Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как узнать КБК по взносам и налогу на упрощенке

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Счет с детализацией телефонных разговоров

1 ноября 2009 46 просмотров

СЧЕТ ОТСУТСТВУЕТ

Налоговики требуют от организаций представлять детализированные отчеты, однако в кодексе такой обязанности нет.

Чтобы компания без проблем могла учесть затраты на связь, она должна иметь не только акт об оказанных услугах связи и договор с поставщиком, но и ряд других документов, в частности детализированный счет от своего оператора о состоявшихся переговорах. Это обязательное требование чиновников, о котором они не устают напоминать в своих многочисленных разъяснениях, – письма Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. № 20-12/061156, от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834.

По мнению контролирующих ведомств, организация обязана подтвердить, что расходы на связь носят производственный характер, а понять это можно только из расшифровки, которая будет содержать конкретные номера телефонов. Будьте уверены, что при проверке налоговики первым делом попросят детализированный счет и, если компания не сможет его представить, тут же снимут затраты на связь из расходов.

Следует отметить, что отдельные суды поддерживают инспекторов. В постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 10 июня 2008 г. № А29-2210/2007, ФАС Уральского округа от 26 декабря 2005 г. № Ф09-2102/05-С2 арбитры отказались признать расходы на сотовую связь, поскольку организации не представили детализированные счета от своих операторов и тем самым не подтвердили обоснованность расходов.

Вместе с тем существует и другой подход к решению этого вопроса. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не содержит перечня обязательных документов, которыми компания обязана подтверждать свои расходы на связь. Напротив, в нем четко сказано, что организация может подтвердить затраты любыми документами, даже косвенно свидетельствующими о расходах, – пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, если у компании нет детализированного счета, но есть другие документы, подтверждающие расходы, – акт, договор с оператором, платежки, внутренние распорядительные приказы директора, то учесть затраты на связь можно. Аналогичный подход и у судей в постановлениях ФАС Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8, ФАС Московского округа от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08, от 1 ноября 2008 г. № КА-А40/10063-08, ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3 и др.

Как видите, споры по вопросу до сих пор не прекращаются, и богатая арбитражная практика – тому лучшее подтверждение. Однако есть шанс, что вскоре претензии от инспекции прекратятся или как минимум будут возникать гораздо реже. Дело в том, что у организаций появился новый и достаточно весомый аргумент отстоять свои расходы на связь и без представления детализированного счета от оператора. Одна компания, защищая свои расходы в суде, сослалась на статью 63 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи». В ней говорится, что на территории РФ гарантируется тайна телефонных переговоров. Это значит, что и телефонные номера, по которым звонят сотрудники компании, – охраняемая законом тайна, и организация вовсе не обязана раскрывать ее перед налоговиками. Арбитры посчитали аргумент существенным и позволили компании признать затраты на связь и без расшифровки – постановление ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2.

Так в арсенале компаний появился еще один весомый аргумент, который поможет им защитить расходы на телефонные переговоры и без детализированного счета. Однако и он пока не решил проблему полностью. Организациям следует помнить, что отсутствие расшифровок по-прежнему может вызвать претензии у проверяющих. Поэтому какую тактику выбрать: следовать требованиям чиновников или готовиться к защите расходов в суде, каждая компания должна определить для себя самостоятельно.

– У нас при проверке инспекторы потребовали не только детализированные счета, но и отчеты о содержании телефонных переговоров. Когда мы отказались представить такой отчет, чиновники пригрозили снять все затраты на связь из расходов. Вправе ли они требовать такие отчеты?

– Нет, не вправе. В вашем случае инспекторы явно превышают свои полномочия. Напомните им о письме МНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174. Оно хоть и давнее, но действия своего не утратило. В абзаце 8 этого письма налоговики сами подтвердили, что требовать отчеты о содержании телефонных переговоров не вправе. Нелишним будет сослаться и на уже известный вам закон «О связи», согласно которому телефонные переговоры – это тайна, охраняемая законом.

СЧЕТ В НАЛИЧИИ

В расшифровке инспектор наибольшее внимание уделит времени и географии звонков.

Кстати, наличие расшифровки разговоров вовсе не гарантирует компании, что ее затраты на связь инспектор без проблем признает в расходах. Более того, у налоговика с появлением детализированного счета могут появиться новые причины не признавать расходы на связь.

Так, спор может возникнуть, если в детализированном отчете проверяющие увидят звонки, совершенные за пределами рабочего дня. Например, поздно вечером, в выходные, праздничные дни или во время отпуска. Расходы по таким звонкам инспекторы не признают. Однако арбитры подобные претензии инспекторов, как правило, не поддерживают – ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, ФАС Северо-Западного округа от 20 июля 2007 г. № А05-692/2007 и др.

Обратите внимание: чтобы гарантированно отстоять затраты на связь в этой ситуации компания должна выполнить одно обязательное условие. В должностной инструкции сотрудников, пользующихся мобильной связью, необходимо указать, что вести служебные переговоры работники могут и в нерабочее время. Это может быть связано, например, с необходимостью связи с контрагентами из регионов, расположенных в других часовых поясах.

На практике руководителю компании или подразделения приходится связываться с сотрудниками и во внерабочее время. Такую возможность также необходимо зафиксировать в локальном документе компании о связи. Например, фразой: «руководитель организации или непосредственный начальник должны всегда иметь возможность связаться с сотрудником».

В заключение скажу, что в отличие от налоговиков в Минфине России на эту проблему смотрят по-другому. Финансисты не против расходов на связь во внеурочное время. Главное, чтобы они были обоснованы должным образом, – письмо Минфина России от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418. К сожалению, налоговики с таким подходом до сих пор мириться не желают, поэтому организациям то и дело приходится отстаивать свои расходы в арбитраже.

Особый интерес в детализированном отчете для проверяющих представляет не только время, но и география телефонных переговоров. Велика вероятность, что инспектор непременно поинтересуется, с кем организация ведет переговоры в Астрахани или, скажем, в Париже, чтобы убедиться, насколько обоснованы в компании затраты на междугородную или международную связь.

Самый простой способ развеять сомнения инспектора и подтвердить обоснованность звонков – предъявить действующие договоры с контрагентами из сомнительных регионов. При наличии договоров интерес инспектора иссякнет.

Однако компания далеко не всегда может подтвердить необходимость звонков договорами. Простой пример: организация планирует расширить свой рынок сбыта и директор дает задание менеджерам обзвонить всех потенциальных клиентов из нового региона, новой страны. В результате звонки будут, но не факт, что будут заключены соответствующие контракты. В этом случае обосновать затраты и производственный характер переговоров можно письменным распоряжением или приказом руководителя о поиске потенциальных контрагентов в новых регионах с указанием перечня этих регионов. Чиновники соглашаются, что такой документ – служебное задание подтвердит производственный характер международных и междугородных звонков*. ( Письмо УФНС России по г Москве от 30 июня 2008 г № 20-12/061156)

Еще один вариант подтверждающего документа, которым может воспользоваться компания, – это единый журнал учета междугородных и международных звонков или отдельные отчеты сотрудников о состоявшихся телефонных переговорах. В этих документах работники, пользующиеся связью, отмечают номера телефонов, контактных лиц и причины всех своих звонков, например проведение переговоров о возможном сотрудничестве. Ведение таких журналов и отчетов, несомненно, подтвердит производственный характер звонков и избавит компанию от спора. С этим согласны и чиновники – письмо УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. № 20-12/061156. Однако не в каждой организации этот способ уместен. Например, если менеджер компании большую часть своего времени проводит в телефонных переговорах с иногородними поставщиками и покупателями, то у него просто физически не будет времени и возможности заниматься заполнением таких журналов и отчетов.

Как видите, какого-то одного универсального документа не существует. Как мы выяснили, это могут быть и договоры, и задания руководителя, и отчеты сотрудников, и журнал звонков, и даже маркетинговое исследование, по результатам которого компании может быть рекомендовано развить свою деятельность в каком-нибудь новом регионе*. ( Постановление ФАС Московского округа от 22 февраля 2005 г № КА-А40/649-05)

Таким образом, сгодятся все документы, свидетельствующие о производственном характере звонков. Этот подход подтверждает и арбитражная практика. Если компании есть чем обосновать затраты на межгородную и международную связь, то решение будет принято в пользу компании и затраты учтены в расходах – постановления ФАС Московского округа от 30 декабря 2008 г. № КА-А40/12225-08, ФАС Поволжского округа от 26 сентября 2006 г. № А65-25083/05. Если же компания не сможет представить никаких подтверждающих документов, то велика вероятность, что суд поддержит инспекцию. Он не подтвердит компании расходы на связь с регионами, в которых у нее нет клиентов, – постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, ФАС Северо-Западного округа от 22 марта 2007 г. № А56-46376/2005.

Рекомендация лектора

Действенный способ отстоять расходы на связь - установить лимиты

Учесть расходы на связь можно. Это четко следует из подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Организации остается выполнить лишь два условия: документально подтвердить затраты и дать им экономическое обоснование. Вопрос с документами мы уже обсудили, компании достаточно иметь договор с оператором связи, ежемесячные акты оказанных услуг, платежки. Остается последний пункт – привести экономическое обоснование. Для этого руководителю компании следует издать внутренний документ – приказ или акт о необходимости использования сотовой связи и указать в нем работников, которые могут ею пользоваться. Но самое важное в этом документе – установить лимиты расходов на использование сотовой связи. Обратите внимание, что в отношении разных категорий работников компания может установить свои собственные лимиты. Определить конкретный размер лимита можно на основе примерного расчета, учтя в нем среднее количество звонков, которое делает сотрудник в месяц, их продолжительность, действующие тарифы оператора на разные виды связи. Внутренний документ с лимитами как нельзя лучше подтвердит, что компания разумно и экономно подходит к своим затратам. К аналогичному мнению приходят и судьи – постановления ФАС Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07, ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3, ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. № КА-А40/4775-06. Из всех споров по поводу затрат на связь организации, установившие лимит, всегда выходят победителями.

Вопросы после лекции

– Татьяна Александровна, наши служебные телефоны подключены к безлимитным тарифам. Можем ли мы затраты на связь полностью учитывать в расходах?

– Официальная позиция чиновников по поводу безлимитных тарифов отражена в письме Минфина России от 13 октября 2006 г.
№ 03-03-04/2/217. Она сводится к тому, что расходы на услуги сотовой связи по безлимитным тарифам могут учитываться при
налогообложении прибыли в пределах лимитов, установленных для работников исходя из их должностных обязанностей.
Таким образом, вам в обязательном порядке следует установить лимиты по расходам на связь, а затем сравнить стоимость
безлимитного обслуживания с установленным лимитом. Если безлимитный тариф обходится компании дешевле, то подключение к такому тарифу можно считать обоснованным и затраты на связь списывать в расходы полностью.

– Мы купили мобильный телефон директору для служебного пользования и учли расходы на его покупку в расходах. Поскольку у компании то и дело возникают проблемы с учетом затрат на связь, директор решил, что он все свои переговоры будет оплачивать из собственных средств. Однако такое решение все равно привело нас к спору с инспекцией. В ходе проверки налоговики отказались признать наши расходы на покупку телефона, поскольку мы его не используем в деятельности, направленной на получение дохода. По документам компания не платит никакой абонентской платы за его обслуживание, а значит, не пользуется им. Есть ли у нас шансы отстоять расходы на покупку телефона?

– Учесть расходы на телефон в вашем случае действительно проблематично. То, что директор оплачивает переговоры из собственных средств, означает, что и сам телефон был приобретен для его личного пользования. В итоге телефон нельзя считать имуществом, которое используется в деятельности, направленной на получение дохода. Следовательно, и расходы на его покупку нельзя
считать обоснованными и учесть их при расчете налога на прибыль – пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Рекомендую
всем компаниям быть внимательным к этому нюансу, прежде чем принимать решение, как оплачивать расходы на связь. Но если
вы приобрели телефон сравнительно недавно, то шанс отстоять затраты на его покупку у вас все-таки есть. Объясните инспектору,
что вы еще не успели заключить договор с оператором, но в ближайшее время намереваетесь это сделать и использовать телефон
по назначению. Затем заключите договор с оператором от имени компании, а директору установите лимит на разговоры. Так вы получите возможность учесть в расходах не только стоимость телефона, но и его дальнейшее обслуживание.

– А у нас сложилась противоположная ситуация: телефонов на балансе компании нет, а расходы на связь есть. Не возникнет ли у нас проблем с учетом таких расходов?

– Есть вероятность, что при проверке инспекция не подтвердит ваши расходы. Однако в суде вы без проблем сможете отстоять
свои затраты. Существует немало решений судей, в которых арбитры сделали вывод, что компания вправе учитывать расходы
на оплату телефонной связи независимо от наличия на своем балансе мобильных телефонов. В качестве примеру приведу
только часть из этих решений – постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 апреля 2007 г. № А56-33529/2006, ФАС
Дальневосточного округа от 18 апреля 2007 г. № Ф03-А59/07-2/380, ФАС Волго-Вятского округа от 2 февраля 2006 г. № А38-4091-12/222-2005 и др.

– Мы оплачиваем услуги связи по безналу, но недавно работник был в командировке и на его мобильном закончились деньги. Чтобы оперативно пополнить счет, работник купил карту экспресс-оплаты сотовой связи. Подскажите, сможем ли мы учесть стоимость карты в расходах на связь при расчете налога на прибыль?

– Да, сможете. Основанием будет сама карточка, где указан ее номинал, и чек на покупку карты, приложенные к авансовому отчету командированного сотрудника. Нелишним будет и внутренний документ компании, в котором прописан порядок компенсации расходов работников за время их командировок. Кстати, тот факт, что телефонные карты могут служить подтверждением расходов на связь, признают и чиновники – письмо Минфина России от 31 мая 2007 г. № 03-03-06/1/348.

– У нас в приказе руководителя установлен перечень лиц, которые могут пользоваться сотовой связью. Среди них есть как сотрудники, работа которых носит разъездной характер, так и сотрудники, работа которых предполагает постоянное нахождение в офисе. При проверке налоговики исключили часть расходов на связь. Аргумент такой: пользование сотовой связью сотрудниками, работа которых не носит разъездной характер и не связана с командировками, необоснованно. Эти работники могут пользоваться стационарными телефонами. Правомерны ли действия инспекции?

– Смотрите, само по себе наличие стационарной связи еще не говорит, что расходы на сотовую связь необоснованны.
Это подтверждают и судьи – постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, ФАС Восточно-Сибирского округа от 24 апреля 2007 г. № А33-10149/06-Ф02-2062/07. Идем дальше, разъездной характер работы сотрудников также не является обязательным критерием для того, чтобы использование сотовой связи считалось экономически обоснованным. Главное, чтобы необходимость применения мобильного вытекала из должностной инструкции того или иного сотрудника и эта необходимость была закреплена в нормативном акте компании, например в приказе руководителя. Вот смотрите, работа главбуха не носит разъездного характера. Тем не менее его должностная инструкция может предполагать частые отлучки из офиса: поездки в банк, в фонды, в инспекцию. При этом директору важно, чтобы главный бухгалтер был всегда на связи для оперативного решения вопросов. И в своем приказе директор установил, что бухгалтер вправе пользоваться мобильной связью. Таким образом, несмотря на то, что работа бухгалтера не носит разъездного характера, использование им мобильной связи будет обоснованно и экономически оправдано.

– Мы приобрели сим-карту с красивым легко запоминающимся номером. Ее стоимость гораздо выше, чем стоимость обычной «симки», и теперь у меня возникли сомнения, не посчитают ли чиновники этот расход необоснованным. Подскажите, какой аргумент поможет обосновать наши затраты?

– Все зависит от того, для каких целей приобретена сим-карта. Если она куплена для офиса или для торговой площадки, то расходы на приобретение дорогой «симки» можно обосновать тем, что удобный номер быстро запоминается и это способствует увеличению числа деловых партнеров, клиентов, покупателей. Следовательно, покупка дорогой сим-карты оправданна и затраты на нее можно смело учитывать в расходах, ведь такая покупка положительным образом влияет на развитие бизнеса и повышает  конкурентоспособность компании на рынке. Если же дорогостоящая сим-карта приобретена для директора или другого сотрудника руководящего звена, то экономически обосновать понесенные расходы вам уже вряд ли удастся. В данном случае сим-карта, как правило, играет роль некоего аксессуара, дополняющего стиль и социальный статус ее владельца, и в первую очередь необходима для морального удовлетворения VIP-персоны.

– Татьяна Александровна, наш сотрудник превысил лимит расходов на мобильную связь и компенсировал нам сверхлимитную сумму. Подскажите, в какой сумме я могу учесть расходы и как отразить сумму компенсации в налоговом учете?

– При компенсации работником сверхлимитной суммы организация вправе сумму превышения установленного лимита учесть
в составе прочих расходов, но только после того, как работник фактически возместит эти затраты. Сумму возмещения при этом
вы должны будете учесть в доходах от реализации. Такие рекомендации дает Минфин России в письмах от 19 января 2009 г.
№ 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15. Следует отметить, что организация сама услуги связи работникам не оказывает, поэтому при возмещении затрат на такие услуги объекта для начисления НДС не возникает. В то же время принять к вычету уплаченный оператору сотовой связи НДС в части сверхлимитной стоимости услуг компания тоже не вправе.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка