. На это указывает пункт 98 Методических указаний. Поэтому компания должна разработать бланк акта самостоятельно. В таком первичном документе, естественно, должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Акт на списание можно составлять один раз в месяц – на все материалы, отпущенные в производство в течение указанного периода. Поскольку акт должны подписывать сотрудники, ответственные за расход материалов, лучше утвердить комиссию по списанию ценностей в каждом подразделении.

Приведем образцы акта на списание материалов в производство и приказа о создании комиссии.

Акт на списание материалов в производство. Образец

Приказ о создании комиссии по списанию материалов. Образец

Узаконить разработанную компанией форму акта нужно внеся запись об этом в учетную политику (п. 4 ПБУ 1/2008).

Кстати, если компания применяет упрощенную систему и платит налог с разницы между доходами и расходами, то документы на списание материалов в производство не нужны. Ведь с 1 января 2009 года «упрощенщики» могут списывать материалы сразу же после их оплаты. Важно только подтвердить, что материалы, отгруженные продавцом, были оприходованы на склад покупателя. Для этого подойдет один из двух документов – приходный ордер по форме № М-4 или акт о приемке по форме № М-7.

Какие бумаги следует оформлять по материалам, приобретенным для управленческих и общехозяйственных нужд

Как обеспечать признание расходов и вычет НДС по материалам? Наибольшее количество вопросов вызывают документы, подтверждающие расходы на канцелярские принадлежности и затраты на автомобиль. Их и рассмотрим.

Офисные материалы можно списывать без лишних документов

В налоговом учете средства, истраченные на канцтовары, сразу же списываются в состав прочих расходов на основании подпункта 24 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Поэтому, чтобы признать расходы на покупку канцтоваров при расчете налога на прибыль, не нужен весь комплект первичных документов по учету материалов. Достаточно, например, прописать в учетной политике положение о том, что канцтовары будут списываться в налоговом учете на основании накладной поставщика.

Но для вычета НДС компании придется предоставить документы, подтверждающие оприходование канцтоваров. Таким документом является, например, приходный ордер по форме № М-4.

В бухучете канцтовары можно списывать на основании этого же приходного ордера. Другие внутренние первичные документы составлять не придется.

Упростить документооборот можно также при учете большинства офисных материалов, например, гигиенических принадлежностей. Ведь их можно, как и канцтовары, учитывать при расчете прибыли сразу же в составе прочих расходов, связанных с обеспечением нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Документооборот при списании материальных расходов на автомобиль

Основными материальными расходами на автомобиль являются:
– стоимость бензина;
– расходы на замену шин;
– стоимость запчастей.

Чтобы обосновать списание бензина, придется предоставить при проверке путевые листы. Обычно водители заправляются на АЗС. Бухгалтер на основании авансового отчета приходует бензин. Поэтому, чтобы списать расходы, достаточно авансового отчета, документов АЗС и путевых листов.

Сложнее обстоит дело с запчастями, которые компания использовала при ремонте служебной машины собственными силами. Тогда придется материалы оприходовать на основании формы № М-4 и оформить документы на списание их в состав расходов (требование-накладная по форме № М-11). А вот акт на списание можно не оформлять, так как со склада запчасти отпускаются по дефектной ведомости и сразу же идут в работу.

Порядок учета автошин схож с правилами списания запчастей. Правда, до 1 января 2008 года действовало распоряжение Минтранса России от 21 января 2004 г. № АК-9-р «Об утверждении и введении в действие документа “Правила эксплуатации автомобильных шин”». И инспекторы на местах требовали, чтобы компании руководствовались этим документом. В частности, вели специальные формы первичных документов, например карточки учета шин.

Так вот, с 2008 года указанное распоряжение не действует. Поэтому инспекторы не вправе требовать, чтобы компании оформляли лишние документы.

Как оформить расходы, связанные с продажей

Материалы, используемые при продаже товаров, списываются на счет 44 «Расходы на продажу». Уточним: речь идет о материалах, которые используют в своей деятельности торговые компании, а также производственные при продаже готовой продукции. Например, при упаковке товаров.

В целом документооборот будет таким же, как и при движении производственных материалов. Единственное отличие – материалы, которые связаны с продажами, часто сразу же поступают от поставщика в службу сбыта, то есть минуют склад и другие службы. В такой ситуации документооборот можно упростить.

Необходимо оформить приказ с перечнем материалов, которые могут поступать в службу сбыта транзитом, минуя склад. При этом в приходных и расходных документах делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению транзитом. Этот вывод следует из пункта 51 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

Как ускорить поступление первичных документов в бухгалтерию

Зачастую полный комплект документов в бухгалтерию поступает с опозданием по вине внутренних служб компании. В такой ситуации могут возникнуть неприятные налоговые последствия. Если первичные документы были переданы после закрытия налогового периода по НДС, придется пересчитать вычет и сдать уточненную декларацию. Схожие проблемы появятся, если бухгалтерия получила документы после закрытия отчетного периода по налогу на прибыль.

Эти последствия неприятны не только потому, что бухгалтерии придется тратить время на исправление ошибок и сдачу отчетности. Дополнительно появится риск претензий со стороны налоговиков. Ведь «уточненкам» проверяющие уделяют особое внимание.

Чтобы внутренние службы компании не запаздывали с документами, необходимо издать приказ, в котором будут указаны четкие сроки сдачи «первички» в бухгалтерию. В приказе имеет смысл предусмотреть дисциплинарную или материальную ответственность сотрудников, отвечающих за своевременную сдачу документов.

Приведем пример такого приказа.

«Первичкой» для материалов, полученных от учредителя, является акт приемки-передачи

Стоимость полученных безвозмездно материалов придется включить в налогооблагаемый доход, если учредителю принадлежит не более 50 процентов в уставном капитале. Это следует из подпункта 11 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса РФ. Списать полученные безвозмездно материалы в налоговые расходы после отпуска в производство чиновники не разрешают (письмо Минфина России от 5 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/674).

А вот в бухгалтерском учете такие материалы включаются в доходы и расходы по мере списания в производство. Чтобы принять к учету бесплатно полученные от учредителя материалы, необходимы первичные документы.

При получении материалов от учредителя стороны могут оформить акт приемки-передачи материалов в произвольной форме. В акте должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». На основании этого документа компания выпишет унифицированные первичные документы, подтверждающие оприходование материалов, – форму № М-4 или форму № М-7.

Унифицированные формы «первички» для материалов

Унифицированные формы «первички» для материалов

Приказ о сроках представления документов в бухгалтерию. Образец

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка