Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

Должна ли ваша компания встать на учет по взносам в налоговой

Подписка
6 номеров в подарок!
№2

Методики внутреннего аудита

24 августа 2010 287 просмотров

На семинаре я постараюсь объяснить, насколько важно проводить внутренний аудит и чем он отличается от аудита внешнего. Для этого полезно ознакомиться с основными шагами и приемами, которыми пользуются дипломированные внутренние аудиторы. Особенно ценно практическое знание этих технологий для тех главбухов, которые недавно пришли в компанию и хотят скорее войти в курс дела.

Если внешний аудит в большей степени направлен на проверку достоверности отчетности и правильности ведения учета, то внутренний призван помочь компании функционировать без рисков. Поэтому внутренний аудит, безусловно, выходит далеко за рамки проверки системы бухгалтерского учета в компании. Так, нужно проанализировать расчеты с покупателями, планирование продаж на предприятии, систему ценообразования и скидок, ведение баз данных покупателей и поставщиков, учет реализации, контроль и сбор дебиторской задолженности. Но на сегодняшнем семинаре я постараюсь выделить самое полезное из методик внутреннего аудита для главного бухгалтера: как грамотно провести оценку операций, составляющих цикл доходов и расходов компании в разрезе их отражения в бухгалтерском учете.

При аудите учета реализации анализируют функции ответственных бухгалтеров

Начну с внутренней оценки доходов компании. При аудите учета реализации проверяется корректность и своевременность отражения количества и цены проданной продукции.

В отношении учета реализации надо убедиться, что отгрузки отражены на счетах клиентов, чьи реквизиты приведены в накладных, а сами накладные отражены в бухгалтерской системе в полном объеме и один раз. Количество и стоимость товара в системе должны совпадать с приведенными в накладных, а отмененные накладные сохраняться. Внешние ревизоры обязательно выразят претензии, если в накладных стоят цены выше, чем стоимость реализации, отраженная в бухгалтерской системе.

Тому, кто взялся проводить внутренний аудит в компании, придется плотно взаимодействовать с сотрудниками других отделов. Если говорить про внутренний аудит учета реализации, то много работы предстоит с менеджерами отдела логистики и отделом продаж. Надо удостовериться, что в этих службах, «снабжающих» бухгалтерию документами, ведется учет и контроль накладных на отгрузки. Возникнуть проблемы могут в ситуации, когда по ошибке отмененные накладные не аннулировались, а выписывались новые – и как результат отгрузка отражалась в системе дважды.

Очень важно, чтобы накладные хранились должным образом. У меня был в практике случай с мошенничеством персонала, который можно было предотвратить, своевременно проведя внутренний аудит учета доходов. Торговый представитель по сговору с клиентом удалял накладные, хранящиеся в бухгалтерии.

Для полноценного аудита обязательно надо оценить, нет ли признаков манипулирования продажами. Если внутреннюю проверку ведет главбух, то ему на помощь придет отдел маркетинга или финансовая служба. Вместе с ними надо проанализировать возврат продукции, реализацию в процентах к месячному объему реализации и остаток дебиторской задолженности. Для этого берутся ежедневные показатели.

В начале отчетного периода важно провести обзор или инвентаризацию складов на предмет возврата продукции. Иногда такая проверка вскрывает критические для нормального функционирования вещи: например, в первые два дня месяца компании возвращается продукция, составляющая 15 процентов от объема реализации предыдущего месяца. Естественно, если бы внутренний аудит не выявил это, деятельность компании могла вскоре оказаться под угрозой.

При внутреннем аудите нельзя обойти вниманием и проверку распределения обязанностей сотрудников. Риски вероятны в том случае, если один и тот же сотрудник ведет базы данных клиентов, учет дебиторской задолженности и кассовые операции и одобряет корректировки балансов клиентов. Избежать их поможет так называемый компенсирующий контроль. За сотрудником, который выполняет несколько из перечисленных функций, устанавливается дополнительная ступень контроля: например, раз в неделю он должен отчитываться непосредственно главбуху или финансовому директору. Но все-таки оптимальным будет, если каждая из этих операций будет выполняться разными сотрудниками.

– А что грозит компании, у которой в бухгалтерии один сотрудник выполняет все эти функции? – Такая ситуация – хорошая почва для недобросовестных манипуляций. Чтобы избежать корпоративного мошенничества, важно, чтобы у сотрудника не было в обязанностях целого цикла по движению средств. Лучше, чтобы сотрудник, который, к примеру, составляет платежки, не делал проводки о совершенных платежах. Особенно важно ограничить кассовые операции как сферу деятельности одного сотрудника. Также много манипуляций бывает с ГСМ, ремонтом автомобилей и маркетингом.

Проверка резерва по сомнительным долгам – важный этап аудита учета расчетов с покупателями

Если не аудировать отражение расчетов с покупателями, компания получает риск некорректного или неправомочного отражения дебиторской задолженности или полученной оплаты в учете. Желательно, чтобы не только на этапе внутренней проверки, но и на постоянной основе в компании ежедневно сверялись проведенные в учете суммы платежей с данными по этим платежам, содержащимися в документах.

Целесообразно проверить, определена ли периодичность сверок с клиентами в соответствующей регламентированной процедуре. Сверка – мощнейший инструмент приведения в порядок отчетности. Поэтому сверка ни в коем случае не должна проводиться для галочки. Частота проведения сверок может зависеть от величины задолженности, принадлежности контрагента к определенному типу клиентов, например к приоритетному, и опыта предыдущей работы с ним.

Корректировки балансов клиентов должны быть не только обоснованны, но и утверждены уполномоченным сотрудником. Расскажу еще об одном случае мошенничества внутри компании, которое было раскрыто с помощью внутреннего аудита. Компания могла серьезно пострадать из-за того, что в конце отчетного периода часть платежей крупных клиентов переносилась на счета мелких с просроченной задолженностью для уменьшения суммы резерва по сомнительным долгам.

Просроченную задолженность лучше проверять вместе с юридической службой

Просроченная задолженность после внутреннего аудита должна отвечать следующим характеристикам. Необходимо, чтобы она своевременно списывалась, а остатки соответствующих счетов не включали задолженность, срок исковой давности по которой истек. Неплохо выяснить у финансового директора, насколько своевременно и какими способами он инициирует списание задолженности. Подобные процедуры лучше описать в специальных инструкциях.

Вместе с юридической и финансовой службой компании желательно вести «черный список» клиентов, в который заносить тех контрагентов, которые систематически и в течение длительного времени не исполняют обязательства по оплате.

При внутреннем аудите просроченной задолженности не обойтись без взаимодействия с юридической службой компании. Надо убедиться, используются ли дополнительные возможности для получения долгов. Например, привлекаются ли специализированные коллекторские агентства. А в случае, если услуги коллекторов не помогают, то кто и по какой процедуре в компании инициирует судебные разбирательства. Оптимально, когда финансовая или бухгалтерская служба будет в курсе всех исков, которые компания подает в суд для взыскания задолженности.

Внутренний аудит системы скидок защитит от претензий налоговой инспекции

Скидки, которые компания предоставляет покупателям, – это сфера, которую надо особенно пристально аудировать. Главбуху, который проводит внутренний аудит, не будет лишним уточнить у финансового или генерального директора, анализируют ли они данные по скидкам с целью выяснить эффективность предоставления скидок. Такой анализ поможет определить, какие виды скидок, например за объем, единоразовые за заключение договора, за своевременную оплату или иные, выгоднее всего предоставлять.

Кроме риска переплатить за счет предоставления скидок «не тем» покупателям, компания сталкивается с проблемой налоговых претензий. Лучше удостовериться в том, что в объем реализации для расчета скидки включены продажи только оговоренных номенклатурных позиций. Желательно также проверить, соответствует ли способ получения клиентом скидки договору поставки, а объем реализации достаточен ли для предоставления бонуса.

Для контроля приемки ТМЦ лучше составить специальную инструкцию

Правила оформления заявок на закупку тоже стоит проверить отдельно. Лучше, чтобы процедура их составления была прописана во внутренних инструкциях компании. Если такие правила в компании есть, то надо проверить, соблюдаются ли они сотрудниками, которые ответственны за оформление заявок на закупку. Эти сотрудники обязательно должны следить за тем, чтобы даты одобрения заявок предшествовали дате заключения договора. Иначе налоговики могут отказать в вычетах НДС.

Будет лучше, если в самой заявке на закупку прописывается название, количество и хотя бы примерная цена товара. После того как поставка осуществлена, заявка на закупку должна быть отменена, чтобы ею снова не могли воспользоваться недобросовестные сотрудники.

В инструкциях, которые регламентируют оформление заявок на закупку, надо прописать обязанность ответственного сотрудника проверять наличие средств в бюджете перед одобрением.

Отдельно проверяются договоры на закупки. Надо удостовериться, что договор является стандартным, а если его содержание отступает от принятого ранее или с другими поставщиками, то он предварительно должен быть одобрен юридическим и финансовым отделами. Бухгалтер по кредитной задолженности обязательно должен использовать договоры при обработке счетов-фактур от поставщиков.

Существуют серьезные риски в операциях по получению товаров. Например, из-за некорректного оформления «первички» можно упустить возможность возмещения убытков по вине поставщика. Внутреннему аудиту должна подвергаться и процедура отражения в складском учете поступивших ТМЦ.

Я советую главбухам, которые не решаются проводить полный внутренний аудит, все равно посвятить время проверке работы склада. Там лучше проверить, пересчитываются ли ТМЦ при приемке, проверяется ли их качество и сравнивается ли номенклатура с документами. Сроки внесения данных по принятым товарам в учетную систему лучше прописать во внутренних инструкциях компании.

При появлении расхождений по количеству или качеству товарно-материальных ценностей сотрудниками склада должен составляться соответствующий документ. Важно, чтобы каким-то образом поступившие на склад, но не заказанные ТМЦ принимались только после одобрения инициировавшего покупку менеджера.

Правила работы с просроченными авансами анализируются отдельно

При внутреннем аудите расчетов с поставщиками проверяется функционирование процедуры так называемой трехсторонней сверки. Бухгалтер по учету расчетов с поставщиками перед занесением информации в учетную систему должен сравнить количество, цену и сумму, прописанные в договоре, счете-фактуре и накладной или акте приемки. В случае возникновения разниц ответственный за участок бухгалтер должен выяснить причины расхождения и сообщить о них главбуху.

Правила работы с авансами – вопрос, который тоже лучше прописать в отдельной инструкции. Надо описать, по каким правилам такие платежи проводятся, какими документами это сопровождается и какие сотрудники обладают полномочиями на одобрение выплаты аванса. Желательно, чтобы в правилах был пункт о том, что дебетовые балансы модуля учета расчетов с поставщиками ежемесячно сверяются с Главной книгой. Особенно важно это тем компаниям, которые не могут стопроцентно доверять системе автоматизации бухучета.

Неплохо привести в инструкции и порядок работы с просроченными авансовыми платежами. По авансам полезно провести небольшое статистическое исследование. Оно покажет, насколько компания своевременно выполняет обязательства по выплате авансов с течением времени и насколько такой вид расчетов оправдан. Для этого оценивают сумму авансов по отношению к общему объему закупок и отдельно выделяют сумму просроченных. Эти показатели анализируют в динамике за последний, предположим, год.

Лектор:

Потемина Елена Олеговна,

налоговый консультант, автор множества статей по налогообложению и бухгалтерскому учету.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

УНП 20 января 2017 15:00 КБК на 2017 год
РНК 20 января 2017 13:00 Дивиденды в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка