Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сколько НДФЛ теперь удерживать с работника — новые примеры от ФНС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Что важно учесть во внутренних документах компании

23 ноября 2010 496 просмотров

Внутренние локальные нормативные акты – тема сложная. Основная проблема заключается в том, что нет единой методики их составления. Приступая к составлению актов, прежде всего нужно основательно изучить законодательную базу. И самый главный документ – это Трудовой кодекс. А также необходимо учитывать нормативные правовые акты, регулирующие дополнительные аспекты интересующей нас темы.

Например, составляя положение о премировании и положение о заработной плате, необходимо каждую выплату проверять на соответствие Налоговому кодексу, Федеральному закону от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ о страховых взносах, Положению об особенностях порядка исчисления зарплаты, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, Положению об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, оно утверждено постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375. Это нужно для того, чтобы некорректное оформление не привело к перекосам в бухгалтерском и налоговом учете и исключило риск трудовых споров по зарплате.

Чтобы внутренние акты были юридическим документом, их необходимо оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-2003, который утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Все внутренние локальные нормативные акты можно разделить по значимости на обязательные, условно обязательные и так называемые рекомендуемые (см. статью ").

Обязательные – это те, о которых прямо говорится в ТК РФ. Например, правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, требования по охране труда.

Условно обязательные – это те, которые становятся обязательными при определенной необходимости. Например, ввели систему премирования – необходимо разработать положение о премировании.

Рекомендуемые – это те, о которых не говорится ни прямо, ни косвенно в нормативных локальных актах, но которые регулируют исполнительскую дисциплину и при определенных условиях могут являться дополнительным доказательством нарушения или, напротив, отсутствия нарушения при трудовом споре. Например, должностные инструкции.

О некоторых из них поговорим подробно.

С чем нужно ознакомить работника до подписания трудового договора

Часто при приеме на работу нового работника его забывают ознакомить под роспись с внутренними локальными нормативными актами еще до подписания трудового договора. А это, во-первых, нарушение требований части 3 статьи 68 ТК РФ. И во-вторых, эта халатность может подвести компанию в трудовом споре.

Приведу пример из своей практики. В компании появилось вакантное место на руководящую должность. Специалист был довольно быстро найден. При приеме на работу с правилами внутреннего трудового распорядка его ознакомили, но устно, а не под роспись. Через полтора месяца возник трудовой спор о совершенном работником прогуле. Работник стоял на своем: не прогуливал. Работодатель же апеллировал к тому, что по правилам внутреннего трудового распорядка, с которыми он ознакомлен, это прогул. Дело дошло до суда. Выиграл работник, так как работодатель нарушил правила ведения внутренних документов: не было подписи сотрудника о том, что он с ними ознакомлен. Пришлось восстановить прогульщика, выплатить компенсацию за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.

Особенности обязательных внутренних документов

К обязательным актам относятся: правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда, журнал или лист ознакомления, штатное расписание, график отпусков, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета сотрудников, отбывающих в командировку, и журнал учета сотрудников, прибывающих в командировку.

Подробнее рассмотрим особенности некоторых из них.

Сразу скажу, что вопросы про составление инструкций по охране труда и технике безопасности мы на семинаре не рассматриваем. Ими заведуют только специалисты в данной области, и требования к таким документам достаточно жесткие.

Скажу только, что ответственность за организацию охраны труда лежит на компании. И инструктаж по охране труда вправе проводить только специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт в этой области, назначенный приказом руководителя.

Распространенной ошибкой, особенно в небольших компаниях, является возложение этой функции на неподготовленного, произвольно выбранного работника (например, работника кадровой службы) или генерального директора. Это неправомерно. У работника или гендиректора должен быть соответствующий документ (удостоверение), который дает право на проведение инструктажа.

Поэтому составлять инструкции по охране труда, как и проводить инструктаж, должен компетентный в этом вопросе специалист.

Мы начнем с правил внутреннего трудового распорядка.

Правила регулируют трудовые отношения работника и работодателя. Если сравнить их с коллективным договором, то основная разница состоит в том, что для коллективного договора характерен социальный аспект, в то время как правила регулируют вопросы именно трудовых отношений.

Составляя правила, нужно ориентироваться на требования части 3 статьи 189 ТК РФ. В ней сформулированы: порядок приема и увольнения работников, права, обязанности, ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений. То есть перечень является открытым, что дает возможность более широко и подробно осветить ряд интересов сторон.

При составлении правил рекомендую обращать внимание на следующие моменты.

В правилах необходимо детализировать процедуру приема-увольнения. Например, при приеме на работу обращать внимание на предписания статьи 65 ТК РФ, так как в организации могут быть должности, предусматривающие представление дополнительных документов при приеме.

Например, водитель обязан при приеме на работу представить справку о медицинском освидетельствовании, иностранные работники – разрешение на работу.

Дополнительные требования необходимо детально прописать в правилах с приложением перечня должностей, желательно со ссылкой на соответствующие статьи ТК РФ и дополнительные федеральные законы. Ведь работник должен знать, почему предъявляются те или иные требования при приеме.

Кроме того, необходимо очень четко прописывать процедуру прекращения трудового договора. А в той части правил, где описаны основные права, обязанности и ответственность сторон, необходимо установить конкретные даты выплаты зарплаты. Тогда будут соблюдены требования статьи 136 ТК РФ. Причем нельзя только обозначить временные рамки. Например, аванс – с 1-го по 5-е число месяца, зарплата – с 20-го по 25-е число.

– Мы приняли нового работника в середине месяца – 12-го числа. У нас в коллективном договоре написано, что заработная плата выплачивается 2-го числа и 20-го. Причем 20-го числа – в размере 40 процентов от оклада. Но если я выплачу 20-го эту сумму, то получится переплата. И если 21-го он уволится, то мне будет сложно ее вернуть. Можно ли внести в наше положение об оплате труда и премировании такой пункт, что 20-го числа работники на испытательном сроке получают зарплату пропорционально отработанному времени, а все остальные, согласно коллективному договору, – в размере 40 процентов от оклада? – Да, можно. ТК РФ запрещает ухудшать положение работников. По части 3 статьи 70 ТК РФ на испытательном сроке на работника распространяются все положения трудового законодательства. И составляя внутренние документы, необходимо это учитывать. При этом трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем. Поэтому работодатель может внести в положение об оплате труда те пункты, которые считает нужными. А работник, подписывая документ, выражает свое согласие с этими пунктами. Я думаю, в вашем случае ухудшения условия оплаты труда нет, ведь, согласно письму Роструда от 8 сентября 2006 г. № 1557-6, при определении аванса нужно учитывать фактически отработанное время или выполненную работу.

В правилах прописывается ответственность сторон. Для работника ответственность может быть дисциплинарной: замечание, выговор, увольнение по статье 192 ТК РФ – и материальной по статье 243 ТК РФ.

Устанавливать работнику индивидуальную (или коллективную) материальную ответственность необходимо в соответствии с постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85, которое распространяется только на определенные должности и виды работ. Если в компании есть такие должности, то желательно их перечень прописать в правилах.

Также в правилах внутреннего трудового распорядка прописывается режим работы и отдыха. Тут возникают такие нюансы. Например, если в разных подразделениях или на различных должностях режим работы отличается от общепринятого в компании, то это лучше прописать в тексте или приложении к внутренним документам. То же относится и ко времени отдыха. Сменная работа, «плавающие» выходные – все необходимо отразить в нормативном акте.

Рекомендую прописывать точное время обеда. Часто в ПВТР время перерыва для отдыха и питания стоит во временном промежутке, например «с 12.00 до 15.00». С одной стороны, это гибко и для всех удобно, но с другой стороны, это грозит проигранным трудовым спором. Все дело в том, что по трудовому законодательству прогулом считается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (подпункт «а» пункта 6 статьи 81 ТК РФ).

В случае отсутствия работника на рабочем месте более четырех рабочих часов будет сложно точно определить время отсутствия. Ведь он, отстаивая свою правоту, может сослаться на обеденный перерыв.

Не рекомендую в правилах внутреннего трудового распорядка устанавливать дресс-код, вводить обязанность по заполнению обходного листа при увольнении. Эти требования незаконны, так как не установлены трудовым законодательством, и в случае возникновения претензий со стороны работодателя не являются основанием для наложения дисциплинарных взысканий, включая увольнение.

Рекомендация лектора

Есть способ грамотно составить правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка являются как бы «слепком» Трудового кодекса. Поэтому лучше всего дословно из кодекса переписывать составные части собственных правил внутреннего распорядка. Например, рабочее время (раздел IV ТК РФ), время отдыха (раздел V ТК РФ), трудовой распорядок (раздел VIII ТК РФ) и т. д. Когда работодатель, составляя данный ВЛНА, позволяет себе интерпретацию, «пересказ», то очень часто допускаются неосознанные ошибки. Они, в свою очередь, могут быть неверно истолкованы работниками и повышают риск трудового спора.

Структура правил внутреннего трудового распорядка

Положение о премировании не должно демотивировать работников

Теперь рассмотрим некоторые из условно обязательных внутренних локальных нормативных актов. И начнем с положения о премировании.

Минфин России в письме от 22 августа 2006 г. № 03-03-05/17 сообщил, что, учитывая премии или иные стимулирующие выплаты в составе расходов, вовсе не обязательно их прямо перечислять в трудовом договоре или коллективных договорах. Вполне достаточно, чтобы они были установлены в локальном нормативном акте организации, а в трудовом или коллективном договоре присутствовала бы лишь ссылка на него.

Никаких законодательно установленных правил оформления положения о премировании нет. Но практика позволяет заключить, какие элементы должны содержаться в этом документе. В нем необходимо отразить следующие вопросы: показатели премирования, условия премирования, круг премируемых работников, размер и порядок расчета премии, периодичность и источники премирования, перечень выплат, на которые премия начисляется, перечень показателей, в связи с которыми премия не назначается.

Как правило, документ состоит из нескольких разделов: общие положения, виды премий (по показателям премирования), порядок назначения и выплаты премии (по видам премий) и последний раздел – заключительные положения.

Отдельно хочется отметить важность этого документа. При помощи премий компания может сберечь фонд оплаты труда, снижая свои издержки. Если сумму заработка разделить на две части: оклад и премию, появляется законное основание не тратить деньги на выплату премий при плохой производительности труда, а оставить их в обороте компании. Таким образом, можно мотивировать и стимулировать работников на достижение поставленных задач.

Но не нужно впадать в крайности. Часто компании в положение о премировании включают пункты, из которых не ясно, за что конкретно начисляется премия. Например, пишут обобщенно: «Премия производственного характера». Это может демотивировать персонал. Обращаю особое внимание на стимулирующие премии производственного характера и стимулирующие премии по дисциплине труда. Это разные премии!

Решая вопрос об установлении стимулирующих премий производственного характера, необходимо учитывать, что вознаграждение должно выплачиваться за конкретный производственный показатель и это нужно закрепить в положении о премировании.

Кроме того, в положении не нужно дублировать должностные обязанности работников. За них они получают оклад. Те премии, что относятся к стимулирующим по дисциплине труда, носят характер награждения со стороны работодателя. Примером могут служить премии в связи с юбилейной датой работника, к праздникам.

Очень важно при разработке положения соотнести все его пункты с ТК РФ и НК РФ. Чтобы заранее предвидеть, как выплата премии отразится на налоге на прибыль.

И еще хотелось бы предостеречь компании от того, чтобы приравнивать премии к выплатам материальной помощи, а также невыплате премии из-за кризиса.

Комментарий редакции

Стало проще составлять положение о премировании

Теперь компаниям стало проще составлять положения о премировании. В них, в частности, можно не описывать конкретные размеры премий и условия их получения. Но в положении важно не забыть прописать то, что премии выдаются на основании приказа руководства. Также и то, что в приказе устанавливается конкретный размер премии. В этом случае можно будет учесть в расходах по налогу на прибыль все те премии, которые были выплачены исключительно на основании приказа руководителя компании. Недавно чиновники Минфина России сообщили об этом в письме от 22 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/606.

Положение о коммерческой тайне необходимо, если такая тайна есть

В соответствии с пунктом 6 статьи 81 ТК РФ компания может уволить сотрудника, который разгласил служебную, коммерческую или иную тайну. Но для этого в компании должен быть перечень сведений, составляющих такую тайну. Сейчас в очень многих компаниях в трудовых договорах существуют пункты о том, что работник обязан хранить коммерческую тайну, но положения о коммерческой тайне нет.

Информация, которая относится к коммерческой тайне, перечислена в пункте 2 статьи 3 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ. А в статье 5 того же закона сказано о том, какие сведения не могут составлять коммерческую тайну. Например, сведения о численности сотрудников, задолженности по зарплате, нарушениях законодательства и т. п. Все сведения, которые работодатель считает коммерческой тайной, приводятся в положении о коммерческой тайне.

И доступ к таким сведениям ограничивают. То есть документы с грифом «коммерческая тайна» выдают только под расписку, и это действие регистрируют в специальном журнале.

Каждого работника, который действительно работает с коммерческой тайной, нужно под роспись ознакомить с положением о коммерческой тайне и с перечнем сведений, которые к ней относятся. Это будет являться одним из доказательств основания в случае возникновения увольнения за разглашение коммерческой тайны.

Что касается служебной тайны, то нужно учитывать, что служебная тайна – это не та тайна, которую знают служащие, а та, которая определяется специальными федеральными законами. Например, в законе о почтовой связи есть тайна переписки, почтовых отправлений. Есть служебная тайна в законе о рынке ценных бумаг. Есть банковская, врачебная, адвокатская тайна. Если работник разгласил информацию, не подпадающую под действие служебного федерального закона, то это может расцениваться скорее как разглашение коммерческой тайны.

Что должно быть в положении о командировках

Положение о командировках является условно обязательным документом. Здесь все просто. Нет командировок – положение не нужно. Как только командировки появились, необходимо утвердить положение о них.

Кроме того, в компаниях, в которых есть командировки, необходимо вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Эти журналы ведутся, так как этого требует приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

В структуре положения о командировках отражаются общие сведения, сроки командировок, круг лиц, на которых распространяется положение, порядок направления в командировку и документооборот, связанный с нею, порядок оплаты труда и суточных, регламент на разные случаи жизни, график работы в командировке, обязательный перечень документов для подтверждения расходов в командировке и срок их сдачи в бухгалтерию.

Каждой компании необходим собственный банк должностных инструкций

Третий вид внутренних документов – рекомендуемые. Хочется рассмотреть один из самых ключевых, на мой взгляд, без которого невозможно эффективное управление персоналом вне зависимости от экономического вида деятельности компании. Это должностная инструкция.

Этот документ определяет организационно-правовое положение работника; порядок его приема, увольнения или замещения; его обязанности, права, ответственность; предъявляемые к нему квалификационные требования. Облегчает адаптацию нового сотрудника. Ведь в нем четко прописаны его действия и границы его ответственности.

Кстати, на основе должностных инструкций создаются и положения об оплате труда и премировании.

Отражая должностные обязанности работника, необходимо придерживаться следующего правила: если в трудовом договоре не описаны должностные обязанности, то только тогда составляются должностные инструкции. Но, на мой взгляд, оптимально, если абсолютно в каждой компании будет собственный банк должностных инструкций.

Сотрудника нужно познакомить с его инструкцией еще до подписания трудового договора. Один экземпляр подписанной должностной инструкции можно приложить к личному делу, а второй – отдать сотруднику на руки.


Лектор:
Ирина Евгеньевна Павлова
член Национального союза кадровиков России

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка