Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Правила инвентаризации активов

8 октября 2015 870 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

В конце года перед составлением годовой отчетности бюджетные учреждения проводят инвентаризацию активов. Проанализируем особенности контрольных мероприятий в отношении отдельных видов имущества.

В какие сроки проводится инвентаризация активов

По общему правилу инвентаризацию активов и обязательств проводят ежегодно перед составлением годовой отчетности. Но из этого правила есть исключения.

Так, согласно Методическим указаниям (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 ) инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет.

В учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация материальных запасов может проводиться в период их наименьших остатков (п. 1.5 Методических указаний).

В письме Минфина России от 4 ноября 1998 г. № 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов» отмечено, что государственные и муниципальные библиотеки должны определять сроки и виды проведения инвентаризации библиотечных фондов, ценность фондов по согласованию с учредителем и прописать это в учетной политике.

Финансисты считают целесообразным проведение инвентаризации библиотечных фондов в государственных (муниципальных) библиотеках с такой периодичностью:

  • наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, – ежегодно;
  • редчайшие фонды – один раз в три года;
  • ценные фонды – один раз в пять лет;
  • фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в пять лет;
  • фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в семь лет;
  • фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;
  • фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц инвентаризируются поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

При этом отмечено, что инвентаризация фондов библиотек или их части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.

Каким образом проводится инвентаризация активов

Рассмотрим, в чем специфика инвентаризации различных активов.

Основные средства, непроизводственные и нематериальные активы

Непосредственно перед началом инвентаризации объектов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов необходимо проверить:

  • инвентарные карточки учета объектов основных средств (ф. 0504031 и ф. 0504032);
  • техпаспорта (формуляры) и другую документацию, в которой отражено техническое состояние объектов основных средств;
  • наличие документов, подтверждающих право оперативного управления на недвижимое имущество, нематериальные активы – патенты, свидетельства и т. д. (п. 3.8 Методических указаний);
  • наличие документов, подтверждающих право пользования объектами основных средств, непроизведенных и нематериальных активов, которые учитываются на забалансовых счетах.

Если в регистрах аналитического учета или технической документации выявлены неточности, следует внести исправления и уточнения (фактическое наличие находящегося в учреждении имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, обмера).

При инвентаризации объектов нефинансовых активов (основных средств и непроизведенных активов) инвентаризационная комиссия осматривает объекты и составляет Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087), где указывает полное наименование, инвентарный номер, год выпуска (постройки, приобретения), заводской номер и другие необходимые сведения. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально (с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д).

Если во время инвентаризации выявлены объекты, пришедшие в негодность, на них составляется отдельная Инвентаризационная опись (ф. 0504087).

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. д. одинаковой стоимости в описях отражаются по наименованиям с указанием их количества, если они поступили одновременно в одно из структурных подразделений учреждения и на них открыта одна Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (ф. 0504032).

В отношении нематериальных активов проверяются верность и своевременность их отражения в учете (п. 3.8 Методических указаний). В этом случае Инвентаризационной описи (ф. 0504087) должны быть указаны:

  • наименование нематериальных активов;
  • наименование, дата и номер документа, подтверждающего права учреждения на нематериальные активы;
  • дата постановки на учет.

Материальные запасы

Инвентаризация материальных запасов (в том числе товаров и готовой продукции) производится по каждому материально ответственному лицу и по местам хранения. В случае хранения материальных запасов одним МОЛ в разных изолированных помещениях в бюджетном учреждении инвентаризация активов проводится последовательно по каждому месту хранения.

Комиссия должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. После проверки каждое помещение опломбировывают (опечатывают). Данные о наличии материальных запасов заносятся в Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087) по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и других данных (п. 3.15 Методических указаний).

Поступившие во время инвентаризации объекты заносятся в отдельные Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087). В них, в частности, указываются:

  • дата поступления;
  • наименование поставщика;
  • дата, номер приходного документа;
  • наименование материальных запасов;
  • количество, цена и сумма.

На приходных документах ставится отметка «после инвентаризации».

Имущество, поступившее во время инвентаризации, приходуется только после ее окончания (п. 3.18 Методических указаний по инвентаризации).

Отпуск активов во время инвентаризации возможен только с разрешения руководителя учреждения и главного бухгалтера и в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такое имущество должно быть занесено в отдельную опись (ф. 0504087), а на расходных документах делается отметка «Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации» (отметка визируется подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии).

Отдельно отражаются результаты инвентаризации МПЗ:

  • отгруженные, но не реализованные;
  • находящиеся в пути;
  • находящиеся на складах других организаций (в частности, переданных на хранение);
  • переданные на переработку другим организациям.

В отношении таких материальных запасов проверяют обоснованность числящихся сумм на счетах учета.

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, которая утверждена приказом Минфина России от 29 августа 2001 г. № 68н.

Денежные средства, денежные документы и БСО

В первую очередь следует проверить наличие в кассе:

  • денежных средств;
  • бланков строгой отчетности;
  • денежных документов (почтовых марок, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории, авиа- и железнодорожных билетов, карт оплаты услуг связи, топливных карт и др.);
  • путевок, полученных безвозмездно.

После полистного пересчета наличности (иностранной валюты, в том числе и по видам валют) и денежных документов результат сверяется с данными учета по Кассовой книге (ф. 0504514).

Результат проверки наличия денежных документов (по их видам) сверяется также с данными аналитического учета, отраженными в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051), согласно пункту 171 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.

Для отражения результатов инвентаризации наличных денежных средств, находящихся в кассе учреждения, применяется Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088).

Фактическое наличие в учреждении денежных документов, бланков строгой отчетности, путевок, полученных безвозмездно, проверяется по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний).

Сведения о фактическом наличии БСО сверяются с данными Книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) и забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности». Фактическое наличие денежных документов сверяется с данными учета операций с денежными документами, которые отражены на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514). Результаты проверки фактического наличия путевок, полученных безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций, сверяются с данными Карточки количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Для отражения результатов инвентаризации денежных документов и БСО применяется Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Специальных унифицированных форм инвентаризационных описей и сличительных ведомостей для путевок, полученных безвозмездно, не установлено. Учреждение разрабатывает такие формы самостоятельно и утверждает их в своей учетной политике (п. 6 Инструкции № 157н).

Также проводится инвентаризация:

  • денежных средств учреждения (включая средства во временном распоряжении) на расчетных (текущих) счетах (бюджетном, валютном, аккредитивном), открытых в кредитных организациях;
  • денежных средств в пути;
  • денежных средств во временном распоряжении, которые числятся на лицевом счете, открытом в органе казначейства.

Инвентаризация денежных средств во временном распоряжении, которые числятся на лицевом счете, открытом в органе казначейства, проводится путем сверки остатков по счету 1 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» с выпиской по лицевому счету, выданной органом казначейства. Результаты такой проверки отражаются в инвентаризационной описи, которую учреждение разрабатывает самостоятельно. Для отражения результатов инвентаризации денежных средств на счетах, открытых в учреждениях Банка России и кредитных организациях, а также денежных средств в пути применяется инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082).

Как оформляются результаты инвентаризации

На основании инвентаризационных описей (актов), по которым выявлено несоответствие фактического наличия финансовых и нефинансовых активов данным учета, оформляются Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) (п. 4.1 Методических указаний).

По всем недостачам и излишкам, пересортице инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения материально ответственных лиц, что должно быть отражено в инвентаризационных описях (актах). Согласно представленным объяснениям, устанавливаются причины и характер выявленных отклонений от данных учета.

Результаты инвентаризации (на основании приказа руководителя) отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой отчетности (п. 5.5 Методических указаний).

Имущество, оказавшееся в излишке у учреждения, приходуется исходя из текущей рыночной стоимости. Кстати, в этом случае придется уплатить и налог на прибыль (даже в том случае, если учреждение не ведет предпринимательскую деятельность (письмо Минфина России от 5 марта 2012 г. № 03-03-06/4/18)).

Убыль ценностей в пределах норм списывается на уменьшение финансирования (фондов). Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убытки сверх норм, как правило, относятся на виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний).

И. Иванова,
юрист

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка