Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики разрешают не платить ЕНВД, если магазин закрылся

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Претензии налоговой к представительским расходам

1 сентября 2009 53 просмотра

Расходы

Какие затраты на официальный прием и обслуживание могут привести к налоговым спорам

Понятие представительских расходов дано в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это затраты компании на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, а также участников заседаний совета директоров.

При этом под официальным приемом понимается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для участников переговоров.

А под обслуживанием подразумеваются доставка гостей транспортом к месту проведения встречи и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров и услуги переводчиков. Замечу, что речь идет об оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате принимающей стороны.

Что такое буфетное обслуживание, в кодексе не сказано. Но, как правило, это чай, кофе, прохладительные напитки, бутерброды, конфеты. На мой взгляд, в буфетное обслуживание компания может включить все, что посчитает нужным. Единственное, все это нужно прописать в смете.

Хочу обратить ваше внимание, что главное требование к представительским расходам – это официальный характер встречи. Если встреча личная или носит неофициальный характер, затраты на нее к представительским расходам не относятся. ( Письмо УФНС России по г Москве от 23 декабря 2005 г № 20-12/97007)

И еще один нюанс. В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ в качестве участников переговоров упомянуты только представители организаций. Получается, что если вы провели встречу с индивидуальным предпринимателем, то в этом случае расходы нельзя списать как представительские. То же самое касается приема и обслуживания клиентов – физических лиц.

Это подтверждали в своих разъяснениях и специалисты Минфина России. Например, в письме Минфина России от 24 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/119 они пришли к выводу, что затраты на чай, кофе для клиентов – физических лиц не считаются представительскими расходами и не уменьшают налоговую базу по прибыли.

Однако в этом году чиновники пошли навстречу организациям и изменили свою точку зрения. В ответах на частные запросы компаний они указали, что затраты на проведение переговоров с клиентами – физическими лицами можно отнести к представительским расходам. Запишите ссылку: письма Минфина России от 27 мая 2009 г. № 03-03-06/1/351, от 27 марта 2009 г. № 03-03-06/2/64.

На мой взгляд, расходы на представительские мероприятия с физическими лицами можно было и раньше учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Главное, чтобы расходы отвечали требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, то есть были экономически оправданы, направлены на получение дохода и документально подтверждены.

Теперь о том, какие расходы чаще всего становятся объектами споров между организациями и налоговыми инспекторами. В первую очередь это оплата проживания гостей.

По мнению Минфина России, такие расходы не относятся к представительским. ( Письмо Минфина России от 16 апреля 2007 г № 03-03-06/1/235)

Основной аргумент чиновников: расходы на проживание делегаций не поименованы в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Поэтому они не могут уменьшать налоговую базу по прибыли.

Позицию Минфина России полностью поддерживают налоговики. Доказательство тому – письма ФНС России от 18 апреля 2007 г. № 04-1-02/306@, УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115. Однако, на мой взгляд, с таким выводом можно поспорить.

Дело в том, что в представительские расходы включаются расходы на обслуживание участников деловой встречи. Это сказано в кодексе. А вот что именно понимается под «обслуживанием», налоговое законодательство не уточняет.

Арбитражные суды в подобных спорах встают на сторону организаций. В качестве примера приведу постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 1 марта 2007 г. № Ф04-9370/2006(30552-А81-27).

Судьи отметили, что понятие «обслуживание» достаточно широкое. И к нему вполне можно отнести расходы на проживание в гостинице представителя другой организации. Поскольку компания обеспечивает нормальное существование человека, прибывшего из другого населенного пункта. Данное постановление суда одобрил и ВАС РФ в определении от 21 июня 2007 г. № 7176/07.

Еще один пример судебного решения в пользу компании – постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 сентября 2008 г. № А56-33426/2007.

Аналогичная ситуация и с расходами на проезд. Зачастую принимающая сторона оплачивает авиа– и железнодорожные билеты, а также визы представителям других организаций, которые приезжают на официальный прием. Налоговики такие расходы не признают. ( Письмо УФНС России по г Москве от 14 июля 2006 г № 28-11/62271)

Но суды, как правило, становятся на сторону компаний. Пример – постановление ФАС Поволжского округа от 16 марта 2006 г. № А72-5629/05-6/435. Суд признал, что расходы на оплату журналистам билетов и проживания в гостинице являются представительскими.

Таким образом, у компаний есть реальная возможность отстоять в суде расходы на проезд и проживание гостей – участников представительских мероприятий.

Чтобы увеличить шансы выиграть спор, на мой взгляд, полезно написать контрагенту письмо, что ваша компания как принимающая сторона берет на себя расходы на оплату гостиницы и проездные билеты для участников переговоров.

Ведь такие затраты обычно учитываются у отправляющей стороны в составе командировочных расходов. А письмо подтвердит, что возможность учета данных расходов одновременно каждой из сторон исключена.

Нередко компании проводят представительские мероприятия в ресторанах, кафе, пансионатах. Это еще один повод для придирок налогового инспектора.

Хотя в Налоговом кодексе РФ четко сказано, что место проведения представительского мероприятия значения не имеет. Но налоговики в подобных случаях пытаются квалифицировать затраты компании как расходы на организацию развлечений и отдыха. А такие траты, согласно пункту 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ, не являются представительскими.

Исходят инспекторы из того, что деловую встречу можно провести и на территории организации. Поэтому незачем вести партнеров в кафе и рестораны.

В этом случае надо подтвердить, что у организации нет возможности проводить встречу на своей территории. Тогда судьи будут на вашей стороне. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 12 сентября 2005 г. № КА-А40/8426-05. Организация списала на расходы на представительские мероприятия стоимость посещения партнерами ресторанов, кафе, пивных баров. Проведение приемов в кафе и ресторанах она объяснила тем, что официальное мероприятие невозможно провести в занимаемых организацией помещениях. И арбитражный суд компанию поддержал. Положительную роль сыграло и то, что подтверждающие документы были оформлены безупречно, а представительские расходы были признаны строго в пределах норматива – 4 процента от расходов на оплату труда за отчетный период.

Кроме того, судьи особо подчеркнули, что налоговая инспекция не представила доказательств, что спорные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха.

Компания может арендовать помещение для проведения переговоров. В этом случае арендная плата относится к представительским расходам и уменьшает налоговую базу по прибыли. На это указали судьи в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 19 июня 2008 г. № А13-7506/2006-28.

Но хочу вас предупредить. Если вы включили в представительские расходы, к примеру, оплату боулинговых дорожек, то это явные расходы на отдых и развлечения. И судьи в таком случае будут на стороне налоговиков – постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 октября 2005 г. № А56-3124/2005. Даже если такие расходы – обязательное условие аренды банкетного зала.

Следующий спорный расход – затраты на оформление помещений для официального приема. Например, покупка цветов, вазочек, воздушных шариков, картин, аквариумов. Подобные расходы налоговики не считают экономически оправданными. ( Письмо УМНС России по г Москве от 22 января 2004 г № 26-08/4777)

Такое же мнение высказали представители Минфина России в письме от 25 мая 2007 г. № 03-03-06/1/311. Тем не менее арбитражная практика по этому вопросу в основном положительная. Пример – постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 мая 2006 г. № Ф04-2610/2006(22165-А46-40).

Хотя есть решения судей в пользу налоговиков.

На мой взгляд, главное здесь – правильно обосновать расходы. Можно, например, написать, что оформление комнаты для переговоров повышает имидж компании.

Документы

Как подтвердить представительские расходы

Первое, что нужно сделать, это подготовить необходимые внутренние документы. Прежде всего составьте смету представительских расходов на год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей либо руководителем организации. Далее нужно разработать нормы представительских расходов и оформить их приказом руководителя. Например, проведение официального приема предусматривает расходы на одного человека в день до 1500 руб., расходы на транспортное обслуживание – до 1000 руб. и т. д. Так вам будет проще экономически обосновать сумму расходов. Кроме того, должен быть утвержден список лиц, которые имеют право получать под отчет деньги на представительские расходы, порядок выдачи и расходования подотчетных сумм. Это все, скажем так, документы общего порядка.

А по каждому конкретному мероприятию вам нужно оформить свои документы.

Во-первых, должна быть программа встречи. В ней указываются цель, место, срок проведения мероприятия. Целью может быть, например, проведение переговоров для поддержания сотрудничества или установление новых деловых связей. Это соответствует требованиям пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В программе также нужно указать количество участников и приглашенных лиц с обеих сторон. Не забудьте составить их поименный список и приложить его к программе. Во-вторых, нужно подготовить смету представительских расходов уже конкретно этого мероприятия.

Смета составляется с учетом норм представительских расходов, принятых в организации. По этой смете под отчет выдаются деньги на организацию мероприятия.

В-третьих, у вас должен быть приказ руководителя о назначении ответственного за проведение встречи. А также приказ о направлении приглашений представителям других организаций. Отдельные приглашения на официальный ужин писать не обязательно.

Теперь о документах, которые должны быть представлены в бухгалтерию уже после официального приема.

Прежде всего работник, ответственный за мероприятие, составляет отчет о проведенной встрече и утверждает его у руководителя организации. Отчет может быть написан в произвольной форме. Но главное, что нужно сделать, это отразить результаты переговоров. Результаты должны соответствовать целям мероприятия. Иными словами, в отчете должны фигурировать те же формулировки, что и в приказе на организацию официального приема. Если этого не сделать, то налоговики могут посчитать, что цель деловой встречи не достигнута, значит, представительские расходы необоснованны. Более того, на встрече должны обсуждаться вопросы, связанные с деятельностью компании. И это должно быть видно из отчета.

После окончания переговоров сдается отчет о представительских расходах. В нем указываются цель мероприятия, его результаты, дата и место проведения, программа, состав приглашенной делегации и участники принимающей стороны, величина расходов. ( Письмо УФНС России по г Москве от 22 декабря 2006 г № 21-11/113019@)

Составляется также акт о проведении представительского мероприятия в произвольной форме. В нем указывается фактическая сумма представительских расходов. Акт должен быть подписан руководителем.

Все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены первичными документами. Если какие-то товары на проведение переговоров приобретались через подотчетное лицо, значит, должен быть авансовый отчет. К нему нужно приложить кассовые и товарные чеки, накладные, акты приемки-передачи товаров.

Если вы привлекали переводчиков из других компаний, то у вас должны быть оформлены договор и акт об оказании услуг.

Кроме того, сам факт проведения представительского мероприятия подтвердят протокол переговоров, заключенные договоры или предварительные соглашения о взаимном сотрудничестве.

Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов вы также можете посмотреть в письме Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807.

– Можно ли признать представительские расходы только на основании первичных документов? К примеру, у нас отсутствует протокол переговоров – Налоговики считают, что в подобных случаях представительские расходы не обоснованы. Арбитражная практика складывается так. Если у вас неправильно оформлены первичные документы или вообще отсутствуют, то суды встают на сторону налоговиков. В качестве примера можно привести постановление ФАС Поволжского округа от 17 января 2008 г. № А65-1734/2007-СА2-11. Если же первичные документы, подтверждающие расходы, есть, то арбитры, как правило, поддерживают организацию. Пример тому – постановление ФАС Поволжского округа от 29 марта 2005 г. № А12-18384/04-С36. Здесь судьи указали, что отсутствие соглашений, подписанных договоров, протокола и программы переговоров не препятствует признанию затрат. Поскольку такие документы не относятся к первичным учетным документам. Но лучше, конечно, стараться оформлять все документы полностью, чтобы избежать каких бы то ни было претензий со стороны налоговиков.

Рекомендация лектора

Как быть с НДС по представительским расходам

При расчете налога на прибыль представительские расходы учитываются только в пределах норматива. Он равен 4 процентам от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Так сказано в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Соответственно и НДС, который «сидит» в затратах на представительские мероприятия, можно принять к вычету в пределах этой нормы. То есть вычет НДС по сверхнормативным расходам сделать нельзя. Это следует из пункта 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ. Но дело в том, что с каждым месяцем норматив увеличивается. Поскольку налоговый период по налогу на прибыль год. И окончательное значение норматива будет известно только к концу года. В результате представительские расходы, которые были сверхнормативными в предыдущем отчетном периоде, впоследствии могут быть учтены.А вот что делать с «входным» НДС? Позиция чиновников достаточно жесткая. Они считают, что остаток НДС, который не был принят к вычету, переносить на следующий отчетный период нельзя. То есть в дальнейшем сумма вычета не корректируется. На это указывает Минфин России в письме от 11 ноября 2004 г. № 03-04-11/201. Хотя, на наш взгляд, с этим можно поспорить. Ведь в кодексе нет запрета на то, чтобы корректировать сумму вычета в течение года. Кроме того, право на вычет у компании возникает не задним числом, а в том периоде, когда сверхнормативные расходы перестают быть таковыми. Однако налоговики однозначно вычет на сумму оставшегося «входного» НДС не примут. Каково же будет мнение судей, предугадать сложно. Арбитражной практики, к сожалению, по этому вопросу пока нет.

Вопросы после лекции

– В ходе представительских мероприятий мы раздаем участникам небольшие сувениры с символикой организации, например календари, ручки, зажигалки. Я списываю расходы на них как представительские. Как вы считаете, могут быть претензии со стороны налоговиков?

– Я думаю, что все будет зависеть от вашего налогового инспектора. Дело в том, что ситуация с расходами на сувениры неоднозначная. По мнению Минфина России, расходы на сувениры не относятся к представительским. Поскольку они не поименованы в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Такая позиция высказана в письме Минфина России от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136. А вот у налоговых органов другая точка зрения. Они разъясняют, что стоимость сувениров с символикой организации
нельзя списать как рекламные расходы. Поскольку они раздаются определенному кругу лиц. Однако их можно включить в представительские расходы. Такой вывод сделан, в частности, в письме УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.2.

– Наш руководитель нередко проводит деловые встречи с партнерами по бизнесу в ресторане, причем в ночное время. Могут ли налоговики придраться к расходам на такие мероприятия?

– Вполне возможно. Поэтому подумайте, как обосновать, почему встречи проводятся в столь позднее время. Например, в связи с плотным рабочим графиком участников переговоров.

– Ольга Степановна, хотелось бы уточнить по поводу затрат на алкогольные напитки. Есть ли какие-то ограничения при списании их на представительские расходы?

– Нет, расходы на алкоголь не лимитируются. Работает только общее ограничение представительских расходов – 4 процента от фонда оплаты труда. Минфин России в письме от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136 подчеркнул, что расходы на алкогольные напитки при проведении официального приема можно включить в представительские расходы, если они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Ранее Минфин России утверждал, что затраты на алкоголь не должны превышать размеров, предусмотренных обычаями делового оборота, – письмо от 19 ноября 2004 г. № 03-03-01-04/2/30. Однако, как определить, какое количество алкоголя соответствует размерам делового оборота, непонятно. Законодательство никаких разъяснений не дает. Что касается арбитражной практики по этому вопросу, то суды выступают на стороне организаций. Пример – постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 июля 2008 г. № А56-15358/2007.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка