Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Новые коэффициенты‑дефляторы на 2017 год

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Excel поможет рассчитать выручку и финансовый результат

15 июня 2010 310 просмотров

Правильное использование функций округления поможет избежать серьезных ошибок в расчетах

Самая распространенная команда, без которой не обходится ни один расчет в Excel, – это округление. Но на практике я часто вижу следующее. Допустим, бухгалтеру надо округлить число 567,43 до целого 567, чтобы потом использовать его в расчетах. Он делает так: выделяет число или группу чисел, нажимает на вкладку «Главная», находит группу «Число», где находятся две универсальные команды: это кнопочки: «,00 х ,0» – увеличить разрядность и «,00 х ,0» – уменьшить разрядность. И таким образом считает, что округлил число. На самом деле, нажав кнопку «,00 х ,0» – уменьшить разрядность, пользователь просто скрывает десятые и сотые доли числа. В памяти компьютера по-прежнему будет храниться дробное число 567,43. А если таких чисел много, то результаты последующих расчетов сильно искажаются. Ведь бухгалтер рассчитывает на то, что цифры округлены. Налоги, например, считаются без десятых и сотых – все числа округляются до целых. А в бухучете важна каждая сотая и десятая.

Для округления в Excel есть специальные функции. Это «ОКРУГЛ», «ОКРУГЛВВЕРХ», «ОКРУГЛВНИЗ» и «ОКРУГЛТ». Эти функции работают совершенно по-разному.

Сначала рассмотрим, как работает функция «ОКРУГЛ». Функция «ОКРУГЛ» округляет по общим математическим правилам округления. То есть если в числе 567,4 после цифры 4 будет стоять цифра больше или равная 5, например 567,45, то при округлении до десятых функция «ОКРУГЛ» выдаст результат 567,5. А если там стоит цифра строго меньше 5, то результат округления будет равен 567,4.

Допустим, надо округлить то же число 567,43. Для этого выделяется пустая ячейка, например, рядом с той, число из которой надо округлить. Строка формул, в которой будут отображаться расчеты, расположена над строкой буквенных обозначений столбцов. В левой части этой строки есть значок «fx». Если на него нажать, то появится диалоговое окно под названием «Мастер функций» (см. ).

В разделе «Категория» нужно выбрать тип функций «Математические», так как «ОКРУГЛ» относится к этому типу. В разделе «Выберите функцию» можно найти функцию «ОКРУГЛ». Все названия функций располагаются по алфавиту. После нажатия «ОК» на экране появится окно «Аргументы функций». Его можно свободно двигать по экрану, нажав на него левой кнопкой мыши. Там есть две строки «Число» и «Число_разрядов». Теперь в таблице Excel выделяется ячейка с числом, которое нужно округлить. То есть с числом 567,43. В строке «Число» окна «Аргументы функций» появится номер выделенной ячейки. Теперь надо нажать левой кнопкой мыши на строку «Число_разрядов». В зависимости от того, как нужно округлить число, вводится соответствующая цифра. Если нужно округлить до целых – вводится ноль, до десятков – «–1», до десятых – «1», до сотых – «2» и т. д. Допустим, число 567,43 нужно округлить до десятых, поставить «1» и после нажатия «ОК» в выделенной ячейке получится 567,4. Последующие расчеты Excel будет делать именно с этим числом.

В Excel есть еще две полезные функции, это «ОКРУГЛВВЕРХ» и «ОКРУГЛВНИЗ».

«ОКРУГЛВВЕРХ» всегда округляет число с избытком до нужного количества знаков. А «ОКРУГЛВНИЗ» – наоборот, округляет с недостатком. Например, при округлении числа 567,43 до десятых с использованием функции «ОКРУГЛВВЕРХ» результат будет равен 567,5. А при использовании функции «ОКРУГЛВНИЗ» в этом случае результат будет 567,4. Приведу пример с другим числом – 567,49. При округлении до десятых «ОКРУГЛВВЕРХ» также выдаст результат 567,5, а «ОКРУГЛВНИЗ» – также 567,4.

Excel быстро посчитает выручку

При расчете финансового результата деятельности компании Excel поможет быстро рассчитать необходимые показатели в самых сложных случаях.

Недавно я консультировала бухгалтера одной туристической компании, которой нужно было быстро посчитать выручку от продажи всех путевок (см. ). Было известно количество проданных путевок по четырем направлениям: Греция, Кипр, Испания, Турция. А также цена одной путевки по каждому из направлений. Бухгалтер создала еще один столбец «Итого» по каждому направлению. Потом она сложила итоговые значения.

Чтобы упростить эти расчеты и сэкономить время в Excel, есть специальная функция – «СУММПРОИЗВ». Чтобы посчитать итоговую сумму выручки по всем проданным путевкам, нужно выделить пустую ячейку, в которой должен быть результат. Теперь надо нажать на значок «fx» справа от строки формул. В категории функций выбрать «Математические» и найти функцию «СУММПРОИЗВ». Если нажать на нее, появится окно «Аргументы функции» (см. ).

В этом окне три строки, каждая из которых называется «Массив».

Ставите курсор мыши в первую строку «Массив1». Теперь выделяется целый столбец в таблице со значениями, которые составят один из множителей. Например, на это будет столбец «Количество путевок». Затем курсор мыши надо поставить во вторую строку окна «Аргументы функций» – «Массив2». Теперь выделяется второй столбец с числами, которые составят второй множитель. Например, на это будет столбец «Цена путевки». Затем необходимо нажать «ОК». В выделенной вначале пустой ячейке появится результат. Программа сама перемножит соответствующие значения количества проданных путевок и их стоимости по каждому направлению, а потом сложит их. При работе с функцией важно, чтобы в перемножаемых столбцах было одинаковое количество ячеек. Иначе программа выдаст ошибку.

Отмечу, что количество множителей неограниченно. То есть перемножать можно несколько столбцов.

Может быть и так, что столбцы, одинаковые по количеству ячеек, но находятся на разных уровнях. Например, первый столбец будет (А1–А3), а второй столбец (B3–B5). В этом случае Excel посчитает сумму произведений этих столбцов. Но сделает это следующим образом. Он умножит число в ячейке А1 на число в ячейке В3, А2 на В4, А3 на В5. Полученные произведения сложит.

Подчеркну, что аналогично можно находить сумму произведений чисел в столбцах, если они находятся и на разных листах программы Excel.

Excel подскажет оптимальные варианты увеличения прибыли

На видно, что общая выручка от продажи путевок за год составила 3 597 000 руб. Но, допустим, руководство потребовало увеличить в следующем году выручку по этим направлениям до 4 000 000 руб. Excel поможет определить, сколько для этого потребуется продать путевок или насколько увеличить их цену.

Для этого нужно выделить правой кнопкой мыши ячейку с выручкой от продажи путевок – 3 597 000 руб. Если используется Excel 2003, то нужно нажать на кнопку «Сервис» и выбрать функцию «Подбор параметра». Если используется Excel 2007, то сначала надо щелкнуть левой кнопкой мыши на вкладку «Данные». На этой вкладке выбрать группу «Работа с данными». В поле этой группы в правом нижнем углу есть кнопка с зеленым вопросительным знаком. Нужно на нее нажать, и в окошке, которое появится, выбрать «Подбор параметра».

В обоих случаях при выборе функции «Подбор параметра» появится новое окно. Оно так и называется – «Подбор параметра». В строке «Установить в ячейке» автоматически высветится номер ячейки, которую выделили в самом начале, – итоговое значение выручки. В строке «Значение» вписывают значение, заданное руководством, – 4 000 000 руб. В строке «Изменяя значение ячейки» ставим курсор и выделяем в таблице ячейку с тем числом, которое можно изменить. В рассматриваемом примере это может быть количество путевок в Грецию, стоимость путевки на Кипр и т. д. К сожалению, можно выбрать только один параметр, то есть одну ячейку, данные в которой можно изменить. После этого нужно нажать кнопку «ОК».

В итоговой ячейке выручки появится желаемый результат – 4 000 000 руб. А значение ячейки, которая выделялась для изменения ее значения, будет приведено в соответствие со значением выручки. Например, если выбрали ячейку В3 (количество проданных путевок в Грецию), то Excel покажет, сколько путевок в Грецию нужно продать, чтобы итоговая выручка равнялась 4 000 000 руб.

Функцию «Подбор данных» очень удобно использовать, когда необходимо подобрать процентную ставку кредита. А также сумму, которую нужно положить на счет в банке, чтобы капитал компании возрос до нужных размеров при заданных условиях вклада в банк.

Лектор:

Савченко Ирина Валерьевна,

ведущий преподаватель ЗАО «Что Делать Информ».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка