Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Учитываем расходы на бензин

1 февраля 2009 99 просмотров

Списываем

Можно разработать собственные нормативы расходов на бензин

Прежде всего давайте разберемся, как учитывать расходы на ГСМ для служебных автомобилей.

С точки зрения норм кодекса здесь все достаточно просто.

Такие расходы признаются, согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, как расходы на содержание служебного транспорта. Причем обратите внимание: кодекс расходы на топливо не лимитирует.

Однако, по мнению чиновников, организация должна учитывать затраты на ГСМ в пределах норм, разработанных Минтрансом России. Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640. И налоговики полностью разделяют точку зрения финансового ведомства.

Напомню, что до 1 января 2008 года действовали нормы, утвержденные документом Минтранса России от 29 апреля 2003 г. № Р3112194-0366-03.

В 2008 году появились новые нормы. Они утверждены распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Этот новый документ Минтранса России налоговая служба разослала нижестоящим инспекциям для использования в работе. Запишите ссылку: письмо ФНС России от 15 апреля 2008 г. № СК-6-5/281.

Конечно, позиция чиновников небесспорна.

Поскольку применение каких-либо норм при расчете налога на прибыль должно быть прямо оговорено в кодексе. Но, как я уже сказала, в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ подобных ограничений нет.

Что касается арбитражной практики, то судьи также подчеркивают, что Налоговый кодекс РФ не содержит положений, которые ограничивают затраты на ГСМ какими-либо нормами. А нормы Минтранса носят лишь рекомендательный характер. С этим согласен и ВАС РФ.

Но, с другой стороны, нормативы помогут вам обосновать расходы и тем самым оградить компанию от претензий налоговых инспекторов.

Ведь как рассуждает налоговая инспекция. Раз у вас расход взят с потолка, значит, он экономически не обоснован. То есть он не соответствует требованиям статьи 252 Налогового кодекса РФ. Следовательно, организация не может уменьшить на него налоговую базу по прибыли.

Поэтому я считаю, что нормативы расхода топлива должны быть в принципе в каждой организации. Это даже не обсуждается. Вопрос в другом: как их утвердить.

Я вам рекомендую поступить следующим образом. Возьмите сначала базовые нормы Минтранса России. Их можно увеличить, применив поправочные коэффициенты: за кондиционер, за город, за зимнее время и т. д. Например, при использовании кондиционера норма может быть увеличена на 7 процентов, при сроке эксплуатации автомобиля более пяти лет – до 10 процентов. Все эти коэффициенты также указаны в документе Минтранса России № АМ-23-р. А затем посчитайте, укладываются ваши фактические расходы бензина в эти нормы или нет. Если укладываются, то берите нормативы Минтранса России.

Если ваши расходы существенно выше, у инспекции, без сомнения, будут претензии. Поэтому учитывайте, что, если вы установили нормативы исходя из фактических расходов, вам потребуется дополнительное экономическое обоснование.

Следующий вариант. Можно установить нормативы исходя из технических характеристик автомобиля и условий его эксплуатации, а также рекомендаций завода-изготовителя. Но здесь будьте внимательны в отношении иномарок, эти рекомендации не для наших дорог. Их надо корректировать.

То есть нормами Минтранса России вы можете вообще не пользоваться, поскольку в Налоговом кодексе РФ никаких отсылок к ним нет. Чтобы выполнить требования статьи 252 Налогового кодекса РФ, организации достаточно самостоятельно установить нормативы расхода топлива. Главное, чтобы они были экономически оправданы.

Еще один вариант – разработать собственные нормативы, проведя замеры фактического расхода топлива. Для этого на предприятии специально создается комиссия. Она делает замеры расхода топлива в среднем за несколько поездок и фиксирует полученные результаты в акте.

Рассчитанные нормы должны быть обязательно утверждены приказом руководителя организации.

Разрабатывая собственные нормы, не забудьте учесть изношенность двигателя, если машина не новая, наличие пробок на дорогах, время года и другие особенности эксплуатации.

– Модели нашего автомобиля нет в нормах Минтранса России. И налоговая инспекция требует обратиться в какой-то специальный институт, чтобы они разработали нам нормативы – Действительно, вы можете сделать запрос на разработку норм напрямую в Государственный научно-исследовательский институт автомобильного транспорта. И они за определенную плату разработают нормы для вашего автомобиля. Вы также можете обратиться непосредственно в Минтранс. Но требовать от вас этого налоговая инспекция не вправе. Вы можете разработать нормы самостоятельно. Если же в техпаспорте вашего автомобиля указан нормативный расход ГСМ, то вообще беспокоиться не о чем. Спокойно берите данные техпаспорта.

Подтверждаем

Путевые листы фирмы должны содержать все обязательные реквизиты

Главным документом, который подтверждает, что ГСМ использовали для нужд организации, является путевой лист.

Если путевых листов нет, расходы на бензин налоговые инспекторы при проверке снимут. Кроме того, вам могут отказать в расходах на амортизацию автомобиля, а также в расходах на арендные или лизинговые платежи, если вы взяли автомобиль в аренду или лизинг. Потому что без путевых листов вам будет очень трудно доказать, что автомобиль используется в деятельности фирмы.

Следующий негативный момент. Если отсутствуют путевые листы, могут пострадать те работники, которые заправляли бензин за наличный расчет. В этом случае суммы, выданные из кассы подотчетным лицам на бензин, налоговая служба рассматривает как доход, облагаемый НДФЛ. Об этом говорится в письме УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861.

Помимо всего прочего, если нет путевого листа, автомобиль может быть задержан службой ГИБДД и оштрафован. Любой сотрудник ГИБДД требует в первую очередь у водителя документы на груз и путевой лист. Таковы правила пункта 2.1.1 постановления Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090 «О правилах дорожного движения».

Задержка в пути может повлечь за собой еще и уплату штрафных санкций клиентам за несвоевременную доставку груза и, возможно, за снижение его качества. Поэтому оформлять путевые листы нужно обязательно.

Теперь что касается формы путевых листов.

Автотранспортные предприятия должны вести путевые листы по унифицированным формам. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Для легкового автомобиля это форма № 3, для грузового автомобиля – форма № 4-С или № 4-П.

Обычные же фирмы, для которых перевозка грузов и пассажиров не является основным видом деятельности, могут разработать форму путевого листа самостоятельно.

При этом нужно руководствоваться приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Этот приказ распространяется на любые организации, которые используют в своей деятельности автотранспорт. В нем утвержден перечень обязательных реквизитов, которые должна содержать форма путевого листа, и порядок ее заполнения.

К обязательным реквизитам относятся:

– наименование и номер путевого листа;
– сведения о сроке действия путевого листа;
– сведения о собственнике транспортного средства;
– сведения о транспортном средстве;
– сведения о водителе.

Уточню, что если владелец автомобиля – организация, то нужно указать ее наименование, организационно-правовую форму, адрес и номер телефона.

Сведения об автомобиле включают: тип и модель, государственный регистрационный знак, показания спидометра, а также дату и время выезда из гаража и заезда в него.

Хочу обратить внимание, что среди обязательных реквизитов нет маршрута автомобиля. На мой взгляд, маршрут должен быть указан. Иначе вы не сможете экономически обосновать расходы на ГСМ. Поэтому в свою форму путевого листа включаете и сведения о маршруте. Замечу, что дополнять обязательные реквизиты приказ Минтранса России № 152 разрешает.

Как правильно указывать маршрут? Можно писать, например, « разъезды по Москве»? – Нет, писать «разъезды по городу» как раз не нужно. Это обязательно привлечет внимание проверяющих. Маршрут должен быть указан подробно. Если у вас поездки в пределах города, указывается каждый конкретный пункт назначения, то есть адрес и название фирмы.

Теперь что касается неприятных моментов. Согласно приказу Минтранса России № 152, в сведениях о водителе предусмотрена отметка медработника о том, что водитель допущен к рейсу. Получается, что такая отметка на путевом листе должна быть обязательно. Хотя на практике, как известно, обычно никто таких отметок не делает, кроме специализированных предприятий, у которых перевозка грузов и пассажиров является видом деятельности.

Что будет, если ваш водитель не проходит предрейсовый медосмотр?

Могу сказать, что отметки медработника в путевых листах уж кого должны волновать меньше всего, так это налоговую инспекцию. Поскольку к налогам они не имеют никакого отношения.

Если водители не проходят медосмотр, значит, ваша компания нарушает статью 213 Трудового кодекса РФ. Поэтому отметка медработника должна интересовать трудового инспектора. Если он придет к вам с проверкой, то оштрафует за нарушение трудового законодательства. Размер штрафа, который грозит организации в этом случае, от 30 000 до 50 000 рублей. Руководителя могут оштрафовать на сумму от 1000 до 5000 рублей.

Так что за отсутствие отметки медработника в принципе вас может наказать только трудовая инспекция.

Далее. Что касается периодичности заполнения путевых листов, то она может быть любая, но не более месяца. Это прямо прописано в пункте 10 приказа Минтранса России № 152. То есть вы самостоятельно решаете, как часто вы будете оформлять путевые листы. Составлять их каждый день не обязательно.

Еще один важный момент. Все формы первичных документов, которые вы разрабатываете самостоятельно, являются частью вашей учетной политики.

Поэтому форму путевого листа вы оформляете как приложение к приказу об учетной политике. А в отдельном пункте самого приказа делаете ссылку на это приложение и прописываете, как часто вы будете заполнять путевые листы, например не реже одного раза в неделю. Не забудьте указать должность работника, ответственного за оформление путевых листов.

Теперь о документах, которые подтверждают фактические расходы на покупку бензина.

Налоговые инспекторы обязательно будут проверять кассовые чеки на бензин. Причем в первую очередь проверят, не включили ли вы в расходы сумму «входного» НДС.

Речь идет о двух ситуациях. Первая – когда НДС в чеке выделен, то есть указана его конкретная сумма. Вторая – когда в чеке просто отмечено, что в сумму включен НДС, но сумма его не указана. Если вы списали на расходы всю стоимость бензина по таким чекам, инспектор вычтет НДС из расходов. Причем если сумма НДС в чеке четко не указана, то он определит ее расчетным путем. Имейте это в виду.

Если же в чеке НДС не упоминается, тогда вы без проблем учитываете в расходах всю стоимость бензина.

Напомню, что в случае покупки бензина по безналу у вас должны быть соответствующие акты топливных компаний, распечатки-слипы об отпущенном количестве бензина и счета-фактуры.

Следующий момент, на который я хотела бы обратить ваше внимание. Налоговые инспекторы любят проверять даты и время заправок, которые указаны в «первичке». Зачастую заправки бывают в субботу и воскресенье. Запрета на это в кодексе нет. Но желательно, чтобы заправки соответствовали путевым листам. Если автомобиль ездил на заправку в выходной день, значит, это должно быть отражено в путевом листе. Проверяется все очень просто. Инспектор сравнивает показания спидометра в путевом листе на конец рабочего дня в пятницу и на утро в понедельник. Если они совпадают, сразу возникает вопрос: кто ездил на заправку в выходной. Тогда все говорят волшебное слово «канистра». Но вы должны понимать, что это может пройти один-два раза, не более. Постоянные заправки в канистру по выходным выглядят неправдоподобно. В итоге выяснится, что на машине ездили в выходные дни без путевых листов. Тогда снимут все расходы на ГСМ за данный месяц. И доказать что-либо даже в суде вы вряд ли сможете. Поскольку в путевых листах у вас указана недостоверная информация.

Как избежать таких проблем? Проще всего объяснить водителям, что заправляться нужно по рабочим дням и в рабочее время. Некоторые компании к этому вопросу подходят очень жестко. Если водители продолжают заправляться во внерабочее время, им просто не компенсируют расходы на такие заправки.

Комментарий редакции

Как подтвердить расходы на бензин в выходной день

Для того чтобы учесть затраты на покупку бензина в выходной день, требуются следующие документы. Во-первых, правила внутреннего распорядка. Они должны предусматривать работу в выходные дни и обеспечивать точный учет сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей. А во-вторых, путевые листы. Они помогут подтвердить производственный характер поездки, а также фактический расход бензина. Так разъясняет письмо УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213@. Если же такие документы не оформлены, то признать расходы на бензин при расчете налога на прибыль не удастся. Мало того, их придется включить в доход сотрудника. И соответственно удержать с них НДФЛ 13 процентов. На это указывает письмо УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861.

Компенсируем

Расходы на бензин для личного автомобиля сотрудника, который используется в служебных целях

Довольно часто в служебных целях работники используют личные автомобили. Сразу скажу, что в таких случаях работнику нужно платить компенсацию либо заключать договор аренды автомобиля и платить арендную плату. Иначе организации могут признать доход от безвозмездного пользования автомобилем.

Рассмотрим ситуацию, когда работнику выплачивается компенсация. Сумма выплаты определяется по письменному соглашению сторон.

С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, где фиксируется размер компенсации за пользование его личным автомобилем в служебных целях.

Размер выплаты организация может установить любой. Но при этом не забывайте, что при расчете налога на прибыль расходы в виде таких компенсаций нормируются. Нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. По легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно нормируемый расход составляет 1200 рублей в месяц, свыше 2000 куб. см – 1500 рублей, по мотоциклам – 600 рублей. Все, что вы выплачиваете работнику сверх этих норм, при расчете налога на прибыль не учитывается. Об этом напоминает письмо Минфина России от 15 октября 2008 г. № 03-03-07/24.

Кроме того, вы должны понимать, что если сотрудник целый месяц болел или был в отпуске, то компенсация ему не положена. Это подтверждает письмо УФНС России по г. Москве от 22 февраля 2007 г. № 20-12/016776. То есть компенсацию вы выплачиваете пропорционально отработанным дням.

Теперь что касается расходов на ГСМ. Если сотрудник получает компенсацию, то бензин он оплачивает за свой счет. Никакие дополнительные выплаты ему не положены. По мнению Минфина России, в размерах компенсаций уже учтены эксплуатационные затраты, в том числе на ГСМ, техобслуживание, ремонт.

Поэтому если вы дополнительно возмещаете сотруднику затраты на бензин, то учесть такие расходы при расчете налога на прибыль вы не сможете. Налоговые инспекторы при проверке это отслеживают.

Еще один момент, на который смотрят проверяющие. В должностной инструкции работника должен быть указан разъездной характер работы. В противном случае расходы в виде компенсации не примут. Поскольку если работа не связана с разъездами, то очевидно, что автомобиль для исполнения служебных обязанностей сотруднику не нужен.

– А путевые листы для личного автомобиля нужно выписывать? – С одной стороны, путевые листы для личных автомобилей не оформляются. Но, с другой стороны, без путевых листов велика вероятность, что расходы на компенсацию не признают. Минфин России в письме от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 рекомендует и для личных автомобилей вести путевые листы. Поэтому, как здесь лучше поступить, решайте сами. Некоторые выходят из этого положения так. Путевые листы не оформляют, а заводят журнал учета поездок.

С работником можно заключить договор аренды автомобиля и платить ему арендную плату. Этот вариант выгоднее. Поскольку в данном случае организация может учесть в расходах всю сумму выплат сотруднику за использование автомобиля. Нормы постановления Правительства РФ № 92 здесь не применяются. Сразу хочу уточнить, что если вы платите арендную плату, то компенсацию платить не надо.

Помимо арендной платы вы можете учесть затраты на содержание автомобиля. Такие расходы, согласно статьям 636, 644 Гражданского кодекса РФ, несет арендатор, если иное не предусмотрено в договоре аренды. К ним относятся, в частности, оплата бензина, услуг автомойки, автостоянки. Поэтому проблем со списанием затрат на ГСМ в случае аренды у вас не будет. При условии, конечно, что расходы экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на получение дохода согласно требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Ну и последнее. Если заключен договор аренды автомобиля, путевые листы обязательно оформляете.

Комментарий редакции

Арендовать автомобиль сотрудника лучше без экипажа

Существует два типа договора аренды автомобиля: с экипажем и без экипажа. Многие организации, арендуя автомобиль сотрудника, заключают именно договор аренды с экипажем. Такой договор позволяет учитывать расходы на арендную плату, услуги по управлению автомобилем и ГСМ. Затраты на ремонт автомобиля несет арендодатель, то есть сотрудник. Однако здесь есть такой нюанс. В пункте 2 статьи 635 Гражданского кодекса РФ сказано, что члены экипажа должны быть в трудовых отношениях с арендодателем. Если это не выполняется, есть опасность, что договор признают недействительным. Чтобы избежать проблем, можно заключать договор аренды без экипажа. Но в этом случае лучше, чтобы автомобилем управлял не только его владелец, но и другие сотрудники. Кроме того, договор аренды без экипажа позволяет организации учесть при расчете налога на прибыль практически любые расходы на автомобиль, в том числе и на ремонт. Основание – статья 644 Гражданского кодекса РФ.

Вопросы после лекции

Мы взяли автомобиль в лизинг с последующим выкупом. В договоре прописали, что последние три платежа считаются выкупной стоимостью. Не будет ли претензий со стороны налоговой инспекции к такому условию?

Я бы вам не рекомендовала так оформлять договор. Нужно, чтобы в каждом месяце в течение договора была плата за пользование предметом лизинга. Если у вас за месяц идет платеж только в счет выкупной стоимости, вам могут признать безвозмездное пользование предметом лизинга. Поэтому последние три платежа нужно засчитывать в уплату выкупной цены не полностью, а частично. А оставшуюся часть считать платой за пользование.

Автомобиль пострадал в аварии. Пришлось заменить кабину. При этом перерегистрировали ПТС, так как изменился номер кузова. Как учитывать затраты: как расходы на ремонт или модернизацию?

Замена номерных частей автомобиля – ремонт. Поскольку технические характеристики автомобиля не меняются. А вот если вы, к примеру, заменили двигатель автомобиля на более мощный, то это модернизация. Хочу добавить, что если вы в учете покажете замену кабины как модернизацию, то вряд ли к вам будут претензии. Списание стоимости имущества через амортизацию налоговики только приветствуют.

Наши водители зачастую приносят чеки с автомойки, на которых не указана марка машины. Могут ли из-за этого налоговики снять расходы?

Насколько я знаю, налоговые инспекторы обращают на это внимание. О том, что в документах на обслуживание автомобилей должны быть марка и номер машины, они говорили еще в письме УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007. Поэтому лучше договориться с автомоечным предприятием, чтобы они указывали эти данные на документах об оплате.

Автомобиль попал на штрафстоянку. Плату за хранение на штрафстоянке при расчете налога на прибыль я не учитывала. Теперь сомневаюсь, а может, надо было учесть?

Оплата штрафстоянки действительно не признается расходом в налоговом учете. Так что вы поступили правильно. Ведь ваш водитель нарушил законодательство. Поэтому подобные расходы не могут быть экономически обоснованными и, следовательно, не учитываются при расчете налога на прибыль. А в бухгалтерском учете вы списываете их в дебет 91-го счета как прочие расходы.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка