Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как составить идеальный договор поставки

1 января 2011 265 просмотров

Договор поставки – самый распространенный вид контрактов. Ни одна компания не проходит мимо такого договора и обязательно его заключает. Между тем,  все равно существуют разночтения в судебной практике. И процесс заключения таких договоров у всех организован по-разному. Из-за этого возникают вопросы и проблемы, которые даже в суде не имеют однозначного решения. Поэтому я попытаюсь в докладе обрисовать на примерах уже сложившуюся судебную практику, а также привести примеры из реальной деятельности. И рассказать слушателям, как лучше работать с договором поставки и чего лучше с ним не делать.

Существенные условия договора поставки

Если в договоре поставки не будет существенных условий, то суд может признать его незаключенным. Ведь по статье 432 Гражданского кодекса договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Для договора поставки существенными являются условия о предмете договора. По сути, применительно к поставке это наименование товара и его количество. Самый верный способ – это прописать в соответствующем разделе договора общее наименование того, что будет поставляться. Например, просто «детская одежда», «стройматериалы». Без конкретики. А ассортимент согласовывать в заявках, спецификациях или приложениях к договору.

Условие о количестве товара считается согласованным даже в том случае, если объем поставок оговорен лишь ориентировочно и точное количество товара по каждой поставке определяется сторонами дополнительно.

Все остальные подробности (цена, размер конкретной партии товаров, сроки поставки каждой партии и т. п.) стороны могут согласовать опять-таки в заявках, спецификациях, приложениях и товарных накладных. Эти документы должны содержать ссылку на договор, равно как и договор должен содержать положения о том, что такие-то условия будут согласованы сторонами в таких-то документах. Главное, в договоре должен быть четко прописан порядок согласования ассортимента, количества и сроков поставки по конкретным партиям. Согласование может проходить в предварительных заявках или в накладных.

В идеале это выглядит так: покупатель отправляет заявку, в которой сообщает ассортимент, количество, срок и цену товара – иногда стороны согласуют количество поставляемого товара в денежном выражении. Желательно писать и количественное, и стоимостное выражение. Поставщик согласовывает предложенные условия и передает подписанную заявку покупателю. Таким образом, согласовываются все существенные условия данной поставки.

Как правило, сейчас компании обмениваются заявками либо по электронной почте, либо по факсу. И поэтому особенно внимательно нужно следить за обменом оригиналами документов, а до их получения хранить электронные копии. Кроме того, условия самого договора поставки нужно вписать положение о том, что компании обмениваются заявками в электронном или факсимильном виде. Эта фраза может подстраховать компанию в суде в том случае, если не будет оригиналов.

Большое значение имеет приемка товара, правильное подписание документов, оформление приемки по качеству и количеству. В договоре должны быть четкие положения о том, что делать в случае нарушения условий о качестве или недопоставке товара.

Если пренебречь существенными условиями договора поставки, то суд может признать договор незаключенным, квалифицировать спорные правоотношения сторон как разовые сделки купли-продажи, и тогда будет невозможно применить к поставщику или покупателю меры ответственности, предусмотренные договором, например взыскать пени по договору за просрочку оплаты. Можно будет только взыскать проценты по статье 395 Гражданского кодекса за пользование чужими денежными средствами.

Конечно, идеально, если заявка подписана обеими сторонами еще до поставки. Но такую работу, когда стороны заранее согласуют заявки, вовремя обмениваются всей корреспонденцией, организовать достаточно трудно. Поэтому можно, например, непосредственно в договоре установить ответственность за неотправку заявки.

Но на самом деле на практике компании отгружают товар по устным договоренностям, по накладной. Один менеджер звонит другому и просит отгрузить по накладной такой-то товар. И поэтому особое внимание я хочу уделить именно накладной.

Самое главное в накладной – ссылка на договор

Зачастую накладная – это единственный документ о конкретной партии товара. При этом у судей нет единой позиции по вопросу о том, можно ли согласовать существенные условия поставки не в договоре, а в накладной.

Чтобы сомнений не было вообще, в накладной должна быть ссылка на договор. А в тексте договора – положение о том, что количество и ассортимент устанавливаются сторонами в накладной. В договоре лучше не писать про заявку или иной способ согласования конкретных условий поставки, если фактически такие документы не оформляются. Часто компании берут шаблон договора поставки из интернета и пользуются им. Хотя в договоре заявка прописана, а в их компании она не оформляется. Это грубое нарушение.

Если в накладной нет ссылки на договор в специально отведенной для этого графе «основание», суд опять же будет квалифицировать спорные правоотношения сторон как разовые сделки купли-продажи. И в этом случае компания не сможет применить к поставщику или покупателю меры ответственности, предусмотренные договором.

Итак, существенные условия договора поставки о наименовании товара и его количестве могут быть согласованы сторонами, помимо накладных:
– в письменных заявках покупателя – с описанием процесса согласования в договоре;
– в спецификациях, относящихся к договору, если это предусмотрено договором;
– в счетах-фактурах, содержащих ссылку на договор, если это предусмотрено договором и на счете-фактуре будет надпись о приемке товара;
– в актах приема-передачи товара, содержащих ссылку на договор;
– в счете, выставленном продавцом покупателю (оплата счета покупателем является в данном случае акцептом – согласием).

Важное правило: во всех этих документах, опосредующих договор поставки, нужно ставить ссылку на договор. Тем самым компания обеспечит себе бесспорную позицию в суде.

Отгрузка и приемка товара

Часто проблемы возникают на этапе отгрузки, доставки и приемки товаров. В случае разногласий, чтобы взыскать с покупателя оплату за поставленный по договору товар, поставщику нужно доказать, что товар фактически был получен. Здесь сыграет решающую роль оформление товарной накладной либо акта приема-передачи.

В этих документах должны быть печати покупателя и поставщика, а также заполнены графы о принятии товара. И конечно, подписать документы вправе уполномоченный сотрудник. Идеально, если накладную или акт заверил тот, кто подписывал договор либо уполномочен на приемку товара соответствующей доверенностью. При этом сама подпись должна содержать расшифровку и должность либо ссылку на доверенность. Саму доверенность лучше приложить прямо к накладной или акту.

Дело в том, что товарная накладная без подписей или с подписями неуполномоченных сотрудников не является доказательством отгрузки или передачи товара. И для того, чтобы отгрузка товара и оформление документов проходили без проблем, желательно, чтобы главный бухгалтер компании разработал для менеджеров инструкцию с описанием алгоритма их действий.

Кстати, бывают случаи, когда накладные или акты приема-передачи не являются доказательством исполнения обязательств по договору. Речь идет о самовывозе. Когда договором вообще не предусмотрено составление актов и накладных. А право собственности на товар возникает у покупателя непосредственно после выборки товара (п. 2 ст. 510 ГК РФ).

Между сторонами договора должны существовать правила, соответствующие фактическим обстоятельствам отношений между ними по приемке товара, по качеству и количеству: принял – проверил, есть недопоставка (бой, лом и пр.) – вызвал представителя поставщика, в случае необходимости привлек надлежащего эксперта, составил акт. На практике же есть масса вопросов.

Если нет инструкции или четко прописанных в договоре правил приемки товара, на мой взгляд, до их разработки нужно включить в договор условие об использовании Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. № П-6, и Инструкции о приемке продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7. Несмотря на «солидный возраст», эти инструкции действуют до сих пор, но к отношениям сторон по приемке товара они применяются только тогда, когда это предусмотрено договором поставки.

Рекомендация лектора

Счет-фактура должен быть подписан обеими сторонами сделки

Вопрос о том, является ли счет-фактура доказательством передачи товара, очень спорный. И у судей нет однозначного мнения на этот счет. Существует три позиции. Позиция 1. Счет-фактура не является доказательством передачи товара, так как не относится к первичным учетным документам – постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 апреля 2010 г. по делу № А14-14797/2008/230/2, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18 февраля 2009 г. по делу № А79-9297/2007. Позиция 2. Счет-фактура является доказательством передачи товара – постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22 декабря 2008 г. № А10-128/08-7-Ф02-6388/08. Позиция 3. Счет-фактура, в котором не зафиксирован сотрудник, получивший товар, не является доказательством передачи (отгрузки) товара – постановление ФАС Дальневосточного округа от 12 мая 2009 г. № Ф03-1261/2009. На мой взгляд, счет-фактура служит прежде всего для расчета НДС, поэтому надеяться на него нет смысла, а если все-таки компания его использует для доказательства передачи товара, то на нем должны быть подписи обеих сторон сделки.

В суде может спасти акт сверки

Отдельно хотелось бы остановиться на таком документе, как акт сверки. Ведь товарная накладная в совокупности с актом сверки взаиморасчетов, подписанным сторонами, подтверждает факт поставки товара. Поэтому я рекомендую регулярно подписывать акты и прямо в договоре прописать даты обмена актами. Например, раз в квартал.

В суде могут запросить по сделке именно акты сверки. Также этот документ может стать основанием для перерыва в течение срока исковой давности по статье 203 Гражданского кодекса. В нашей практике был случай. С нашим клиентом судилась крупная компания, в которой юридическая служба и бухгалтерия существовали параллельно. И пока юристы придумывали хитрые способы, чтобы выиграть дело, бухгалтерия нашего клиента подписала с их бухгалтерией акт сверки. Суд они проиграли.

Но нужно помнить, что акт сверки взаиморасчетов может являться доказательством отгрузки или передачи товара только в совокупности с другими доказательствами.

– Один наш контрагент, у которого мы закупаем автозапчасти для перепродажи, хочет включить в договор поставки условие о том, что все споры стороны сначала решают путем переговоров. И только если соглашение не достигнуто, следует обращение в суд. Соглашаться ли нам на включение такого условия в договор?

– Нет. Такое условие невыгодно для обеих сторон. Оно только усложнит жизнь, так как фактически оно означает установление предварительного претензионного порядка до обращения в арбитражный суд. Соответственно, при наличии такого условия предварительно нужно направлять претензию контрагенту. В ней должен быть разумный срок (7-10 дней) для ответа на нее. И только после получения ответа или истечения данного срока компания может обратиться в суд за защитой своих прав. А к заявлению придется приложить еще и доказательства соблюдения претензионного порядка.

Доставка товаров

Важно прямо в самом тексте договора прописать, как распределяются транспортные расходы. По общему правилу товар доставляет поставщик и, соответственно, стоимость перевозки включена в цену товара. Но стороны могут в договоре предусмотреть самовывоз либо прописать, за чей счет доставка. Тогда здесь же расписывается весь порядок распределения расходов на транспорт между сторонами, тип используемого транспорта, прочие детали.

Если этого пункта нет в договоре поставки, то поставщик может полностью переложить доставку на плечи покупателя. В силу пункта 1 статьи 510 Гражданского кодекса поставщик вправе определить условия доставки по своему усмотрению. Судьи либо соглашаются с такой позицией, либо выясняют действительную волю сторон с учетом практики их взаимоотношений.

Итак, доставка товара производится на основании договора поставки, если сторонами не заключен самостоятельный (отдельный) договор о доставке (договор транспортной экспедиции). При этом деятельность поставщика, доставляющего товар собственным транспортом, в целях налогообложения самостоятельным видом предпринимательской деятельности не признается.

Срок договора и его расторжение

Общий срок договора поставки отличается от времени доставки товаров. Ведь закупки могут идти отдельными партиями. Срок поставки является существенным условием договора, то есть без него договор будет считаться незаключенным (п. 1 ст. 432 ГК РФ).

В одностороннем порядке компания может отказаться от исполнения договора поставки только в том случае, если нарушены его существенные условия. Для поставщика это может быть поставка товаров ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок, а также неоднократное нарушение сроков поставки товаров. А для покупателя – неоднократное нарушение сроков оплаты товаров или неоднократная невыборка товаров.

В принципе судебная практика позволяет дополнить этот перечень существенных нарушений своими особенными, значимыми только для данных контрагентов условиями, если таковые имеются.

Вопрос о необходимости обращения в суд для расторжения договора поставки ввиду одностороннего отказа от его исполнения разрешается судами по-разному. Часть судов за обычное расторжение путем направления письма, другая часть – за судебное расторжение. То есть компания может сама выбрать удобный для нее способ.

Специфика компании отражается в договоре поставки

Целесообразно в договоре отразить порядок маркировки и упаковки товара. Если используется возвратная тара, особенно дорогостоящая, то прописывается, как она эксплуатируется, и санкции в случае ее утраты.

Если продукция сертифицируется, то предусматривается, в каком виде отправитель предоставляет сертификаты и что будет, если бумаг нет.

Когда компания приобретает скоропортящиеся продукты, то в договоре прописывается, что для каждой конкретной партии товара срок годности не должен на момент поставки заканчиваться раньше чем через полгода. Тем самым выигрывается время для реализации, а заодно можно применить меры ответственности в случае поставки просроченной продукции.

Некоторые товары должны соответствовать ГОСТам и ТУ. Тогда они должны быть поименованы и в договоре поставки. А при приемке таких товаров не обойтись без экспертизы качества. На подобной экспертизе присутствует представитель контрагента. И эта процедура также описывается в договоре.

Какая форма расчетов между контрагентами безопасна

Поставку и оплату товара невозможно провести синхронно. Кто-то всегда делает первый шаг, что означает, что он рискует, ведь второго ответного шага может и не быть. Для снижения таких рисков и сведения их практически к нулю существует определенный финансовый инструмент – аккредитив. К сожалению, многие игнорируют его по самым разным причинам. Кто по причине элементарной финансовой неграмотности, а кто из нежелания связываться. Но итог часто бывает печальным – суд, а его можно избежать.

Аккредитив – это обязательство банка. Здесь банк выступает в виде посредника между двумя контрагентами. Оформляя аккредитив, клиент (покупатель) поручает банку перевести определенную сумму денежных средств на счет другого лица (продавца) после выполнения и документального подтверждения им своих обязательств по договору поставки. Предназначен для расчетов только с одним поставщиком по конкретной сделке и всегда ограничен сроком использования средств. Потому что, если за установленный срок средства будут не использованы или использованы лишь частично (обычно это происходит, когда поставщик несвоевременно исполняет обязанности по отгрузке товара, из-за чего не может в срок представить в банк документы, являющиеся основанием для осуществления оплаты с аккредитива), аккредитив будет закрыт перечислением неиспользованного остатка средств на расчетный счет покупателя или на счет его банка. В течение срока действия аккредитива выплаты производятся в полной сумме или по частям против представленных поставщиком реестров счетов и транспортных или отгрузочных документов. Обычно реестры счетов сдаются поставщиком в обслуживающий его банк на следующий день после отгрузки товара.

Аккредитив – одна из самых безопасных форм расчетов между клиентами. Так как он гарантирует немедленную оплату счетов поставщиков после отгрузки товара, это способствует соблюдению расчетно-платежной дисциплины и существенно снижает риски поставщика (еще до отгрузки товара он знает, что точно получит за него деньги, как только товар будет отгружен).

Кто-то может сказать, что аналогичную гарантию поставщику дает и получение предоплаты от покупателя. Однако для покупателя аккредитив выгоднее, чем предоплата. Ведь в случае, если поставщик не исполнит свои обязательства, деньги с аккредитива он не получит (при открытии аккредитива оговаривались условия выплаты денег поставщику) и по истечении срока аккредитива деньги в целости и сохранности вернутся к покупателю. В случае же, когда покупатель перечислил поставщику предоплату, а тот не исполнил свои обязательства, вернуть свои деньги будет очень трудно.

Вопросы после лекции

– Если поставка оплачивается после ее получения, а заявок нет, то будут ли накладные подтверждать условия данной поставки?

– Да. И все графы накладной необходимо предельно внимательно заполнить. В принципе накладная может стать идеальным документом, если компания не хочет заморачиваться на заявках. Но часто поставщик привозит только 10 единиц товара вместо заказанных 12. Без заявки будет невозможно доказать недогруз. И соответственно, компания не сможет применить ответственность за недопоставку. Поэтому я бы рекомендовала все же пользоваться заявками.

– Компания в кредит отгружает товар. Его перевозит транспортная компания. Перевозчики же не заполняют ТОРГ-12. При этом они отказываются выписывать товарно-транспортную накладную и в их экспедиторской расписке прописано только количество мест. Как в этой ситуации доказать, что покупатель получил товар?

– Советую включить в договор, что поставщик считается исполнившим свою обязанность поставки в момент сдачи товара перевозчику. Так компании легче будет доказать свою правоту. Даже по количеству мест в квитанции. Транспортники хитрят. Их квитанции и экспедиторские расписки зачастую не соответствуют Гражданскому кодексу, по которому в них должно быть точно отмечено, что именно они перевозят. Выдавая квитанцию, они заключают договор грузоперевозки, но без условий. Им это выгодно потому, что если что-то случится с товаром, то перевозчик не возместит убытки. Но вообще желательно пользоваться теми транспортными компаниями, у которых с документами все в порядке. Возможно, их услуги стоят на порядок дороже. Но и законодательство сейчас так развивается, что компания несет ответственность за тех контрагентов, которых выбирает.

– Как можно согласовывать товар и его ассортимент в счете? Это же односторонний документ, и в нем нет подписи второй стороны.

– Счет в рамках договора будет рассматриваться как своего рода оферта, а оплата – это акцепт, то есть свое согласие контрагент выражает оплатой этого счета. Обязательно такой порядок прописывается в договоре поставки. Также желательно предусмотреть частичную оплату. Если она прошла, то это считается полным акцептом.

– У нас товар поставляется в коробах. Наши покупатели приняли 200 коробов с почтовыми конвертами, которые пролежали у них три недели. По истечении этого времени короба вскрыли и обнаружили брак клея на конвертах. А в течение какого срока наши клиенты могут предъявить к нам претензии по подобному браку?

– Обычно в течение семи дней. Покупатель в подобных случаях делает выборку. И процедура выборки описывается в договоре поставки. То есть при получении груза покупатель открывает выборочно несколько коробов. Например, из партии в 100 коробов вскрывается 15. Один верхний, один нижний, остальные – из середины. Если все в порядке, то партия считается принятой. Но каждый договор поставки должен соответствовать ситуации в компании и в нем должен быть расписан подробно порядок доставки, приемки и распределения расходов. Не нужно действовать по шаблону.

– Наша компания закупает товары у различных поставщиков для перепродажи, то есть не для личных и иных подобных целей. Но среди них есть не только оптовики, а и розничные продавцы. Является ли наш договор с ними договором поставки или речь идет о розничной купле-продаже?

– Договор с продавцом, который ведет розничную торговлю, является договором розничной купли-продажи, а не поставки. Даже если товар приобретается для целей, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. По этому вопросу можно посмотреть постановление ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18.

– Наш покупатель настаивает на том, что не получил от нас оборудование, за которое перечислил нам предоплату. Но у нас есть от него накладная и показания экспедитора, который доставлял покупателю оборудование. Можно ли в суде доказать факт передачи товара, имея накладную и свидетельские показания?

– Накладная может быть принята судом в качестве надлежащего доказательства в том случае, если она правильно оформлена, в ней есть ссылка на договор поставки и она подписана сотрудником, уполномоченным на получение товара. Свидетельские же показания суд вряд ли примет к рассмотрению. Как правило, в договоре прописывается подтверждение поставки в виде актов приема-передачи или товарно-транспортных накладных. В качестве примера можно посмотреть постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 4 мая 2010 г. по делу № А63-11049/2009.

– Как взыскать убытки за поставку некачественного товара?

– Нужно посмотреть ваш договор поставки. Покупатель вправе заявить требование о взыскании убытков в суд. Но это предполагает сложный процесс доказывания размера убытков, противоправности деяния, причинно-следственной связи между деянием и убытками. Поэтому на практике в договоре устанавливается твердый размер убытков, коэффициент к цене поставки и т. д. Тогда покупатель может взыскать убытки без доказывания тех обстоятельств, о которых я уже сказала.

О лекторе:

                                       Ольга Леонидовна Пономарева,  управляющий партнер Группы юридических и аудиторских компаний «СОДЕЙСТВИЕ БИЗНЕС ПРОЕКТАМ». 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка