Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Чтобы филиал не подвел с документами

1 февраля 2009 603 просмотра

Обмен данными с филиалом

Передаем информацию о хозяйственных операциях филиала в головной офис

Если филиал выделен на отдельный баланс, то учет всех своих хозяйственных операций он ведет самостоятельно.

Соответственно в головной офис должна поступать информация о заключительных оборотах по счетам бухучета филиала, видам доходов и расходов для расчета налога на прибыль. Кроме того, обмен данными необходим для контроля внутрихозяйственных расчетов между филиалом и головным офисом.

Чтобы обеспечить достоверность бухгалтерского учета внутрихозяйственных расчетов, обмен информацией организуется следующими способами.

Прежде всего передавать информацию можно путем прямого импорта данных бухгалтерского учета филиалов в бухучет головного офиса или других филиалов организации. Для этого требуется специально разработанное программное обеспечение.

Но, к сожалению, далеко не у каждой фирмы есть такая финансовая возможность. Поэтому многие идут более простым путем и используют документ, который называется авизо, или извещение.

Авизо показывает проводки по дебету или кредиту счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты» в корреспонденции с другими счетами для каждой хозяйственной операции.

Авизо оформляется в двух экземплярах. Первый передается в бухгалтерию головного офиса. На основании него там делаются соответствующие записи в бухгалтерском и налоговом учете. При этом также используется счет 79. Второй экземпляр с отметкой о том, что информация передана в головной офис, остается в филиале.

Унифицированной формы авизо нет. Это исключительно внутренний документ, который разрабатывается самой организацией. Поэтому вы разрабатываете его сами и утверждаете в учетной политике.

Что важно в авизо? Его форма должна содержать наименование документа, дату, содержание хозяйственной операции, то есть все обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Авизо обычно присваивается дробный регистрационный номер. В числителе – 79, номер субсчета счета 79, номер филиала, а в знаменателе – порядковый номер документа. Пример – № 79-2-02/10.

Авизо должно подписываться должностными лицами, например бухгалтером или руководителем филиала.

Как составить авизо, я вам сейчас расскажу на примере передачи сумм НДС в головной офис. Предположим, филиал занимается торговлей. При покупке товара он делает такие проводки:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60

– 100 000 руб. – приобретен товар;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 18 000 руб. – выделен «входной» НДС;

ДЕБЕТ 79 субсчет «Расчеты по текущим операциям» КРЕДИТ 19

– 18 000 руб. – подлежит вычету «входной» НДС.

Затем купленный товар реализуется:

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»

– 150 000 руб. – отражена выручка от реализации товара;

ДЕБЕТ 90 субсчет «Налог на добавленную стоимость» КРЕДИТ 79 субсчет «Расчеты по текущим операциям»

– 22 881,36 руб. – начислен НДС в бюджет.

Таким образом, в учете филиала проходит сумма НДС, полученная при приобретении товара, а также сумма налога, начисленная при реализации. Однако обязанность перечисления налога в бюджет лежит на головном офисе, поскольку налогоплательщиком НДС является сама организация. Соответственно филиал должен передать ему данные для определения налоговой базы.

По окончании месяца филиал передает головному офису сумму начисленного и полученного НДС.

Суммы НДС заносятся в авизо (см. образец). Они должны совпадать с данными книги покупок и книги продаж филиала. Выписки из книг нужно приложить к авизо.

Передача в головной офис сумм НДС, начисленного и уплаченного филиалом. Образец

Получив авизо, головной офис делает проводки:

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 79 субсчет «Расчеты по текущим операциям»

– 18 000 руб. – получена от филиала сумма «входного» НДС, подлежащего вычету;

ДЕБЕТ 79 субсчет «Расчеты по текущим операциям» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– 22 881,36 руб. – получена от филиала сумма НДС к уплате.

Обратите внимание, ни в коем случае нельзя передавать сумму НДС свернутую. Нужно отдельно передавать сумму НДС к вычету и сумму начисленного НДС.

Таким образом, на основании авизо филиала головная организация формирует записи у себя в бухгалтерском и налоговом учете. Кроме того, проверяет, правильно ли ведет учет филиал.

Сроки представления документа вы прописываете в учетной политике.

– Авизо требуется составлять отдельно для каждой операции? – Нет, не обязательно. Если у вас немного хозяйственных операций, то вы можете собрать информацию о них в одном документе. Главное, чтобы авизо было передано в срок.

И еще один момент. Во внутрихозяйственных расчетах авизо, как правило, используют для сообщения о приеме-передаче затрат, финансовых результатов и обязательств. Некоторые бухгалтеры считают, что для передачи материальных ценностей между филиалом и головной организацией авизо заполнять не нужно, достаточно первичных документов.

Я вам рекомендую авизо оформлять всегда. Так проще следить за сопоставимостью данных по внутрихозяйственным расчетам. Поскольку проводки по счету 79 должны быть зеркальными в филиале и головной организации. Если это правило нарушено, по счету 79 в учете организации появляется сальдо. В результате оно попадает в сводный баланс, как правило, в составе дебиторской или кредиторской задолженности. Это одна из самых распространенных ошибок, которая приводит к искажению отчетности. Мало того, некоторые бухгалтеры умудряются к остатку на счете 79 применить правила списания дебиторской и кредиторской задолженности. Например, через три года списывают такой «долг» в убыток. Конечно, такого быть не должно.

Сальдо по счету 79 в сводном балансе организации всегда должно быть равно нулю.

Комментарий редакции

Как выглядит «отдельный баланс» филиала

Что такое «отдельный баланс», не говорит ни один нормативный акт по бухгалтерскому учету. Однако Минфин России в письме от 29 марта 2004 г. № 04-05-06/27 все же разъяснил, что под «отдельным балансом» следует понимать набор определенных показателей. Их устанавливает сама организация. Перечень показателей и формы отчетности, которые предоставляет филиал головному офису, должны быть зафиксированы во внутренних документах, например в положении о филиале. Как правило, отчетность филиала состоит из тех же показателей, что и отчетность головного офиса. Это делается для того, чтобы было проще сводить итоговые суммы. Таким образом, отдельный баланс филиала является составной частью баланса организации в целом.

Документы

Оформляем «первичку» и счета-фактуры по особым правилам

Прежде всего хочу напомнить, что все первичные документы филиала должны составляться от имени или на имя организации. Поскольку именно ей принадлежат все права и обязанности по сделкам. Обратите внимание: не филиал ведет деятельность, а организация через него. Таковы нормы законодательства. Согласно статье 55 Гражданского кодекса РФ, обособленные подразделения, в том числе филиалы, не являются юридическими лицами. Они лишь наделяются правом представлять интересы фирмы и выполнять ее функции.

Теперь перейдем непосредственно к бумагам.

Организация может вести сквозную нумерацию абсолютно всех документов. Для этого необходимо передать часть номеров филиалу. Например, головной офис формирует накладные с номерами с 1-го по 100-й, филиал № 1 – со 101-го по 150-й, филиал № 2 – со 151-го по 200-й и т. д. Но это не очень удобно. А если филиалов много, тогда этот способ вообще не работает. На мой взгляд, лучше использовать дробную систему регистрации. Например, каждому филиалу присваивается свой индекс. И регистрационный номер документа состоит из индекса филиала и порядкового номера документа. Такая нумерация может применяться для накладных и счетов-фактур, приходных и расходных кассовых ордеров. Например, счет-фактура № 2/15, где цифра 2 означает номер филиала, а 15 – порядковый номер документа в филиале. Вы можете придумать и любой другой способ регистрации документов. Главное – утвердить его в учетной политике.

А если нумерация нарушена, например два счета-фактуры выписаны с одинаковым номером, оштрафуют? – Законодательство определяет лишь то, что счета-фактуры выписываются в хронологическом порядке, то есть от меньшего к большему. На это указывает пункт 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, а также подпункт 1 пункта 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ. Если счета-фактуры имеют один номер, инспекторы, конечно, могут придраться. Но вот, например, судьи ФАС Московского округа не считают совпадение номеров нарушением, если при этом счета-фактуры имеют разные даты. Вы можете посмотреть постановление этого суда от 24 июня 2008 г. № КА-А40/4542-08.

Хотелось бы обратить ваше внимание на то, как филиал должен заполнять счета-фактуры. Здесь часто бывают ошибки.

Итак, счета-фактуры, которые выписывает филиал, оформляются по определенным правилам. Запомните, счет-фактура выставляется всегда от имени организации. В строках 2 «Продавец» и 2а «Адрес» указываются наименование самой организации и ее адрес, то есть адрес головного офиса. А вот в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» должны быть данные структурного подразделения: его наименование и почтовый адрес. В строке 2б «ИНН/КПП продавца» нужно указывать ИНН организации и КПП структурного подразделения (Письмо Минфина России от 22 октября 2008 г. № 03-07-09/33).

Счет-фактура должен быть составлен в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров, работ, услуг или передачи имущественных прав. Такова норма пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ.

Скажите, а если филиал на баланс не выделен. Как нужно оформлять счета-фактуры? – Счета-фактуры заполняются в том порядке, о котором я сказала. Наличие отдельного баланса здесь не имеет значения.

Рекомендую правила оформления счетов-фактур довести до сведения сотрудников филиала, которые непосредственно их выписывают. Оптимальный вариант – составить памятку. И прикрепить ее возле рабочего места каждого сотрудника, кто занимается счетами-фактурами.

Кстати, нелишним будет сделать такую же памятку и для входящих счетов-фактур, если филиал сам напрямую работает с поставщиками. Сделайте образец, как должны быть оформлены полученные счета-фактуры. Тогда работник филиала сможет сразу проверить, правильно ли они заполнены, и тем самым оградить фирму от возможных неприятностей с налоговиками.

В строке 4 «Грузополучатель и его адрес» входящих счетов-фактур должны быть записаны наименование и адрес филиала. В строках 6 «Покупатель» и 6а «Адрес» – реквизиты головной организации в соответствии с учредительными документами. А в строке 6б «ИНН/КПП покупателя» – ИНН организации и КПП филиала.

– Если поставщик в строке «Покупатель» указал филиал? У нас как раз такая ситуация – Налоговая инспекция откажет вашей организации в вычете НДС. И суд вряд ли вам здесь поможет. Поэтому выход один: договаривайтесь с поставщиком, чтобы он вам переделал счет-фактуру.

Независимо от того, выделен на самостоятельный баланс филиал или нет, плательщик НДС – головная организация. Поэтому должна быть одна налоговая декларация по НДС, единая книга покупок и книга продаж, единый журнал счетов-фактур.

Что касается журнала регистрации полученных и выданных счетов-фактур, то обособленным подразделениям разрешено вести его как разделы единых журналов организации (Письмо МНС России от 21 мая 2001 г. № ВГ-6-03/404). С книгами покупок и книгами продаж та же картина.

В конце каждого налогового периода по НДС соответствующие разделы книг передаются в головной офис и включаются в единую книгу покупок и книгу продаж по организации в целом. При этом в головную организацию могут быть переданы подлинники разделов, а в филиале оставлены заверенные копии и наоборот.

Такой порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж вы должны отразить в учетной политике.

– Татьяна Александровна, а где лучше хранить счета-фактуры филиала: в самом филиале или в центральном офисе?

– Я считаю, что оригиналы счетов-фактур, как, впрочем, и «первичку» филиала, лучше хранить в головной организации. Поскольку расчеты по налогам ведет организация. Соответственно у вас будет меньше проблем при налоговой проверке организации. Кроме того, это позволит проконтролировать правильность отражения операций в бухучете филиала. А в филиале останутся копии документов.

Касса

Решаем, как вести кассовые операции

Пожалуй, самым невыясненным является вопрос о порядке ведения кассовых операций филиала. На сегодняшний день этот вопрос никак не решен.

Дело в том, что специальный порядок по ведению кассовой книги для организаций, имеющих обособленные подразделения, законодательством не установлен. А по общим правилам организация должна вести одну кассовую книгу. Таковы требования пункта 23 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.

Понятно, что головной офис и филиалы не могут одновременно вести записи в одной кассовой книге, особенно если значительно удалены друг от друга. Ведь согласно пункту 24 Порядка, записи в кассовую книгу нужно вносить сразу же после получения или выдачи денег по кассовым ордерам. При этом прием или выдача денег производится в день составления кассового ордера (Пункт 19 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40).

Как поступить в данной ситуации? Существует три возможных варианта.

Первый – ведение филиалом своей кассовой книги при расчетах наличными. На мой взгляд, это вполне оправданно. Тем более что официального запрета нет.

Кроме того, Минфин России позволяет компаниям вести операционную кассу. Для этого в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен специальный субсчет счета 50, который так и называется «Операционная касса» 4 (План счетов бухгалтерского учета, утвержденный приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

То есть вы можете кассовые операции по филиалам отражать на этом субсчете.

Соответственно в учетной политике нужно указать, что основная касса находится в головном офисе, а в филиалах открыты операционные кассы. При этом в филиалах оформляются операционные кассовые книги по форме № КО-4 (Форма № КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Второй вариант – головной офис ведет единую кассовую книга, распределяя номера приходных и расходных номеров между филиалами. Однако технически этот вариант не очень удобен.

Третий вариант. Кассовая книга состоит из нескольких разделов, которые закреплены за определенными филиалами. При этом применяется дробный порядок нумерации кассовых ордеров. Но этот вариант трудно применить, если филиалы территориально удалены от головного офиса.

Таким образом, вы самостоятельно принимаете решение, какой вариант выбрать, и фиксируете в учетной политике.

А также учетной политикой или отдельным приказом установите сроки передачи информации по кассе филиала и кассовой документации в головной офис.

- А как быть с лимитом кассы филиала? – Если филиал выделен на самостоятельный баланс, то банк, открывающий по местонахождению филиала расчетный счет, устанавливает филиалу свой лимит. Об этом говорится в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-П, утвержденном решением Совета директоров Банка России. По предприятию, в состав которого входят обособленные подразделения без баланса и счетов в банках, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия. В расчет лимита нужно включить обороты наличных денег в целом по организации с учетом обособленных подразделений.

Рекомендация лектора

Как не потерять «первичку» при передаче из филиала в головной офис

Чтобы документы не терялись, советую при их передаче оформлять сопроводительный реестр. Вы можете сами составить форму реестра и объяснить работникам филиала, как ее заполнить. В реестре указываются номер филиала, период, за который передаются документы. Более того, обязательно надо указать перечень документов с их реквизитами: наименованием, номером, датой, суммой. Реестр оформляется в двух экземплярах и подписывается ответственными сотрудниками филиала и головного офиса. Когда филиалы располагаются в разных городах, документы могут приходить с опозданием. Хороший выход из этой ситуации – обмен документами по факсу, по электронной почте наравне с почтовым отправлением. В этом случае головная организация сможет своевременно отразить все необходимые данные в бухгалтерском и налоговом учете.

Вопросы после лекции

Мы в филиале используем кассовый аппарат, который зарегистрирован в другом округе. Если мы его не перерегистрируем по местонахождению филиала, какие будут санкции?

Дело в том, что штраф предусмотрен только за отсутствие кассового аппарата. То есть когда его нет совсем. Это статья 14.5 КоАП РФ.
Поэтому вам санкции не грозят. А за то, что он не зарегистрирован по местонахождению филиала, такого штрафа нет. Однако налоговая служба считает, что ККМ нужно регистрировать по местонахождению филиала. Такая точка зрения высказана в письме УФНС России по г. Москве от 9 ноября 2007 г. № 22-12/108494. Поэтому, на мой взгляд, лучше кассовый аппарат перерегистрировать, чтобы избежать споров с налоговой инспекцией.

У нашего филиала закончилась аренда офиса, и мы переехали в здание, которое находится на соседней улице. Налоговая инспекция заставила нас закрыть филиал и открыть новый. Правомерно ли это?

Здесь такая ситуация. Филиал ставится на учет по определенному адресу. Налоговое законодательство предусматривает смену адреса организации, но не обособленного подразделения. Поэтому если филиал меняет свое местонахождение, то его нужно закрыть и снять с налогового учета. А по новому адресу создать новое обособленное подразделение. Даже если вся эта территория курируется одной налоговой инспекцией. Простым уведомлением о смене адреса здесь не обойтись. Такой вывод следует из письма Минфина России от 21 апреля 2008 г. № 03-02-07/2-73.

Наш филиал определяет собственный финансовый результат. Мы заполняем и представляет головному офису бухгалтерский баланс по форме № 1 и отчет о прибылях и убытках по форме № 2. Должны ли мы сдавать бухотчетность в налоговую инспекцию?

Нет, такой обязанности у вас нет. Даже если филиал выделен на отдельный баланс, представлять бухотчетность надо не по филиалу, а по всей организации в целом. И делать это должен головной офис. Дело в том, что бухгалтерскую отчетность сдают только организации, то есть юрлица. На это указывает пункт 1 статьи 13 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». А филиал не является самостоятельным юридическим лицом. Поэтому отчетность филиала исключительно внутренняя и не предназначена для внешних пользователей.

А если налоговая по месту регистрации филиала требует?

На мой взгляд, это не причина, чтобы ссориться с инспекцией. Представьте баланс в целом по организации.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка