Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Командировки на автомобиле

20 февраля 2008 40 просмотров

Командировки на автомобиле очень удобны. Они дают сотруднику возможность быть более мобильным, что зачастую позволяет значительно сократить срок его поездки. Подтвердить затраты на такие командировки вопреки бытующему мнению не так уж и сложно.

Расходы на проезд

Во время «автомобильной» командировки у сотрудника могут возникнуть затраты:
на приобретение ГСМ;
связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля (например, плата за парковку, услуги автостоянки, ремонт в пути и т. п.).

Порядок бухгалтерского и налогового учета этих расходов зависит от того, на каком автотранспорте сотрудник направился в командировку на служебном или личном.

Однако и в той и другой ситуации для подтверждения расходов советуем выписывать сотруднику путевой лист. Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Для легкового автотранспорта применяется форма № 3. Несмотря на то что она обязательна только для автотранспортных предприятий (см. письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129), в большинстве случаев ее используют и другие компании.

Независимо от того, по какой форме компания оформляет путевые листы, в них нужно указать следующие сведения:
конкретные пункты отправления и назначения (например, «место отправления г. Москва, ул. Бутырская, д. 28; место назначения г. Воронеж, ул. Парковая, д. 8»);
время выезда из каждого пункта и время прибытия в следующий пункт;
километраж на протяжении всего маршрута следования.

Дату выдачи путевого листа и дату его поступления в бухгалтерию необходимо зафиксировать в журнале учета движения путевых листов по форме № 8.

Сотрудник едет в командировку на служебном транспорте

Бухгалтерский учет затрат

Расходы на потраченные в пути горюче-смазочные материалы отражают на счете 10 субсчет «Топливо». В зависимости от цели командировки их поступление и списание может быть отражено проводками:

Дебет 10 субсчет «Топливо» Кредит 71
оприходован бензин, приобретенный в командировке (на основании приходных документов);

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 10 субсчет «Топливо»
списана стоимость топлива, израсходованного в командировке (на основании путевого листа).

Сопутствующие расходы на проезд (например, оплата услуг автостоянок и платных парковок, текущий ремонт) списываются проводкой:

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 71
списаны расходы по эксплуатации и обслуживанию служебного автомобиля в командировке.

Налоговый учет затрат

Затраты на текущий ремонт автомобиля можно учесть при расчете налога на прибыль в полной сумме в соответствии со статьей 260 Налогового кодекса РФ. А расходы на платную парковку и автостоянки уменьшают налогооблагаемую базу в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Расходы на бензин списываются в налоговом учете в пределах норм. Правда, в Налоговом кодексе РФ они не утверждены. Поэтому разработать их должна сама организация. Но при такой, казалось бы, свободе, экономически обоснованными нормами инспекторы считают лишь те, которые не превышают нормы Минтранса (руководящий документ № Р3112194-0366-03,утвержден Минтрансом России 29 апреля 2003 года и согласован с МНС России 9 апреля 2003 года). С этим подходом согласен и Минфин России (см., например, письмо от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640). Поэтому, несмотря на то что с 1 января 2008 года вышеуказанные нормы фактически утратили силу, до тех пор, пока не будут приняты новые нормы, инспекторы будут ориентироваться на старые.

В то же время компания вправе разработать и утвердить приказом руководителя другие нормы расхода ГСМ для служебного автотранспорта. В том числе и в большем размере. Но в этом случае потребуются дополнительные доказательства экономической оправданности (например, заключение станции техобслуживания или документы о капитальном ремонте транспортного средства).

Работник едет в командировку на собственном автомобиле

Существует три способа оформления такой поездки. В каждом из них расходы на проезд при расчете налога на прибыль учитываются по-разному.

Заключить с сотрудником договор аренды транспорта без экипажа

(ст. 642 Гражданского кодекса РФ). Этот способ самый выгодный. Он предполагает, что арендатор обязуется поддерживать машину в рабочем состоянии и нести расходы на ее содержание и эксплуатацию (ст. 644 и 646 Гражданского кодекса РФ).

В этой ситуации при расчете налога на прибыль можно учесть:
арендную плату за автомобиль (подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ);
расходы на парковку, автостоянку и ремонт (подп. 2 п. 1 ст. 253 Налогового кодекса РФ);
расходы на ГСМ (в пределах норм Минтранса России или других экономически обоснованных норм).

Минфин России подтвердил это в письме от 2 октября 2006 г. № 03-05-01-04/277.

Правда, с суммы арендной платы придется удержать НДФЛ (п. 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ). ЕСН и пенсионные взносы начислять не нужно (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 2 октября 2006 г. № 03-05-01-04/277).

Заключить с сотрудником договор аренды транспорта с экипажем

В этом случае при расчете налога на прибыль помимо арендной платы можно учесть только затраты на бензин. Расходы на парковку, автостоянку и ремонт налогооблагаемую базу не уменьшают.

Кроме того, со стоимости услуг по управлению и технической эксплуатации нужно удержать НДФЛ, а также начислить на нее ЕСН (кроме ЕСН в части взносов в ФСС России).

Выплатить сотруднику компенсацию за использование личного транспорта

Сделать это позволяет статья 188 Трудового кодекса РФ. Размер компенсации нужно установить в приказе руководителя предприятия и прописать в трудовом договоре. Приказ составляется на основании заявления от сотрудника, в котором указана просьба о выплате компенсации. Кроме того, работник должен представить копию техпаспорта на автомобиль. Если же сотрудник управляет машиной по доверенности, то помимо паспорта понадобится еще и ее копия (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

Сумму компенсации руководство может установить любую. Однако при расчете налога на прибыль ее можно учесть лишь в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Более того, все остальные расходы (стоимость бензина, затраты на ремонт и т. п.) должны входить в сумму компенсации. Поэтому списать их как отдельные расходы не получится (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

С НДФЛ тоже могут возникнуть проблемы. Некоторые налоговики уверены, что не облагать компенсацию этим налогом тоже можно лишь в пределах вышеуказанных норм. Несмотря на то, что в постановлении от 30 января 2007 г. № 10627/06 Президиум ВАС РФ эту точку зрения опроверг.

Суточные и средний заработок

Нюансы расчета суточных и среднего заработка за время командировки одинаковы для обеих ситуаций. Как для случая, когда работник едет в командировку на автомобиле организации, так и для случая, когда он направляется туда на личном транспорте.

Определяем время убытия и время прибытия

Точно знать, когда сотрудник уехал и когда приехал, нужно по нескольким причинам. Во-первых, время в пути включается в срок командировки. А значит, за него должны быть начислены суточные и оплата труда в размере среднего заработка. Кроме того, точные дни отъезда и приезда нужно знать для того, чтобы правильно рассчитаться с сотрудником за работу в праздничные и выходные дни если время командировки частично пришлось на них.

При обычных командировках день отъезда и день приезда определяют по билетам (п. 7 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»). Но ведь понятно, что при автомобильных командировках никаких билетов нет. На наш взгляд, в такой ситуации необходимый подтверждающий документ компания может разработать самостоятельно. И предусмотреть его в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Например, это может быть путевой лист. Или журнал контроля за убытием сотрудников в автомобильные командировки и прибытием из них. Сотрудников можно обязать указывать в журнале под роспись точное время отъезда и приезда. Обычно такие журналы ведут отделы кадров.

Подтверждаем длительность нахождения в месте командировки

Самый простой и безопасный вариант использовать в автомобильных поездках командировочные удостоверения. Несмотря на требования Минфина России (см. письмо от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89), при обычных командировках этот документ оформляют не все компании. Они мотивируют это тем, что Трудовой кодекс РФ такого требования не содержит, а для подтверждения расходов достаточно приказа о направлении в командировку и проездных билетов. Это мнение действительно справедливо, и его уже неоднократно поддерживали судьи (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 мая 2007 г. № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), постановление ФАС Уральского округа от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2).

Однако в ситуации с автомобильной командировкой из этого перечня остается только приказ. Одного его явно недостаточно. Этот документ отражает лишь намерение руководителя отправить сотрудника в рабочую поездку. И вовсе не факт, что указанное в нем время командировки совпадает с фактической продолжительностью поездки. А вот командировочное удостоверение как раз тот документ, который подтверждает реальное количество дней, которое работник провел в командировке. Ведь в нем принимающая сторона указывает дату прибытия и дату убытия сотрудника.

Увы, этот способ доступен не всегда. Бывают ситуации, когда специфика командировки такова, что оформить командировочное удостоверение невозможно. Допустим, сотрудник едет не на конкретное предприятие, которое является давним партнером его работодателя, а, скажем, исследовать потенциальный рынок сбыта. При таких условиях может оказаться, что поставить ему печать будет просто некому. Для таких ситуаций имеет смысл предусмотреть другой порядок определения длительности командировки.

Документами, подтверждающими срок пребывания в служебной поездке, например, могут быть счета о проживании из гостиницы. Или путевые листы. Кроме того, можно предусмотреть необходимость междугородных звонков работника в свою организацию как по прибытии в место командировки, так и при отъезде из него. Сведения о таких звонках указываются в расшифровке к счету за телефонное обслуживание.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 1 декабря 2016 15:00 Сдельная оплата труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка