Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Исправляем ошибки в учете ГСМ и автотранспорта

24 августа 2010 143 просмотра

Выгодно, чтобы страховая компания оплачивала ремонт автомобиля

Есть два вида страхования автомобиля: ОСАГО и КАСКО. По автомобилям в собственности расходы на оба вида страхования можно поставить в расходы. Но их нужно равномерно делить в течение года через счет 97. А по арендуемым авто можно учесть в расходах ОСАГО. Но в договоре должно быть прописано, что расходы по страховке возмещает компания-арендатор. При этом и в страховом полисе должен значиться арендатор, а не владелец транспортного средства. С расходами на КАСКО ситуация сложнее. Согласно пункту 1 статьи 263 НК РФ, можно признавать расходами страховые взносы на добровольное страхование арендованного автомобиля.

Затраты включаются в расходы, связанные с производством и реализацией. Но в кодексе нет перечня рисков, страховые взносы по которым уменьшают налогооблагаемую прибыль. Согласно официальной позиции, можно учесть расходы на страхование арендованных машин по риску «угон» и «ущерб». Об этом Минфин России сообщал в письме от 20 февраля 2008 г. № 03-03-06/1/119. И опять-таки при условии, что в полисе значится компания-арендатор, а не владелец.

Допустим, компания застраховала автомобиль и он попал в ДТП. Страховая компания выплатила после оценки ущерба 100 000 руб. Но фактические затраты на ремонт составили больше – 150 000 руб. Мне часто задают вопрос, какую сумму можно учесть в целях налогообложения прибыли. В этом случае полученные 100 000 руб. ставят в доходы, а 150 000 руб. – в расходы. Но налоговики считают, что страховая компания уже посчитала экономически обоснованную сумму ремонта. Поэтому в этом случае только 100 000 руб. можно учесть в расходах. На мой взгляд, учесть можно все 150 000 руб. Но здесь может возникнуть спор, который, вполне возможно, удастся решить только через суд. Чтобы избежать рисков в данной ситуации, можно договориться со страховой компанией, чтобы она не выплачивала определенную сумму, а оплатила сам ремонт. В этом случае ничего отражать не придется – ни доходы, ни расходы.

Не все затраты на использование автотранспорта можно учесть в расходах

Нередко сотрудники компании используют личный автомобиль в служебных целях и компании выплачивают за это компенсацию. Ее размер устанавливается в трудовом договоре (статья 188 Трудового кодекса РФ).

Но в расходах по налогу на прибыль компенсацию можно учесть только в пределах норм, установленных в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. А это 1200-1500 руб. Тем не менее компенсация позволяет экономить на НДФЛ и страховых взносах, которыми она не облагается.

Однако расходы на содержание личного авто, например на бензин, ремонт, страховку, техническое обслуживание, компания не сможет поставить на затраты. Чиновники считают, что эти расходы входят в состав компенсации, которую компания выплачивает сотруднику за использование автотранспорта (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140). Если же компания оплатит эти затраты, то ей придется начислить с них НДФЛ и страховые взносы.

При этом компании придется оформить приказ руководителя о том, что автомобиль нужен для работы и что сотруднику выплачивается компенсация, дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет прописано, что личный автомобиль используется в служебных целях. Для получения компенсации сотрудник предоставляет в бухгалтерию копию техпаспорта автомобиля, заверенную у нотариуса. А затем приносит документы на расходы – чеки на ГСМ, акты о выполненных работах по ремонту автомобиля. Кроме того, компании придется оформлять еще и путевые листы.

– Правильно ли выставлять счет на основании отработанных машино-часов, а не всего времени, проведенного в пути? – Что касается расчетов при выставлении счета, то они ведутся исходя из того порядка, который прописан в договоре. Если там будут приведены расценки за отработанные машино-часы, то такой расчет в документах на оплату будет уместен.

Медосмотр для путевого листа вправе проводить только медработник

О путевых листах расскажу подробнее. Они оформляются и по собственным, и по арендованным машинам. Компании сами разрабатывают форму путевых листов с учетом требований, утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Исключение – транспортные компании. Для них есть путевой лист установленного образца. Путевой лист может называться «Отчет о поездках», «Маршрутный лист» или «Путевой лист». Причем не обязательно оформлять его на каждую поездку. Можно выдать один лист на месяц. Опасно писать общие фразы в путевом листе типа «поездки по городу». Нужно ставить конкретный адрес, километраж, названия компаний.

Еще обратите внимание, что в путевом листе лучше не ставить номер жилого дома. Даже если в этом доме живет генеральный директор. Все поездки должны носить только производственный характер. Поэтому в путевых листах можно написать адреса парковок возле бизнес-центров, банков, организаций. Причем если в листе поименована платная парковка, то нужно приложить с нее чек. А если машина ожидала на бесплатной стоянке, то лучше просто написать условно «От ООО "Ромашка"».

Один из обязательных реквизитов путевого листа – это отметки о медосмотре водителя, проведенном перед рейсом и после. Такой медосмотр может провести только сертифицированная медсестра. Компания может нанять ее как по договору подряда, так и по трудовому договору. Если в штате медработника нет, тогда заключается договор со специализированной компанией, у которой есть лицензия на проведение медосмотров.

Но, как я уже говорила, бывает, что путевой лист оформляется раз в месяц. В таком случае ставить отметки о медосмотре можно в отдельном доплисте к путевому листу – «Отметки о медосмотре». Либо завести журнал проведения медосмотра. А в таблице, в которой отмечаются все поездки, ставить даты медосмотров. Притом в учетной политике прописывается, что этот журнал является неотъемлемой частью путевых листов.

Компании выгодно не заправляться в выходные дни и нормировать бензин

Бывает так, что водитель на служебной машине заправляется в выходной день для того, чтобы в начале недели не тратить время на заправку. Но для учета ГСМ так поступать нельзя. Дело в том, что компания не сможет учесть в расходах бензин, полученный не в рабочее время. А если компания компенсирует водителю затраты на заправку в выходной, то сумму придется обложить страховыми взносами и НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213).

Если уж у компании возникла подобная ситуация, то можно посоветовать оформить водителю явку на работу. Хотя бы на один час. А в любой рабочий день дать ему отгул на якобы отработанное время в выходной. Правда, тогда и медсестре нужно проставить рабочие часы в выходной день для медосмотра водителя.

Бензин списывается по нормам, установленным в распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. В нем компания может найти нормы для своих автомобилей по их маркам. Если же такая марка не поименована в перечне, то тогда нормы можно установить самостоятельно.

Норма списания топлива для легковушек считается по следующей формуле:

Qn = 0,01 х Hs х S х (1+0,01 ? D), где
Qn – сколько литров топлива компания может учесть в расходах по нормам;
Hs – базовая норма, которая берется из распоряжения либо рассчитывается самостоятельно;
S – пройденный путь по путевым листам;
D – поправочный коэффициент.

Отмечу, что поправочных коэффициентов может быть несколько. Например, время года, загруженность дорог и т. д. Все поправочные коэффициенты даны в том же распоряжении Минтранса. Весь порядок расчета с формулами и коэффициентами прописывается в учетной политике.

Сложности, как правило, возникают с применением поправочного коэффициента D. Рассмотрим конкретный пример расчета. Базовая норма расхода топлива по автомобилю компании -13 л на 100 км. То есть Hs = 13. Автомобиль проехал 178 км по городу и 154 км по области. Это будут значения S. Предположим, что время года – зима. Норма на зиму для этого региона – 10 процентов, по загруженности города норма также составляет 10 процентов. Подставляем данные в формулу, но по городу и по области рассчитываем норму списания топлива отдельно.

Итак, компания сможет учесть в расходах для поездок по городу 23,19 л (0,01 х 13 х 178 х (1 + 0,01 х (10% + 10%)), а по области – 20,04 л (0,01 х 13 х 154 х (1 + 0,01 х (10% + 0%)). Причем на практике поправочных коэффициентов может быть не два, как в нашем примере, а три или четыре.

В больших компаниях транспортная служба выделена в отдельное подразделение, которое в том числе занимается этими расчетами. Но чаще всего такие расчеты приходится выполнять бухгалтеру самостоятельно.

Некоторые компании не нормируют бензин. Особенно те, в которых эти затраты невелики. Но в этом случае обязательно возникнут споры с налоговиками при проверке. Поэтому безопаснее все же нормировать расходы на ГСМ.

Покупая бензин по карточкам, важно предусмотреть в договоре условие перехода права собственности

Еще один сложный вопрос, как учесть бензин, который выдается на заправке по карточкам. Например, по договору с нефтяной компанией – поставщиком бензина. В этом случае компании обязательно нужно прописать в самом договоре порядок перехода права собственности на бензин. Тут возможны два варианта: право собственности переходит в момент заправки или изначально при оплате карточек.

Чаще всего по таким договорам право собственности переходит в момент заправки. Тогда перечисление денег нефтяной компании отражается проводкой: Дебет 60 Кредит 51. Карточки на бензин отражаются либо на счете 50 «Денежный документ», либо на субсчете счета 10. Этот порядок прописывается в учетной политике. Допустим, получив карточки, компания делает проводку: Дебет 50 Кредит 60. Затем карточка выдается под отчет водителю: Дебет 71 Кредит 50. Далее уже на основании путевых листов приходуется бензин: Дебет 10 Кредит 71. НДС отражается в момент получения счета-фактуры от поставщика бензина: Дебет 19 Кредит 60. НДС принимается к вычету: Дебет 68 Кредит 19. Далее бензин списывается на расходы: Дебет 20 Кредит 10. Сверхнормативный бензин списывается проводкой: Дебет 91 Кредит 10.

Обращаю внимание на то, что раз нормируются расходы на бензин, то и НДС к вычету также надо нормировать. Если бензин списан на счет 91 частично, то и НДС нужно принимать к вычету частично.

Если же переход права собственности на бензин происходит в момент оплаты, то проводки будут иными. Компания оплатила бензин: Дебет 60 Кредит 51. Отражается право собственности на него: Дебет 10 Кредит 60. При этом на счете 10 ведется отдельный субсчет «Бензин в резервуарах поставщика». Потом, когда происходят заправки, делается следующая проводка: Дебет 10 субсчет «Бензин» Кредит 10 субсчет «Бензин в резервуарах поставщика». Этой проводкой отражается стоимость бензина согласно его расходованию по путевым листам.

В рассматриваемом случае может возникнуть следующая неприятная ситуация. Получается, бензин компании хранит уже сторонняя организация. Поэтому в договоре должно быть прописано, что компания платит за хранение этого бензина. В связи с этим советую этот вариант не применять. Лучше установить переход права собственности на бензин в момент заправки.

Всесезонные шины позволят избежать ошибок в бухучете

В заключение хочу обратить внимание на учет сезонных шин для автомобиля. При их смене, если шины еще пригодны для использования, они учитываются как возвратные материалы, согласно статье 254 Налогового кодекса РФ. Например, компания приобрела летние шины. Шины сезонные, поэтому к счету 10 делается субсчет «Летняя резина». Эта покупка отражается в учете проводкой: Дебет 10 субсчет «Летняя резина» Кредит 60. После установки шин на автомобиль делается проводка Дебет 25, 26, 44 Кредит 10 субсчет «Летняя резина». Дебет счета в этой проводке зависит от специфики деятельности компании.

Поздней осенью эти шины поменяли на зимние. Этот факт нужно обязательно отразить в учете. У любой шины есть нормативный пробег. Его можно найти в паспорте к самой шине, запросить у поставщика при покупке или непосредственно у производителя. Допустим, нормативный пробег – 50 000 км. А по путевым листам на летней резине машина проехала только 20 000 км. То есть не израсходовано еще 30 000 км. Стоимость шин, приходящуюся на 30 000 км, нужно восстановить на счете 10 как возвратный материал. Делается это проводкой Дебет 10 субсчет «Летние шины» Кредит 25, 26, 44. Если автомобилей в компании много, то учет «возвратных» шин достаточно трудоемок. Поэтому советую покупать всесезонные шины.

Некоторые бухгалтеры, чтобы не возиться с «возвратными» шинами, делают следующее. Например, списывают сразу всю стоимость шин на расходы, не приходуя их как материал. Либо списывают стоимость шин пропорционально пробегу. То есть в расходах учитывается изначально не вся стоимость комплекта резины, а только его часть. В обоих случаях велика вероятность споров с налоговой инспекцией. Поскольку ни тот, ни другой порядок учета материалов кодексом не предусмотрен. Когда компания приходует шину как возвратный материал, то на эту сумму необходимо уменьшить расходы. Если возвратный материал не отражать, то у компании будет недоимка по налогу на прибыль. Об этом сказано в пункте 6 статьи 254 НК РФ.

– В нашей компании есть бурильно-крановые установки, которые мы сдаем в аренду. Какой договор лучше заключить – аренды с экипажем или оказания услуг? – С точки зрения налогообложения договор аренды с экипажем и оказания транспортных услуг для вашей компании принципиального различия не имеет. Так как полученный от услуг доход будет облагаться налогом на прибыль и НДС (исключение, если бурильно-крановые установки относятся к транспортным средствам, а не машинам и механизмам, и оказание ими транспортных услуг переводится на ЕНВД). Разница лишь в документальном оформлении, правовых и кадровых гарантиях. Так, например, в случае предоставления машины в аренду с экипажем ответственность за сохранность водителя и автомобиля может нести арендатор. В случае же оказания транспортных услуг ответственность за сотрудника ложится на вашу компанию.

Лектор:

Митюкова Эльвира Сайфулловна,

лектор ИПБ России. Проводит семинары по налоговой, финансовой и кадровой тематике. Занимается налоговым планированием, аудитом и консультирует по спорным вопросам учета и налогообложения.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка