Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Готовы ли вы к проверкам

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Дела в бухгалтерии и система управления временем

23 ноября 2010 78 просмотров

Как часто от коллег по работе или близких людей мы слышим: «У меня нет на это времени». В многократном размере чувствуют нехватку времени те, кто работает в бухгалтерии. Я помогу подружиться со временем и не тратить его впустую. В этом поможет комплекс несложных приемов. «Тайм-менеджмент» дословно с английского переводится как «управление временем». Но временем можно не только управлять, но и получать от этого драйв, удовольствие. В общем, на семинаре я не буду цитировать пространные определения из теории тайм-менеджмента, а на примерах расскажу, как освободить время для самого важного. Что таковым является в жизни (работа, дом, семья, друзья), каждый решает для себя сам.

Расчет капитала своего активного времени

На своих семинарах я часто предлагаю слушателям рассчитать свой капитал времени в часах. Другими словами – определить, сколько активного времени еще есть у человека. Честно признаюсь, многие отказываются заглядывать так далеко. Но если посмотреть правде в глаза, то у каждого из нас есть определенные приоритетные «пожиратели» времени: кто-то много спит или работает. С помощью простого расчета можно примерно понять, сколько времени мы сами себе отводим на то, чтобы успеть сделать в жизни намеченное.

Для начала нужно для себя определить, до какого примерно возраста планируется жить активно – работать или заниматься другим любимым делом. Предположим, до 70 лет. Из этого числа надо вычесть возраст человека. Например, сейчас ему 37 лет, значит, разница равна 33. Это капитал времени в годах. Определим капитал времени в сутках. Умножим 33 на 365. Получим 12 045 дней. Теперь надо посчитать, сколько времени в сутках человек бодрствует. Если на сон уходит восемь часов, получается 16 часов. Это число надо умножить на капитал времени в сутках. 16 часов ? 12 045 дней = 192 720 часов. Это число и есть приблизительный капитал времени в часах.

Для чего важно знать свой капитал времени? Конечно, не для того, чтобы каждый час отнимать от него единицу и ужасаться неумолимому течению времени. Просто я по себе знаю, насколько оцифрованное время жизни помогает собраться и действительно убедить себя в необходимости чутко к нему относиться.

Правильная организация отдыха на работе

Зачастую мы даже не задумываемся, какое количество времени на работе уходит на совершенно незначительные действия: ответить на смс, поболтать в социальной сети, обсудить с коллегой планы на предстоящие выходные. Такие действия могут убивать и половину, и даже больше времени, отведенного на труд. Дело в том, что люди не замечают, что после каждого такого маленького личного дела на то, чтобы влиться обратно в работу, требуется немало времени.

Но что кривить душой, мы не роботы, и нам просто необходимо устраивать себе на работе перерывы. Если личные дела включить в рамки правильно организованных перерывов, выиграет и работа, и сотрудники. Важно, чтобы «брейки» не проходили стихийно. Человеку от природы свойственна ритмичность. Лучше отводить себе каждый час на отдых пять минут. Понятно, что непросто каждый раз устраивать перерыв в течение одной и той же части часа – к примеру, с 50 до 55 минут. Но, поверьте, сделать это реально. Такие вещи – дело привычки и умения организовать себя. Ориентироваться надо на то, что наиболее приемлемый для человека интервал для непрерывной работы – от часа до полутора.

Важная характеристика перерывов – насколько они позволяют переключиться с работы на отдых. Перерывам можно присваивать баллы полезности. Чем больше баллов присваивается перерыву, тем он эффективнее. Например, на 5 баллов можно оценить прогулку около офиса – это и разомнет мышцы, и даст глазам отдохнуть от компьютера, а легким добавит воздуха. Лучше не полениться и сделать несколько простых упражнений: потянуть руки вверх или присесть разок. Такой вариант перерыва идеален. В пять раз меньше отвлечет и расслабит перерыв по такому сценарию: оставаться в рабочем кресле, не меняя позы, и отвечать на сообщения в интернете.

Во время перерывов надо стараться резко сменить вектор деятельности: если приходится много общаться с людьми в рабочем процессе, неплохо побыть в одиночестве. И наоборот: после бумажной работы полезно поговорить с кем-то. Желательно, на приятные темы. Оживленная беседа в «курилке» с коллегами оценивается на 2 балла.

Если выходить на улицу не хочется, можно попытаться хотя бы несколько раз спуститься по лестнице в офисе. Такая активность уже потянет на 3 балла. На 2 балла вполне сойдет и разговор с коллегой, сидящим за соседним столом. Если, конечно, отвернуться от своего монитора и пододвинуться к нему поближе. В общем, вариантов небольшой физической нагрузки в условиях офиса множество.

Сосредоточиться на делах поможет музыка. Я считаю предубеждением доводы о том, что она лишь отвлекает от работы и приводит к ошибкам. Безусловно, я не предлагаю включать радио на всю громкость во время заполнения в последний день сдачи декларации по НДС. Везде нужна разумность.

Музыка может выполнять роль индикатора, который покажет, насколько важное дело предстоит выполнить. Для этого надо приучить себя включать разную музыку во время разного рода дел. Например, во время утренней проверки почты, сообщений от коллег по работе можно слушать что-то бодрое, даже веселое. Во время составления аналитических отчетов – спокойное. Перед походом в налоговую инспекцию или на переговоры – классическую, но ритмичную. Еще лучше – выбирать одного и того же композитора. И уже через какое-то время психика будет воспринимать разную музыку как сигнал к нужной степени настройки на серьезность задачи.

Для настройки на рабочий лад поможет и черновая, техническая работа. Например, можно начинать день с уборки на рабочем столе. Если это кажется слишком масштабным делом, можно точить карандаши, протирать монитор или раскладывать бумаги в папки. Это займет не больше двух минут, зато переключит на работу.

Оптимальный план на день

Как бы банально это ни звучало, но план на день должен быть у всех. Особенно если мы говорим о рабочем дне. Сразу замечу: стикеры на мониторе, крестики на руке, десять непрочитанных писем в электронной почте – это не план. План обязательно должен быть структурированным и материальным, то есть составленным на бумаге или в электронном виде.

Бухгалтеры могут мне возразить: когда приходится работать в таком ритме, план на день составить очень сложно. Вдруг позвонят из налоговой инспекции и придется к ним ехать. Или придет менеджер, признается, что потерял всю «первичку», и надо срочно договариваться с контрагентами. Но план существует не для того, чтобы загонять себя в жесточайшие рамки. Хорошо составленный план только поможет приспособиться к меняющимся обстоятельствам. Совсем не обязательно составлять план на весь день вперед. Можно добавлять в него задачи по мере их возникновения.

Есть два вида планирования: с вечера и с утра. Если заносить в план дела на завтра, то новый день будет начинаться с ясной картины, а не с хаоса. Но опять же это больше подходит людям, которые занимаются предсказуемой деятельностью. Когда работа требует мобильности, удобнее планировать день с утра.

Дела, которые намечены на день, эффективнее формулировать с помощью действенных, сильных глаголов. Часто дела в плане пишут так: «Позвонить Петровой». Лучше будет, если сформулировать в задаче, для чего конкретно с Петровой надо созвониться. Например: «Уговорить Петрову на подписание договора с новыми условиями по штрафам».

Как справляться со сложными и неприятными делами

Одно дело – влиться в работу, другое – не терять время на то, чтобы заставить себя ее продолжать. Особенно если речь идет о непростых рабочих задачах. Метод «швейцарского сыра» поможет проще справляться с такими делами. Задачу можно выполнять не в логической последовательности, а в произвольном порядке. Для начала выполняется то, что видится простым. Так в деле образуются «дырки», как в сыре. Через какое-то время их станет так много, что сложные места доделать не составит труда. Например, предстоит составить предложения для генерального директора по финансовой оптимизации. Главбуху легче сначала прописать методы налоговой оптимизации. Потом можно добавить блок по кредитной политике компании. И уже потом можно приступить к разделам, которые требуют поиска дополнительной информации. В конце все блоки компонуются.

Можно совместить метод «швейцарского сыра» с методом «промежуточной радости». После выполнения каждого этапа работы человек позволяет себе небольшую радость. Например, за каждые десять выписанных счетов-фактур откусить кусочек шоколадки. Награда может быть совсем маленькой, главное, чтобы она выдавалась немедленно. Работа станет приятнее.

Отдельный подход – к неприятным делам. У каждого они свои. Каким-то бухгалтерам не нравится общаться с инспекторами, а кто-то любит убеждать чиновников в своей правоте. Кто-то с удовольствием работает в «Банке-клиенте», а кого-то это раздражает. Я называю такие неприятные задачи «лягушками». Именно их часто стараются отложить в долгий ящик. Это тормозит весь рабочий процесс и сохраняет в человеке чувство тревоги. Лучше начинать день с решения задач-«лягушек». Мало того, что дела не будут накапливаться, да еще и хорошее настроение обеспечено. Некоторые неприятные дела физически невозможно сделать быстро. Тогда их можно разделить на этапы и каждый день выполнять несколько из них.

Глобальные задачи в тайм-менеджменте принято называть «слонами». Предположим, компания планирует переходить на МСФО в следующем году и бухгалтерам предстоит изучить английский язык. Овладение иностранным языком – классический «слон». Такую задачу надо разделить на маленькие измеримые части. Шуточно они называются «бифштексами». Как их можно распределить на неделю: выучить 50 английских слов, посмотреть один фильм на языке, написать три письма знакомому носителю языка с интернет-форума. Не надо ставить задачи пространно, например: «изучить грамматику». Это уже отдельный «слон», который все равно придется разделять на части.

Конечно, разделить глобальную задачу на «бифштексы» еще не означает, что все они будут съедены, то есть выполнены. Важна и правильная мотивация. Самый простой способ – метод «кнута и пряника». К примеру, идет сдача отчетности за квартал. Можно установить для себя цель отправить отчет в ФСС не 15-го числа, а 5-го. Если это удастся, купить себе платье или порадовать себя по-другому. Если отчетность будет сдана в последний день – наоборот, лишить себя чего-то приятного.

Конечно, лучше каким-либо образом фиксировать количественные показатели по этапам выполнения задач. Цифры хорошо мотивируют. В случае с изучением иностранного языка каждый день можно отмечать, сколько слов из запланированных на неделю отложилось в голове. Хорошо завести таблицу регулярных дел, в которых помечать «лягушек», «слонов» и другие дела. Вести таблицу можно в компьютере, например в Excel, или в бумажном ежедневнике. Важно, чтобы таблица все время была перед глазами.

Себя надо научиться воспринимать не просто как человека, занимающего определенную должность, не просто как родителя или супруга, а как персональную корпорацию – ЗАО «Я». Если хочется справляться с работой, надо научиться управлять собой и своим временем. Неудачи на работе или в личных делах неправильно воспринимать как следствие негативного влияния окружающих людей. Если компания не развивается на рынке – значит, ею плохо управляют. Так же и с человеком.

Рекомендация лектора

Воспринимать лень лучше без резкой критики

Всем людям (неважно, находятся они на работе или заняты личными делами) свойственно периодически лениться. Не стоит во всех ситуациях воспринимать лень категорически негативно. Это естественная реакция организма, которая далеко не всегда является следствием искреннего нежелания человека что-либо делать. С помощью лени организм пытается защитить себя. В первую очередь от переутомления, как физического, так и психологического. Кроме того, людям свойственно подсознательно ограждать себя с помощью лени от дел, которые вызывают стресс. Именно поэтому у сотрудников бухгалтерии, особенно у неопытных, во время налоговых проверок снижается работоспособность. Такая лень не означает, что сотрудники не хотят помочь компании выйти из проверки без доначислений. Так на них действует прессинг, созданный самой атмосферой ревизии.

В чем поможет «мемуарник»

У всех нас есть долгосрочные цели – профессиональные и личные. Например, профессиональные: «получить второе высшее образование», «стать финансовым директором в крупной компании» – и личные: «завести детей», «построить дом на берегу озера». С помощью методики, о которой я сейчас расскажу, можно определить, какие цели выполнимы, а на какие вообще не стоит тратить время. Не просто потому, что они слишком сложные, но и потому, что в действительности нам не нужны. Итак. Надо завести отдельный ежедневник. Я называю его «мемуарник» – от слова «мемуары».

Каждый день вечером выделяется три-пять минут спокойного времени. В «мемуарник» вносится главное событие дня. Имеется в виду, главное по эмоциональности, а не по значительности. Таким событием может быть как позитивное впечатление: на улице улыбнулся прохожий, так и негативное: в инспекции нахамил налоговик. В конце недели выписывается главное событие за семь дней. Из четырех главных событий по неделям выбирается главное за месяц. И потом уже за год.

Напротив каждого из главных событий месяца или недели в ежедневнике надо формулировать связанные с ним ценности. Например, если настроение в течение недели было определено пусть даже небольшим подарком от ребенка, то определяющая ценность – «семья». Неожиданную встречу с давним другом можно отнести к ценности «яркие впечатления». У каждого свой список ценностей. И одинаковые события разные люди могут оценивать по-разному.

Со временем сложится список превалирующих ценностей. Он поможет отсеять те цели, к которым человек стремится не потому, что искреннее заинтересован в их достижении, а потому, что они навязаны извне. Понять, каковы реальные жизненные цели, непросто. Не всегда легко определить, чего именно хочется достичь в жизни. Многие боятся фантазировать. Пусть уж лучше некоторые цели будут сродни несбыточным мечтам, чем все жизненные устремления сведутся к чему-то тривиальному. Хочется стать министром финансов – надо смело ставить себе это в цели. Это конструктивнее, чем не хотеть ничего.

Цели надо постараться привязать к срокам. Иногда делать это страшновато из-за боязни «сглазить». Но приходится реалистично смотреть на жизнь. Ответственность за собственные устремления может взять на себя только сам человек.


Лектор:
Глеб Алексеевич Архангельский
к. э. н., эксперт в области управления временем
генеральный директор компании «Организация времени»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка