Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Нестандартные претензии трудовой инспекции

13 июля 2010 52 просмотра

Существуют особенности кадрового учета, на которые бухгалтер-кадровик может и не обратить внимания, но инспекторы о них знают, проверяют и штрафуют, если находят ошибки.

Отпуск – это не право, а обязанность сотрудника

Сегодня у компаний возникает много вопросов, связанных с кадровой документацией. Законодательством действительно урегулированы далеко не все из них. Поэтому сейчас разрабатывается новый закон с рабочим названием «О документировании отношений в сфере труда».

В ходе формирования нового законодательства по кадровому делу затрагиваются следующие вопросы. Например, по статье 125 Трудового кодекса РФ отпуск по соглашению сторон может быть разделен на части. Но что такое соглашение? Ведь договориться можно как письменно, так и устно. Если формально прочитать норму, то можно прийти к выводу, что надо письменно составлять соглашение о делении отпуска на части. Но на практике компании этого не делают. А трудовой инспектор при проверке может заявить, что компания неправомерно разделила сотруднику отпуск на части. Ведь соглашения в письменном виде нет.

Недавно был такой случай. Работник пожаловался в трудовую инспекцию, что ему не вовремя предоставили отпуск. Трудовая инспекция провела внеплановую проверку в компании. Обнаружилось, что в графике отпусков компании все отпуска разбиты на части по две недели. Инспектор заявил, что фактически документ является не графиком отпусков, а графиком частей отпусков. А в статье 114 Трудового кодекса РФ сказано, что работнику предоставляются отпуска, а не их части. Компанию оштрафовали.

Часто сотрудник не хочет идти в отпуск по графику. Но отпуск – это не право сотрудника, а его обязанность. Генеральный директор может не спрашивать мнения сотрудников о том, в какие дни они хотят отдохнуть. Ему достаточно просто составить график отпусков по своему усмотрению и ознакомить с ним сотрудников. А сотрудники обязаны отдыхать в те дни, которые стоят у них по этому графику. Ведь если компания не отправит своего работника в отпуск, ее оштрафуют.

Не все трудовые книжки работников годятся при приеме на работу

Отдельно поговорим о трудовой книжке. Еще с 2008 года периодически ставится вопрос об отмене трудовых книжек. Но разработчики нового кадрового закона против этого. Сначала трудовую книжку нужно чем-то заменить и только потом отменять. Так что пока трудовая книжка остается.

В кадровом делопроизводстве самая большая проблема на сегодня – это бланк трудовой книжки. Сейчас действует три вида бланков книжек: 1938 года, 1973 года и 2003 года. Все эти трудовые книжки действительны и их можно брать при приеме на работу новых сотрудников. Но компания может столкнуться с двумя сложными ситуациями, о которых законы умалчивают.

Первая ситуация: бланк трудовой книжки отпечатан не в типографии Гознака. Такие книжки выпускались до 1996 года. В них бумага без водяных знаков, нет изображения герба, иной шрифт, нет серии, номер шестизначный и т. д. Такую книжку нельзя брать и заполнять. За это компанию могут оштрафовать. Ведь она нарушила статью 66 Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что свидетельством трудового стажа является книжка именно установленного образца. Этот образец устанавливает Министерство финансов РФ. В этой ситуации компания может завести дубликат трудовой книжки на установленных бланках образца 2003 года.

Правда, дубликат придется заполнить не по трудовой книжке, а по справкам, которые принесет работник. Если он не может собрать бумаги, то придется завести ему новую трудовую книжку с нуля. Но в этом случае работник потеряет весь свой предыдущий стаж.

Вторая ситуация – после 2003 года заведена трудовая книжка на бланке образца 1973 года. В компанию может прийти новый сотрудник, которому после 2003 года, когда были введены новые бланки трудовых книжек, завели документ на старом бланке. Это связано с тем, что тогда Гознак не смог быстро напечатать достаточное количество новых трудовых книжек. И хотя такая трудовая не фальшивая, но с 1 января 2004 года перестали действовать бланки 1973 года.

Формально в этом случае книжка образца 1973 года недействительна. Рекомендую в этом случае компаниям попросить таких работников собрать справки со старых мест работы и завести новые трудовые книжки на бланке 2003 года. Закрывать глаза на это не стоит, так как такие трудовые книжки негодны.

Нет ничего удивительного и в том, что соискатель может предъявить компании трудовую книжку колхозника. Она на сегодня действительна. Заводится такая книжка только в колхозах и не заполняется на рабочих и служащих. Поэтому компания ничего в ней не заполняет и ничего не переписывает в книжку образца 2003 года. Но при расчете больничного «колхозный» стаж входит в общий трудовой стаж работника. Поэтому, если бывший колхозник работает в компании полгода, то заплатить ему больничный по минимуму нельзя. Больничный платится исходя из общего трудового стажа. Поэтому советую снять копию с колхозной трудовой книжки и подшить в личное дело сотрудника. В личную карточку Т2 стаж сотрудника вносится с учетом стажа трудовой книжки колхозника.

Не советую принимать трудовые книжки иностранцев – бывших наших соотечественников. Это трудовые книжки Украины, Молдовы и т. д. Бланки этих книжек утверждены законодательством иностранного государства. Поэтому при устройстве на работу гражданина Украины заводится российская трудовая книжка. При этом из иностранной трудовой книжки в российскую никакие сведения переписывать не нужно. Это касается всех иностранцев, которые заключают с компанией трудовой договор, кроме белорусов. 22 июня 1996 года принято совместное Решение Высших советов России и Белоруссии № 4 о том, что у белорусов и россиян равные трудовые, пенсионные и социальные права. У них можно взять их трудовую книжку и заполнить. Если же иностранец привез трудовую книжку СССР образца 1938 или 1973 года,то такую книжку также можно брать и заполнять.

Правильное оформление трудовой книжки поможет сохранить стаж сотрудника

Ошибки в оформлении титульного листа трудовой книжки могут повлиять на трудовой стаж ее владельца. Например, трудовая недействительна, если на титульном листе нет печати компании. Правда, это не касается книжек образца 1938 года. Также если сотрудница, например, по паспорту Наталья, а в книжке написано Наталия, то к ней также могут предъявить претензию – ее ли это трудовая книжка.

Чаще всего на титульном листе зачеркивают фамилию сотрудницы, когда она выходит замуж и меняет ее. Правильно в этом случае зачеркнуть старую фамилию и написать «исправлено». Но не «изменено». Ведь меняет фамилию человеку не компания, а загс. Компания только вносит изменения в документы в связи с переменой фамилии. Это принципиально важно. Так как суд может признать неграмотно написанный приказ ничтожным или недействительным.

Еще один момент, на который стоит обратить внимание. Работника нельзя принять, если на записи об увольнении с последнего места работы нет печати. То есть не подтвержден факт увольнения. Нужно попросить владельца книжки поехать на прежнюю работу и поставить печать. Поскольку в нашей стране работник может трудиться в двух компаниях только по совместительству. А основное место работы может быть только одно.

Отказать в трудоустройстве можно только за деловые качества

Сейчас часто соискатели требуют от потенциального работодателя письменный отказ в трудоустройстве с объяснением причины. Тем, кто окажется в подобной ситуации, важно помнить, что отказать в трудоустройстве можно по одной-единственной причине – несоответствующие деловые качества. Отказ составляется на официальном бланке компании. В нем можно написать, что соискатель обратился с просьбой о приеме на работу на такую-то должность. Ему отказано по следующим причинам. И перечислить те деловые качества, навыки и знания, которыми он не обладает.

Такой отказ должен подписать генеральный директор компании или тот сотрудник, которому делегировано право на подпись трудовых договоров. Так как по статье 64 ТК РФ отказ дает именно работодатель. Если бумагу подпишет, например, бухгалтер, занимающийся кадровыми вопросами, то суд может признать ее недействительной.

Чем отличается работа по совместительству от работы по совмещению

Свои особенности кадрового учета имеет трудовой договор. По-хорошему, он должен быть бессрочным. Если компания заключает срочный трудовой договор, то он сразу привлечет внимание трудовой инспекции. В статье 59 Трудового кодекса РФ написано, что срочный договор заключается только в двух случаях. Первое – отсутствие работника, которого мы хотим заместить. Например, он в отпуске, болеет, в декрете и т. д. Второе – это характер работы. Сезонная, на Севере, за границей и т. д.

Сейчас лето, и многие сотрудники поехали отдыхать. И если начальник просит Сидорова поработать за Шишкина, пока тот в отпуске, то Сидоров может это сделать только добровольно и только за деньги. Обращаю здесь внимание на статью 60.2 ТК РФ. Временную замену можно оформить как работу по совместительству. Для этого оформляется карточка Т2 после соответствующего приказа о совместительстве. Личное дело заводится на усмотрение компании. В табеле учета рабочего времени один человек будет считаться за два работника.

Например, кадровик Сидоров и бухгалтер Сидоров. Притом выплачиваются две зарплаты, оформляются два отпуска и два больничных, если этот сотрудник заболеет. Время отпуска по двум работам совпадает. То есть работник одновременно берет два отпуска. Потому что невозможно работать на основной работе, но отдыхать по совместительству и наоборот. При этом он получит двойные отпускные.

Обращаю особое внимание на то, что нельзя прописывать размер оплаты за замену отдыхающего сотрудника в коллективном договоре, положении о премировании или других локальных нормативных актах. Размер доплаты при совмещении или расширении трудовых обязанностей определяется по соглашению сторон. То есть в каждом индивидуальном случае нужно заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Об этом сказано в части 2 статьи 151 Трудового кодекса РФ. В этом допсоглашении оговариваются все условия совмещения. А именно за кого работают, сколько времени, какой объем работы выполняется и каков размер оплаты.

Не нужно путать понятия «работа по совместительству» и «работа по совмещению». Совместительство – это когда сотрудник выполняет обязанности по второй работе в свободное от основной работы время. А совмещение – это когда сотрудник выполняет часть обязанностей другого сотрудника в рамках своего рабочего дня. Делается это обычно за счет интенсификации труда.

Как оформить временный перевод сотрудника внутри компании

Разберу еще такую ситуацию, которая нигде подробно не описана. Главный бухгалтер находится в декрете с 10 марта 2008 года. До выхода главного бухгалтера на работу на ее место временно перевели бухгалтера по зарплате. Обращаю внимание на то, что временный перевод отдельно в трудовую книжку не пишется.

И вот во время декретного отпуска главбух решила уволиться. Теперь компания решает, что делать с бухгалтером по зарплате. Если компания согласна оставить бухгалтера по зарплате главным бухгалтером – хорошо. Нужно только задокументировать прекращение временного перевода и оформить его как постоянный. Постоянный перевод вносится в трудовую книжку.

Советую составить дополнительное соглашение к трудовому договору. В соглашении надо признать, что временный перевод, который был в 2008 году, считается постоянным.

Основание следующее. После увольнения основного работника прежнее место работы замещающему сотруднику не предоставлено. Он не потребовал его предоставления и продолжает работать на следующий день после увольнения основного работника.

Например, главбух уволилась 6 августа 2010 года. Это пятница. А в понедельник 9 августа 2010 года переведенная вышла на работу. Именно 9 августа ее временный перевод от 10 марта 2008 года считается постоянным. 6 августа он еще считается временным. Далее издается приказ на основании допсоглашения о признании перевода постоянным. В свободной форме. Он будет датирован 9 августа.

В трудовой книжке бухгалтера по зарплате есть только одна запись о том, что в 2005 году ее приняли на работу. Перевод оформляется таким образом. В трудовой книжке проставляется следующий порядковый номер записи и дата – 09 августа 2010 года. В третьей графе пишется: «Переведена 10.03.2008 г. на должность главного бухгалтера». В четвертой графе дается ссылка на два приказа. Это приказ о временном переводе и приказ о признании этого перевода постоянным. Рекомендую оформлять эту ситуацию именно таким образом.

Сложнее оформить документы в том случае, если бухгалтер по зарплате плохо справлялась с обязанностями главбуха и компания в ней не заинтересована. Тогда бывшему главному бухгалтеру необходимо выйти из декрета на работу на один день. Тогда бухгалтер по зарплате перейдет на свое прежнее место работы. Ведь ее срочный трудовой договор составлен до момента выхода главбуха из декрета. А главбуху следует уволиться на следующий день, оставив свое место вакантным.

Вопросы после лекции

– Наш бухгалтер-кассир попросила заключить с нею срочный трудовой договор. Ей так удобнее. Директор не против. Мы можем пойти ей навстречу?

– Это типичная ошибка. На практике возникает много ситуаций, когда сотрудник чего-то хочет. Например, он хочет получать зарплату один раз, а не два раза в месяц. Он хочет, чтобы с ним заключили срочный договор, хотя заступает на должность бухгалтера. Это работа бессрочная, поэтому закон запрещает заключать срочный трудовой договор. Учтите, что срочный трудовой договор – это редкость и он сразу привлечет внимание проверяющих. В статье 59 Трудового кодекса приведены случаи, когда компания обязана заключить срочный договор, а также оговорены те ситуации, в которых компания может заключить его по соглашению сторон.

– Мы работаем в Москве. Но к нам на работу часто устраиваются приезжие из других российских городов. Но не у всех из них при приеме на работу есть временная регистрация по месту пребывания. Нас за это не оштрафуют?

– Нет. Российский гражданин должен зарегистрироваться по месту работы или проживания, если он находится в нем более трех месяцев. Но это отслеживает и за это штрафует только Федеральная миграционная служба. Свои претензии она предъявляет именно к гражданам, а не к работодателям. Иногда со стороны ФМС России бывают попытки оштрафовать компании, в которых трудятся незарегистрированные россияне. Но эти штрафы незаконны. Ведь такой штраф платит сам гражданин, а не компания. При приеме на работу компания не вправе спрашивать регистрацию. Трудовой кодекс называет это дискриминацией по месту жительства. Это следует из статьи 64 Трудового кодекса РФ.

– А можно ли подписывать кадровые документы, используя факсимильную подпись?

– Нет. В прошлом году был конкретный судебный случай по этому вопросу. Сотрудника уволили за плохую работу. Но у него приказ на работу и трудовой договор оказались с факсимильной подписью директора. Причем в это время директор был в командировке. Суд пришел к выводу, что факсимильная подпись не может использоваться в кадровом документообороте. Она применяется только в гражданско-правовых договорах. Это статья 160 Гражданского кодекса РФ. Кстати, в законе, который сейчас разрабатывается, предусмотрен запрет на использование факсимильной подписи в кадровых документах.

Летор:

Андреева Валентина Ивановна,

профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия .

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка