Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как легко вести кадровую документацию

15 июня 2010 28 просмотров

Сотрудники должны быть в курсе всех правил работы в компании

Кадровые документы создаются не только для того, чтобы отражать информационные потребности работников и служб персонала. Они прежде всего устанавливают, определяют и фиксируют отношения между работниками и работодателем. Все они относятся к категории локальных нормативных актов. При этом важно отметить, что они становятся юридически значимыми только после утверждения руководителем.

При приеме на работу сотрудника обязательно знакомят со всеми локальными нормативными актами, которые прямо или косвенно относятся к его работе. Это правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных, о пожарной безопасности, о командировках, премировании и т. д. Знакомить сотрудника нужно обязательно под роспись.

Но, как правило, на практике такое ознакомление проводится достаточно формально. При приеме на работу новичок получает многостраничные документы, которые он внимательно изучить просто не успевает. В итоге новому сотруднику приходится подписывать их не задумываясь. Поэтому правильно поступают сейчас многие компании. Они сообщают работнику, что на корпоративном портале в интернете есть определенный раздел. В нем хранятся все локальные нормативные акты. Затем просят их изучить. При этом на изучение отводится целый день или даже неделя. А потом проводится тестирование на знание этих документов. И уже после этого сотрудник расписывается в ознакомлении.

Но если компания небольшая, то можно распечатать для работника второй экземпляр. Рекомендую также дать сотруднику экземпляр должностной инструкции. Это поможет избежать конфликтов в коллективе – все четко будут знать свои обязанности. Поэтому очень важно разработать систему осознанного ознакомления работников со всеми нормативными актами компании.

С юридической точки зрения локальные нормативные акты являются бессрочными. Но действовать они должны столько, насколько они соответствуют по своему содержанию фактическому положению дел в компании. При этом новый локальный акт принимают только тогда, когда происходят какие-либо существенные изменения.

Если происходят незначительные изменения, то в локальный нормативный акт можно внести поправки просто приказом руководителя. Например, если в положение об оплате труда внесли изменения, то копию приказа о внесении этих изменений прикладывают к положению.

При этом компания знакомит работника с той редакцией локального нормативного акта, которая действует на момент принятия его на работу.

Бывает, что изменения вводятся после того, как сотрудника приняли на работу. На этот счет законодательство ничего не говорит. Но существует общепринятая практика. Поскольку этот нормативный акт касается практически всех работников, то приказ о внесении изменений должен быть вывешен на видном месте. Например, на специальной доске. Либо он рассылается по структурным подразделениям по электронной почте. И уже руководители подразделений знакомят своих подчиненных с изменениями. Причем расписываться в этом случае уже не обязательно. Достаточно просто сделать рассылку по корпоративным адресам. Можно с уведомлениями о прочтении. Точно могу сказать, что при таком порядке ознакомления ни один инспектор не придерется.

– В чем разница между служебной и докладной запиской? И в каких случаях они пишутся? – Докладная записка – это документ, который подается руководителю подразделения или компании. А служебная записка – это переписка между подразделениями. Например, когда кадровой службе нужно обратиться в бухгалтерию: передать или сообщить какую-нибудь информацию.

Без письменного согласия сотрудника на обработку персональных данных нельзя заводить личное дело

Отдельно хочу поговорить про положение о защите персональных данных. Как и правила внутреннего трудового распорядка, этот документ обязательно должен быть в компании.

Есть закон о персональных данных – Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ. Он предназначен для тех компаний, которые формируют базы данных в связи со своей профессиональной деятельностью. Например, банки.

Когда же речь идет о защите персональных данных при трудовых отношениях, то применяется глава 14 Трудового кодекса РФ. А кадровые вопросы регулируются именно Трудовым кодексом.

Работник обязательно должен согласиться на обработку своих персональных данных. Без его подписи компания не может ни составить личную карточку сотрудника, ни сформировать личное дело.

В положении о персональных данных оговаривается, какие личные данные сотрудника будет обрабатывать компания. А также на каком основании, в каких целях и в течение какого срока.

Вообще, персональные документы работников – это самые важные документы в кадровой документации.

В этом вопросе неясность чаще всего возникает со свидетельством о присвоении ИНН. Законодательством не предусмотрена обязанность сотрудника предъявлять его при устройстве на работу. Поэтому компания не вправе его требовать. Но с другой стороны, в личной карточке Т2, о которой мы поговорим чуть позже, ИНН проставляется в верхней части. Бухгалтерии очень нужен этот номер: как минимум для отчислений страховых взносов в пенсионные фонды. Поэтому бухгалтерам стоит в личной беседе объяснить сотрудникам, что им лучше принести свидетельство об ИНН, так как это в их интересах.

Часто при приеме на работу копируют паспорт работника, его военный билет, дипломы и т. д. Затем подшивают копии в личное дело. Но делать это не обязательно. Достаточно просто установить личность того человека, который устраивается на работу. Потом все сведения вносятся в личную карточку Т2, которая является основным учетным документом.

– Обязательно ли вести личные дела сотрудников? – Нет. Для большинства компаний не обязательно. И многие их просто не ведут. В Трудовом кодексе вообще нет упоминания про личное дело. По трудовому законодательству обязательно ведение личных дел только для государственных и муниципальных служащих.

Можно не вести вспомогательные журналы и книги для систематизации учетных документов

Учетные документы делятся на две группы: основные и вспомогательные.

К основным учетным документам относятся карточки Т2, Т2гсмс, Т4. Для большинства компаний – это только Т2. Причем эта карточка, хоть и на плотной бумаге, но она может быстро истрепаться. А к потрепанному внешнему виду нередко придирается трудинспекция. Но в электронном виде такие карточки вести нельзя. Это серьезное нарушение. Их нужно вести только вручную. В карточке должна стоять собственноручная подпись работника и сотрудника компании, занимающегося кадровыми вопросами. Ведется она только на русском языке.

Очень часто бухгалтеры допускают ошибку, когда хранят эти карточки в личных делах сотрудников. Это неправильно. Из карточек нужно сформировать картотеку. Систематизируются они по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту. После увольнения сотрудника его карточку надо закрыть и подшить в отдельное дело. Оно называется «Личные карточки (форма Т2) уволенных работников». В деле также карточки располагаются по алфавиту. На каждый год заводится отдельное дело.

К вспомогательным учетным документам относятся книги и журналы. Из них надо обязательно вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, журнал учета работников, выбывающих в командировки, и журнал учета работников, прибывающих из командировки.

– Если переименовали компанию, нужно ли вносить какие-нибудь изменения в трудовую книжку? – Обязательно. Причем может измениться только организационно-правовая форма, например из ЗАО компания преобразовывается в ООО, а запись в трудовой книжке все равно необходимо внести. При смене названия запись в трудовой книжке оформляется следующим образом. «ЗАО "Солнышко" переименовано 15 июля 2010 г. в ЗАО "Облачко", приказ от 10 июля 2010 г.». Причем такие записи не нумеруются.

Книга учета трудовых книжек предусмотрена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Вообще, у меня есть желание посмотреть в глаза тому человеку, который писал это постановление и инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Например, книгу учета трудовых книжек нужно скрепить сургучной печатью. Во-первых, где этот сургуч раздобыть. Во-вторых, даже если эту сургучную печать прилепить, нужно же иметь для этого выжимную металлическую печать. В-третьих, сургучная печать сломается после третьего использования книги. Но можно книгу и опломбировать. А пломбировочное устройство тоже надо купить. Сами пломбы продаются килограммами. Компании понадобится только пара пломб из этого мешка. Но если не будет печатей и пломб, то компании сделают при проверке замечание. И эта норма введена при том, что уже не один десяток лет у нас собираются вообще отменить трудовые книжки.

Другие книги, журналы и базы данных ведутся исходя из потребностей компании. Даже журнал регистрации приказов по кадровым вопросам нормативными документами не предусмотрен. Но я советую его вести – он значительно облегчит работу. Журналы учета трудовых договоров, отпусков, перемещений, взысканий, поощрений – это совершенно не обязательно.

Разработка должностных инструкций является обязанностью, а не правом компании

Должностная инструкция, как любой нормативный документ, содержит общие положения. Это первый раздел. В нем пишется официальное название должности, привязка к подразделению, общее назначение. То есть кем назначается должность, кем освобождается, чем руководствуется в работе сотрудник. Также прописываются требования к квалификации, к специальным знаниям и навыкам.

Второй раздел – должностные обязанности. Это перечень действий, которые должен выполнять работник. Иногда даже описывают подробно каждую операцию.

Третий раздел – это права работника.

Четвертый раздел – его ответственность.

Желательно включить еще один раздел – взаимоотношения. То есть с кем и как сотрудник взаимодействует: с руководством, с подразделениями. Можно определить и внешний контур взаимоотношений. Например, с отделениями внебюджетных фондов, налоговой инспекцией.

Разрабатывать должностные инструкции часто приходится тем сотрудникам, которые занимаются в компании кадровыми делами. Это в принципе неверно. Должностная инструкция разрабатывается для того, чтобы распределить обязанности между работниками в рамках структурного подразделения. Сделать это может только грамотный и квалифицированный руководитель подразделения.

Кадровая задача здесь заключается только в том, чтобы подготовить приказ руководителя о разработке или переработке должностных инструкций. В этом приказе сформулировать поручение: руководителям структурных подразделений подготовить должностные инструкции на своих работников в соответствии с утвержденным штатным расписанием. И представить на согласование в кадровую службу или бухгалтерию. Затем специалист по кадровым вопросам получает подготовленные проекты, изучает их и вносит свою правку. При необходимости можно вернуть их на доработку.

– А можно ли прямо в трудовом договоре расписать все должностные обязанности работника и не возиться с должностными инструкциями? – Нет. В трудовом договоре не рекомендуют очень подробно описывать обязанности работника. А должностная инструкция должна быть обязательно. При этом ее требуют разрабатывать и на руководителей подразделений, и на их заместителей. Хотя заместители могут опираться на должностные инструкции руководителей. Должностная инструкция шире, чем просто перечень обязанностей, которые вы можете описать в трудовом договоре. Задача трудового договора – установить обязанности работника по отношению к работодателю. Например, обязанность работника по выполнению правил внутреннего трудового распорядка, обеспечению сохранности имущества работодателя.

Также в трудовом договоре можно написать, что сотрудник будет выполнять комплекс обязанностей, определенных в должностной инструкции. При такой формулировке в договоре никаких споров с работником не будет. Он уже не сможет пожаловаться на то, что его заставляют выполнять обязанности, прямо не предусмотренные в трудовом договоре. Но многие считают, что при такой формулировке в трудовом договоре можно без конца переписывать должностную инструкцию. То есть добавлять сотруднику все новые и новые обязанности. Это не совсем так. Должностная инструкция разрабатывается на основании определенных нормативных документов. Есть Квалификационный справочник, который устанавливает требования к квалификации и комплекс обязанностей, которые выполняются на каждой должности.

Если компания приняла работника на должность бухгалтера, это не значит, что он должен вести еще и кадровую документацию. Но если компания хочет добавить ему эти обязанности, то от него нужно получить личное согласие и издать соответствующий приказ.

Лектор:

Янковая Валентина Федоровна,

заведующая отделом документационного обеспечения управления ВНИИ

документоведения и архивного дела.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка