Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как инспекции ужесточают работу с компаниями

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Претензии инспекции к первичным документам

1 августа 2009 28 просмотров

Отсутствует акт выполненных работ или оказанных услуг

Одним из условий для признания расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете является их документальное подтверждение. Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ и пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Очень часто налоговики в обязательном порядке для подтверждения расходов требуют акты выполненных работ или оказанных услуг. Без этих документов инспекторы не признают расходы и доначисляют компаниям налог на прибыль. Аргументы у инспектора такие – расходы должны быть подтверждены «первичкой». То, что в качестве первичного документа должен выступать именно акт, следует из пункта 2 статьи 272 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что датой осуществления расхода по услугам или работам производственного характера признается дата подписания акта. Если акт у организации отсутствует, то все расходы налоговики снимают с учета.

Однако у компаний есть все основания признать затраты и без этого документа. Во-первых, факт осуществления расходов может подтвердить и любой иной документ, даже косвенно свидетельствующий об этом, – пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Такими документами, например, могут быть платежные документы, счета-фактуры, наряды-заказы, договоры на оказание услуг, выполнение работ. Подтверждают эту позицию и судьи – постановления ФАС Московского округа от 20 января 2009 г. № КА-А40/12411-08, ФАС Северо-Западного округа от 13 ноября 2006 г. № А56-47433/2005 и др.

Во-вторых, составление акта обязательно, только если требование о его наличии предусмотрено гражданским законодательством или заключенным договором. Так вот, Гражданский кодекс РФ прямо предписывает составлять акт лишь при выполнении работ по договору строительного подряда – пункт 4 статьи 753. Об обязательном составлении акта также упоминается в статье 720 того же кодекса, которая распространяется на все виды договоров подряда. При этом в ней сказано, что наряду с актом стороны могут составить и любой другой документ, который подтвердит приемку выполненных работ или оказанных услуг. Как видите, составление акта в большинстве случаев совсем даже и не обязательно. И если жесткого условия о составлении акта ни в гражданском законодательстве, ни в договоре между сторонами не предусмотрено, то его сможет заменить и другой документ.

Так, например, работы и услуги можно учесть на основании договора. При этом достаточно будет прописать в нем следующее условие: «если заказчик по окончании срока оказания услуг, указанного в договоре, не предъявляет претензии исполнителю, то услуга считается оказанной (работы выполненными)». Эта фраза и будет тем самым подтверждением приемки услуг или работ. Минфин России такой подход не оспаривает – письма от 20 августа 2007 г. № 03-03-06/1/576, от 17 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/778.

– Надо ли требовать от арендодателя ежемесячные акты, чтобы подтвердить свои расходы? – Нет, не надо. Ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды для документального подтверждения расходов не требуется, если, конечно, условие о составлении таких актов прямо не предусмотрено в договоре аренды. Для того чтобы подтвердить свои расходы, арендатору достаточно иметь договор аренды и акт приема-передачи арендованного имущества, он может быть составлен и в виде приложения к договору. Этих документов вместе со счетами и документами об оплате будет достаточно для подтверждения затрат на аренду. Радует, что все чаще аналогичное мнение начали высказывать и чиновники, – письма Минфина России от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559, УФНС России по г. Москве от 26 марта 2007 г. № 20-12/027737. Отмечу, что ранее контролирующие ведомства придерживались противоположной позиции и требовали для подтверждения расходов на аренду ежемесячные акты, – письма Минфина России от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/505, УФНС России по г. Москве от 30 августа 2006 г. № 20-12/77792. Но как я уже сказала, такое требование не совсем обоснованно и специалисты финансовой и налоговой служб и сами признали это в своих более поздних разъяснениях, ведь законодательством не предусмотрено требование об обязательном составлении актов приемки-передачи при оказании услуг по аренде. При этом акт о приемке-передаче самого помещения у компании быть обязан. Не путайте эти документы. Кстати, если инспекторы на местах все же будут противиться и требовать ежемесячные акты, знайте, что суды всех округов по данному вопросу всегда были на стороне организаций. В качестве примера приведу постановления ФАС Северо-Западного округа от 9 июля 2008 г. № А13-6245/2007, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 апреля 2007 г. № А56-16408/2006. Добавлю, что данная позиция в полной мере распространяется и на лизинговые услуги: составлять ежемесячные акты при лизинге тоже не требуется – письмо Минфина России от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/745.

Отсутствует расшифровка подписи в документе

Теперь давайте ответим вот на какой вопрос: должны ли в первичных документах в обязательном порядке присутствовать расшифровки подписей ответственных лиц?

На практике инспекторы то и дело при отсутствии расшифровок подписей в документах расходы компаниям не подтверждают. Они считают, что документ в таком случае оформлен с нарушением установленных правил, ведь в пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности сказано, что первичные документы обязательно должны содержать расшифровки подписей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления. ( Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утвержденное приказом Минфина России от 29 июля 1998 г № 34н)

Если документ не содержит расшифровку подписи, значит, он не соответствует одному из требований законодательства, а следовательно, принимать расходы по такому документу нельзя – статья 313 Налогового кодекса РФ.

Отмечу, что позиция налоговиков нашла поддержку в отдельных решениях арбитров, – постановления ФАС Дальневосточного округа от 4 августа 2006 г. № Ф03-А73/06-2/2540, ФАС Северо-Западного округа от 2 февраля 2006 г. № А13-1712/2005-28. Помимо ссылки на указанное Положение суды в своих решениях ссылались еще на один документ – Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105. Несмотря на то что документ принят достаточно давно, он продолжает свое действие и в настоящий момент. Так вот, из пункта 2.5 данного Положения также следует, что для придания бухгалтерской «первичке» юридической силы необходимо наличие в документе не только подписи должностных лиц, но и расшифровки этих подписей.

Вместе с тем по данному вопросу есть и другое мнение, и оно также обоснованно. Если мы обратимся к Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», то в пункте 2 статьи 9 этого закона мы увидим, что первичные учетные документы обязательно должны содержать наименование должностей ответственных лиц и их подписи. Никакого наличия расшифровок подписей в документах закон не требует. Налицо неустранимое противоречие в законодательстве, которое должно трактоваться в пользу организации. И если в документе отсутствуют расшифровки подписей, то это не может стать достаточной причиной для того, чтобы инспекция признала документ недействительным и не подтвердила организации расходы по нему.

Данная позиция также нашла отражение в арбитражной практике – определение ВАС РФ от 21 января 2008 г. № 18018/07, постановления ФАС Северо-Западного округа от 13 февраля 2008 г. № А42-13694/2005, ФАС Восточно-Сибирского округа от 18 сентября 2007 г. № А78-5307/06-Ф02-4651/07. Отдельно отмечу постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 28 февраля 2007 г. № Ф08-721/2007-293А. В нем судьи признали, что расшифровка подписи является обязательным реквизитом первичного документа, но при этом добавили, что отдельные недостатки в оформлении «первички» не влекут за собой автоматического отказа в признании расходов. В итоге суд компанию поддержал и не позволил налоговикам снять расходы по документу без расшифровки.

Как видите, вопрос достаточно спорный и возник он из-за явного противоречия в законодательстве. В соответствии с пунктом 7 статьи 3 Налогового кодекса РФ все неустранимые сомнения, неясности и противоречия нормативных актов следует толковать в пользу организации. И если в основном федеральном законе по бухучету отсутствует требование о наличии расшифровки подписей в «первичке», то компания имеет полное право в соответствии с этим законом принимать к учету такие документы и подтверждать ими свои расходы. Но чтобы заранее избежать конфликтную ситуацию с налоговиками, тщательно проверяйте поступающую в организацию «первичку» и требуйте от своих исполнителей при оформлении документов указывать расшифровки подписей.

«Первичка» уничтожена строго через пять лет

Нередко споры у организаций с проверяющими выходят вот по какой причине. Организация, посчитав, что срок хранения «первички» истек, избавилась от нее. В то же время налоговики настаивают, что компания слишком рано уничтожила документы, и поскольку представить их не может, не подтверждают компании ее расходы. Давайте определимся, сколько по времени компания обязана хранить бухгалтерские документы.

Смотрите, согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, документы, необходимые для налоговых расчетов, в том числе и бухгалтерскую «первичку», следует хранить в течение четырех лет. Ни о каких исключениях в данной норме речи не идет.

В то ж время в другом законе сказано, что все бухгалтерские документы нужно хранить не менее пяти лет, – статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. И снова никаких исключений не предусмотрено. Указано лишь, что конкретный период хранения каждого документа нужно определять в соответствии со специальными Перечнем и Положением. ( Перечень, утвержденный приказом Росархива от 6 октября 2000 г, Положение, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г № 03-33/пс)

Примечательно, что сроки в этих специальных документах порой противоречат самому закону, в котором дана ссылка на них. Так, в законе № 129-ФЗ сказано, что срок хранения всех бухгалтерских документов не может быть менее пяти лет, но при этом в Перечне срок, установленный для хранения месячной бухгалтерской отчетности, составляет не менее года. ( Статья 135 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 года)

Чтобы избежать претензий, я рекомендую организациям хранить все бухгалтерские документы не менее пяти лет. Правда, и на этом разногласия с проверяющими могут не закончиться. Дело в том, что существуют исключительные случаи, в которых документы следует хранить еще более длительный срок. Но, к сожалению, об этих исключениях ни слова не сказано в общих нормах бухгалтерского и налогового законодательства, которые посвящены срокам хранения документов.

Так, например, особый порядок хранения установлен для такой бухгалтерской «первички», которая служит подтверждением возникновения убытка в налоговом учете компании. Такие документы необходимо хранить в течение всего срока, в котором организация будет уменьшать базу по налогу на прибыль на имеющийся убыток. Это следует из пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ. После того как вся сумма убытка будет погашена, «первичку», подтверждающую его формирование, придется хранить еще в течение четырех лет – подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Если не выполнить это требование и избавиться от документов, подтверждающих убыток, исходя из общего срока – по истечении пяти лет, то налоговики вряд ли позволят компании снизить налоговую базу на сумму этого убытка. И это несмотря на то, что в уже знакомой нам статье 17 Федерального закона от 26 декабря 1996 г. № 129-ФЗ четко сказано, что все бухгалтерские документы следует хранить не менее пяти лет без каких-либо исключений.

Приведу еще один реальный пример из деятельности компании. Организация выявила безнадежный долг и учла его в расходах. Бухгалтерские документы, которые свидетельствовали о наличии этого долга, компания по истечении пятилетнего срока уничтожила. При проверке налоговики усомнились в безнадежности долга и потребовали представить всю «первичку» по нему. Понятно, что компания сделать этого не смогла. Инспекторы сняли из расходов компании сумму безнадежного долга и доначислили организации налоги. Суд в этой ситуации встал на сторону инспекции. По их мнению, вывод об истечении срока исковой давности по задолженности может быть сделан исходя из конкретных обстоятельств возникновения задолженности и с учетом оценки первичных документов, которые подтвердили бы момент возникновения обязательства и срок его исполнения. Если организация не может представить «первичку», несмотря на то, что статья 17 закона № 129-ФЗ позволяет не хранить бухгалтерские документы свыше пяти лет, долг невозможно признать безнадежным, а следовательно, и сумму этого долга нельзя учесть в расходах. ( Определение ВАС РФ от 31 января 2008 г № 16192/07)

Следует отметить, что специальные порядки и сроки хранения документов установлены для акционерных обществ. С ними можно ознакомиться в постановлении ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33пс. Изучая его, мы выявим очередное противоречие. Согласно закону № 129-ФЗ, бухгалтерские документы, в том числе и отчетность, нужно хранить всем организациям не менее пяти лет. А в этом положении говорится, что хранить годовую бухгалтерскую отчетность акционерные общества должны вечно.

Таким образом, компаниям, которые любят избавляться от лишней документации, следует быть предельно осторожными, чтобы в общей массе не уничтожить документы с особыми сроками хранения. Иначе возможны споры с проверяющими, когда инспекторы откажутся подтверждать расходы из-за отсутствия той или иной «первички».

Кстати, если компания уничтожит бухгалтерские документы до истечения установленных в законодательстве сроков, то в такой ситуации ей могут не только отказать в признании расходов, но и привлечь к административной и налоговой ответственности.

Комментарий редакции

Как рассчитать срок хранения бухгалтерских документов

Обратите внимание, что началом срока хранения какого-либо бухгалтерского документа является вовсе не день, следующий за днем оприходования этого документа. Отсчет пойдет лишь с 1 января года, следующего за годом, в котором данный документ был принят к учету. Об этом сказано в пункте 2.9 указаний по применению Перечня, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г. Подтверждают такой порядок расчета и судьи – постановление ФАС Уральского округа от 12 марта 2008 г. № Ф09-588/08-С3. Единственное исключение из данного правила предусмотрено для книги покупок и книги продаж. Начало срока хранения этих документов следует определять с даты последней записи в них – пункты 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.Кстати, для хранения бухгалтерских документов организация должна оборудовать специальные шкафы, сейфы или даже целые помещения – пункт 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105. Все рекомендации к устройству архивных хранилищ можно найти в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Отметим, что соблюдать абсолютно все требования, приведенные в этом документе, организациям совсем не обязательно. Это следует из абзацев 3 и 6 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Вопросы после лекции

Существует административная ответственность за нарушение сроков хранения бухгалтерских документов?

За несоблюдение порядков и сроков хранения учетных документов суд может оштрафовать руководителя или главного бухгалтера организации на сумму от 2000 до 3000 рублей – статья 15.11 и часть 1 статьи 23.1 КоАП РФ. В каждом конкретном случае виновный в несоблюдении сроков хранения документов устанавливается индивидуально, но, как показывает практика, чаще всего им становится главный бухгалтер. Если проанализировать сложившуюся судебную практику, то можно придти к выводу, что привлечь руководителя за данный вид нарушения можно только в трех случаях. Первый случай, если в организации вообще не было главного бухгалтера – постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2. Второй – если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной компании – пункт 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18. Третья ситуация, когда директор не сможет избежать ответственности, возникнет, если причиной нарушения сроков хранения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен, – пункт 25 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18. Отсутствие «первички», счетов-фактур, а также регистров бухучета является также и налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Если подобные нарушения были допущены в течение одного налогового периода, то инспекция вправе оштрафовать компанию на сумму 5000 рублей. Если проверяющие обнаружат отсутствие документов в разных налоговых периодах, то размер штрафа увеличится до 15 000 руб-лей. Кроме того, если отсутствие документов приведет к занижению налоговой базы, то размер штрафа составит 10 процентов от суммы каждого неуп-лаченного налога, но не менее 15 000 руб-лей. 

Можем ли мы хранить бухгалтерские документы в электронном виде?

Да, можете. Согласно бухгалтерскому законодательству, первичные и сводные учетные документы можно составлять как на бумажных, так и на машинных носителях информации – пункт 7 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В налоговом законодательстве также предусмотрена возможность ведения регистров учета на бумажных или машинных носителях и в электронном виде – статья 314 Налогового кодекса РФ. Таким образом, хранить в электронном виде первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета можно. Единственное условие – эти документы непременно должны быть заверены электронной цифровой подписью – статья 3 Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. При этом помните, что по требованию налоговиков вы должны будете представить копии электронных документов на бумаге, заверенные живой подписью, – пункт 1 статьи 252 и пункт 1 статьи 93 Налогового кодекса РФ. Аналогичный подход по этому вопросу и у чиновников – письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1/314.

Каким первичным документом наша организация сможет подтвердить свои расходы по приобретению доли в уставном капитале другой компании?

В Налоговом кодексе РФ четко не определено, какими документами следует подтверждать свои затраты на приобретение доли в другой компании. Перескажу вам то, что советуют налоговики по данному вопросу. Подтверждением могут служить любые документы, из которых можно четко установить размер затрат, которые осуществила компания в связи с приобретением доли. Такими документами могут быть договор на покупку доли, платежные документы, извещение, направленное обществу или его участникам, в котором сообщается о цене и условиях продажи доли третьим лицам, и т. п. Так сказано в письме УФНС России по г. Москве от 15 декабря 2005 г. № 20-12/93067.

По условиям договора поставщик самостоятельно доставляет на наш склад товары и цена за доставку указана отдельно от цены товара. Поставщик нам товары привез, на них есть накладная и счет-фактура, а на услуги по доставке он нам представил лишь счет-фактуру и товарно-транспортную накладную. Не возникнет ли у нас проблем с учетом расходов на доставку или надо потребовать от поставщика акт?

Как я уже говорила, налоговики очень часто предъявляют организации претензии, если не видят акты на оказанные услуги. Но в вашем случае вы имеете полное право учесть затраты на доставку на основе имеющихся документов. В гражданском законодательстве требование о составлении акта по услугам доставки не прописано – главы 39 и 40 Гражданского кодекса РФ. И если в вашем договоре с поставщиком условие о составлении акта также не прописано, тогда требовать данный документ от поставщика совсем не обязательно. Для признания расходов на услуги можно воспользоваться и иными документами, например в вашем случае – транспортной накладной, только в ней должна быть отметка о приеме доставленного товара. То, что этого документа достаточно для подтверждения расходов, следует из положений пунк-та 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129?ФЗ, статьи 313 и пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка