Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Оплачивать сотрудникам затраты на проезд

20 августа 2008 59 просмотров

Для сотрудников организован транспорт, который возит их на работу и с работы

Оплачивать сотрудникам затраты на проезд? Многие компании заключают договоры с транспортными предприятиями на доставку сотрудников. В результате работники получают возможность быстро и вовремя добираться на работу и не терять лишнего времени по пути домой.

Налог на прибыль: учитывайте дополнительные требования налоговиков

Условия, при которых расходы на такие перевозки можно учесть при расчете налога на прибыль, приведены в пункте 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Он позволяет сделать это в двух случаях. Первый – если перевозить работников требуют технологические особенности производства (например, компания расположена в таком месте, куда не ходит общественный транспорт). А второй – если обязанность предприятия организовать перевозки прописана в трудовых или коллективных договорах.

К сожалению, в некоторых ситуациях формулировка этого пункта позволяет налоговикам трактовать его в свою пользу. В результате они могут «снять» расходы, на которые компания посчитала возможным уменьшить налогооблагаемый доход. Вот как этого можно избежать.

Подтверждения технологических особенностей дополняйте записью в коллективном договоре. По мнению Минфина России, списать расходы на перевозку можно, только если оба условия из пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ выполнены одновременно. То есть необходимость доставки сотрудников обусловлена технологическими особенностями производства и предусмотрена в трудовых или коллективных договорах (письмо Минфина России от 4 декабря 2006 г. № 03-03-05/21).

Если вы не готовы спорить, запаситесь полным комплектом документов, которые хотят видеть налоговики. А именно предусмотрите перевозки в трудовых (коллективных) договорах и соберите документальные подтверждения того, что потребность в таких перевозках вызвана технологическими особенностями (подробнее об этих подтверждениях читайте ниже). Если же одновременно выполнить оба условия невозможно (например, у компании нет технологических особенностей), расходы на перевозку сотрудников при расчете налога на прибыль безопаснее не учитывать.

Если же вы готовы отстаивать свои права (если понадобится, то и в суде), примите к сведению такие аргументы. В пункте 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ четко названы два независящих друг от друга случая, каждый из которых позволяет включить затраты на перевозки в налоговые расходы. Поэтому компания имеет полное право списать истраченные средства в налоговом учете на расходы лишь на основании принятых на себя обязательств по трудовому договору. Даже если в ее деятельности нет никаких технологических особенностей, требующих перевозить сотрудников. Подтверждение тому – постановления ФАС Волго-Вятского округа от 19 ноября 2007 г. № А29-549/2007 и ФАС Поволжского округа от 30 мая 2008 г. № А65-16782/07.

И наоборот. Для списания расходов достаточно документов, которые подтверждают, что транспортная доставка сотрудников необходима из-за технологических особенностей производства. Упоминать обязанность по организации такой доставки в трудовых или коллективных договорах не обязательно (постановление ФАС Поволжского округа от 13 марта 2008 г. № А55-8279/07).

Наличие технологических особенностей подтверждайте документально. Оплачивать сотрудникам затраты на проезд? Что понимать под технологическими особенностями производства, которые позволяют учесть при налогообложении прибыли расходы на доставку сотрудников, Налоговый кодекс РФ не расшифровывает. Поэтому на практике вопросов не возникает, лишь когда предприятие расположено в местности, куда не ходит общественный транспорт.

В остальных ситуациях наличие техособенностей приходится доказывать. Для этого нужно собрать как можно больше подтверждающих документов. Из них должно быть видно, что доставка работников к месту работы и обратно наемным транспортом вызвана необходимостью обеспечить нормальную работу предприятия. Для этого сотрудники должны иметь возможность быстро, своевременно и комфортно добираться на работу и возвращаться домой. Имеющийся в местности общественный транспорт справляется с этой задачей далеко не всегда. Ведь он может иметь неудобное расписание или останавливаться не во всех необходимых пунктах. Кроме того, передвижение общественным транспортом зачастую предполагает пересадки с одного вида транспорта на другой, что может занимать у работников много времени.

Документами, которыми можно подтвердить обоснованность расходов на перевозку в таких ситуациях, могут являться:
– справка от муниципальных властей о расписании маршрутов общественного транспорта;
– утвержденный руководителем график работы предприятия по сменам;
– выписка из отдела кадров с местами проживания работников;
– служебные записки от начальников отделов с данными о проживании сотрудников в отдаленных местностях и просьбой организовать их доставку к месту работы и обратно.

Один из примеров, когда компании удалось доказать в суде правомерность списания затрат на перевозку работников, – постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12 марта 2008 г. № Ф04-1658/2008(1915-А27-40). Представители предприятия объяснили судьям, что многие сотрудники компании проживают в соседних населенных пунктах, своевременно добираться из которых к началу рабочего дня на общественном транспорте невозможно.

Другой пример – постановление ФАС Поволжского округа от 15 марта 2007 г. № А65-42354/2005-СА1-37. Компания сослалась на круглосуточный посменный график работы. И указала, что расписание курсирующего в населенном пункте общественного транспорта не позволяет работникам приезжать на работу в нужное время.

Необоснованными судьи признают и претензии налоговиков о том, что заказанный компанией транспорт кроме работников перевозит и других граждан, которые оплачивают свой проезд самостоятельно (постановление ФАС Поволжского округа от 6 марта 2007 г. № А57-24993/05-25). А также о том, что у компании есть собственный транспорт (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 28 января 2008 г. № А11-12900/2006-К2-23/842).

НДФЛ и ЕСН: все зависит от технологических особенностей

Если перевозка сотрудников обусловлена технологическими особенностями, удерживать НДФЛ и начислять ЕСН не нужно. Ведь, во-первых, у работников не возникает экономической выгоды (а значит, и дохода), а во-вторых, оплату компанией транспорта нельзя рассматривать как вознаграждение сотрудника за выполненные им работы (даже если она упомянута в трудовом или коллективном договоре). Минфин России подтвердил это в письмах от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435 и от 14 апреля 2006 г. № 03-05-02-04/46.

Если же затраты на работников не связаны с технологическими особенностями, чиновники требуют удерживать НДФЛ. Предусмотрена ли оплата транспорта в коллективных (трудовых) договорах, значения не имеет (письмо Минфина России от 18 мая 2006 г. № 03-05-01-04/110). А вот ЕСН с таких затрат нужно начислять при условии, что обязанность компании оплачивать транспорт указана в коллективных (трудовых) договорах и расходы на транспорт учтены при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 18 мая 2006 г. № 03-05-01-04/110).

Заметим, что избавиться от НДФЛ и ЕСН можно, сославшись на то, что определить доход каждого сотрудника невозможно. Однако не исключено, что доказывать правомерность этого аргумента придется в суде. Ведь чиновники уверены, что рассчитать доход – обязанность компании. Пример арбитражного дела, в котором судьи это утверждение не поддержали, – постановление ФАС Поволжского округа от 20 апреля 2005 г. № А65-19239/04-СА1-23.

Вахтовикам оплачивается проезд как до места работы, так и до места сбора

Оплачивать сотрудникам затраты на проезд? Места, где сотрудники работают вахтовым методом, находятся далеко от их дома. Поэтому оплату проезда сотрудников к месту вахты компании обычно берут на себя. При этом установленный на предприятии порядок может предусматривать как компенсацию сотрудникам расходов на проезд от места сбора, так и возмещение их затрат на дорогу от места жительства до места сбора.

В расходах по налогу на прибыль оплата проезда вахтовикам предусмотрена напрямую

С учетом таких затрат при расчете налога на прибыль проблем, как правило, не возникает. Ведь расходы на доставку вахтовиков от места жительства (сбора) до места работы поименованы в подпункте 12.1 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Этот подпункт разрешает включать их в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Но при одном условии – обязанность оплачивать расходы на доставку должна быть предусмотрена в коллективном (трудовом) договоре. Минфин России подчеркнул это в письме от 12 июля 2005 г.№ 03-05-02-04/135.

Зарплатные налоги с проездных компенсаций вахтовикам безопаснее платить

К сожалению, с НДФЛ и ЕСН такой однозначности нет. Как известно, с установленных действующим законодательством компенсаций эти налоги можно не платить (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ). Однако вопрос о том, относится ли к ним оплата проезда сотрудников до вахтового поселка, является спорным.

Утверждая порядок работы с вахтовиками, многие компании руководствуются Основными положениями о вахтовом методе организации работ (утверждены постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82). Пункт 2.5 этих положений обязывает работодателя организовывать доставку сотрудников от местонахождения предприятия или от пункта сбора до места работы и обратно. Казалось бы, доказать компенсационный характер расходов на проезд по этому маршруту можно сославшись на этот пункт.

Однако применять Основные положения о вахтовом методе организации работ Трудовой кодекс РФ работодателей не обязывает. Так что получается, что, предусматривая правила этих положений в коллективных (трудовых) договорах, компании фактически проявляют свою добрую волю, а не выполняют законодательно возложенные на них обязанности. Из этого многие чиновники делают вывод: считать такие компенсации установленными в соответствии с законодательством нельзя. И требуют, чтобы с них был удержан НДФЛ и уплачен ЕСН. Чаще всего такие претензии возникают в отношении оплаты проезда до места сбора (см. письма Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-04-06-02/41 и от 10 января 2008 г. № 03-04-06-02/2).

Если конфликтовать с налоговиками вы не готовы, руководствуйтесь позицией Минфина. Но учтите, что, по нашему мнению, с ней можно поспорить. Правда, шанс доказать ее необоснованность есть только в суде. Аргументы же здесь могут быть такими. Устанавливать порядок применения вахтового метода статья 297 Трудового кодекса РФ разрешает работодателям самостоятельно. Предусмотренные в коллективных (трудовых) договорах правила об оплате работникам проезда до вахты от места жительства или сбора являются частью этого порядка. А значит, выплачиваемые в соответствии с ними компенсации вполне можно считать установленными в соответствии с законодательством.

Использовать этот довод могут все компании независимо от того, в какой местности расположены их вахтовые поселки.

А предприятия, которые отправляют сотрудников на работу в районы Крайнего Севера, в дополнение к нему могут сослаться еще и на статью 313 Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что работодатели могут устанавливать работающим в этих районах сотрудникам дополнительные гарантии и компенсации. Кроме того, необходимость таких компенсаций может быть предусмотрена региональными законами. Примеры арбитражных дел, в которых подобные доводы помогли компаниям выиграть споры с налоговиками по НДФЛ, – постановления ФАС Северо-Западного округа от 28 ноября 2006 г. № А05-7474/2005-29 и ФАС Западно-Сибирского округа от 4 августа 2005 г. № Ф04-3949/2005(12249-А75-32).

Компания компенсирует студентам стоимость проезда к месту учебы

Если сотрудник учится в неаккредитованном учреждении, оплату проезда ему безопаснее облагать НДФЛ и ЕСН

Условия, при которых компания обязана компенсировать сотруднику стоимость проезда к месту учебы, перечислены в главе 26 Трудового кодекса РФ. Одно из них – сотрудник должен обучаться в аккредитованном образовательном учреждении. Если же сотрудник учится в неаккредитованном заведении, оплату проезда ему организация может предусмотреть в коллективном или трудовом договоре.

Затраты на оплату проезда сотрудника к месту учебы и в том и другом случае можно включить в состав расходов на оплату труда (ст. 255 Налогового кодекса РФ).

А вот с НДФЛ и ЕСН все не так просто. Вопросов по этим налогам не возникает лишь в ситуации, когда сотрудник обучается в аккредитованном учреждении. По отношению к ней можно смело применять пункт 3 статьи 217 и подпункт 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. То есть не облагать компенсацию этими налогами как установленную в соответствии с законодательством.

Если же учебное заведение аккредитации не имеет, с суммы оплаты проезда безопаснее удержать НДФЛ и начислить ЕСН. Ведь признавать ее законодательно установленной компенсацией налоговики скорее всего откажутся. Практика показывает: тот факт, что она предусмотрена в коллективном или трудовом договоре, инспекторы расценивают как доказательство того, что она фактически является частью заработной платы.

Поспорить с ними можно лишь в арбитражном суде. Аргумент тут следующий: компенсацию, которая предусмотрена в Трудовом кодексе РФ и закреплена в коллективном (трудовом) договоре, тоже можно считать законодательно установленной. Арбитражной практики на эту тему на данный момент нет.

Компенсация уменьшает налогооблагаемый доход, даже если дата окончания учебного отпуска не совпадает с датой билета

Распространенная ситуация: сразу после окончания учебного отпуска сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск. Можно ли учесть ему оплату проезда от места учебы к месту работы при расчете налога на прибыль?

По нашему мнению, никаких препятствий для этого нет. Ведь присоединять к учебным отпускам ежегодные оплачиваемые отпуска позволяет статья 177 Трудового кодекса РФ. При этом предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск компания может как до начала учебного отпуска, так и после него.

В то же время лишать сотрудника оплаты за проезд из-за того, что обратный билет куплен на более позднее время, компания не вправе. А значит, компенсация ему расходов на билет является экономически обоснованной. Минфин России подтвердил это в письме от 6 февраля 2006 г. № 03-03-04/4/24.

Северным работникам оплачивается стоимость проезда к месту отпуска

Если сотрудник работает в районе Крайнего Севера (или приравненной к таким районам местности), организация может оплатить ему проезд (и провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно.

Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций прописывают в коллективных (трудовых) договорах или локальных нормативных актах (положении об отпусках и т. п.). Об этом сказано в статье 325 Трудового кодекса РФ и статье 33 Закона РФ от 19 февраля 1993 г. № 4520-1.

Размер компенсации за проезд на собственном автомобиле можно установить самостоятельно

Компания решила выплачивать компенсации за проезд сотрудникам, которые добираются до места отдыха на собственных автомобилях. Можно ли учитывать их при расчете налога на прибыль и нужно ли облагать НДФЛ и ЕСН?

Ответ прост. Трудовой кодекс РФ не ставит возможность выплаты компенсации в зависимость от вида транспорта, которым сотрудник отправляется в отпуск.

Поэтому компания может предусмотреть во внутренних документах в том числе и оплату проезда к месту отдыха на автомобиле. Единственное, что нужно, чтобы учесть ее при расчете налога на прибыль, – это экономически обосновать ее размер. Установить его можно, например, исходя из наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем на автомобиле, стоимости проезда в купе железнодорожного поезда или стоимости авиаперелета.

Пример арбитражного дела, в котором судьи признали такой подход оправданным, – постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 декабря 2006 г. № Ф04-8050/2006(29353-А81-37).

Кроме того, подтверждение того, что с сумм таких компенсаций не надо платить НДФЛ и ЕСН, можно найти в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 31 августа 2007 г. № А42-815/2006 и ФАС Западно-Сибирского округа от 25 января 2006 г. № Ф04-9907/2005(19061-А75-25). В них судьи указали, что подобные выплаты полностью подпадают под определение законодательно установленных компенсаций. А значит, не должны облагаться НДФЛ и ЕСН в соответствии с пунктом 3 статьи 217 и подпунктом 9 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ.

При заграничном отпуске списать можно лишь часть цены билета

Компания оплачивает сотрудникам проезд в заграничный отпуск. В этой ситуации учесть при расчете налога на прибыль полную сумму компенсации нельзя. Ведь пункт 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ разрешает списывать оплату сотрудникам проезда к месту отдыха по территории России. Как же рассчитать ту сумму, которая может уменьшить налогооблагаемый доход?

Большинство споров возникает вокруг ситуации, когда сотрудник вылетает в отпуск воздушным транспортом. По мнению Минфина России, в этом случае организация может учесть при расчете налога на прибыль только расходы на проезд сотрудника до аэропорта, откуда он вылетает к месту отдыха (за границу). Ведь именно в здании аэропорта, открытого для международных сообщений (международных полетов), он и пересекает пункт пропуска через государственную границу РФ. Такие разъяснения Минфин России привел в письмах от 19 августа 2005 г. № 03-05-02-04/159 и от 20 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/431.

По нашему мнению, назвать позицию финансового ведомства обоснованной нельзя.

Дело в том, что государственная граница и пункт пропуска через государственную границу – это вовсе не одно и то же (ст. 9, 11 Закона РФ от 1 апреля 1993 г. № 4730-1). Сотрудник покидает территорию России, когда фактически пересекает ее государственную границу, а не когда получает разрешение это сделать на пропускном пункте в аэропорту.

Таким образом, включить в налоговые доходы можно часть компенсации в пределах стоимости билета до фактического пересечения государственной границы. Поскольку в билете указана стоимость всего пути следования, рассчитать искомую часть можно, например, на основании справок от организаций-перевозчиков:
– о стоимости проезда от пункта пропуска до ближайшего к месту пересечения государственной границы международного аэропорта (по кратчайшему пути) на определенную дату;
– о расстоянии до государственной границы и от государственной границы до места назначения (стоимость проезда до границы в общей стоимости билета определяется пропорционально расстоянию до границы в общей протяженности пути).

Арбитражные судьи с закономерностью такого подхода соглашаются (см. постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 27 июня 2007 г. № Ф04-4290/2007(35713-А75-40) и Северо-Западного округа от 10 октября 2006 г. № А26-3740/2006-216).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка