Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Выдаем деньги под отчет правильно

1 мая 2009 968 просмотров

Важно

Выдача подотчетных сумм: следует помнить о лимите расчетов наличными

Законодательство не устанавливает каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм. В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40, сказано, что деньги под отчет выдаются в размере и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Поэтому в принципе под отчет может быть выдана любая сумма. Главное, чтобы она была письменно согласована с руководителем организации. Единственное, выдавая сотруднику деньги для оплаты товаров, работ или услуг от имени компании, не следует забывать, что лимит расчетов наличными в рамках одного договора – 100 000 рублей. Это ограничение действует при расчетах с другими юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Таково положение пункта 1 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

Поэтому если речь идет об оплате наличными по одному договору, целесообразно выдавать под отчет не более 100 000 рублей. Если же подотчетная сумма предназначена для расчетов по нескольким договорам, то сотрудника нужно обязательно предупредить, что по одному договору он может заплатить наличными только в пределах 100 000 рублей. При этом не важно, сколько раз он будет платить. Важно, чтобы общая сумма всех наличных платежей по договору составила максимум 100 000 рублей. На то, что сотрудник при оплате товаров, работ, услуг от имени организации должен соблюдать лимит расчетов наличными, Центробанк обращает внимание в письме от 4 декабря 2007 г. № 190-Т.

Не забудьте, что для расчетов от имени организации подотчетному лицу нужно выписать доверенность. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей оформляется по унифицированной форме № М-2 или № М-2а. В остальных случаях доверенность можно выдать в произвольной форме. Главное, чтобы на ней была подпись руководителя и печать организации (Пункт 5 статьи 185 Гражданского кодекса РФ. )

Бывает, что поставщик просит оплатить наличными весь договор, даже если его сумма превышает 100 000 рублей. И организация-покупатель идет ему навстречу. Хочу вам напомнить, что штрафуют за нарушение лимита расчетов наличными не продавца, а покупателя. Согласно статье 15.1 КоАП РФ размер штрафа для организации составляет от 40 000 до 50 000 рублей. Руководителя при этом могут наказать на сумму от 4000 до 5000 рублей. Другое дело, что привлечь к административной ответственности по этому основанию можно только в течение двух месяцев со дня нарушения. Это следует из пункта 1 статьи 4.5 КоАП РФ. Поскольку такое правонарушение носит не длительный, а разовый характер. Соответственно если налоговые инспекторы пропустят срок давности, то наказать организацию они уже не вправе.

Если сотрудник покупает товар или оплачивает услуги не по доверенности, а от своего имени как физическое лицо, лимит расчетов наличными соблюдать не нужно. На сделки с физическими лицами лимит не распространяется.

– Мы выдаем подотчетным лицам корпоративные банковские карточки. Должен ли сотрудник соблюдать лимит расчетов, если он расплачивается за товар такой картой? – Если сотрудник расплачивается корпоративной банковской картой, то он совершает безналичные расчеты. Лимит расчетов наличными к ним никак не относится.

– Наша компания заключила с поставщиком так называемый рамочный договор. Мы оформляем заявки на товар, а поставщик на основании этих заявок выставляет нам счета на оплату. Можно ли в этом случае применять лимит расчетов наличными отдельно для каждого счета? – Нет. Лимит расчетов распространяется на весь договор в целом. То есть общая сумма оплаты наличными по всем счетам в рамках договора не должна превышать 100 000 рублей. А вот если единый письменный договор с поставщиком не заключен, тогда по каждому счету вы можете платить наличными не более 100 000 рублей.


Целесообразно

Установить срок возврата подотчетных сумм


А теперь попытаемся ответить на следующий вопрос: на какой срок выдаются подотчетные средства? Сразу скажу, что срок установлен только для командировочных расходов. Работник должен сдать отчет по таким расходам в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Иными словами, деньги для командировки выдаются на период командировки.

В остальных случаях руководитель организации может самостоятельно определить срок для выдачи подотчетных средств. Например, один месяц. Тогда работник должен отчитаться за полученные деньги и вернуть остаток не позднее трех рабочих дней после окончания этого срока. Так гласит пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.

Таким образом, организация сама решает, ограничивать срок, на который выдаются подотчетные суммы, или нет.

На мой взгляд, такой срок лучше установить, чтобы избежать ситуаций, когда сотрудник длительное время не отчитывается и не возвращает неизрасходованные подотчетные суммы.

Срок возврата подотчетных сумм обычно утверждается приказом руководителя. Организация также может прописать его в учетной политике. Можно в учетной политике не указывать конкретный срок, а зафиксировать, что срок возврата денежных средств из-под отчета определяется индивидуально в каждом конкретном случае. Тогда, выдавая деньги под отчет, сразу определяете, на какой срок они выдаются.

Учтите, если срок возврата не установлен, налоговики могут посчитать, что расчеты по подотчетным суммам должны совершаться в пределах одного рабочего дня. Такое мнение высказано в письме ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704.

Есть еще один неприятный момент, с которым вы можете столкнуться, не установив срок возврата подотчетных сумм. По закону, если сотрудник своевременно не вернул неизрасходованные подотчетные деньги, организация вправе удержать нужную сумму из его зарплаты (Статья 137 Трудового кодекса РФ.)

Но приказ о взыскании должен быть оформлен в течение месяца со дня нарушения, то есть с даты, когда сотрудник должен был отчитаться. Если же срок возврата не установлен, то непонятно, с какого дня отсчитывать месяц. Из-за этого могут быть проблемы с удержанием денег.

Напомню, что по инициативе организации можно удержать из зарплаты сотрудника не более 20 процентов заработка (Статья 138 Трудового кодекса РФ.)

При условии, что он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому лучше получить от него письменное согласие на удержание. В противном случае придется действовать через суд. Если задолженность «подотчетника» больше 20 процентов его месячной зарплаты, то взыскать всю сумму целиком можно только в судебном порядке.

Еще такой нюанс. Возможна ситуация, когда работник уволился, не рассчитавшись с компанией. В этом случае организация может вернуть деньги, подав иск в суд в течение срока исковой давности – трех лет. Пока компания не вернула деньги, долг «подотчетника» будет числиться в составе дебиторской задолженности.

– Требуется ли с сотрудником, которому периодически выдаются под отчет денежные средства, заключать договор о материальной ответственности? – Такого требования в законодательстве нет. Сама по себе выдача подотчетных сумм не является основанием для оформления договора о полной материальной ответственности. Как правило, договор о материальной ответственности заключается с сотрудниками, которые занимают определенные должности, например с кассирами, кладовщиками, заведующими складами, продавцами. Полный перечень таких должностей приведен в приложении 1 постановления Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Рекомендация лектора

Список подотчетных лиц не стоит фиксировать в учетной политике

В организации должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. Делать такой список частью учетной политики я вам не рекомендую. Поскольку изменить его будет проблематично. Ведь вносить изменения в учетную политику, как вы знаете, можно в строго ограниченных случаях. Как правило, список «подотчетников» оформляется приказом руководителя. В нем указываются должности, фамилии и инициалы работников, сроки составления авансового отчета или возврата подотчетных средств. На практике может возникнуть ситуация, когда потребуется выдать деньги сотруднику, которого нет в списке «подотчетников». Поэтому помимо перечня я обычно рекомендую писать, что в случае производственной необходимости выдача денежных средств иным лицам производится по письменному или устному распоряжению руководителя. В этом же приказе целесообразно предусмотреть, что в случае необходимости подотчетным лицам разрешено использовать для совершения сделок в интересах компании собственные денежные средства с последующим возмещением. Не забудьте, что работники должны быть ознакомлены с приказом под роспись. Ежегодно переиздавать приказ не нужно. Можно просто дополнять его по мере изменения состава подотчетных лиц.

Опасно

Перечислять подотчетные деньги на зарплатные карточки сотрудников

Многих бухгалтеров волнует вопрос, можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карту сотрудника.

Проблема в том, что законодательно такой способ выдачи денег под отчет не урегулирован.

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. В пункте 10 данного документа говорится, что подотчетные суммы выдаются наличными деньгами из кассы.

Пункт 2.5 Положения, утвержденного ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П, разрешает использовать для подотчетных операций банковские карты. Но здесь речь идет о корпоративной карте, а не о личной банковской карточке работника.

Перечисление подотчетных сумм на банковские счета работников, в том числе на зарплатные карты, нормативными актами Банка России не предусмотрено. На это указал Центробанк в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408, отвечая на вопрос о правомерности такого способа выдачи денег под отчет.

Правда, в более позднем письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Центробанк сообщил, что вопрос о допустимости возмещения командировочных расходов путем перечисления денег на банковские счета работников находится не в его компетенции. При этом он отметил, что, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, организация сама должна решить, каким разъяснением ЦБ РФ ей руководствоваться.

Замечу, что административной ответственности за перечисление подотчетных денег на зарплатную карту не установлено. Такая операция к числу нарушений порядка работы с наличными и ведения кассовых операций не относится, а значит, наказание по статье 15.1 КоАП РФ компании не грозит.

Однако, как показывает практика, такой способ выдачи денег под отчет чреват налоговыми спорами. Подотчетные суммы, которые перечислены на зарплатную карту работника, налоговики могут признать заработной платой и попытаться доначислить ЕСН, НДФЛ, взносы на пенсионное страхование, пени и штрафы. И скорее всего неправомерность такого подхода придется доказывать в суде. К счастью, судьи допускают возможность перечисления подотчетных сумм на банковскую карту работника.

Пример – постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007. В защиту своей позиции организация представила приказ руководителя, который разрешает в связи с производственной необходимостью выдачу денег под отчет с расчетного счета на банковскую карту подотчетного лица. Кроме того, она предъявила все авансовые отчеты и первичные документы, подтверждающие, что деньги подотчетным лицом действительно были потрачены на хозяйственные нужды. Дополнительным доказательством также послужило платежное поручение на перечисление денежных средств на счет работника, в котором отсутствовали слова «заработная плата».

Суд пришел к выводу, что налоговая инспекция не доказала факт выплаты работнику заработной платы в спорной сумме и правомерность начисления ЕСН.

Тем не менее я бы все-таки не рекомендовала перечислять подотчетные деньги на зарплатные карты работников. Лучше избегать лишних споров с налоговиками и выдавать деньги под отчет наличными из кассы или оформить корпоративные банковские карты.

Корпоративные карты организация может оформить к уже открытому расчетному или валютному счету. Для этого нужно заключить дополнительное соглашение с банком. Либо открыть специальный карточный счет. Не забудьте сообщить об открытии счета в свою налоговую инспекцию. Уведомление нужно составить по форме № С-09-1 (Приложение 1 к приказу ФНС России от 17 января 2008 г. № ММ-3-09/11@.)

Если организация не сообщила в налоговую, ей грозит штраф 5000 рублей по пункту 1 статьи 118 Налогового кодекса РФ.

Возможно

Выдавать под отчет иностранную валюту из кассы

На практике нередко иностранная валюта на командировочные расходы выдается под отчет наличными деньгами из кассы.

Сразу скажу, что Росфиннадзор считает выдачу наличных в инвалюте незаконной валютной операцией. Хотя вопрос на самом деле очень спорный.

Дело в том, что в Федеральном законе от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» четко не сказано, можно ли выдавать сотруднику инвалюту через кассу. С одной стороны, подпункт 9 пункта 1 статьи 9 этого закона разрешает оплату расходов на загранкомандировку в инвалюте. С другой стороны, в статье 14 говорится о том, что валютные операции должны проходить в безналичном порядке. Получается, что организации, которые выдают валютный аванс на командировку из кассы, нарушают валютное законодательство.

Однако в письме от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381 Центробанк высказал мнение, что выдача организациями наличной иностранной валюты своим сотрудникам в качестве аванса на загранкомандировки не противоречит Федеральному закону № 173-ФЗ. При этом он обратил внимание на пункт 6 статьи 4 этого закона. Он гласит, что все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов валютного законодательства Российской Федерации, актов органов валютного регулирования и актов органов валютного контроля толкуются в пользу компаний.

Арбитражная практика по этому вопросу неоднозначна.

Ряд судов выступает на стороне компаний, например постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 ноября 2007 г. № А21-2279/2007. Кроме того, в поддержку организации выступил и Президиум ВАС РФ в постановлении от 18 марта 2008 г. № 10840/07. Судьи пришли к выводу, что выдача сотруднику командировочных в инвалюте из кассы не запрещена валютным законодательством. Поскольку порядок валютных операций при оплате расходов на загранкомандировки не установлен. А значит, может проводиться без ограничений. Согласно пункту 2 статьи 5 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173ФЗ.

Некоторые судьи разделяют точку зрения Россфиннадзора. Пример – постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 декабря 2007 г. № А33-8805/07-Ф02-9375/07. Замечу, что ВАС РФ в определении от 14 апреля 2008 г. № 5097/08 согласился с решением федерального арбитражного суда и отказал в пересмотре этого дела.

– На какую сумму может оштрафовать Росфиннадзор за выдачу под отчет наличной инвалюты? – Поскольку проверяющие из Росфиннадзора считают это незаконной валютной операцией, организации грозит штраф по статье 15.25 КоАП РФ. Размер штрафа – от 75 до 100 процентов от суммы выданной инвалюты.


Таким образом, стоит ли выдавать под отчет инвалюту наличными из кассы, решать вам.

Но прежде чем принимать решение, определитесь, готовы ли вы в случае необходимости отстаивать свою точку зрения в суде. На мой взгляд, гораздо удобнее выдавать все деньги на загранкомандировку при помощи корпоративной карты.

Многие поступают так. Сотруднику выдают аванс на загранкомандировку из кассы в рублях. Он сам идет в обменный пункт и покупает инвалюту. Затем после возвращения из командировки продает остатки инвалюты и возвращает в кассу рубли.

Безусловно, закон не запрещает физическим лицам покупать инвалюту в обменных пунктах. Но учтите, если Росфиннадзор найдет доказательство, что организация обязала сотрудника купить инвалюту, например приказ руководителя, то может оштрафовать по пункту 1 статьи 15.25 КоАП РФ. Поскольку юрлица имеют право покупать иностранную валюту только в безналичном порядке (Пункт 1 статьи 11 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».)

И еще один момент. Поскольку аванс был выдан в рублях, значит, и авансовый отчет тоже должен быть в рублях. Поэтому все расходы на загранкомандировку в инвалюте пересчитываются в рубли. Для пересчета нужно брать курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Основание – пункты 5, 6 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006, пункт 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Теперь смотрите, что получается. Работник покупал инвалюту не по курсу ЦБ РФ, а по коммерческому курсу обменника, который обычно выше. Неизрасходованную валюту после командировки он также продавал по коммерческому курсу, который, как правило, ниже курса ЦБ РФ. В результате из-за разницы курсов некоторая сумма может быть потеряна на обмене.

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, работнику возмещаются все затраты на командировку, понесенные с разрешения или ведома работодателя. Поэтому в бухучете эту сумму потерь вы включаете в командировочные расходы, зафиксировав в авансовом отчете. При условии, что работник представил справки о покупке-продаже валюты из обменных пунктов.

А вот при расчете налога на прибыль учесть сумму потерь из-за коммерческих курсов валют не получится. В налоговом учете использовать коммерческий курс нельзя. Об этом сказано в письме Минфина России от 1 февраля 2005 г. № 07-05-06/32. В результате в учете появится постоянная разница по ПБУ 18/02.

Запрещено

Выдавать деньги под отчет, если сотрудник не отчитался по предыдущей сумме


При выдаче денег под отчет следует помнить о двух ограничениях. Они установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Первое – нельзя выдавать деньги под отчет сотруднику, который еще не отчитался по предыдущей подотчетной сумме. На практике, к сожалению, бывает несколько иначе. За нарушение этого требования административных санкций нет. Это подтверждает и судебная практика, например постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04. Дело в том, что административная ответственность за нарушение Порядка кассовых операций предусмотрена в строго ограниченных случаях. Они перечислены в статье 15.1 КоАП РФ. Такого нарушения, как выдача под отчет денег сотруднику, не отчитавшемуся по полученным ранее суммам, среди них нет. Тем не менее при проверках это считается нарушением кассовой дисциплины.

И второе ограничение – сотрудники не вправе передавать подотчетные деньги друг другу. Административное наказание за его нарушение также не предусмотрено.

Но вот налоговые инспекторы могут посчитать подотчетную сумму, по которой работник не отчитался, его доходом и доначислить ЕСН и НДФЛ. Поэтому во избежание споров с контролирующими органами данные правила нарушать не стоит.

Вопросы после лекции

Сотрудник останавливался на время командировки в частной гостинице. При оплате за проживание ему выдали только корешок приходника. Можем ли мы учесть плату за гостиницу при расчете налога на прибыль?

Для подтверждения расхода этого недостаточно. У налоговых инспекторов при проверке будут претензии. Подтвердить факт платы за гостиницу можно либо кассовым чеком, либо БСО. Если БСО нет, то потребуется чек ККМ. 

Подотчетное лицо вернуло деньги в кассу организации. Можно ли расходовать их на выдачу зарплаты?

Здесь надо смотреть, откуда пришли эти деньги. Если вы брали их из банка под отчет и они не все потрачены, то вы должны вернуть их обратно в банк. Если это деньги из наличной выручки, то в этом случае сдавать их в банк не нужно. Вы можете остаток подотчетных денег расходовать на зарплату. Напомню, что организация может расходовать наличную выручку на заработную плату и иные выплаты работникам, в том числе социального характера; стипендии; командировочные расходы; оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг; выплату за оплаченные ранее наличными день-гами и возвращенные товары, невыполненные работы; выплату страховых возмещений по догово-рам страхования физических лиц. Расходовать денежные средства, поступившие в кассу, на другие цели, например на предоставле-ние займов, нельзя.

Покупатель расплатился за продукцию наличными. Можно ли сразу из выручки выдать под отчет суммы на хозрасходы? Или нужно сначала сдать выручку в банк, а потом оформить снятие наличных денег по чеку?

Вы можете сразу из поступившей наличной выручки выдать под отчет нужную сумму. Это следует из пункта 2 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Исключение – наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, например, при комиссионной торговле. Такие средства нужно полностью сдать в банк. О целях расходования выручки вы должны письменно сообщить в свой обслуживающий банк.

А если мы не сообщим в банк, нас оштрафуют?

Нет, за расходование средств из выручки без согласования с банком штраф вам не грозит. Но это будет отражено в акте проверки. Банк просто укажет, что организация должна соблюдать требования, установленные нормативными актами.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка