Журнал, справочная система и сервисы
№11
Июнь

Вас ждёт свежий номер

Новая безопасная налоговая нагрузка и рентабельность вашей компании

Подписка
Оформите годовую подписку со скидкой 45%
№11

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 2016 году: расчет

25 февраля 13920 просмотров

Выплата компенсации

При увольнении сотруднику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ). Причем работодатель обязан выплатить компенсацию независимо от того, на каком основании расторгается трудовой договор, — по инициативе сотрудника, работодателя или по иным, не зависящим от воли сторон причинам. Трудовой кодекс РФ не делает никаких ограничений на этот счет. В том числе компенсация полагается и при увольнении за прогул или утрату доверия.

Выплатить компенсацию нужно также и за дни неиспользованного дополнительного отпуска.

Таким образом, компенсация полагается за все не использованные сотрудником основные и дополнительные отпуска за все время работы в организации (ст. 127 ТК РФ).

Как посчитать, за сколько дней полагается компенсация

Периоды, которые нужно включить в стаж, дающий право на отпуск, перечислены в статье 121 Трудового кодекса РФ. В этой же статье упомянуты и те периоды, которые в отпускной стаж включать не нужно (и те и другие периоды приведены в таблице ниже).

Какие периоды учитывают в отпускном стаже, а какие — нет

Какие периоды включаются в отпускной стаж

Какие периоды не включаются в отпускной стаж

Время фактической работы

Время отпусков без сохранения заработной платы сверх 14 календарных дней в течение рабочего года

Время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). Например, время болезни, а также прошлых отпусков. При этом отпуска за свой счет можно учесть только в пределах 14 календарных дней в течение рабочего года

Время отпусков по уходу за ребенком

Время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе

Время, когда работник отсутствовал на работе без уважительных причин (в том числе если его отстранили от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 Трудового кодекса РФ)

Время отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине

Среди прочего в стаже учитывают отпуска за свой счет, не превышающие 14 дней в году. Причем тут имеется в виду рабочий год, вести отсчет которого нужно с даты трудоустройства. Все те дни, которые работник отгулял без оплаты сверх такого предела, в стаж не включают. Это правило действует и в тех случаях, когда рабочий год отработан не полностью. Иными словами, у сотрудника, проработавшего в компании полгода, есть возможность взять за свой счет те же 14 дней без потерь в отпускном стаже.

Пример

Сотрудник устроился на работу 6 апреля 2015 года, а уволился 29 января 2016 года. В июне он 12 дней болел, а в августе 14 дней был в отпуске за свой счет. В этом случае для расчета отпускного стажа необходимо учесть как время болезни, так и отпуска за свой счет.

И тут неважно, что сотрудник не отработал рабочий год полностью.

При этом, если отпуск за свой счет превысит 14 календарных дней в году, рабочий год, за который предоставляется оплачиваемый отпуск, «отодвигается» на число дней в этих периодах.

Пример

Сотрудник принят на работу 2 февраля 2015 года. При этом он был в отпуске без сохранения заработной платы в период с 1 ноября по 31 декабря 2015 года. Предположим, что на текущий момент все остальные дни входят в отпускной стаж. Ежегодный оплачиваемый отпуск в компании составляет 28 календарных дней.

Первый рабочий год — со 2 февраля 2015 по 1 февраля 2016 года. В это время работник был в отпуске за свой счет с 1 ноября по 31 декабря 2015 года включительно, или 61 дня. В стаж для отпуска включается 14 дней отпуска без сохранения заработной платы. Поэтому начало второго рабочего года отодвигается на 47 дней (61 – 14). Отсюда второй рабочий год, за который полагается отпуск, начнется 20 марта 2016 года.

Если же работник увольняется до окончания своего первого рабочего года, расчет будет таким.

Пример

Сотрудник принят на работу 1 июня 2015 года. С 1 по 31 августа 2015 включительно он был в отпуске без содержания, а 14 января 2016 года уволился.

Ежегодный оплачиваемый отпуск в компании составляет стандартные 28 календарных дней.

Июнь, июль, сентябрь, октябрь, ноябрь и декабрь, то есть шесть полных месяцев, отработаны сотрудником полностью. Плюс в расчет нужно включить 14 дней в январе и 14 дней отпуска за свой счет. Итого получается 28 дней, которые округляются до полного месяца.

Таким образом, компенсация работнику полагается за семь месяцев.

Давайте также подробнее остановимся на детских отпусках. Тут важно помнить о том, что время, проведенное в декрете, входит в общий стаж, дающий право на отпуск. А вот период времени, когда работница была в отпуске по уходу за ребенком, из расчета исключают (абз. 9 ст. 121 ТК РФ).

Но обратите внимание: если сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени, период такой работы включают в отпускной стаж. Дело в том, что работа неполное время никак не ограничивает ни продолжительность ежегодного отпуска, ни трудовой стаж. Это оговорено в статье 93 Трудового кодекса РФ.

Другая ситуация. Работник по согласованию с администрацией написал заявление на отпуск на 28 календарных дней с последующим увольнением. Время этого отпуска нужно учесть при расчете работнику компенсации за неиспользованный отпуск. При этом датой увольнения в таком случае признается последний день законного отдыха.

Вместе с тем рассчитаться с сотрудником нужно перед отпуском, в его последний рабочий день. То есть трудовые отношения с работником прекращаются, как только начинается отпуск.

Именно к такому выводу пришел Конституционный суд РФ в Определении от 25 января 2007 г. № 131-О-О . Такую же позицию высказали специалисты из Роструда в письме от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1.

Получается, что выплатить работнику все причитающиеся ему суммы, в том числе и компенсацию за неотгулянные дни отпуска, нужно до начала отдыха.

Количество неиспользованных дней отпуска, за которые положена компенсация, определяют по следующей формуле:

При этом за полный отработанный месяц принимают период, равный половине месяца или ее превышающий. Излишки же, составляющие менее половины месяца, из расчета исключают. Такой порядок прописан в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169. Этот документ хотя и принят уже очень давно, но действует до сих пор. Разумеется, в части, не противоречащей действующему законодательству.

Несложно подсчитать, что за каждый полный отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня (28 дн. : 12 мес.). Если, конечно, отпуск в компании составляет стандартные 28 дней. В итоге расчета зачастую целое число дней не получается.

Какие правила округления тут использовать? Официальных правил округления здесь нет. Поэтому традиционно подсчитанную итоговую величину берут с двумя знаками после запятой. Но вообще, чем больше знаков после запятой, тем точнее.

Если же руководство компании решит округлить количество дней до целых единиц, то делать это нужно не по правилам арифметики, а в большую сторону. Ведь организации не имеют права ухудшать положение работников. То есть выплатить компенсацию, скажем, не за 9,33 дня, а за 9 дней, нельзя. Если уж округлять, то до 10 дней. Подтверждение тому — письмо Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334–17.

Еще важный нюанс. Цифру 2,33 мы округлили до двух знаков после запятой. В то же время при расчете правильнее будет округлять итоговый показатель в пользу работника. Предположим, сотруднику полагается компенсация за три месяца. Значит, ему нужно оплатить 7 дней отпуска (28 дн. / 12 мес. × 3 мес.). А вовсе не 6,99 дн., которые получатся, если мы просто возьмем 2,33 дн. и умножим на 3.

Теперь представим такую ситуацию. Сотрудник уволен, отработав в компании не менее 11 месяцев. В таком случае компенсацию он получит как за полный год (п. 28 Правил № 169). Разумеется, если своим правом на отдых он так и не воспользовался. Попутно заметим, что это вовсе не повод делить 28 дней на 11 месяцев. Ведь в таком случае получится, что отпуск за год превысит 28 дней.

А если сотрудник отработал 10 месяцев и 20 дней? Давайте еще раз прочитаем пункты 28 и 35 Правил. В пункте 35 сказано, что излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Значит, в нашем случае получается 11 месяцев. А пункт 28 Правил следует толковать так: если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно, компенсация полагается как за полный рабочий год. То есть за все 28 календарных дней, если именно столько составляет ежегодный отпуск в вашей компании. Тоже самое касается ситуации, когда сотрудник отработал два, три и т. д. года. Так сейчас считают в Роструде.

Пример

Сотрудник отработал 10 месяцев и 23 дня. Этот показатель округляем до 11 месяцев. Работник за все время работы использовал 14 календарных дней отпуска. Следовательно, ему полагается компенсация за 14 календарных дней (28 – 14).

Как посчитать сумму компенсации

Правила ее расчета аналогичны тем, которые применяются при исчислении отпускных. Дни отдыха, за которые работнику полагается компенсация, оплачиваются исходя из среднего заработка.

Но есть один нюанс. По общему правилу, если работник увольняется, деньги ему надо выдать в день увольнения. На практике такая дата может выпасть на последний день месяца.

Между тем компенсация за неиспользованный отпуск (если, разумеется, работник отгулял не все дни полагающегося ему отпуска) рассчитывается исходя из среднего заработка сотрудника за последние 12 календарных месяцев. Возникает резонный вопрос: включать месяц увольнения сотрудника в расчетный период или нет?

Тут возможны две ситуации.

Первая — работник увольняется в последний календарный день месяца, например 29 февраля 2016 года. Вторая — последний рабочий день месяца не совпадает с его окончанием, то есть после него остаются еще выходные дни. Как, скажем, при увольнении 29 января 2016 года. Рассмотрим обе эти ситуации.

Если работник увольняется в последний календарный день месяца, в этом случае не забудьте включить этот месяц в расчетный период. Ведь день увольнения является последним рабочим днем (ст. 84.1 ТК РФ), а календарным месяцем признается период с 1-го по 30-е ( 31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е ( 29-е) число включительно). И, поскольку получается, что весь месяц сотрудник ходил на работу, исключать его из расчета оснований нет. Например, последним рабочим днем для сотрудника является 29 февраля 2016 года. Ему полагается компенсация за 14 дней неиспользованного отпуска. В таком случае расчетный период — с 1 марта 2015 года по 29 февраля 2016 года.

Если же работник увольняется в последний рабочий день месяца, например 29 января 2016 года, ситуация меняется. В этом случае нельзя говорить о том, что весь месяц отработан сотрудником полностью. А потому и включать его в расчетный период не нужно.

Подтверждение тому — письмо Роструда от 22 июля 2010 г. № 2184-6-1.

Сам порядок расчета зависит от того, полностью ли отработан расчетный период.

Расчетный период отработан полностью. Если все 12 календарных месяцев сотрудник отработал полностью, для расчета используют такую формулу:

29,3 дн. — это специальный коэффициент. Он показывает среднее количество дней в месяце без учета праздников. Отсюда и получается: 29,25 ((365 дн. – 14 дн.) : 12 мес.).

Чиновники округлили эту цифру до 29,3 (ст. 139 ТК РФ).

Пример

15 января 2016 года — последний рабочий день в компании для работника ООО «Смена» Н. П. Северова. Он не успел отгулять 14 календарных дней отпуска. Поэтому ему полагается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 2016 году. Расчет ведется по данным за 2015 год.

Оклад работника на 1 января 2015 года составлял 20 000 руб. и в течение расчетного периода не менялся. В период с 3 по 30 августа 2015 года Северов был в отпуске. Кроме отпускных за этот месяц ему начислили 952,38 руб. за один отработанный день. На отработанное в августе время приходится три календарных дня.

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время, бухгалтер ООО «Смена» определил так:

29,3 дн. x 11 мес. + 29,3 дн. : 31 дн. × 3 дн. = 325,1355 дн.

Далее сумма компенсации была рассчитана так:

(20 000 руб. x 11 мес. + 952,38 руб.) : 325,1355 дн. × 14 дн. = 9513,98 руб.

Расчетный период отработан не полностью. На практике редко бывает так, что все 12 месяцев расчетного периода сотрудник находился на своем рабочем месте. В течение этого времени он мог болеть, быть в отпуске, ездить по командировкам. А из расчетного периода исключают любые промежутки времени, когда за работником сохранялся средний заработок, а также те периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках.

Перечень всех исключаемых периодов вы найдете в пункте 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. В расчетный период не входит время, когда работники:

  • получали пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  • имели право на средний заработок согласно российскому законодательству, в числе прочего — в отпуске или командировке (единственное исключение: сотруднице положен средний заработок при перерывах для кормления ребенка, но из расчетного периода эти промежутки не исключаются);
  • не трудились из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
  • не имели возможности работать из-за забастовки, в которой не принимали участия;
  • получали дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами;
  • освобождались от работы с сохранением или без сохранения заработка по иным причинам в соответствии с законодательством России. Сюда, например, относятся отпуска за свой счет.

Это время исключается из расчетного периода. Начисления за эти периоды также не учитываются при расчете. Причем это правило в полной мере касается и среднего заработка, который сохраняется за работником на время командировки. Конечно, во время командировки в отличие от отпуска или времени болезни сотрудник по-прежнему выполняет свои трудовые обязанности. На первый взгляд возникает противоречие. Но только на первый взгляд. Пункт 9 Положения № 922 вовсе не устанавливает каких-то специальных норм. Под отработанными днями в нем понимаются те дни, которые были оплачены сотруднику в обычном порядке, то есть исходя из оклада.

Кроме того, считайте, что месяц также не отработан в двух следующих ситуациях.

Первая — у сотрудника есть переработки, но есть и дни больничного. В месяце 22 рабочих дня. Сотрудник отработал тоже 22 дня, но из них три рабочие субботы. А три дня он находился на больничном. Вот тут считать месяц полностью отработанным нельзя. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время болезни, а также начисленные за это время суммы. Значит, этот месяц считается отработанным не полностью. При этом не важно, что работник трудился внеурочно.

При этом в случае привлечения работников к работе в выходные дни их труд оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Разумеется, эти выплаты нужно учесть при исчислении отпускных. Основание — подпункт «л» пункта 2 Положения № 922.

Как следствие, сумма отпускных у работника, который работал в выходные или праздничные дни, при прочих равных условиях будет больше, чем у работника, который в эти дни не работал. Но сам расчет отпускных в любом случае будет одинаковым.

Вторая ситуация — сотрудник устроился в компанию в начале месяца после праздников. Например, 12 января или 5 мая 2015 года. За первый месяц работы ему начислили полный оклад, поскольку он трудился все рабочие дни. Однако считать этот месяц полностью отработанным нельзя, ведь до 12 января (5 мая) он еще не числился в компании. И неважно, что эти дни выходные.

А нужно ли при расчете календарных дней исключать нерабочие праздничные дни, а также обычные выходные дни? Нет, не нужно. Это означает, что нерабочие дни не участвуют в расчете среднего заработка только в тех случаях, когда они попадают на какое-либо время, исключаемое из расчетного периода по пункту 5 Положения № 922. Например, на дни временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и т. п.

Например, в январе 31 календарный день, из них восемь праздничных. Тем не менее в расчет нужно брать именно 31 день. Не исключаются праздники и из календарных дней, приходящихся на отработанное время. Предположим, сотрудник был в отпуске с 16 февраля по 1 марта 2015 года. Всего 14 календарных дней, но именно на период отпуска приходится 13 дней. Дело в том, что 23 февраля не входит в число дней отпуска как праздник и выходной. И потому этот день нужно учесть при расчете календарных дней, приходящихся на отработанное время, когда вы будете считать средний заработок в следующий раз. То есть исключить надо периоды с 16 по 22 февраля и с 24 февраля по 1 марта.

Другая ситуация: после болезни сотрудник сдал в бухгалтерию два листка нетрудоспособности. Первый из них закрыт в пятницу, а второй — открыт в следующий за ней понедельник. В этой ситуации выходные дни приходятся на время между двумя периодами болезни сотрудника. Однако ни в один из этих периодов болезни они не входят. Поэтому при расчете среднего заработка для выплаты отпускных эти два дня нужно учесть.

Предположим, один из месяцев расчетного периода сотрудник отработал не полностью. Рассчитывая средний заработок, продолжительность неполного месяца определяют по следующей формуле:

Правила расчета календарных дней, приходящихся на отработанное время, можно проследить по схеме:

Само собой разумеется, в результате расчета целое число тут большая редкость. До какого знака округлять календарные дни, приходящиеся на отработанное время? Мы советуем округлять до четырех знаков после запятой. Просто исходя из того, что так точнее. Дело в том, что никаких конкретных правил округления и этого показателя действующее законодательство не содержит. Конечно, вы можете округлять и до двух знаков по аналогии с копейками. А вот до полных дней округлять точно не стоит.

Итак, продолжительность полных месяцев, как мы уже сказали, составляет 29,3 дня. Сложив данные за полные и неполные месяцы, вы получите количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время. Именно этот показатель используйте при расчете:

Отметим, что компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами в полной сумме.

Пример

Работник уволился 15 января 2016 года. Он не успел отгулять 14 календарных дней отпуска. Поэтому ему полагается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 2016 году. Расчет ведется по данным за 2015 год.

На начало расчетного периода работнику был установлен оклад в размере 20 000 руб. в месяц. С 1 мая 2015 года оклад был повышен до 25 000 руб. Эти изменения коснулись не всех сотрудников компании, поэтому индексировать выплаты, начисленные работнику до повышения, не нужно.

В период с 1 по 29 июня 2015 года сотрудник был в отпуске. Его зарплата за отработанный в этом месяце один день составила 1190,48 руб. А на отработанное время приходится два календарных дня (включая выходной праздничный день 12 июня, который в число дней отпуска не входит).

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время, бухгалтер определил так:

29,3 дн. × 11 мес. + 29,3 дн. : 30 дн. x 2 дн. = 324,2533 дн.

Далее сумма компенсации была рассчитана так:

(20 000 руб. × 4 мес. + 25 000 руб. × 7 мес. + 1190,48 руб.) / 324,2533 дн. × 14 дн. = 11 061,31 руб.

Зарплата работника за первые 5 дней января составила 8333,33 руб. Прав на стандартные вычеты по НДФЛ у работника нет. Сумма налога будет равна:

(8333,33 руб. + 11 061,31 руб.) × 13% = 2521 руб.

Значит, на руки сотрудник получит 16 873,64 руб. (8333.33 + 11 061,31 – 2521). Все эти данные нужно показать в специальной записке по форме № Т-61.

Дни отпуска использованы авансом

Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему уже был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае сумму отпускных, приходящуюся на неотработанное время, напротив, нужно удержать с работника.

Удержания нельзя проводить, если сотрудник увольняется:

  • из-за ликвидации организации;
  • по сокращению штата;
  • при отказе от перевода на другую работу (отсутствии в организации другой работы) по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению;
  • в случае восстановления на работе прежнего сотрудника;
  • в связи с призывом на военную службу, наступлением полной нетрудоспособности, стихийным бедствием;
  • из-за смены собственника организации.

Такие правила предусмотрены в абзаце 5 части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ.

В остальных случаях сотрудник должен возместить организации всю сумму неотработанных отпускных. Но удержать можно не более 20 процентов от суммы на руки.

Пример

Работник ООО «Восход»Д. И. Соколов устроился в компанию 13 апреля 2015 года. С 3 по 30 августа 2015 года он был в отпуске продолжительностью 28 календарных дней (именно столько составляет ежегодный отпуск в компании).

В январе 2016 года Соколов написал заявление об уходе по собственному желанию и был уволен. Последний день его работы — 22 января 2016 года.

Получается, что всего он отработал в компании девять месяцев и семь дней. Это означает, что часть начисленных отпускных он должен вернуть. Сотрудник был вправе рассчитывать на отпуск продолжительностью 21 календарный день (28 дн. / 12 мес. × 9 мес.).

Следовательно, с него нужно удержать отпускные за 7 дней отпуска (28 – 21), на которые он не имел права.

Предположим, что отпускные Соколову были рассчитаны исходя из среднедневного заработка в 681,12 руб.

Таким образом, с работника причитается 4767,84 руб. (681,12 руб. × 7 дн.).

За отработанные дни января 2016 года Соколову начислено 14 285,71 руб. 20 процентов от этой суммы составляет 2857,14 руб.

Именно столько бухгалтер может удержать с работника.

Если удержать отпускные, выданные авансом, из зарплаты сотрудника невозможно, предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

В случае отказа организация может обратиться за взысканием в суд (ст. 391 ТК РФ). Норма законодательства, которая ранее запрещала работодателям взыскивать такие отпускные в судебном порядке, утратила силу (приказ Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 253). Однако суды в таком случае, как правило, на стороне работников (см. определение Воронежского областного суда от6 декабря 2011г. №33–6954 , определение Верховного суда РФ от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться







  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Во время камералки 6-НДФЛ инспекторы поверят, нет ли неточностей в расчете налога и не нарушен ли срок уплаты. За ошибки в расчете оштрафуют на 500 руб. За нарушение сроков уплаты выпишут штраф в 20 процентов от недоимки и начислят пени.

У вашей компании есть счет в банке, которым вы пользуетесь время от времени?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка