Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Грамотное управление – основа эффективной работы

18 мая 2010 121 просмотр

Компетенции и профессиональные навыки главбуха

Бухгалтерия – это подразделение компании, которое большую часть года проводит в цейтноте. Главному бухгалтеру приходится принимать сразу несколько важных для предприятия решений одновременно. А еще надо успевать руководить сотрудниками и находить время на то, чтобы заниматься непосредственно учетом. На семинаре я расскажу о методах, которые помогут главбуху организовать свою работу и помочь подчиненным работать эффективно.

Начну с очень важной вещи. Главный бухгалтер, чтобы быть эффективным специалистом для компании и для достижения своих профессиональных целей, должен понимать, что он – топ-менеджер. И «зашоренность», в которую главбуха может втянуть бесконечная текучка требующих непосредственного вмешательства проблем, не должна этому мешать.

Важно не забывать, что профессиональные навыки главбуха включают в себя не только знания в бухгалтерских и налоговых вопросах. Кроме профессиональных бухгалтерских навыков ему просто необходимо уверенно владеть коммуникативными. Проблема в том, что в России до сих пор многие генеральные директора компаний искренне не понимают, зачем главному бухгалтеру обучаться коммуникациям. Руководители предприятий, к сожалению, часто считают, что главный бухгалтер работает в основном с расчетами, а не с людьми. Это в корне неверно. Представить день главбуха несложно: в течение дня нужно переговорить с руководителями подразделений компании, с сотрудниками этих подразделений, со своими подчиненными, с налоговой инспекцией, с внебюджетными фондами, с контрагентами, с генеральным директором. Список внешних и внутренних контактов практически бесконечен. И только к концу рабочего дня, если уже не после него, у главного бухгалтера появляется возможность заняться непосредственно учетными вопросами. Владение коммуникативными навыками как раз и позволит сократить время, которое уходит на общение, потому что оно становится эффективным. Как следствие у главбуха остается больше времени на свои непосредственные обязанности и просто на себя или семью.

Идеальная коммуникация выстроена так, чтобы не приходилось общаться с теми, кто не несет для общего дела ничего полезного. Что я имею в виду? Возможно, долгий разговор с главбухом компании поможет ее контрагенту разрешить какие-то неясности и принесет ему пользу, но он вполне может не нести ничего полезного самой компании.

– Получается, надо жестко обрывать такое навязанное чужими интересами общение?

– Жестко обрывать общение я вообще не советую. Если и вести себя резко, то только предварительно очень хорошо продумав, к каким последствиям это может привести. Безапелляционно прекращать разговор как минимум невежливо. Такое обращение с контрагентом может действительно навредить компании. Надо задать себе вопрос: «Что полезного этот разговор принесет мне, моим подчиненным и компании?» И если ответ будет «ничего», то можно деликатно сказать собеседнику, что тому нужно заняться другими неотложными делами.

Безусловно, основная функция бухгалтерии – учет и контроль. Но следующая по важности функция – это сбор информации и передача ее в другие подразделения компании. Через бухгалтерию проходят все потоки, не только информационные. А также материальные ценности, денежные средства. Лишь на самом начальном этапе деятельности компании бухгалтерия – обслуживающий отдел. По мере развития компании бухгалтерия должна становиться ядром предприятия, «центром информационного управления». И по возможности можно без стеснения доносить эту мысль до других отделов и генерального директора.

Безусловно, владение коммуникациями – это тема отдельного семинара и в рамках одной лекции научить главбуха, как и любого другого руководителя, эффективно общаться невозможно. Главное, что я хочу посоветовать: не бояться убеждать генерального директора в необходимости специальных коммуникативных тренингов.

Лучше развивать в сотрудниках инициативность и взаимозаменяемость

Очень часто на семинарах главбухи спрашивают меня, как привить подчиненным желание развиваться, как сделать их инициативными работниками. Такое желание руководителя похвально. Нельзя растить из работников «маленьких людей».

Бывает, что бухгалтеры погружены исключительно в проблемы своего участка работы, совершенно не принимая участия в работе всего отдела в целом. Конечно, хорошо, когда сотрудник хорошо выполняет вверенные ему обязанности и знает все тонкости своей работы. Но излишняя погруженность сотрудников бухгалтерии в свои непосредственные производственные задачи может привести к двум нежелательным последствиям.

Во-первых, может сложиться ситуация, когда в бухгалтерии все сотрудники будут незаменимы. А если этот сотрудник вдруг заболеет или решит уволиться в самый разгар налоговой проверки? Тогда сразу станет понятно, что намного лучше, если каждый из работников хотя бы на непродолжительное время сможет заменять другого.

А во-вторых, когда сотрудник чувствует, что ему вверены только работа с накладными, выставление счетов-фактур или походы в банк, он постепенно начинает понимать, что ему больше ничего и не нужно.

Поэтому желательно стараться воспитывать своих подчиненных инициативными сотрудниками. Они обязательно должны понимать все процессы, которые происходят в компании. Если предприятие занимается, к примеру, производством, надо, чтобы сотрудники бухгалтерии знали, как и для кого создается продукция. Это расширит кругозор работников, придаст им уверенности в том, что они не просто незначительные в общем деле исполнители. В конечном итоге это создаст позитивный настрой в коллективе бухгалтерской службы и даже в некотором роде разгрузит главбуха.

Подоплека всего управления кроется в психологии. Любому человеку хочется чувствовать себя значимым. И тип руководства, при котором все знают «свое место», каждый является просто исполнителем, происходит тотальный контроль действий каждого подчиненного, в конечном итоге приводит к тому, что сотрудники превращаются в безынициативных, безответственных «маленьких человеков», к конфликтам в коллективе, к атмосфере всеобщего недоверия и соответственно нежеланию работать. А значит, низким показателям эффективности труда.

– Татьяна Владиславовна, но если каждому сотруднику давать понять, что он исключительно значимая фигура в компании, он может перестать проявлять интерес к текущим мелким задачам?

– Я не советую перегибать палку в подобном мотивировании. Показывать «исключительную значимость» всем сотрудникам – это, конечно, слишком. Но все равно не надо бояться поддержать подчиненных. Надо, чтобы люди понимали и знали цели бизнеса в целом, а не только свои прямые обязанности. Очень важно, чтобы каждый сотрудник осознавал свою причастность к общему делу компании, к общему результату.

Настроить на продуктивную работу можно несколькими способами

Одна из самых частых проблем, с которыми сталкивается главный бухгалтер в качестве руководителя, – это непродуктивный настрой его подчиненных. Связаны такие настроения сотрудников по большей части с тем, что бухгалтерская работа требует чрезвычайной сосредоточенности, а значит, и эмоциональной разрядки. Идеальное для работы настроение – чуть-чуть выше нейтрального. Вот именно на него и необходимо настроить своих сотрудников.

Для начала надо определить, с чем связано нежелание сотрудников работать в темпе, которого требует производственный процесс. Причинами могут быть или излишне позитивный настрой или, наоборот, нерабочее настроение. Если сотрудники настроены на шутливый лад, у руководителя есть два варианта действий. Можно охладить настрой подчиненных, дав задание или просто сказав про то, что сейчас не до смеха и надо работать. А можно поступить наоборот: самому пошутить, посмеяться с подчиненными пару минут, разрядить атмосферу по максимуму. И уже потом спокойно сказать о том, что дела не ждут.

Если же в коллективе царит мрачная атмосфера, то сначала надо обязательно определить, с чем это связано. Очень часто сотрудники расстроены из-за того, что допустили ошибку, но побаиваются сказать об этом руководителю. Как только станет понятно, в чем причина плохого эмоционального настроя, надо обязательно подбодрить коллектив.

Рекомендация лектора

Расслабиться и собраться помогут упражнения

Можно потратить буквально пару минут времени, но настроить себя на продуктивную работу с помощью специальных дыхательных упражнений. Расскажу про два таких упражнения. Первое называется «освобождающее» дыхание. Надо удобно сесть на стуле, положить одну руку на живот, другую на грудь. Дальше, считая до трех, вдохнуть через нос так, чтобы лежащая на животе рука немного поднялась. Выдыхая, надо досчитать до четырех и почувствовать, как спокойно опускается лежащая на животе рука. Хорошо помогает расслабиться и сконцентрироваться для продолжения работы и техника дыхания «замок». Надо принять исходной положение сидя, с выпрямленным корпусом, руками на коленях в положении «замок». Дальше сделать вдох и одновременно поднять руки над головой ладонями вперед. На две секунды задержать дыхание, резко выдохнуть через рот и резко опустить руки на колени.

Цели, которые ставятся перед подчиненными, должны быть четкими и понятными

Для того чтобы силы, которые главбух тратит на то, чтобы его сотрудники продуктивно работали, не прошли даром, необходимо максимально понятно формулировать задачи. От грамотной постановки задач перед подчиненными зависит успех работы бухгалтерии и всей компании.

Когда надо что-то поручить сотруднику, сначала лучше определить для себя, как он понял задачу. Если работник новенький или недостаточно компетентный, то после озвучивания задания лучше попросить его повторить задачу.

Если сотрудник достаточно высокой компетенции, то после постановки задачи перед ним можно уточнить, с чего он начнет выполнять порученное дело. А если задание дается сотруднику, который с руководителем практически на равных, то вполне достаточно спросить, какое время требуется на реализацию задач.

Формулировка рабочих целей никогда не должна сводиться к пустым фразам типа «повысить эффективность работы бухгалтерии». Совершенно непонятно, что конкретно нужно делать сотрудникам для того, чтобы достичь этой эффективности. Поэтому надо формулировать задания подчиненным максимально конкретно. Например: «Нужно подготовить все акты на два дня раньше намеченного срока», «к концу квартала нужно написать план с несколькими вариантами снижения нагрузки по налогу на прибыль». Общие фразы могут подойти, например, когда главбух отчитывается перед советом директоров о том, что «налоговая нагрузка снижена», «оперативность работы с входящей документацией повышена», «конфликт с налоговой инспекцией разрешен». Но даже в таких ситуациях лучше говорить более конкретно.

Цель должна быть достижимой

Но даже если максимально понятно сформулировать недостижимую цель, то толка все равно не будет. Достижимая цель – эта та, которой можно добиться имеющимися ресурсами. Нельзя просить у сотрудника, которому срочно нужно съездить в налоговую инспекцию, подготовить в течение часа несколько документов. Просто потому, что этот сотрудник ограничен во времени. Или абсолютно недостижимо, даже если на этом настаивает генеральный директор, «практически не платить налоги». Значит, и перед своими подчиненными ставить сверхзадачи неправильно. Они только потратят на них много времени, практически ничего не добьются и отвлекутся от текущей, не менее важной работы.

Очень много портит при постановке целей и задач негативная формулировка с использованием частицы «не». Задачи надо формировать только в позитивных терминах. Это очень важный психологический принцип. Например, ставя перед подчиненным задачу «не получить по итогам проверки от налоговой инспекции большие доначисления», мы неосознанно настраиваем на то, что все любые другие исходы дела вполне допустимы. То есть в подсознании того, перед кем ставится задача, может отложиться, что небольшие доначисления приемлемы, или, что еще вероятнее, запомнится фраза без частицы «не». Так устроена психика человека, и лучше не игнорировать это правило. Поэтому правильнее ставить задачи следующим образом: «Сделать все, чтобы инспекторы посчитали все документы правильно оформленными». И опять же после таких общих фраз лучше конкретно объяснить сотрудникам, что от них требуется, чтобы проверка прошла без доначислений.

Говорить «нет» можно без объяснения причин

Любому руководителю надо уметь грамотно говорить «нет». Главному бухгалтеру постоянно приходится сталкиваться со «срочными» просьбами сотрудников других подразделений компаний. Особенно это некстати, когда не хватает времени на свою работу. Например, приходит руководитель отдела развития и просит без промедлений дать ему отчет о платежах какого-то клиента, иначе у него провалятся грядущие переговоры. А у бухгалтерии, допустим, последний день сдачи налоговой декларации.

Надо понимать, что это чистой воды манипуляция. Если бы это дело было действительно важно руководителю отдела развития, он бы позаботился о нем заранее. Могут быть ситуации, когда действительно времени или возможности сделать это раньше не было. Но в большинстве случаев так поступают именно из-за плохой организации своей работы.

Сказать «нет» очень сложно. Но в описанной ситуации, вероятно, именно отказ, хотя бы на день сдачи отчетности, наиболее верное решение. Так как же отказать, чтобы не испортить отношения с другими подразделениями и не мучаться угрызениями совести?

Конечно, лучше избегать прямолинейного отказа. Фразы типа «нет, я не могу этого сделать», «нет, я предпочту этим не заниматься» подходят только для ситуаций, когда абсолютно неважен коллега, которому приходится отказать. Но чаще препятствий для того, чтобы сказать о причинах, заставляющих отказывать, в рабочих ситуациях нет.

В тех же редких случаях, когда нет возможности раскрыть настоящие причины отказа, лучше научиться говорить «нет», не обосновывая причины. Если тому, кто просит, неизвестны причины отказа, сложно придумать что-то, чтобы уговорить выполнить просьбу по-другому. Отлично, если есть умение использовать так называемое рефлексивное нет: «Мне бы очень хотелось помочь вам. Мне важно, чтобы в нашей компании все было хорошо, и я очень сожалею, но в этот раз помочь не смогу». Если эта фраза сказана с уважением, доброжелательно, то вопроса «а почему?» обычно не возникает. Можно использовать принцип «компромиссного отказа». Его обычно высказывают фразой: «я не могу сделать это сегодня, но я, возможно, сделаю это завтра» или «я мог бы из этого сделать то-то и то-то, а вот остальное попроси у кого-нибудь еще или сделай, пожалуйста, сам».

Грамотным будет также так называемое дипломатичное «нет». Такой отказ предлагает просящему иные варианты решения его проблемы. В ситуации с просьбой об отчете по клиенту начальнику отдела можно сказать: «Возможно, вам сумеет помочь наша финансовая дирекция сегодня или кто-то из моих подчиненных завтра? У них тоже должна быть нужная информация».

Лектор:

Курдюмова Татьяна Владиславовна,

бизнес-тренер, консультант, коуч, руководитель тренингового проекта «БУХТренинг.ru».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка