Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как без ошибок выдать декабрьскую зарплату до Нового года

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Проверяем статус работника для расчета НДФЛ

1 сентября 2009 165 просмотров

За статусом работников должны следить все компании, даже те, где нет иностранцев

Многие компании полагают, что статус резидента или нерезидента действует только для иностранных работников, а россияне автоматически являются налоговыми резидентами. Сразу скажу, что такое мнение ошибочно. Давайте обратимся к определению резидента, которое дано в пункте 2 статьи 207 Налогового кодекса РФ. Это физические лица, которые фактически находятся на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

Любой выезд сотрудника за пределы России прерывает период его нахождения на территории РФ. И если продолжительность выездов за 12 месяцев в совокупности составит более 182 или 183 – для високосного года дней, то такой работник получит статус нерезидента.

Как видите, при определении статуса важен только сам факт нахождения человека на территории России. Ни гражданство, ни место рождения, ни место жительства на налоговый статус никакого влияния не оказывают. Таким образом, резидентами могут быть признаны иностранные сотрудники, а нерезидентами – граждане РФ. Об этом не раз напоминали чиновники в своих разъяснениях – письма Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/72, от 31 декабря 2008 г. № 03-04-06-01/397, ФНС России от 23 сентября 2008 г. № 3-5-03/529 @ .

Обратите внимание: если работник выезжает за границу для краткосрочного лечения или обучения, то такие факты для определения статуса не имеют значения. То есть эти периоды срок пребывания гражданина на территории РФ не прерывают. При этом под краткосрочным выездом для указанных целей понимается поездка на срок менее шести месяцев. ( Пункт 2 статьи 207 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г № 03-04-06-01/72)

Некоторые компании полагают, что служебные загранкомандировки также не прерывают период нахождения человека на территории РФ. Но считать так было бы неверно. Абсолютно все поездки за рубеж, цель которых отлична от обучения или лечения, в том числе и служебные командировки, прерывают указанный период. Чиновники подтвердили данный подход в письме Минфина России от 12 мая 2009 г. № 03-04-05-01/278. Таким образом, если ваши сотрудники: не важно, российские это граждане или иностранцы, часто ездят в загранкомандировки, то будьте внимательны. Велика вероятность, что их статус время от времени будет меняться, что потребует от организации применения разных ставок НДФЛ по отношению к доходам, выплачиваемых этим сотрудникам.

Комментарий редакции

Кто всегда остается резидентом

Следует помнить, что есть две категории физических лиц, на которых ограничения в 183 дня не распространяются. Во-первых, это российские военнослужащие, которые проходят службу за границей. Во-вторых, это сотрудники наших органов власти, командированные на работу за пределы России. Они остаются резидентами независимо от фактического времени их нахождения в России. Это следует из пункта 3 статьи 207 Налогового кодекса РФ.

При подсчете дней фактического нахождения на территории России учитываются не только дни отъезда из страны, но и дни приезда в нее

Теперь непосредственно об установлении статуса сотрудника. При определении расчетного периода у организаций нередко возникает вопрос: должны ли 12 месяцев, на основе которых определяется статус, приходиться на один календарный год? Сразу скажу, что нет. Главное, чтобы месяцы шли последовательно друг за другом. Аналогичные разъяснения дают и чиновники. ( Письма УФНС России по г Москве от 30 января 2009 г № 18-15/3/007427@ , Минфина России от 19 марта 2007 г № 03-04-06-01/74 и др)

Еще один вопрос: должны ли 12 месяцев быть календарными месяцами? В пункте 2 статьи 207 Налогового кодекса РФ упоминания об этом нет. Это значит, что период не обязательно должен начинаться именно с первого числа одного месяца и заканчиваться последним числом другого месяца. Такую точку зрения подтверждает и Минфин России. ( Письма Минфина России от 25 декабря 2007 г № 03-04-06-01/453, от 7 ноября 2007 г № 03-04-06-01/377 и др)

Так что если компании надо определить статус работника, предположим, на 15 сентября 2009 года, то надо будет установить количество календарных дней, которые работник провел в стране за 12 месяцев, предшествующих этой дате. Началом отсчета будет 15 сентября 2008 года, а его конечной датой – 14 сентября 2009 года.

Теперь о том, как необходимо считать 183 календарных дня. Сразу скажу, что совсем не обязательно, чтобы они шли подряд. Такого требования статья 207 Налогового кодекса РФ не содержит. Поэтому 183 дня могут и прерываться. Общее количество дней нахождения в России следует определять суммированием – письма Минфина России от 24 июня 2009 г. № 03-04-06-01/144, от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/72.

Долгое время в отношении подсчета 183 дней существовала одна неясность. Не было единства мнений по поводу того, как учитывать дни приезда в РФ и отъезда из страны: как дни нахождения в России или вне ее?

Налоговики настаивали, что день отъезда за пределы РФ включается в количество дней фактического нахождения в России, а дата приезда нет. В качестве аргумента инспекторы приводили пункт 2 статьи 6.1. Налогового кодекса РФ. Там сказано, что течение любого срока начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которым определено его начало. Таким образом, течение срока фактического нахождения сотрудника на территории России начинается на следующий день после календарной даты, являющейся днем прибытия этого сотрудника в страну. ( Письма УФНС России по г Москве от 19 сентября 2007 г № 28-11/087829, ФНС России от 28 декабря 2005 г № 04-1-04/929)

Минфин России мнение инспекции не поддерживал и давал разъяснения, согласно которым дни въезда также идут в зачет дней нахождения в России. На взгляд финансистов, статью 6.1 Налогового кодекса РФ здесь применять нельзя. Главное – это факт присутствия человека на территории России, поэтому день въезда на полном основании можно брать в расчет, – письма Минфина России от 14 июля 2009 г. № 03-04-06-01/170, от 20 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/98, от 7 апреля 2009 г. № 03-04-05-01/171 и др.

К слову, в этом году чиновники наконец пришли к единому мнению. Теперь компании могут учитывать день въезда сотрудника в РФ как день нахождения его на территории России, не опасаясь претензий со стороны проверяющих. Налоговая свое мнение изменила и приняла позицию Минфина России. Об этом свидетельствует письмо ФНС России от 4 февраля 2009 г. № 3-5-04/097@ . Безусловно, подход финансистов, который теперь разделяют и инспекторы, более выгоден для сотрудников компаний. Ведь при такой позиции срок нахождения на территории России дополнительно увеличивается на дни приезда в страну.

Подтвердить статус можно любыми документами, из которых будет видно, находился работник в России или за ее пределами

Теперь посмотрим, как необходимо определять статус резидента или нерезидента и с помощью каких удостоверяющих документов. К сожалению, ни в одной статье Налогового кодекса РФ не предусмотрена обязанность плательщиков НДФЛ подтверждать свой статус перед налоговыми агентами. На это обратили внимание и налоговики в письме ФНС России от 13 марта 2008 г. № 04-1-01/0911. Это значит, что сотрудник вовсе не обязан информировать работодателя о своем текущем налоговом статусе. Вместе с тем именно у организации как у налогового агента, ответственного за удержание и перечисление НДФЛ с доходов своих сотрудников, впоследствии могут возникнуть неприятности из-за неверного применения налоговой ставки.

Как же компании обезопасить себя и достоверно определить статус своих сотрудников? Поскольку статус конкретного работника зависит от продолжительности его фактического пребывания на территории России, то организации следует запастись любыми документами, на основе которых можно будет достоверно установить, сколько дней данный человек за предыдущие 12 месяцев пребывал на территории России и сколько за рубежом.

Какие именно документы могут в этом помочь?

Во-первых, это загранпаспорта или прочие документы, например миграционная карта, из которых будет видно, в какое время человек покидал страну или, наоборот, въезжал в нее. Во-вторых, время пребывания человека в России подтвердят трудовые договоры, справки с места работы, табели учета рабочего времени, квитанции о проживании в гостинице. Такие варианты подтверждающих документов организациям предложили чиновники. (Письма Минфина России от 7 октября 2008 г № 03-04-06-01/292, от 5 февраля 2008 г № 03-04-06-01/31, ФНС России от 23 сентября 2008 г № 3-5-03/529@ и др).

Также в вопросе определения статуса сотрудника могут пригодиться проездные билеты, приказы о командировках, путевые листы, авансовые отчеты и т. п. Все перечисленные документы налогоплательщик может представить налоговому агенту как по собственной инициативе, так и по просьбе налогового агента. На это указали чиновники в своих письменных разъяснениях. ( Письма Минфина России от 4 февраля 2008 г № 03-04-07-01/20, ФНС России от 23 сентября 2008 г № 3-5-03/529@ )

При этом обратите внимание на ключевое слово «могут», то есть с равной вероятностью сотрудники могут и не представить организации никаких подтверждающих документов, тот же загранпаспорт, ведь нигде в законодательстве не предусмотрено такой обязанности для сотрудников.

Сразу скажу, что если работник трудится в компании более 183 дней, то сложностей в определении его статуса возникать не должно. Особенно если он выезжает за границу редко и его график предполагает постоянное нахождение на территории России. В этом случае собирать дополнительные документы не придется. Будет достаточно табеля учетного времени, который подтвердит, что в течение 12 месяцев сотрудник присутствовал на рабочем месте, а значит, и на территории России более 183 календарных дней. Если работники со стажем входят в категорию часто выезжающих, то их надо держать на особом счету и последовательно учитывать периоды их нахождения в стране и за ее пределами – по командировочным удостоверениям, отметкам в загранпаспортах и т. д.

Куда больше проблем с новыми сотрудниками, которые не могут подтвердить свой статус. Если новый работник – иностранец, то ему придется уделить особое внимание. Необходимо выяснить, когда именно он прибыл в Россию и сколько дней здесь провел. Сделать это можно на основании паспорта с отметкой о въезде в страну, визы, авиа- или железнодорожных билетов. На этот случай подойдут и документы о регистрации иностранцев, временно проживающих в РФ, например миграционная карта. Если работник не представляет таких документов, считайте его налоговым нерезидентом, с доходов удерживайте НДФЛ по ставке 30 процентов, а отсчет дней его нахождения в России начните с первого рабочего дня этого сотрудника в вашей организации. Объясните работнику, что представление подтверждающих документов в его же интересах. Статус резидента позволит применять более низкую налоговую ставку и в результате чистый доход сотрудника увеличится.

Если новый работник – гражданин РФ, то с ним будет несколько иная ситуация. Считать человека нерезидентом и удерживать с его доходов НДФЛ по высокой ставке, действуя по принципу «больше – не меньше», как в случае с иностранцами, у организации уже не получится. Тем не менее уточнить у нового сотрудника время его пребывания на территории РФ за последние 12 месяцев будет нелишним. При необходимости попросите у него документы, тот же загранпаспорт, и сделайте с него копии. Если сотрудник отказывается представлять дополнительные документы, то организация может обезопасить себя следующим образом. Попросите будущего сотрудника написать заявление на имя организации о том, что он пребывал на территории страны не менее 183 календарных дней в течение последних 12 месяцев. Такое заявление защитит компанию в случае претензий налоговиков по поводу неправильно примененной ставки НДФЛ.

По общему правилу налоговый статус сотрудников следует определять на каждую дату выплаты

Как вы понимаете, налоговый статус сотрудников может время от времени меняться. У организаций возникает справедливый вопрос: когда же надо в принципе определять этот статус – ежедневно, ежемесячно или ежегодно? Смотрите, установление резидентства необходимо для правильного начисления и уплаты в бюджет НДФЛ. Поэтому порядок определения статуса напрямую зависит от порядка удержания и уплаты суммы НДФЛ в бюджет. Организация удерживает и перечисляет налог с доходов сотрудников при их выплате. Получается, что определять статус работников нужно на каждую выплату дохода. ( Письма Минфина России от 24 января 2008 г № 03-04-06-01/17, УФНС России по г Москве от 29 ноября 2007 г № 28-11/113476 и др)

Если налоговый статус работника изменится, то новую ставку НДФЛ – 13 или 30 процентов – надо будет применить не только к текущей выплате, но и ко всем выплатам за данный налоговый период. Напомню, что налоговый период для НДФЛ – календарный год. То есть бухгалтеру компании придется поднять все выплаты с начала года и пересчитать НДФЛ с них. Если сотрудник поменял статус с резидента на нерезидента, то к его доходам с начала налогового периода, в котором произошло изменение статуса, надо будет вместо ставки НДФЛ 13 процентов применить ставку 30 процентов, удержать сумму доначисления с работника и перечислить ее в бюджет.

Если организация сталкивается с обратной ситуацией, то есть у сотрудника происходит смена статуса с нерезидента на резидента, то тогда к доходам этого сотрудника с начала года надо будет применить пониженную ставку, пересчитать НДФЛ по ставке 13 процентов и вернуть сотруднику излишне уплаченный налог. Об этом говорится в письмах Минфина России от 4 июля 2007 г. № 03-04-06-01/210, от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/72, УФНС России по г. Москве от 29 ноября 2007 г. № 28-11/113476 и др.

Поскольку 12-месячный период, на основе которого определяется налоговый статус, плавающий и не привязан к налоговому периоду, то не исключено, что статус отдельных сотрудников, которые часто бывают за границей в течение календарного года, может поменяться неоднократно. Чтобы при каждой смене статуса компании не пришлось пересчитывать НДФЛ, удерживать и вновь возвращать его сотруднику, чиновники предложили следующий вариант. В отношении работников с часто меняющимся статусом следует определить их статус на начало налогового периода и по соответствующей ставке удерживать налог. Если затем в течение налогового периода статус сотрудника изменится, то сразу же пересчитывать НДФЛ не нужно. Дождитесь наступления самой ранней из предложенных ниже дат и в случае необходимости проведите окончательный перерасчет.

О каких датах идет речь? Прежде всего это дата, после наступления которой налоговый статус работника в налоговом периоде, то есть текущем году, уже не изменится. Например, работник на 1 января 2009 года имеет статус нерезидента, но с этого же числа безвыездно находится в России. Тогда 2 июля 2009 года – это та самая дата, когда сотрудник приобретет статус резидента, и этот новый статус как минимум до конца текущего года у него больше не изменится. 31 день января, 28 дней февраля, 31 день марта, 30 дней апреля, 31 день мая, 30 дней июня и 2 дня июля в сумме дают необходимые 183 календарных дня присутствия на территории РФ. Получается, что со 2 июля 2009 года бухгалтер организации может смело пересчитать НДФЛ с доходов сотрудника за 2009 год по ставке 13 процентов, вернуть излишне удержанный налог сотруднику и до конца года удерживать с его будущих доходов НДФЛ по ставке 13 процентов. Даже если сотрудник до конца года будет выезжать за границу, то на его статусе эти поездки никак не отразятся. С наступлением нового календарного года всю процедуру определения статуса работника придется повторить.

Вторая дата – это 31 декабря. То есть, чтобы организации не пришлось пересчитывать НДФЛ с доходов тех сотрудников, чей статус в течение года меняется более одного раза, компания может провести единственный пересчет по итогам календарного года, то есть на 31 декабря. Какой статус у сотрудника будет в этот день, по такой ставке и следует удержать НДФЛ со всех доходов за прошедший год. Если статус работника на 1 января и 31 декабря одного календарного года совпадает, то никакого пересчета делать не придется независимо от того, что в течение года изменения статуса происходили. Если статус изменился, то все доходы пересчитываются по той ставке НДФЛ, которая будет соответствовать налоговому статусу сотрудника, определенному на 31 декабря текущего года.

Еще одна дата – это дата увольнения сотрудника. Пересчет производится в том же порядке, что и на 31 декабря. Если статус сотрудника на начало года и на дату увольнения совпадает, то НДФЛ не пересчитывается. Если статус отличается, то налог следует пересчитать по ставке, соответствующей статусу сотрудника на день увольнения.

Как видите, такой подход позволяет бухгалтеру делать пересчет НДФЛ в случае необходимости только один раз в год, а не многократно – при каждой смене статуса сотрудника. Аналогичные разъяснения чиновников можно найти в письмах Минфина России от 17 июля 2009 г. № 03-04-06-01/176, от 10 июня 2008 г. № 03-04-06-01/162, от 25 декабря 2007 г. № 03-04-06-01/453 и др.

Вопросы после лекции

– Вера Владимировна, к нам на работу устроился иностранец. У него имеется вид на жительство. Могу ли я на основании данного документа считать этого сотрудника налоговым резидентом?

– Нет, не можете. Вид на жительство – это документ, который подтверждает, что иностранец имеет право на постоянное проживание в России, а также право на свободный въезд и выезд из страны. Вместе с тем фактическое время нахождения на территории РФ этот документ не подтверждает, а для определения статуса, как мы уже выяснили, главное факт нахождения человека в стране. Таким образом, вид на жительство не является тем документом, с помощью которого можно достоверно определить налоговый статус физического лица. Аналогичная позиция и у специалистов Минфина России – письма от 17 июля 2009 г. № 03-04-06-01/176, от 14 апреля 2008 г. № 03-04-05-01/108.

– Наш сотрудник ездил за границу лечиться на три месяца. Какими документами он должен подтвердить свое лечение, чтобы данный период был учтен как время пребывания на территории РФ?

– Нахождение за границей в целях лечения можно подтвердить договорами с медицинскими учреждениями или справками
этих же учреждений о проведении лечения с указанием времени лечения. Сотрудник должен будет также представить копию
паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы. Аналогичные разъяснения можно встретить и в
письме Минфина России от 26 июня 2008 г. № 03-04-06-01/182.

– В 2008 году мы приняли на работу итальянца. По итогам 2008 года он был признан резидентом. В мае 2009 года этот сотрудник уволился и покинул страну. С его доходов за 2009 год я удерживала НДФЛ по ставке 13 процентов, так как у него был статус резидента, и никаких пересчетов на дату увольнения не делала. А моя коллега утверждает, что я совершила ошибку: что мне надо было пересчитать и доудержать НДФЛ со всех его доходов за 2009 год по ставке 30 процентов, поскольку итальянец страну покинул и по итогам 2009 года он не будет считаться резидентом. Права ли моя коллега?

– Нет, не права. По итогам 2008 года ваш работник был признан резидентом. Это значит, что с дохода этого сотрудника за 2009 год
вы имели полное право удерживать НДФЛ по ставке 13 процентов. В случае увольнения компания должна определить налоговый статус на дату прекращения трудовых отношений. И если работник в мае был признан резидентом с учетом 12-месячного периода, предшествующего его дате увольнения, то пересчитывать НДФЛ по ставке 30 процентов организация вовсе не обязана. Аналогичная позиция и у Минфина России в письме от 13 февраля 2009 г. № 03-04-06-01/32.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

УНП 7 декабря 2016 09:00 График отпусков на 2017 год
Кдело 6 декабря 2016 12:00 Приказ о приеме на работу

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка