Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Сколько хранить электронные документы

9 октября 2015 53 просмотра

Как хранить электронные документы

И бумажные, и электронные документы надо хранить по Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.15 № 526. Прежде всего, их нужно систематизировать по видам носителей: магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты. Внутри видов — по форматам, в которых представлена информация (тексты это или, например, таблицы). И далее по характеру информации: первичные документы, отчетность. При этом периодически желательно проверять состояние документов. Вдруг какие-то повредились или в файлы попал вирус.

Распечатывать документы, например, электронные счеты-фактуры, не нужно. Об этом сказано в письме ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984. Очень удобно работать с электронными документами, для которых утверждены форматы. Их можно направлять налоговикам, не распечатывая (п. 2 ст. 93 НК РФ). Специалисты Минфина России подтвердили это в письмах от 07.07.11 № 03-03-06/1/409 и от 14.06.11 № 03-02-07/1-190.

Так, электронный формат утвержден для счетов-фактур и товарных накладных — письмо ФНС России от 09.09.15 № СА-4-7/15871.

Если же электронный формат для документа не установлен (например, для договоров), то чтобы передать его в инспекцию, компании придется оформить заверенную копию на бумаге.

Сколько хранить

А сколько хранить электронные документы? Сроки хранения бухгалтерских документов зафиксированы в Федеральном законе от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичку, бухгалтерские регистры, финансовую отчетность и аудиторские заключения надо хранить не менее пяти лет после отчетного года. Хотя руководитель компании может определить и больший срок, если сочтет нужным.

Для документов бухгалтерского и налогового учета, которые требуются для расчета налогов и сборов, минимальный срок — четыре года. Это следует из подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ.

По мнению чиновников, четырехлетний срок распространяется и на документы из системы документооборота между банком и клиентами («Клиент-банк»). По этому вопросу посмотрите письмо Минфина России от 30.03.12 № 03-11-11/104.

Игорь Молчанов,

аудитор

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка