Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О подвохах в пособиях и компенсациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Компенсация расходов на командировку

1 июля 2009 160 просмотров

Расчет

Суточные платятся даже в том случае, если работник направлен туда, где у него есть прописка.

– В командировку сотрудник вылетел самолетом 2 июня в 0 часов 30 минут. Поясните, пожалуйста, с какого дня ему полагаются суточные: со 2 июня или все-таки с 1-го?

– Давайте разбираться. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, а также за дни, когда работник находится в пути. При этом днем отъезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если время отправления после 0 часов, день отъезда – последующие сутки. Кроме того, учитывается время проезда до станции или аэропорта, если они расположены за чертой города. Таково правило пункта 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

В вашем случае самолет вылетает в 0 часов 30 минут. Может показаться, что днем отъезда нужно считать день вылета – 2 июня. Но не забывайте, что перед посадкой в самолет нужно пройти регистрацию. А регистрация обычно заканчивается за 40 минут до посадки. То есть сотрудник должен прибыть в аэропорт как минимум в 23 часа 50 минут. Еще ему нужно время, чтобы добраться до аэропорта, который находится за чертой города. Получается, что день отъезда в командировку – 1 июня. Значит, с этого дня вы и начисляете суточные.

– У меня еще один вопрос. Мы выплачиваем суточные по российским командировкам в размере 1200 рублей. Не будет ли проблем с признанием расходов на суточные, так как их сумма больше 700 рублей?

– С 2009 года суточные при расчете налога на прибыль не нормируются. Поэтому вы можете учесть всю сумму суточных в расходах. Главное, чтобы расходы на командировку были документально подтверждены и имели производственный характер. Соответственно у вас должны быть приказ руководителя на командировку, командировочное удостоверение, проездные документы, а также документы, подтверждающие выплату денег сотруднику.

Не забудьте, что размер суточных должен быть закреплен в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте организации. Таково требование статьи 168 Трудового кодекса РФ и пункта 11 Положения № 749. Если все эти условия выполнены, то с признанием расходов на выплату суточных проблем быть не должно.

А вот с НДФЛ нужно быть внимательнее. Как вы знаете, не облагаются НДФЛ суточные в пределах 700 рублей за каждый день командировки по России и 2500 рублей за каждый день загранкомандировки. Такой порядок установлен пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Поэтому с суточных, выплаченных свыше установленного кодексом лимита, вам придется удержать НДФЛ.

– Наша организация находится в Москве. У нас работает сотрудник, который имеет постоянную прописку в Санкт-Петербурге. По производственной необходимости он направлен туда в трехдневную командировку. Нужно ли платить ему суточные?

– Да, суточные вы платите. Я понимаю, вас смущает то, что сотрудник командирован в город, где имеет постоянную регистрацию. Ведь, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства. Кроме того, в пункте 11 Положения № 749 сказано, что, если сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться из командировки к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. А постоянным местом жительства прежде всего считают место постоянной прописки.

Однако здесь столь формальный подход неуместен. Это подтверждают и чиновники из Минздравсоцразвития. Они разъясняют, что при решении вопроса о выплате суточных нужно учитывать возможность сотрудника ежедневно возвращаться в место постоянного проживания, которым считается место жительства в местности, где расположена организация-работодатель. При этом статус регистрации сотрудника по месту жительства не имеет значения. Вы можете посмотреть письмо Минздравсоцразвития России от 30 марта 2009 г. № 22-2-1100. Мало того, невыплата суточных нарушает права сотрудника и ставит его в неравное положение по сравнению с другими работниками организации.

– У нас коммерческая организация. Работник едет в командировку за границу. Принимающая сторона по договоренности оплачивает ему питание и гостиницу. Нужно ли платить работнику суточные?

– Да, суточные вы выплачиваете. Это ваша обязанность согласно статье 168 Трудового кодекса РФ. Напомню, что, если командировка за границу однодневная, суточные выплачиваются в размере 50 процентов от суммы, установленной локальным нормативным актом компании. Такой порядок предусмотрен пунктом 20 Положения № 749.

Замечу, что для бюджетников на этот случай установлены особые правила. Они прописаны в пункте 7 постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812. Если принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированного работника иностранной валютой на личные расходы, то суточные в иностранной валюте ему не выплачиваются. Если принимающая сторона не выплачивает иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет работнику за свой счет питание, ему положены суточные в инвалюте в размере 30 процентов суточных, установленных данным постановлением Правительства РФ.

Рекомендация лектора

Прописывая размер суточных, избегайте слова «норматив»

Когда вы разрабатываете положение о командировках и прописываете в нем суточные, советую не употреблять слово «норматив». Велика вероятность, что в случае превышения установленного размера суточных налоговики автоматически посчитают затраты сверхнормативными и не признают в расходах. Хотя с этого года, как известно, суточные при расчете налога на прибыль не нормируются.Чтобы избежать лишних споров с проверяющими, лучше писать более мягко: не «норматив», а «рекомендуемый лимит». Кроме того, можно добавить, что в случае производственной необходимости и форс-мажорных обстоятельств позволительно выходить за рекомендуемые лимиты по письменному или устному распоряжению руководителя.И еще один момент. Некоторые бухгалтеры полагают, что размеры суточных достаточно установить приказом руководителя. Это заблуждение. Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, размеры расходов, связанные с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. То же самое прописано и в пункте 11 Положения № 749. Что такое локальный нормативный акт? Это документ длительного характера. Таким документом, в частности, является положение о командировках. А приказ – это распорядительный документ разового действия. Поэтому фиксировать размер суточных лучше не в приказе, а в положении о командировках.

Проживание

Требуйте от работников кассовый чек за гостиницу. Счета по форме № 3-Г уже не действуют.

– Наши сотрудники ездили в командировку на завод в другой город. При оплате за проживание в гостинице завода им выдали только счет по форме № 3-Г без чеков ККТ. Как объяснили сотрудники гостиницы, у них сломался контрольно-кассовый аппарат. Я боюсь, что без чеков налоговые инспекторы расходы на проживание не признают. Как нам быть? Может ли здесь помочь письмо от гостиницы?

– К сожалению, письмо вас не спасет. Как известно, с 1 декабря 2008 года форма № 3-Г не является бланком строгой отчетности. Поэтому, по мнению чиновников, она не может использоваться без применения контрольно-кассовой техники. Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-01-15/1-11. Соответственно, если гостиница вам выписала счет по форме № 3-Г, а чек не выдала, расходы на проживание налоговики не примут. Что можно сделать в такой ситуации? Попытайтесь договориться с гостиницей, что вы ей оплатите за проживание сотрудника по безналу, а наличные она вам вернет. Тогда и чек для подтверждения расходов вам не понадобится.

– Еще такой вопрос. Можно ли в случае безналичной оплаты за гостиницу подтвердить расходы на проживание накладной по форме № ТОРГ-12?

– ТОРГ-12 однозначно не подойдет, поскольку это товарная накладная и выписывается она на товар. А здесь речь идет об оказании услуг. Поэтому лучше всего, если гостиница оформит акт как подтверждение того, что услуга оказана. Называть его счетом не надо. В крайнем случае в качестве аналога акта может послужить счет по форме № 3-Г.

– Сотрудник привез из командировки БСО, разработанный самой гостиницей. Он распечатан на принтере. Можно ли таким документом подтвердить расходы на проживание?

– Нет. Поскольку бланк строгой отчетности гостиницы не соответствует требованиям Положения, утвержденного постановлениям Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Согласно этому документу, БСО должен быть изготовлен типографским способом. На типографском бланке обязательно указывается номер заказа, год его выполнения и тираж. Компьютер не может использоваться для создания БСО. Так разъясняет Минфин России в письме от 7 ноября 2008 г. № 03-01-15/11-353.

– Работник приехал из загранкомандировки и представил в бухгалтерию документ об оплате проживания в отеле. В нем указано, что в сумму проживания включено питание. Я отнесла на расходы всю стоимость проживания целиком, поскольку сумма питания не была выделена. Можно ли так делать?

– Налоговая инспекция при проверке скорее всего сделает замечание. Здесь уже все зависит от инспектора. Чиновники в подобных случаях рекомендуют обращаться в администрацию гостиницы для подтверждения суммы питания либо определить ее расчетным путем. Вы можете посмотреть письмо Минфина России от 4 марта 2005 г. № 03-05-01-04/51. В нем сказано, что, если работнику были выплачены суточные, он должен вернуть в бухгалтерию организации стоимость питания в гостинице, которая вошла в счет. Либо с этой суммы должен быть удержан НДФЛ. Для налога на прибыль стоимость питания учитываться не должна.

– Ольга Анатольевна, сотрудник потерял документы об оплате гостиницы. Можем ли мы ему возместить эти расходы по заявлению?

– Можете, но только за счет чистой прибыли. В положении о командировке целесообразно прописать, подлежат ли возмещению документально не подтвержденные затраты работника на оплату жилья. Если организация готова компенсировать такие расходы на командировку, то в положении о командировке нужно определить сумму возмещения. Есть еще один выход – обратиться в гостиницу, чтобы она подтвердила факт оплаты услуг, оказанных ей.

– Наш работник на время командировки арендовал квартиру. Руководство разрешило, поскольку это дешевле, чем жить в гостинице. Как правильно подтвердить расходы на проживание?

– Подтвердить расходы можно любым двусторонним документом о найме жилья, например договором или актом. Он должен быть подписан владельцем квартиры и сотрудником. Форма документа – произвольная. Но в нем должны быть все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Такого мнения придерживаются и судьи. Пример – постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007.

Что касается долгосрочной аренды квартир для командированных сотрудников, хочу вас предупредить. На практике инспекторы не признают расходы на оплату жилья за время между командировками. Поэтому, чтобы избежать споров с проверяющими, учитывайте только ту часть платы за жилье, которая приходится на дни, когда сотрудники фактически проживают в такой квартире. Остальную часть платы списывайте за счет собственных средств организации.

Проезд

Отстоять расходы на билет, если дата отъезда не совпадает с датой окончания командировки, можно.

– Директор приехал из командировки в воскресенье. Хотя командировка была по пятницу и вернуться он должен был тоже в пятницу. Суточные за эти выходные мы ему не платили, но обратный билет компенсировали. Будут ли претензии налоговиков при проверке к расходам на проезд?

– Расходы на обратный билет однозначно снимут. Поэтому оцените риски. Если стоимость билета небольшая, возможно, проще ее списать за счет чистой прибыли. Но тогда стоимость билета будет считаться доходом сотрудника и облагаться НДФЛ.

Если расходы на обратный билет существенны и директор действительно задержался в командировке, то документы необходимо продлить до воскресенья. Тогда претензий к экономической обоснованности расходов на обратный проезд не будет. Налоговые органы могут запросить подтверждение контрагентов о том, что ваш руководитель работал у них в командировке в субботу и воскресенье. Продлив командировку, не забудьте доплатить директору суточные, а также начислить зарплату за работу в выходные дни.

– Ольга Анатольевна, у нас похожая ситуация. Сотрудник вернулся из командировки позже на два дня. Задержку он объяснил тем, что в кассе не было билетов на более раннюю дату. Можно ли в этом случае учесть стоимость обратного билета при расчете налога на прибыль?

– Я думаю, можно. Но сотрудник должен подтвердить, что билетов действительно не было. Например, принести справку из билетной кассы вокзала или сделать распечатку из Интернета.

Кроме того, задержка выезда работника из командировки должна быть одобрена руководителем. Это подтвердит целесообразность понесенных расходов. Тогда тот факт, что даты в билете и командировочном удостоверении не совпадают, не помешает учесть расходы на билет при расчете налога на прибыль. Такой вывод следует из писем Минфина России от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191, от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74. Не забудьте, что в этом случае командировку необходимо продлить и произвести все выплаты, включая суточные.

– Мы столкнулись с непростой ситуацией. Билеты командированному сотруднику уже куплены, в том числе и на обратную дорогу. Он доезжает до места назначения, но руководитель ему дает указание лететь в другой город. Обратный билет пришлось сдать. Можно ли затраты на билеты в такой ситуации считать обоснованными и учесть их при расчете налога на прибыль?

– Да, можно. Минфин России в письме от 2 мая 2007 г. № 03-03-06/1/252 разъяснил, что в расходы по прибыли можно включить стоимость всех приобретенных билетов, за минусом суммы, которую перевозчик вернул за сданный билет. При этом вы должны быть готовы обосновать перемену места командировки. Не забудьте оформить соответствующий приказ руководителя.

– Наша компания направила работника в загранкомандировку в Италию. Сразу после завершения служебного задания он хочет провести в месте командировки неделю отпуска. Можно ли в такой ситуации списать стоимость обратного билета в расходы?

– Налоговики не согласятся с расходами на обратный билет, если сотрудник останется в месте командировке на отдых. Задержка по такой причине не является экономически оправданной. Считается, что организация в подобных ситуациях оплачивает проезд не из места командировки, а с места отдыха. Такую точку зрения высказал Минфин России в письме от 10 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/111. Вот если бы ваш сотрудник задержался по производственной необходимости, то нужно было бы просто продлить командировку, сделав соответствующий приказ.

– Наш сотрудник добирался до аэропорта на такси. Но подтвердить оплату может только квитанцией к приходнику. Кассового чека нет. Можно ли учесть расходы на такси при расчете налога на прибыль?

– Налоговики всегда настаивали на том, чтобы оплата проезда на такси подтверждалась кассовым чеком. Вы можете посмотреть письмо УФНС по г. Москве от 19 декабря 2007 г. № 28-11/121388. Подтвердить расходы на такси можно также бланком строгой отчетности, разработанным перевозчиком. При условии, что он отвечает требованиям постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Квитанция к приходному кассовому ордеру с печатью и подписью водителя подтверждает расходы на такси только косвенно. Поэтому в вашей ситуации есть риск, что налоговый инспектор расходы не примет. Если цена вопроса невелика, на мой взгляд, проще компенсировать сотруднику оплату такси за счет собственных средств фирмы. Для этого ваш сотрудник должен написать заявление в произвольной форме и приложить к нему квитанцию приходника об оплате проезда на такси.

Рекомендация лектора

Расходы на такси должны быть экономически обоснованы

Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, в отличие от прежней инструкции не запрещает учитывать расходы на проезд на такси. Но придирки при налоговой проверке не исключены. Поэтому я вам настоятельно рекомендую заранее позаботиться об экономической обоснованности поездок на такси. Обосновать проезд на такси можно тем, что во время поездки уже не ходил общественный транспорт. Также оправдает затраты на такси тот факт, что сотрудник перевозил материальные ценности или документы, которые могли быть утеряны в общественном транспорте. Кроме того, можно указать, что такси позволяет сэкономить рабочее время. И главное, не забывайте о документальном подтверждении расходов на такси. На это неоднократно обращал внимание Минфин России в своих разъяснениях. Одно из последних – письмо Минфина России от 22 мая 2009 г. № 03-03-06/1/339.

– Ольга Анатольевна, сотрудник пользовался услугами такси для разъездов по городу, когда был командирован. Можно учесть расходы на такси в месте командировки?

– Нет, такие расходы не учитываются. Они не предусмотрены статьей 264 Налогового кодекса РФ. В подпункте 12 пункта 1 этой статьи речь идет только о проезде работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

– Сотрудник, вернувшись из командировки, обнаружил, что потерял авиабилет. В организации осталась только ксерокопия, которая была сделана еще до поездки. Имею ли я право списать стоимость билета на расходы для расчета налога на прибыль?

– Нет, налоговая инспекция не признает такой расход. Вы можете списать его только за счет чистой прибыли. Но решить этот вопрос можно. Для этого нужно заказать дубликат у перевозчика. Тогда претензий со стороны налоговиков к вам не будет.

Комментарий редакции

Как оплачивать сотрудникам работу в командировке

Все рабочие дни за время командировки оплачиваются исходя из среднего заработка. Не является исключением и однодневная командировка. При этом зарплата начисляется в соответствии с графиком работы родной организации. Таково правило пункта 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.Если сотрудник специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день, то такая работа оплачивается либо в двойном размере, либо в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха. Причем в расчет нужно брать не средний заработок, а оклад или тарифную ставку. Это следует из статьи 153 Трудового кодекса РФ.Нередко дни отъезда в командировку или дни прибытия из командировки приходятся на выходные или праздники. Такие дни также нужно оплачивать не менее чем в двойном размере по статье 153 Трудового кодекса РФ.Выезд работника в командировку в выходной день нужно рассматривать как работу в выходной день. К такому выводу пришел Верховный суд РФ в решении от 20 июня 2002 г. № ГКПИ2002-663. Соответственно оплачивается этот день либо в двойном размере, либо в одинарном размере плюс отгул.Ну а чтобы не было проблем с учетом таких расходов при расчете налога на прибыль, внутренний распорядок организации должен предусматривать работу в выходные и праздничные дни. Такие разъяснения дал Минфин России в письме от 4 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/39.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка