Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как настроить вашу «1С» под новые кассы

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Обоснованность расходов на командировку

6 августа 2008 29 просмотров

Вызвать вопросы у проверяющих могут, например, такие затраты на командировку, как оплата командированному сотруднику медицинской страховки, трансфера от аэропорта до гостиницы, расходов на хранение багажа и услуг залов повышенной комфортности аэропортов.

Рассмотрим сначала общие аргументы, которые позволят сэкономить на налогах при учете этих затрат. А потом оценим вероятность претензий в каждой ситуации и приведем для них дополнительные советы.

Общие аргументы, которые помогут сэкономить во всех ситуациях

Приведенные здесь доводы помогут не платить лишние налоги в ситуациях с любыми командировочными расходами, которые прямо не поименованы в Налоговом кодексе РФ.

Налог на прибыль

Без проблем учесть при расчете налога на прибыль можно только те командировочные расходы, которые прямо названы в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Остальные затраты командированных сотрудников признавать в налоговом учете инспекторы зачастую отказываются. Доводы, которые можно им противопоставить, заключаются в следующем.

Во-первых, перечень командировочных расходов, на которые можно уменьшить базу по налогу на прибыль, является открытым. Это следует из формулировки подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Решать же, какие командировочные затраты возмещать сотрудникам, а какие нет, работодатель вправе самостоятельно. То есть включить в список компенсируемых командированным работникам расходов можно любые затраты, которые напрямую связаны со служебными поездками. Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

По правилам этой статьи данный список должен быть закреплен в трудовом (коллективном) договоре или локальном нормативном акте компании (например, положении о командировках). Включите в него оплату командированным сотрудникам медстраховок, трансферов, услуг камер хранения и VIP-залов аэропортов и т. п. Тогда вы с полным правом сможете утверждать, что эти расходы относятся к командировочным. А значит, их можно списать в уменьшение налогооблагаемого дохода на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

А что если этих расходов в перечне нет, но компания готова их оплатить? Тогда подтверждающими документами могут служить утвержденный руководителем авансовый отчет и объяснительная записка работника. По нашему мнению, этого вполне достаточно, чтобы включить командировочные затраты в налоговые расходы если не по подпункту 12, то по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Здесь нужно напомнить инспекторам, что налоговое законодательство разрешает учитывать при расчете налога на прибыль вообще любые экономически обоснованные расходы. А не только те, которые прямо названы в Налоговом кодексе РФ. Таким образом, главное привести налоговикам убедительные доказательства оправданности расходов. И естественно, подтвердить их надлежаще оформленными документами (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Списать же такие расходы можно либо по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (если они связаны с производством и реализацией), либо по подпункту 20 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ (если они относятся к внереализационным). Чиновники из Минфина России и ФНС России в настоящее время это признают.

Налог на доходы физических лиц

Ситуация с НДФЛ еще сложнее. Перечень не облагаемых этим налогом командировочных расходов приведен в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Его формулировка дает налоговикам повод утверждать, что этот перечень закрытый. Поэтому, если организация возмещает работникам не указанные в нем затраты, они требуют, чтобы с них был уплачен НДФЛ.

Однако и в этом случае с инспекторами можно поспорить. Доводы здесь можно привести такие. Во-первых, утверждение о том, что перечень не облагаемых НДФЛ командировочных расходов закрыт, является спорным. Ведь пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ освобождает от налога все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей.

Во-вторых, как мы уже говорили выше, перечень компенсируемых работникам командировочных расходов устанавливает работодатель в трудовом (коллективном) договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 Трудового кодекса РФ). Отсюда вывод: если возмещенные командированному сотруднику расходы в этот перечень включены, затраты на их оплату можно с полным правом считать компенсационными. И соответственно, не облагать НДФЛ по пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Единый социальный налог

С этим налогом вопросов не возникает лишь в ситуации, когда спорные командировочные расходы не включены в базу по налогу на прибыль. В этом случае не платить ЕСН позволяет пункт 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ.

Если же командировочные расходы при расчете налога на прибыль учтены, налоговики могут к ЕСН придраться. Ведь в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ перечислены не все не облагаемые этим налогом командировочные компенсации. Чтобы доказать компенсационный характер расходов, используйте те же аргументы, что и для НДФЛ.

Дополнительные аргументы для четырех распространенных ситуаций

Расходы на медицинскую страховку

Отправляя сотрудника в заграничную командировку, компания, как правило, снабжает его медицинской страховкой на время пребывания в другой стране. Обычно такая страховка предусматривает как минимум оплату услуг по оказанию первой медицинской помощи и госпитализации. Аргументы, которые помогут не платить с нее лишние налоги, зависят от того, является ли оформление страховки обязательным.

Без медицинской страховки въезд в страну невозможен

Поездки в большинство стран без оформления медицинской страховки просто невозможны. Например, без такой страховки не выдают визу в большинство стран Европы. Запрещено пересекать границу без страховки и во многих безвизовых государствах.

Если страховой полис нужен для получения визы, есть все основания утверждать, что затраты на страховку входят в состав визовых расходов. А эти расходы в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ предусмотрены напрямую. Необходимость медстраховки желательно подтвердить соответствующим нормативным документом. Например, справкой из посольства страны назначения.

Если же страна безвизовая, но медстраховка является обязательным для въезда документом, можно указать налоговикам на то, что помимо затрат на оформление виз, паспортов, ваучеров и приглашений кодекс разрешает списывать и расходы на оформление и выдачу «иных аналогичных документов». Очевидно, что здесь имеются в виду документы, которые нужны для проезда в иностранное государство. И опять же не помешает подтверждающий необходимость медстраховки документ.

Справедливость этих выводов демонстрирует постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 марта 2001 г. № А56-2448/00. Несмотря на то что оно посвящено возможности учета расходов в соответствии с уже устаревшим Положением о составе затрат, приведенные в нем выводы судей справедливы и по отношению к текущей ситуации. Как нам стало известно, аналогичного мнения в настоящее время придерживаются и чиновники из Минфина России. Но, к сожалению, подтверждающих это официальных разъяснений пока нет.

И о НДФЛ. Расходы на оформление виз предусмотрены и в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Поэтому со стоимости медстраховок, которые необходимы для визы, можно не удерживать НДФЛ в соответствии с этим пунктом.

Теперь о страховых полисах, которые с визами не связаны, но для въезда нужны. Расходы на них в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ напрямую не указаны. Поэтому налоговики могут посчитать, что они должны облагаться НДФЛ. В противовес им можно заявить, что в данной ситуации оплата страхового полиса под объект обложения НДФЛ вообще не подпадает. Ведь, как известно, объектом обложения этим налогом является доход. А доход предполагает извлечение сотрудником какой-либо экономической выгоды (ст. 41 Налогового кодекса РФ). Очевидно, что, получив необходимый для служебной поездки документ, сотрудник никакой экономической выгоды лично для себя не извлекает. Таким образом, облагать стоимость страхового полиса НДФЛ оснований нет.

Оформлять медицинскую страховку не обязательно

В этой ситуации противостоять налоговикам несколько сложнее. Но все же это реально. По крайней мере в отношении налога на прибыль.

В большинстве стран бесплатная медицинская помощь иностранцам либо не предусмотрена, либо сильно ограничена. Поэтому, находясь в служебной поездке за границей без медицинской страховки, сотрудник фактически лишается возможности получать минимальную первую помощь. В то время как в России ему гарантирован законодательством достаточно широкий спектр медицинских услуг.

По нашему мнению, затраты на заботу о том, чтобы во время заграничной командировки работнику была гарантирована минимальная медицинская помощь, экономически обоснованны. Чтобы понять это, достаточно попробовать представить себе сотрудника, который сознательно согласится подписывать не предусматривающий таких гарантий трудовой договор. Желающие найдутся вряд ли.

Заметим, что существует ситуация, когда эти доводы не понадобятся. Допустим, компания заключила договор добровольного личного страхования, который предусматривает выплаты исключительно в случае смерти и (или) причинения вреда здоровью застрахованного (с территорией покрытия в стране, куда поехал сотрудник). Учесть взносы по такому договору можно в составе расходов на добровольное страхование работников в соответствии с пунктом 16 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Естественно, сделать это можно лишь при выполнении этого пункта (наличие у страховой организации лицензии, соблюдение норматива и т. п.).

Расходы на трансфер от аэропорта до гостиницы

Бронируя номер в гостинице, компании зачастую одновременно оформляют и договор на трансфер. То есть на доставку командированного сотрудника из аэропорта в гостиницу и из гостиницы в аэропорт.

Раньше на вопрос о том, можно ли учесть расходы на трансфер при расчете налога на прибыль, Минфин России отвечал отрицательно. В частности, такая позиция приведена в письме от 26 мая 2004 г. № 04-02-05/4/14. Этот вывод чиновники делали на основании пункта 12 Инструкции Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». В нем сказано, что командированному работнику оплачиваются «расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта». Транспорт же, которым работника доставляют по договору трансфера, к общественному не относится.

По нашему мнению, эта позиция необоснованна. Более того, по устным разъяснениям специалистов из Минфина России, в настоящее время финансовое ведомство на ней не настаивает. Однако велика вероятность, что налоговики так лояльны не будут. Поэтому поспорить с ними на эту тему могут решиться только те, кто готов отстаивать свои права в суде.

Дополнительные аргументы, которые могут помочь в споре с инспекторами, заключаются в следующем. Во-первых, Инструкция Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 в настоящее время действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Во-вторых, экономическую обоснованность затрат на трансфер можно подтвердить, например, отсутствием общественного транспорта по данному маршруту. Либо неудобным расписанием этого транспорта, из-за которого работник не сможет использовать время пребывания в командировке максимально эффективно. Ну а в качестве дополнительного аргумента можно указать налоговикам на постановления ФАС Уральского округа от 25 января 2005 г. № Ф09-5924/04-АК и ФАС Поволжского округа от 4 сентября 2007 г. № А65-19675/2006-СА1-19. В них судьи признали расходы на трансфер аэропортгостиницааэропорт обоснованными.

Расходы на хранение багажа на вокзале

Командированному сотруднику, который добирается до пункта назначения поездом или самолетом, могут понадобиться услуги камеры хранения на вокзале (в аэропорту).

В письме УМНС России по г. Москве от 4 августа 2004 г. № 28-11/51161 налоговики утверждают: расходы на хранение багажа уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль не должны. Аргументы просты. Во-первых, такие затраты напрямую не предусмотрены в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. А во-вторых, по мнению московских налоговиков, подобные затраты можно считать произведенными в пользу работников. Учитывать их при расчете налога на прибыль запрещает пункт 29 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

К сожалению, некоторые инспекторы до сих пор руководствуются подобными устаревшими разъяснениями налоговой службы. Поэтому, включая затраты на хранение багажа в состав налоговых расходов, готовьтесь, что их придется отстаивать. Шансы на то, что, выслушав ваши аргументы, налоговики откажутся от претензий, достаточно велики.

Доводы же здесь можно привести такие. Очевидно, что, оплачивая за счет компании расходы на хранение багажа, сотрудник никакой личной выгоды не извлекает. Ведь данные затраты необходимы ему не для собственных целей, а для выполнения служебного задания. Экономическую обоснованность затрат на хранение багажа можно объяснить, например, необходимостью сохранности вверенных сотруднику материальных ценностей.

Как нам стало известно, в настоящее время с этой позицией соглашается и Минфин России. Правда, официальных писем на эту тему пока нет.

Расходы на пользование VIP-залом аэропорта

У командированного сотрудника может возникнуть необходимость воспользоваться услугами VIP-зала аэропорта (зала повышенной комфортности или зала официальных делегаций). Главное преимущество таких залов в том, что они оборудованы дополнительными средствами связи (Интернетом и т. п.).

Что касается налога на прибыль, Минфин России придерживается положительной для налогоплательщика позиции. Об этом свидетельствует письмо этого ведомства от 7 июня 2007 г. № 03-03-06/1/365. В нем чиновники разрешают списать затраты на VIP-залы в составе командировочных расходов. Но при условии, что доказана их экономическая обоснованность. Аналогичную точку зрения высказывают и арбитражные судьи (см. постановления ФАС Уральского округа от 11 мая 2006 г. № Ф09-3490/06-С7 и ФАС Поволжского округа от 16 июня 2005 г. № А55-10934/04-1).

Аргументы, подтверждающие оправданность затрат на услуги VIP-залов, лучше сразу же привести в утвержденном руководителем перечне командировочных расходов. Например, там можно указать, что возможность пользоваться услугами VIP-залов необходима сотрудникам, чтобы иметь доступ к стационарному телефону или Интернету для оперативной связи с компанией.

Парадоксально, но по отношению к НДФЛ Минфин России придерживается другой позиции. А именно настаивает, что оплату услуг VIP-зала аэропорта нужно расценивать как доход сотрудника. И соответственно, требуют удерживать с сумм таких оплат НДФЛ. Единственное объяснение этому данные выплаты не указаны в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России от 28 декабря 2006 г. № 03-05-01-04/346 и от 6 сентября 2007 г. № 03-05-06-01/99). Исключением из этого правила, по мнению чиновников, является лишь ситуация, когда выплаты за пользование услугами VIP-залов получают государственные служащие. Компенсации им таких выплат напрямую предусмотрены законодательством (подп. 8 п. 1 ст. 52 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, п. 23 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813). Поэтому с тем, что действие пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ на них распространяется, чиновники не спорят (письмо Минфина России от 6 марта 2008 г. № 03-04-06-02/25).

По нашему мнению, точка зрения Минфина России является спорной. Однако очевидно, что на практике налоговики будут руководствоваться именно ею. Поэтому доказать ее необоснованность у компании есть возможность только в суде. Заметим, что шансы на победу достаточно велики. Большинство арбитражных дел на эту тему заканчивается в пользу налогоплательщиков(см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 24 апреля 2007 г. № А55-4391/2006-10, ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 марта 2008 г. № А33-12597/07-Ф02-598/08).

Во избежание придирок возможность оплаты услуг VIP-залов лучше не связывать с должностным положением сотрудников. А предусмотреть ее для всех без исключения командированных работников. Иначе судьи могут встать на сторону налоговиков (постановление ФАС Поволжского округа от 17 января 2008 г. № А65-1734/2007-СА2-11).

И последнее. Помните, что на эту тему в арбитражной практике существуют и другие отрицательные дела (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 9 марта 2006 г. № Ф04-8885/2005(20013-А27-3). В обоих случаях компаниям не удалось выиграть суды, потому что они пытались доказать, что платежи за услуги VIP-залов можно отнести к указанным в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ сборам аэропортов.

Судьи же пришли к выводу, что этот подход является неверным. Проанализировав законодательство, они указали, что аэропортовыми сборами могут считаться лишь обязательные платежи. То есть такие, от которых пассажир отказаться не может. Об этом свидетельствует, в частности, приказ Минтранса России от 2 октября 2000 г. № 110 «Об аэронавигационных и аэропортовых сборах, тарифах за обслуживание воздушных судов эксплуатантов РФ в аэропортах и воздушном пространстве РФ». Услуги VIP-залов аэропортов обязательными не являются. Пользоваться ими или нет, пассажир решает сам. Это следует из Положения о залах официальных лиц и делегаций... утвержденного постановлением Правительства РФ от 19 сентября 1996г. №1116.

Отсюда вывод: если дело дойдет до суда, не используйте подобные аргументы как доказательства своей правоты. Кроме того, прежде чем решиться на спор, выясните, какую позицию занимают судьи вашего округа.

С какими командировочными расходами проблем не возникнет

Однозначно налог на прибыль уменьшают командировочные расходы, перечисленные в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:
расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
затраты на наем жилого помещения(в том числе оплата дополнительных услуг гостиниц, за исключением обслуживанияв барах, ресторанах и в номере, а также услуг рекреационно-оздоровительных объектов);
суточные или полевое довольствие(до 2009 года в пределах норм);
платежи за оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

А перечень командировочных затрат, с которых не нужно удерживать НДФЛ, приведен в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Там упомянуты:
- суточные (в пределах норм);
- расходы на проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов и комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- оплата провоза багажа;
- наем жилого помещения,
- затраты на услуги связи;
- платежи за получение и регистрацию служебного заграничного паспорта и виз;
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Расходы на медстраховку, трансфер и хранение багажа можно учесть в составе командировочных

При расчете налога на прибыль можно учесть любые экономически обоснованные расходы. Главное, чтобы эти затраты были подтверждены надлежаще оформленными документами. То есть перечень затрат, которые разрешено включать в налоговые расходы, является открытым (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Расходы, связанные со служебными командировками работников, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Списать на основании этого подпункта можно не только те расходы, которые поименованы в нем напрямую. Но и другие экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. В частности, средства, уплаченные за страховой полис на время пребывания сотрудника в другой стране, расходы на трансфер (доставку) работника от аэропорта до гостиницы. А также затраты на хранение багажа на вокзале или в аэропорту и стоимость услуг зала повышенной комфортности.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка