Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

ФНС заранее разъяснила, какие коды ставить в годовой отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Расчет отпускных: простой и безошибочный

13 апреля 2010 67 просмотров

Установив свой собственный расчетный период, отпускные придется считать дважды

Первое, что необходимо определить при начислении отпускных, это расчетный период. То есть промежуток, за который в дальнейшем придется посчитать зарплату сотрудника и количество отработанных им дней. По общему правилу расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Так, если сотрудник планирует отдыхать в июне 2010 года, то расчетным для него будет период с 1 июня 2009 года по 31 мая 2010 года.

Тут же возникает вопрос: как быть с теми сотрудниками, которые недавно приняты в компанию и еще не отработали года? Ведь, как известно, право на ежегодный отпуск возникает у новичков после шести месяцев работы в компании, а не после двенадцати. В этом случае период фактической работы станет расчетным периодом. Скажем, сотрудника приняли на работу 12 января 2010 года. С 6 июня он попросился в отпуск. Период для расчета отпускных – с 12 января по 31 мая 2010 года.

Бывают и такие ситуации, когда человек устраивается на работу и берет отпуск в одном и том же месяце. Если руководство не против и предоставило ему отпуск, то расчетным периодом будет фактически отработанное время. Предположим, что работник устроился на работу 4 мая, а уже 30 мая ушел в отпуск. Расчетным периодом в этом случае будет промежуток с 4 по 29 мая 2010 года.

На практике возможен и еще один нетривиальный случай, когда в течение 12 месяцев, предшествующих отпуску, сотрудник числился в компании, но фактически не работал, и соответственно зарплата ему не начислялась. Это возможно, например, когда работница уходит в ежегодный отпуск сразу же после окончания ее отпуска по уходу за ребенком. Тут уже надо брать в расчет также 12 календарных месяцев, но предшествующих расчетному периоду, то есть придется сдвинуться еще на 12 месяцев назад.

Сейчас объясню, как это происходит на практике. Представим, что сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком и сразу же после него оформила себе ежегодный отпуск с 1 мая 2010 года. Стандартный расчетный период с 1 мая 2009 года по 30 апреля 2010 года выпадает на отпуск по уходу за ребенком, когда заработка не было. Поэтому для расчета отпускных надо будет передвинуться еще на 12 месяцев назад и использовать в качестве расчетного периода время с 1 мая 2008 года по 30 апреля 2009 года.

Ну и это еще не все исключения. Дело в том, что абзац 6 статьи 139 Трудового кодекса РФ позволяет компаниям установить свой собственный период для расчета отпускных. В результате его продолжительность может составить и три месяца, а может и два года. Компании часто так делают, но при этом забывают важную оговорку. Рассчитывать отпускные, исходя из собственного расчетного периода, можно, только если это не ухудшит положение работника (абзац 6 статьи 139 Трудового кодекса РФ).

Значит, отпускные придется рассчитать дважды. Это нужно, чтобы убедиться, что сумма отпускных по стандартному расчету не меньше той, которая рассчитана исходя из периода, установленного в компании.

– Один из наших сотрудников после увольнения вновь вернулся в компанию. Уволился он 30 ноября 2009 года, а вернулся 1 февраля 2010 года. В июне он собирается в отпуск. Каким будет период для расчета его отпускных? – Расчетный период для начисления его отпускных – с 1 февраля по 31 мая 2010 года, как будто сотрудник впервые устроился в компанию с 1 февраля 2010 года. То, что он раньше трудился в компании, не должно вас смущать. При увольнении он получил окончательный расчет, в том числе и компенсацию за неиспользованный отпуск. И теперь начислять отпускные нужно с чистого листа.

Когда выходные дни становятся отработанным временем

Расчет отпускных начинаем с определения периода для расчета. Затем подсчитываем отработку. Если сотрудник работал не весь расчетный период, то надо определить все дни, которые исключаются из расчета. Это время, когда сотрудники:
– получали пособие по временной нетрудоспособности или беременности и родам;
– имели право на средний заработок, например, во время отпуска или командировки;
– не работали из-за простоя или забастовки, в которой не принимали участия;
– получали дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
– были освобождены от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством, например во время отпуска за свой счет (пункт 5 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

– Сейчас считаю отпускные сотруднице. В ее расчетном периоде сложилась такая ситуация. С 15 по 22 января 2010 года она была на больничном. Следующие два дня – 23 и 24 января выпадали на выходные. С 25 января сотрудница взяла отпуск за свой счет до 27-го числа. Значит, мне нужно вообще исключить из расчетного периода промежуток с 15 по 27 января? – Нет. Исключить из расчетного необходимо не один, а два периода: с 15 по 22 января и с 25 по 27 января. Исключать выходные из расчета не нужно, для этого нет никаких оснований. Выходные не приходятся ни на период нетрудоспособности, ни на период отпуска.

Обращу внимание еще на один момент. У большинства сотрудников в расчетном периоде имеется отпуск, и нередко встречается ситуация, когда на период отпуска приходятся праздничные дни. Как мы уже отметили, периоды, в которые работник получал средний заработок, в частности отпуск, исключаются из расчетного. Предположим, что сотрудник компании отдыхал с 15 по 28 февраля 2010 года. Фактически продолжительность отпуска составила 14 календарных дней, но в самом отпуске, как вы понимаете, дней всего 13, в нем не учитывается праздничный день – 23 февраля. Так вот, этот день приходится на отработанное время. Поэтому при подсчете отработанного времени из расчетного периода следует исключить не единый промежуток с 15 по 28 февраля, а отдельные его части: с 15 по 22 февраля и с 24 по 28 февраля.

Теперь переходим непосредственно к расчету. Поскольку отпуск устанавливается в календарных днях, нам нужно рассчитать количество календарных дней, приходящихся на отработанное время. Если расчетный период отработан полностью, то есть у работника нет промежутков, которые исключаются из расчетного периода, то нужно 12 месяцев (продолжительность расчетного периода) умножить на 29,4 (усредненный показатель количества календарных дней в полностью отработанном месяце). Получаем итоговое число 352,8 – это и будет количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, у работников, в расчетном периоде которых не было «исключительных» промежутков.

Если же расчетный период отработан не полностью, то схема расчета усложнится. Надо будет воспользоваться следующей формулой:

К = 29,4 х М + ((29,4/ Кдн1 х Котр1) + (29,4/ Кдн2 х Котр2) + ),

где
К – календарные дни, приходящиеся на отработанное время;
М – количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;
Кдн1(2, ) – количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах;
Котр1(2, ) – количество календарных дней в неполных месяцах, приходящихся на отработанное время.

Комментарий редакции

В учебном отпуске оплачиваются даже майские праздники

Если сотрудник компании уходит не в обычный, а в учебный отпуск, то праздничные нерабочие дни ему оплачивают так же, как и рабочие. В текущем месяце такие дни – 3 и 10 мая. По общему правилу за нерабочий праздничный день не платят, так как он не входит в ежегодный отпуск, а только продлевает его (статья 120 ТК РФ). Но это не относится к учебному отпуску. Его предоставляют строго на те дни, которые написаны в справке из учебного заведения. И продлить такой отпуск нельзя. Расчет отпускных учитывает майские праздники, оплачиваются они так же, как и рабочие дни.

Расчет общего заработка не включает выплаты социального характера и матпомощь

В расчет общего заработка включается не только зарплата, но и надбавки, доплаты, премии и вознаграждения, гонорары (пункт 2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Но некоторые выплаты не учитываются при расчете. Во-первых, это те суммы, что выплачиваются за периоды, которые исключаются из расчетного. То есть в расчет не войдут пособия, выплаты за время командировки, простоя (пункт 5 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Во-вторых, в расчет не попадут выплаты социального характера и суммы, которые не относятся к оплате труда. Речь идет о материальной помощи, оплате питания, проезда, обучения, отдыха и т. п. Про это говорится в пункте 3 Положения № 922.

В целом посчитать общий заработок просто. Но есть два опасных момента.

Первый момент – это индексация зарплаты. Если в течение расчетного периода сотруднику повысили зарплату, как и всем трудящимся в компании, то при расчете отпускных не обойтись без индексации. Если повышение коснулось не всех сотрудников, то ничего индексировать не нужно.

Напоминаю, что порядок индексации зависит от того, в какой период произошло повышение. Если зарплата увеличилась во время расчетного периода, то индексируются сами выплаты, начисленные до повышения заработка. Причем корректировке подлежат не все выплаты, участвующие в расчете отпускных, а лишь некоторые. Так, проиндексировать надо будет начисленные оклады, тарифные ставки и выплаты, установленные в фиксированном размере от окладов или ставок (пункт 16 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Если зарплата повысится в промежутке между концом расчетного периода и первым днем отпуска, также не обойтись без индексации. Правда, в этом случае будет проиндексирован средний заработок, начисленный за расчетный период.

А вот если повышение зарплат произойдет в период отпуска, то индексировать придется уже сами отпускные – ту сумму, что приходится на период с даты повышения оклада до конца отпуска.

Теперь несколько слов о самом индексе. С 26 ноября 2009 года изменились правила его расчета. Посмотрите постановление Правительства РФ от 11 ноября 2009 г. № 916. Если раньше для расчета индекса вычислялось отношение нового оклада или тарифной ставки к их прежнему значению, то теперь в расчете участвуют не только оклады и тарифные ставки, но и ежемесячные выплаты к ним (абзац 4 пункта 16 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

В результате может возникнуть ситуация, когда при одновременном повышении окладов и отмене стимулирующих выплат при расчете отпускных индексировать вообще ничего не придется. Приведу пример. В компании были отменены ежемесячные премии в размере 20 процентов от оклада и одновременно повышен сам оклад. В частности, оклад одного из сотрудников увеличился с 15 до 18 тыс. руб. Как отразится такое изменение на расчете индекса?

Опираясь на прежний порядок расчета, индекс был бы равен 1,2. 18 тыс. руб. мы делили на 15 тыс. руб. Но с учетом нововведения мы получим совсем другое значение, ведь теперь в расчете участвует не только оклад, но и ежемесячные выплаты к нему. В итоге индекс составит 1. Сначала 18 тыс. руб. делим на 15 тыс. руб. Затем прибавляем к полученному значению еще 20 процентов от 15 тыс. Таким образом, при расчете отпускных этому сотруднику ничего индексировать не придется, несмотря на то, что в компании прошло повышение зарплат.

Второй опасный момент – это учет премий в составе общего заработка, приходящегося на расчетный период. Порядок их учета зависит от конкретного вида премии.

Особенность учета годовой премии состоит в том, что она включается в расчет независимо от момента начисления. Главное, чтобы компания выдавала ее за предшествующий календарный год. Всем сотрудникам, идущим в отпуск в 2010 году, учесть получится годовую премию только за 2009 год. Причем, как я уже отметила, момент начисления не важен. Даже если сотрудник отдыхал в январе 2010 года, а премия за 2009 год была начислена ему только в марте, необходимо пересчитать отпускные с учетом этой премии и доплатить разницу.

Если премия начислена за период, превышающий один месяц, то тут надо отметить сразу два нюанса. Во-первых, в расчет принимаются только те премии, что начислены в рамках расчетного периода, и не важно, за какой именно промежуток они начислены. Во-вторых, общее время, за которое начислены такие вознаграждения, не должно превышать расчетный период. Поясню, что здесь имеется в виду. Если компания использует стандартный расчетный период в 12 месяцев, то в сумме общего заработка получится учесть не более четырех квартальных премий, даже если фактически их больше.

С ежемесячными премиями дело обстоит так. Как и в предыдущем случае, важно, чтобы месячная премия была начислена в пределах расчетного периода, при этом не важно, за какой именно месяц она будет начислена: за текущий, предыдущий или какой-либо другой. Вместе с тем при расчете получится учесть только одну премию в месяц за конкретный результат. Поэтому если в расчетном периоде будут начислены 13 месячных премий за один и тот же результат, в расчет надо будет взять только 12.

Помимо этого сотрудникам могут быть выплачены и иные премии, не привязанные к какому-либо периоду. Так вот в расчет включаются только те, что предусмотрены системой оплаты труда. Кроме того, эти премии обязательно должны быть связаны с трудовой деятельностью человека. Так, например, премии к праздникам или юбилеям в расчете не учитываются, даже если их выплата предусмотрена системой оплаты труда.

Вопросы после лекции

– Оксана Алексеевна, у нас есть сотрудник, который весь прошлый год отработал в филиале, а с 2010 года перевелся в головной офис. В июне он пойдет в отпуск, какой период взять для расчета?

– Ни филиалы, ни представительства, ни обособленные подразделения не являются отдельными юридическими лицами. Об этом сказано в пункте 3 статьи 55 Гражданского кодекса РФ. Это значит, что они не могут быть самостоятельными работодателями. Это статья 20 Трудового кодекса РФ. Получается, что при переводе сотрудника из филиала в головное подразделение смены работодателя нет. А раз так, то никаких особенностей с определением периода не будет. Если вы применяете стандартный период в 12 месяцев, то расчетным для этого сотрудника будет промежуток с 1 июня 2009 года по 31 мая 2010 года. То есть при начислении отпускных вы будете учитывать время работы в филиале.

– У нас одна из сотрудниц должна была выйти из отпуска по уходу за ребенком 10 мая. Но она оформила ежегодный отпуск. Выплат у нее нет ни в расчетном, ни в предшествующем расчетному 12-месячном периоде. Как посчитать ей отпускные? В очередной раз сдвинуться на 12 месяцев назад?

– Нет, больше сдвигаться не придется. В такой ситуации средний заработок для начисления отпускных рассчитайте исходя из оклада или тарифной ставки работника. А вот если бы сотрудница после отпуска по уходу за ребенком хотя бы на один день вышла на работу и только после этого отправилась в отпуск, то средний заработок для начисления отпускных рассчитывался бы исходя из зарплаты, начисленной за дни работы непосредственно перед отпуском.

– Оксана Алексеевна, вот вы сказали, что если в расчетном периоде сотрудника окажутся начисленными 13 ежемесячных премий за один и тот же результат, то учесть при расчете отпускных можно будет только 12. А как выбрать, какую премию исключить из расчета, если все они будут иметь разное значение?

– Поскольку в законодательстве нет ответа на этот вопрос, то я рекомендую компаниям выработать свой собственный подход и закрепить его в учетной политике. В качестве примера приведу несколько возможных вариантов учета. Во-первых, можно установить, что в расчете участвуют суммы 12 максимальных премий. Во-вторых, в расчет можно включать только те премии, которые относятся к расчетному периоду. Третий вариант: можно рассчитать среднее значение всех начисленных премий, умножить его на 12 (количество месяцев расчетного периода) и полученный результат включить в расчет.

Лектор:

Курбангалеева Оксана Алексеевна,

генеральный директор ООО «Консалтинг успешного бизнеса».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка