Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Банк запросил авансовые отчеты директора. Показать?

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Чтобы бухгалтерия всегда и все успевала

1 октября 2009 49 просмотров

Цель

Успех достижения цели кроется в правильности ее постановки

Чтобы задание было выполнено, в первую очередь необходимо грамотно поставить задачу. Причем абсолютно не важно, перед кем главбух будет ставить данную задачу: перед самим собой или своими подчиненными. Следует не просто обозначить действие, а поставить цель, то есть тот результат, по достижении которого задание можно будет считать исполненным.

Вот смотрите: поручение бухгалтеру подготовить к 5 ноября 2009 года копии счетов-фактур для подтверждения всех предъявленных вычетов по НДС во II квартале 2009 года – это цель. А вот поручение подготовить комплект документов для подтверждения вычетов – это вовсе не цель. Давайте разбираться, в чем разница между двумя этими поручениями от руководства.

В первом случае задача поставлена предельно конкретно: подготовить копии счетов-фактур. А вот фразу «подготовить комплект документов» каждый человек может интерпретировать по-своему и вместо требуемых копий начнет собирать оригиналы или, что еще хуже, помимо счетов-фактур соберет еще и счета, и накладные, и платежные поручения к ним – в итоге драгоценное время будет потрачено зря.

Кроме того, первая формулировка содержит меру, по которой можно проверить, достиг сотрудник поставленной цели или нет. Если собранные им копии документов подтвердят все полученные вычеты по НДС за II квартал 2009 года, то задание можно считать исполненным.

Еще важное условие – цель должна быть реальной. Что это значит? Если необходимо сделать копии с более чем 1000 документов, то не стоит требовать от работника выполнить это задание через полчаса, дайте ему как минимум пару дней на поиск и копирование нужных бумаг. Никогда не ставьте перед собой и не давайте другим нереальные для выполнения задачи. Если при постановке цели перейти границу реальности, мозг незамедлительно отреагирует: «это нереально» и в результате заблокирует всякую мотивацию к достижению цели. При этом не стоит подменять понятия «нереальная» и «трудная» цель.

Определить дату достижения цели тоже немаловажно. Это определенный стимул, ориентир и гарант того, что задание будет исполнено в срок. Кстати, при определении срока важно помнить вот о чем. Обозначить срок можно двумя способами. Предположим, что сегодня 30 октября 2009 года и вы хотите, чтобы задание было исполнено через пять дней. У вас есть два варианта. Первый – попросить выполнить задание в течение пяти дней и второй – выполнить задание к 5 ноября 2009 года. Какой из них выбрать?

Всегда применяйте второй вариант, устанавливайте конкретную дату. При постановке относительной даты «через сколько-то времени» мозг человека вынужден помнить две цифры: дату постановки задания – 30 октября и срок – пять дней. В случае с точной датой – 5 ноября – запомнить надо только одну цифру. Так что не стоит перегружать свою голову и головы подчиненных лишними данными.

Кстати, в пользу второго варианта говорит и следующий факт. При первом варианте вы задаете временную рамку в пять дней и исполнитель будет двигаться с ней в будущее, то есть перед глазами у него будет именно пять дней, которые и через три дня его мозг будет продолжать воспринимать как пять дней. Во втором случае – по мере приближения к конкретной дате – времени на исполнение цели будет оставаться все меньше и меньше. Исполнитель будет реально чувствовать приближение финального срока и не сможет пропустить или перепутать его.

Итак, если задание отвечает четырем параметрам, то есть оно конкретно, реально, измеримо и датировано, тогда оно является целью. Чтобы задача была исполнена, нужно не просто отдать распоряжение, важно поставить цель. Проверьте, все ли ваши задания и задания, отданные вашим подчиненным, соответствуют четырем основным параметрам? Если нет, переформулируйте их, пока еще не поздно.

Рекомендация лектора

Составьте «Обзор задач»

Как я уже отметила, короткие задачи включать в план не нужно. Между тем делегирование части своих дел из блоков В и D – это тоже короткие задачи. Многие из них имеют большую значимость, и чтобы не забыть о них и не упустить из виду, я бы рекомендовала вносить их не в ежедневные планы, а в специальную таблицу «Обзор делегируемых задач». Таблица будет иметь три столбца. В первом столбце «Задачи» укажите задания, которые вы собираетесь делегировать. Во втором столбце «Исполнитель» укажите людей, которым делегируете эти задачи. А в третьем столбце «Календарь» опишите день, когда вы отдали поручение, а также дату, к которой исполнитель должен его выполнить.

Приоритеты

Занимайтесь только важными задачами, неважные дела переадресуйте своим подчиненным и коллегам

Идем дальше. Правильная постановка цели еще не означает гарантированного успеха в ее достижении. Проблема в том, что зачастую перед человеком стоит сразу несколько целей и не совсем ясно, с какой именно цели надо начать, а какую можно отложить на потом.

Самый распространенный способ расставить приоритеты – воспользоваться матрицей Эйзенхауэра. Методика заключается в следующем. Берете лист бумаги и делите его на четыре равных блока: А, В, С и D. Затем заполняете блоки имеющимися у вас целями в зависимости от их важности и срочности. В блок А заносите самые важные и самые срочные дела. Так, например, если календарь показывает, что октябрь уже подходит к концу, а у вас до сих пор не свернут баланс, то составление отчетности как раз надо будет поместить в блок А. В блок В занесите не очень важные, но срочные дела, например уведомление инспекции об открытии нового счета в банке. В блоке С будут присутствовать важные, но не очень срочные дела, например задание от директора по оптимизации налогообложения. И наконец, в блоке D разместите неважные и несрочные дела, такие как сдача в архив папок с бухгалтерскими документами за 2008 год.

Как вы, наверное, уже догадались, такая разбивка целей по блокам поможет не только определить, какие задания нужно исполнить в первую очередь – это срочные задания, но поможет часть дел и вовсе переложить на кого-то другого. Я имею в виду все ваши неважные дела, например уведомление инспекции о вашем новом счете.

Кстати, кто-то может усомниться в таком подходе и сказать, что это дело не только срочное, но и очень важное и за его неисполнение можно получить штраф из налоговой. Но я объясню, почему уведомление о счете я поместила в блок В – неважных, но срочных дел. Действительно, уведомить инспекцию надо в короткий срок – это говорит о срочности занятия, да и дело само по себе достаточно важное, поскольку неисполнение его в срок послужит основанием для штрафа вашей компании. Но важность эта относится в целом к организации, а не конкретно к вам. Ведь, согласитесь, совсем не важно, чтобы именно вы составляли уведомление и передавали его в инспекцию. Таким образом, вы с чистой совестью можете передоверить своим подчиненным данное занятие и освободить себе дополнительные 20 минут времени для составления баланса и иных отчетных форм.

Обратите внимание: матрица индивидуальная, и если бухгалтер единственный в организации и ему передоверить часть своих заданий некому, то и составление отчетности, и уведомление инспекции о новом счете у такого работника будут находиться в одном блоке – А. И выполнять их надо будет последовательно.

В заключение отмечу, что составлять такую матрицу можно как для краткосрочных целей, так и долгосрочных планов. Для эффективного исполнения задач придерживайтесь трех несложных правил. Во-первых, не допускайте высокой срочности всех ваших важных задач. Если блок А будет чересчур заполненным, то аврала вам не избежать. Во-вторых, полностью избавляйтесь от задач блока D и частично от задач блока В – делегируйте их своим подчиненным, другим коллегам. Ну и в-третьих, стремитесь, чтобы основная часть ваших целей находилась в блоке С, то есть задания имели высокую важность, но было время для подготовки к их решению. Ведь только в случае отсутствия срочности можно наиболее качественно и грамотно решить важные задачи. При этом, несмотря на их несрочность, оттягивать с их решением не стоит, иначе через некоторое время все эти задачи перейдут в блок А – важных и срочных дел и тогда аврала на работе вновь не избежать.

Инструменты

Лучший способ достичь цели – составить план

Теперь, когда мы с вами разобрались с фронтом работ, иными словами, с нашими важными целями, их надо как-то упорядочить. Частенько бывает, что какая-то важная цель не достигнута просто потому, что про нее банально забыли или ее исполнение затягивается оттого, что путь к осуществлению этой цели не ясен. Лучшим инструментом в достижении всех поставленных целей является четко и грамотно составленный план.

Методик составления планов множество. Так, например, можно заняться простым планированием, то есть все дела, которые необходимо сделать, последовательно записывать в блокнот или электронную записную книжку по мере их поступления и также последовательно затем их исполнять.

Другой метод планирования – приоритетный. В таком плане каждому делу выставляется приоритет, и в начале дня выполняются самые значимые дела, а под конец дня вся прочая мелочевка. Существуют и другие методики, как правило, они являются разновидностями приоритетного планирования. Подробно на каждом из них мы останавливаться не будем, поскольку на самом деле универсального способа планирования не существует. Каждый человек, решив заняться планированием, может использовать элементы разных методик. Единственное, о чем нужно помнить, так это то, что лучшее – враг хорошего. То есть какой бы вы ни выбрали метод планирования, он должен не усложнять, а упрощать процесс достижения поставленных вами целей.

Вместе с тем следует отметить одну общую черту построения всех планов. Как известно, планы, по какой бы методике они ни строились, могут быть долгосрочными, среднесрочными и краткосрочными. В профессиональной деятельности наиболее часто используются лишь среднесрочные и краткосрочные планы. Так, среднесрочный план представляет собой список задач, которые должны быть исполнены в течение года. Эти задачи обычно не привязаны к конкретному периоду. Их формулировка максимально широка, к примеру «оптимизация налогообложения».

Краткосрочные планы – это планы на неделю или день. В недельный план записываются задачи, выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц. Задачи этой категории имеют более конкретный вид, например «изучить все известные способы оптимизации НДС», и содержат предполагаемый крайний срок выполнения.

План на день содержит задачи, выполнение которых намечено на текущий день. Задачи обладают максимальной конкретикой, например «посетить семинар по налоговому планированию», и имеют определенную привязку ко времени – жесткую, мягкую или кайрос.

Кратко поясню различные типы привязки ко времени ежедневных задач. Жесткая – это привязка к конкретному времени в течение дня, к примеру посетить семинар в 10.00. Мягкая – это привязка к временному интервалу – с 10.00 до 13.00 или «после обеда». Кайрос – это привязка к определенному событию – после совещания, при посещении банка, по дороге на работу и т. п.

Если задачи требуют периодического исполнения, например получение банковской выписки или оприходование готовой продукции, то они будут относиться к плану на неделю, а их исполнение к ежедневным планам с различной привязкой ко времени: до 9.30 получить выписку – мягкая, оприходовать готовую продукцию после закрытия производственного цеха – кайрос.

Стоит отметить, что нет необходимости в жестком планировании на определенный период. Вместе с тем есть жесткие правила на перемещение задач между планами. Так, например, в план на год, квартал помещаются задачи, необходимые для реализации актуальных среднесрочных целей. Каждой задаче этой категории могут принадлежать одна или несколько задач из недельных планов. Удаление задачи из этой категории происходит в случае исполнения всех ее «дочерних» задач либо при потере ее актуальности. Просмотр и перемещение таких задач осуществляется раз в неделю.

Например, задача из годового плана – «получение кредита» может иметь следующие подзадачи в планах на неделю: «провести мониторинг кредитных услуг пяти крупных банков», «выбрать банк для сотрудничества», «подготовить пакет документов для оформления кредита» и т. д.

В план на неделю помещаются «дочерние» задачи заданий из годового плана, задачи для решения актуальных краткосрочных целей, а также задачи, требующие периодического выполнения. Каждой задаче этой категории может принадлежать одна или несколько задач из ежедневных планов. Так, например, подзадаче «провести мониторинг кредитных услуг пяти крупных банков» будет принадлежать пять задач из ежедневных планов, а именно: «узнать порядок кредитования в Сбербанке», «узнать порядок кредитования в ВТБ» и т. д. Удаление задачи из плана на неделю происходит либо в случае исполнения всех ее «дочерних» дневных задач, либо при потере актуальности. Просмотр и перемещение таких задач в случае необходимости на другую неделю осуществляется раз в день.

В ежедневные планы, как вы уже догадались, помещаются или «дочерние» задачи тех заданий, которые прописаны в плане на неделю, или непредвиденные задачи, возникшие в течение дня. В конце дня все задачи из дневного плана удаляются.

Существует общее правило для всех категорий планов: задачи всегда перемещаются только в одну сторону – от годовых планов к дневным планам. Обратное движение просто недопустимо. Например, не стоит сначала целый день изучать кредитные предложения от Балтийского банка и лишь потом задаться вопросом, а входит ли этот банк в пятерку крупнейших.

Сразу скажу, что на воплощение техники планирования в жизнь вам понадобится около 30–40 минут в неделю на актуализацию и разбивку годовых задач на подзадачи и на перемещение этих подзадач в недельные планы. А также около 10–15 минут каждый день на актуализацию и разбивку теперь уже недельных задач на подзадачи и распределение их по планам на день.

Использование планирования позволяет выстроить четкий и прозрачный алгоритм действий: «от малого к большому». К примеру, день – «узнать условия кредитования в крупнейших банках», неделя – «выбрать кредитора с наиболее выгодными условиями», год – «получить кредит». Планирование позволяет разгрузить мозг: вам не придется в течение дня судорожно думать о своем следующем шаге, надо будет просто выполнять поставленные задачи, что в итоге приведет к их четкому и точному исполнению, а значит, и к достижению поставленных целей в срок.

В заключение отмечу еще несколько несложных правил, которые надо соблюдать при любом планировании. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования. Четко планируйте около 60 процентов своего рабочего времени. Если ваша деятельность стабильна, то процент планирования может быть и выше, тем не менее всегда оставляйте некоторый запас времени для непредвиденных ситуаций: на неожиданных посетителей, телефонные звонки, кризисные моменты.

Следующее правило: фиксируйте в планах результаты и цели, а не просто какие-то действия, особенно это касается составления планов на день. Например, не «завершить квартальную отчетность», а «заполнить формы № 1, 2, 4, 5 за III квартал 2009 года», не «подготовиться к совещанию», а «подготовить к совещанию аналитический обзор по итогам отчетности».

Составление плана на день всегда начинайте с фиксации тех задач, которые имеют жесткую привязку ко времени. А уже в перерывах между ними вставляйте все прочие дела и задания. На все дела устанавливайте примерный норматив выполнения: 20 минут, 1 час, 4 часа и т. п. Короткие задачи планировать не нужно.

И наконец, последнее правило. При составлении плана проявляйте гибкость. Планы нужны для того, чтобы в конечном итоге достигнуть цели. Проверяйте и перерабатывайте свои планы с точки зрения того, могут те или иные задачи быть полностью реализованы.

Привычка

Основы тайм-менеджмента: заключительный этап становления 

Итак, мы рассмотрели три базовые составляющие управлением временем. Это цели, расстановка приоритетов этих целей и инструменты достижения целей, то есть планирование. Чтобы вся эта система эффективно заработала, необходима еще четвертая составляющая – привычка. То есть кругооборот из целей, приоритетов и инструментов должен стать привычкой человека.

Поначалу может быть сложно с определением целей, с выделением приоритетов, но уже через одну-две недели результаты не заставят себя ждать. Постепенно начнут нарабатываться навыки, а потом уже и привычки. Человек начнет успевать выполнять свои задачи и эффективность его работы будет расти день ото дня. Но достигнуть высокого уровня исполнения можно только с помощью постоянной работы над собой. Успех заключается в том, что изо дня в день операции по наработке навыков, то есть постановка целей, распределение приоритетов, составление планов, будут повторяться, и тем самым вся система уложится в подсознании. И когда она войдет в привычку, то подход к распределению рабочего времени станет не просто эффективной методикой, а стилем жизни успешного и все успевающего человека.

Вопросы после лекции

– Никак не могу определиться: в какое время лучше всего составлять ежедневные планы? С утра или вечером?

– Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы. Когда вы составляете расписание утром, то уже в процессе его составления вы включаетесь не только в планирование, но и в реализацию некоторых пунктов плана. Если расписание составлять накануне вечером, в конце рабочего дня, то вам известно, на чем вы остановились, и уже не придется вспоминать с утра, с чего начать. В пользу вечернего планирования говорит и следующий факт. Составлять план нужно в относительном покое, когда вам никто не будет мешать. Под конец рабочего дня коллеги обычно уже редко обращаются с вопросами, предпочитая отложить их решение до утра. А с утра как раз наблюдается та самая активность, когда вызывает руководство, потоком идут сотрудники со своими проблемами, раздаются непрерывные звонки, и сосредоточиться на составлении плана бывает подчас очень трудно. Если вам знакома такая ситуация, то для вас выход только один – составить план с вечера.

– Каждый день я планирую свои дела, устанавливаю время на их выполнение, но никогда не вписываюсь в установленные мною же рамки. Отсюда планы срываются, я начинаю нервничать и еще больше отстаю от намеченного мною плана. Как исправить ситуацию и научиться укладываться в срок?

– Вероятно, что причина вашей неудачи кроется в вашем слабом чувстве времени. Устанавливая временные рамки на выполнение того или иного задания, вы заранее определяете нереально малые сроки и в итоге не успеваете, поскольку планируете слишком много. Отчаиваться не стоит, развить чувство времени вам помогут несложные упражнения. Одно из них называется калибровка. Перед началом события посмотрите на часы и определите, через сколько минут вы выполните это задание. Затем сверьте запланированное время с реально потраченным. Если при часе работы разница составила пять и более минут, то ваше чувство времени оставляет желать лучшего. Продолжайте выполнять это упражнение до тех пор, пока не добьетесь минимальной погрешности. Еще одно упражнение, занимающее первое место по эффективности, – хронометраж. В течение дня записывайте абсолютно все дела, которыми вы занимались, и фиксируйте время начала и окончания этих дел. Процесс записи переводит фокус нашего внимания на время. Чем чаще вы будете делать записи, тем быстрее наработаете отличное чувство времени, но не переусердствуйте. Начать лучше с двух-трех дней хронометража в неделю. Затем сделайте недельный перерыв. После проведите хронометраж пяти рабочих дней и снова возьмите неделю отдыха. Затем еще две недели непрерывного хронометража. Как правило, за 4–6 недель хронометража человек нарабатывает 80 процентов точности своих внутренних часов.

– Подскажите, а как быть с отдыхом в течение рабочего дня? Его нужно планировать или нет?

– Да, отдыхать нужно обязательно. Причем отдых должен быть ритмичным, например пять минут на каждый час работы. Обратите внимание: если вы сидите за рабочим столом и отвлекаетесь на чашку чая за тем же столом, то отдыха как такового не происходит. Отдых станет эффективным только тогда, когда человек полностью переключит свою деятельность и сменит контекст – свое окружение. Например, выпьет чай не за рабочим столом, а выйдет в специально оборудованную в офисе кухню. А вот если бухгалтер целый день бегал по банкам, инспекциям, фондам и прочим учреждениям, то для него полноценным отдыхом может стать и пятиминутный просмотр страниц интернета на его рабочем месте.

– Татьяна Васильевна, я считаю, что главная причина моей неуспеваемости – это то, что меня постоянно отвлекают. Не успею я толком вникнуть в одну проблему, как раздастся телефонный звонок и окажется, что мне надо решать другой вопрос, потом придет кто-нибудь из подчиненных и вновь потребует моего внимания. И так целый день. Получается, что во время работы я занимаюсь текучкой, а глобальные и стратегические проблемы вынуждена решать уже после окончания рабочего дня, когда меня уже никто не беспокоит. Как мне исправить сложившуюся ситуацию и начать успевать делать все еще в течение рабочего дня?

– Я бы посоветовала вам внедрить в свое расписание, а если даже хотите, в расписание всей вашей бухгалтерии «закрытый час». Это время, когда вы или весь ваш отдел будет полностью закрыт для звонков, посетителей, интернета. То есть вся коммуникация с внешним миром для вас будет полностью отключена. Такое время как раз предназначено для решения сложных и важных задач, для повышения профессиональных знаний, для методических разработок, для глобального анализа и планирования и даже для отдыха. То есть для всех тех занятий, во время которых очень важно, чтобы вас никто не отвлекал и не беспокоил, даже директор компании. Как показывает практика, для главного бухгалтера как минимум четыре часа в неделю должны быть «закрытыми». Варианты закрытости выбирайте самостоятельно. Можно объявить закрытыми по одному часу каждый день, можно по два часа два раза в неделю. Если вы трудитесь по субботам, то я бы рекомендовала объявить «закрытыми» сразу четыре субботних часа вашей работы.

– Боюсь, что, если я решу установить такой «закрытый» час для всей бухгалтерии, другие сотрудники компании нас не поймут, и в результате возникнут конфликты. Менеджеры не станут ждать целый час, пока им выпишут документы на отгрузку, водители тоже не будут ждать, чтобы получить подотчетные деньги и заправить авто, а как объяснить директору, что у меня «закрытый» час и я с ним не намерена разговаривать, даже думать не хочу

– Действительно, находясь внутри компании, ваши нововведения обязательно будут кому-то принципиально мешать. Идеально все проходит, только когда вся компания встает на рельсы планирования, но это большая редкость. Чаще всего основы тайм-менеджмента начинает внедрять «горячий» цех, который всегда чем-то занят и все равно не успевает. Таким цехом зачастую оказывается как раз бухгалтерия. Но если вы настроены решительно, то не стоит отказываться от своих намерений. Заранее оповестите все заинтересованные подразделения о своих планах и своем новом расписании. Максимально согласуйте его с другими сотрудниками, то есть «закрытыми» объявляйте те часы, когда вероятность вашего беспокойства минимальна. По опыту работы вы уже должны представлять, когда в вашей бухгалтерии полно посетителей, а когда относительно спокойно. Последнее, что вам останется сделать, – это жестко придерживаться принятых правил, что называется, стоять до последнего. Как показывает практика, сначала может быть сложно, но уже через 1–2 месяца к вашему расписанию привыкнут не только ваши коллеги, но и сотрудники компаний-контрагентов, которые перестанут звонить вам во внеурочные часы. Более того, велика вероятность, что «закрытые» часы появятся не только в бухгалтерии, но и в других отделах компании.

– Я начинаю свой рабочий день с просмотра электронной почты, чтобы отловить важные сообщения, и уже с учетом их скорректировать планы на день. Но пока я просматриваю почту и отвечаю на входящие письма, проходит очень много времени. В результате возникает обидное чувство: время упущено, а ничего важного не сделано. Какое время вы бы посоветовали для просмотра почты?

– Категорически не рекомендую начинать рабочий день с прочтения электронной почты. Самый существенный и эффективный способ увеличить свою производительность – отказаться от использования электронной почты в первый час рабочего дня. Вместо почты посвятите первый час решению своей самой важной задачи. Для проверки корреспонденции же отведите строго определенное время, например в 11, 14 и 17 часов. Не бойтесь пропустить срочное сообщение, если оно действительно срочное, вам непременно позвонят и скажут об этом. Статистика показывает, что 90 процентов сообщений вполне могут подождать.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 6 декабря 2016 15:00 Тарифная оплата труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка