Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как составить записку-расчет

7 октября 2009 59 просмотров

Когда понадобится документ

Как составить записку-расчет? Всякий раз, когда сотрудник компании идет в отпуск, необходимо сделать расчет отпускных по специальной унифицированной форме. Без этого документа налоговики могут отказать признать расходы на отпускные при расчете налога на прибыль. Причем даже при наличии приказа о предоставлении отпуска (который тоже составляется по унифицированной форме).

В каком виде составить и что должно быть обязательно

Форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Все документы, приведенные в этом постановлении, являются обязательными для применения, поэтому составлять записку-расчет в произвольной форме нельзя.

В форме № Т-60 фиксируется прежде всего собственно величина отпускных. Кроме того, надо будет привести и другие показатели, в частности:
– рабочий год, за который предоставляется отпуск;
– продолжительность отпуска;
– выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам);
– количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;
– среднедневной заработок.

Как определить рабочий год. Сразу подчеркнем, что календарный и рабочий годы не имеют ничего общего. Если календарный начинается 1 января и заканчивается 31 декабря, то рабочий отсчитывается с даты приема на работу. Например, сотрудник устроился в компанию 8 июня 2009 года. Тогда рабочим годом будет период времени с этой даты и по 7 июня 2010 года включительно. Но обратите внимание: есть периоды времени, которые в отпускной стаж не включаются. Например, отпуска за свой счет начиная с 15-го дня или отпуска по уходу за ребенком (ст. 121 Трудового кодекса РФ). В этом случае рабочий год продлевается на время таких периодов.

Что учесть, определяя продолжительность отпуска. По общему правилу продолжительность оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Но работнику может полагаться как удлиненный ежегодный отпуск, так и дополнительный. Причем такой отпуск может быть установлен законодательно (например, при ненормированном рабочем дне). А может предоставляться самой компанией на основании ее внутренних документов.

Одна из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней, другие же могут иметь любую продолжительность (ст. 125 Трудового кодекса РФ). То есть работник вправе написать заявление как на отпуск с понедельника по пятницу, так и с субботы одной недели по воскресенье другой.

Еще одна деталь, о которой важно помнить. Выходные праздничные дни в число дней отпуска не включаются и, соответственно, не оплачиваются (ст. 120 Трудового кодекса РФ). Допустим, работник написал заявление, что собирается отдыхать 7 календарных дней начиная с 8 июня 2009 года. Это означает, что последним днем отпуска будет 15 июня. Ведь 12 июня – праздник. Поэтому будьте внимательны в том случае, когда в заявлении на отпуск не указана его продолжительность, а просто приведены даты начала и окончания отпуска. Возьмем тот же пример, но предположим, что в заявлении просто указано, что работник идет в отпуск с 8 по 14 июня. Тогда продолжительность отпуска составит 6 календарных дней, несмотря на то что фактически сотрудник будет отдыхать полную неделю.

Как правильно рассчитать отпускные. Про то, как рассчитывать саму сумму отпускных, мы подробно писали в журнале «Главбух» № 15, 2009. Поэтому останавливаться на методике расчета не будем. Добавим лишь, что в форме № Т-60 сумму отпускных нужно привести с разбивкой по месяцам, на которые приходится отпуск.

Как определить сумму к выплате. Последний этап – определить, какая сумма полагается сотруднику на руки. Иначе говоря, из начисленной суммы отпускных нужно удержать НДФЛ. При этом, если доход сотрудника облагается по ставке 13 процентов, нужно учесть все полагающиеся ему налоговые вычеты.

Пример: Заполнение формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска»

Как составить записку-расчет? Сотрудник ООО «Мир» Соколов А.В. с 26 октября 2009 года уходит в отпуск на 14 календарных дней. То есть на октябрь приходится 6 дней отпуска, а на ноябрь – 8. При этом день выхода из отпуска – 10 ноября, поскольку 4 ноября – выходной праздничный день. Соколов принят на работу в компанию 11 мая 2006 года.

Расчетный период для исчисления среднего заработка – с 1 октября 2008 года по 30 сентября 2009 года. В течение этого времени оклад Соколова составлял 18 000 руб. Других выплат, кроме заработной платы, у сотрудника не было. Но при этом в течение расчетного периода Соколов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период с 6 по 19 июля 2009 года включительно. Таким образом, в этом месяце он отработал 13 дней, за которые ему начислили 10 173,91 руб. Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:

11 мес. х 29,4 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. х 17 дн. = 339,5226 дн.,

где 17 дн. – количество календарных дней в июле 2009 года, приходящихся на отработанное время.

Сумма среднедневного заработка будет равна:

(18 000 руб. х 11 мес. + 10 173,91 руб.) : 339,5226 дн. = 613,14.

Общая величина отпускных составит 8583,96 руб. (613,14 руб. х 14 дн.). Из этой суммы на октябрь приходится 3678,84 руб. (613,14 руб. х 6 дн.), а на ноябрь – 4905,12 руб. (613,14 руб. х 8 дн.).

Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. Сумма НДФЛ составит (Соколов – налоговый резидент России) 1116 руб. (8583,96 руб. х 13%). На руки он получит 7467,96 руб. (8583,96 – 1116).

Форма № Т-60, которую заполнил бухгалтер ООО «Мир», представлена в этой статье.

Напомним, что выплатить отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 Трудового кодекса РФ). При этом выдавать вместе с отпускными и заработную плату за отработанное до начала отпуска время необязательно. Выдача зарплаты производится в сроки, которые установлены в компании, и от графика отпусков не зависит.

Подробно о том, какие периоды включаются в «отпускной» стаж, а какие нет, можно прочитать в журнале «Главбух» .

Как составить записку-расчет?

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Пример заполнения формы № Т-60

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка