Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Местная администрация запрашивает сведения о зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Формирование сведений персучета в 1С

1 января 2011 190 просмотров

Новые формы персонифицированного учета

До 1 февраля 2011 года компании должны представить в ПФР сведения персонифицированного учета по работникам. Это отчет по данным за календарный год, то есть за 2010. Тема, которой я посвящаю свой доклад, – подготовка персучета в 1С. Отдельно остановлюсь на том, как компаниям предстоит при обнаружении ошибок в уже сданных сведениях готовить в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» корректирующие формы.

Для начала напомню про то, какие новые формы мы начали использовать в прошлом году. Так будет легче ориентироваться в материале семинара. Итак, в 2010 году введена опись сведений АДВ-6-2, которая заменила собой ранее используемую ведомость уплаты АДВ-11. Также вместо описи документов АДВ-6-1 в территориальные подразделения ПФР компании сдают опись документов АДВ-6-3. Сведения о страховых взносах застрахованного лица СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 заполняются вместо индивидуальных сведений СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2. Появилась новая форма для установления трудовой пенсии. Это форма СПВ-1. В ней приводятся сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и о страховом стаже работника для установления ему трудовой пенсии. Новые формы утверждены постановлениями Правления ПФР от 23 июня 2010 г. № 152п и от 7 июля 2010 г. № 166п.

Я перечислю те релизы конфигураций программы, начиная с которых поддерживаются новые требования к ведению персонифицированного учета. Подготовка индивидуальных сведений по новым формам поддерживается, начиная с версии 2.0.14 типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» (редакции 2.0), с версии 1.6.25 типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» (редакции 1.6), с версии 2.5.25 типовой конфигурации «Зарплата и управление персоналом». Особо хочется отметить релиз 2.5.27 «Зарплаты и управления персоналом». В нем пользователям предоставлено так называемое специализированное рабочее место для подготовки отчетности за 2010 и последующие годы. Инструмент называется «Подготовка данных для ПФР».

Когда подаются корректирующие сведения

Бухгалтеры уже готовили отчетность за первое полугодие, поэтому актуально уже сейчас, до подачи сведений за второе полугодие, обсудить вопрос представления корректирующих форм в ПФР. В каких случаях такие сведения компания должна представить? Таких ситуации три. Первая – когда обнаружились ошибки в ведении кадрового учета. Также когда информация стала известна уже после передачи сведений в ПФР. Предположим, что работник компании представил больничный уже после того, как компания представила индивидуальные сведения за отчетный период.

И третий случай предоставления корректировок – когда возникают ошибки в суммах страховых взносов. Если они привели к занижению базы по взносам, работодатель представляет уточненный расчет по форме РСВ-1. Сделаю отступление, потому что здесь есть важный нюанс. Если обнаружена ошибка в сумме взносов по какому-либо работнику, то подавать корректирующие сведения в этом случае, возможно, придется на всех работников. Это из-за того, что уплаченные взносы по каждому работнику рассчитываются распределением общей уплаченной суммы пропорционально суммам начисленных по каждому сотруднику взносов. Следовательно, изменение суммы начисленных взносов по одному работнику приведет к изменению коэффициента уплаты и сумм уплаченных взносов для всех работников.

В базе данных хранение информации с суммой взносов, уплаченных по каждому застрахованному лицу, не предусмотрено. А вот сумма начисленных взносов в базе отображается и хранится. Уплата взносов производится общим платежным документом без детализации по работникам. Поэтому сумма уплаченных в отчетном периоде взносов рассчитывается отдельно для страховой и накопительной части по формуле:

«Уплачено взносов по застрахованному лицу» = «Начислено взносов по застрахованному лицу» X «Уплачено взносов всего» : «Начислено взносов всего».

Если база из-за ошибок не была занижена, РСВ-1 можно не подавать. В письме от 28 мая 2010 г. № 1376-19 Минздравсоцразвития России рассказывает о двух других случаях, когда уточненный расчет подавать не требуется. Первый – если в текущем периоде работодатель обнаружил необходимость удержать с работника выплаты, которые были излишне начислены в прошлых отчетных периодах. Второй – если работнику в текущем отчетном периоде доначисляются выплаты за прошлые периоды. Эти ситуации вообще не считаются обнаружением ошибки.

По каким формам представляются корректировки

Важно, что корректирующие сведения полностью заменяют собой исходную информацию. Если же компании предстоит не исправить ранее представленную информацию, а отменить ее, то подавать надо не корректирующие, а отменяющие формы.

Отмечу, что если индивидуальные сведения не приняты пенсфондом из-за ошибок в документах, то надо представить исправленные формы с типом сведений «исходные» и с достоверными данными. Иначе говоря, если представленная исходная форма была возвращена работодателю из-за ошибок, взамен нее представляется также исходная форма.

Тонкий момент при подаче корректирующих сведений персонифицированного учета – по каким формам их представлять. Так вот, корректирующие данные подаются по тем же формам, по которым была сдана ошибочная отчетность. Корректирующие индивидуальные сведения за первое полугодие 2010 года и за следующие отчетные периоды представляются по новым формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-2, АДВ-6-3. А вот для исправления сведений за 2002-2009 годы подаются старые формы СЗВ-4-1, СЗВ-4-2 и АДВ-11, АДВ-6-1.

Что сделать в программе

На мой взгляд, важный этап при формировании корректирующих сведений – это подготовка и проверка данных в информационной базе. В программе надо убедиться, что ранее поданные сведения там зафиксированы. Документы, с помощью которых подготовлены данные для ПФР, должны быть проведены.

Почему это так важно? Дело в том, что при проведении документов копии представленных сведений сохраняются в регистре сведений «Архив данных регламентированной отчетности». При формировании печатных форм или файлов в электронном виде для проведенных документов персучета программа использует данные именно этого регистра. Таким образом, пользователь всегда может посмотреть, какие именно данные были переданы.

Советую защитить исходные документы персонифицированной отчетности от случайного перепроведения флажком «Принято в ПФР». Так можно избежать ситуации, когда после передачи сведений в фонд документы перепроводятся в базе. В итоге переданная и хранимая в программе информация могут не соответствовать друг другу. А это уже приведет к ошибкам при корректировке.

Переходим непосредственно к тому, как формируются корректирующие индивидуальные сведения в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» с помощью обработки «Подготовка данных для ПФР». Документы СЗВ-6 и АДВ-6-2 добавляются в список «Документы, пачки документов» вручную с помощью кнопки «Добавить». Сведения по формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 формируются с помощью документа «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6)».

Флажок ставится напротив надписи «Корректирующие сведения». По новым правилам при подаче корректирующих или отменяющих форм надо выбрать тот отчетный период, в котором подаются сведения. А в реквизите «Корректируемый период» – тот, за который данные исправляются (рис. 1).

Рис. 1

Теперь про СПВ-1. Правила заполнения реквизитов для этой формы в целом аналогичны правилам, которые применяются для отчетных индивидуальных сведений СЗВ-6. Основное отличие в том, что отчетные сведения формируются за весь отчетный период. А сведения для установления трудовой пенсии – с начала отчетного периода, в котором работник выходит на пенсию, по предполагаемую дату установления трудовой пенсии. Это касается как записей о стаже, так и сведений о суммах взносов.

Сведения по форме СПВ-1 можно заполнить как из обработки «Подготовка данных для ПФР», так и непосредственно заполнив документ «Сведения о взносах и страховом стаже СПВ-1» (рис. 2). В нем прописываются организация, отчетный период, руководитель и занимаемая им должность, тип сведений, категория застрахованного лица, дата и ответственный. Номер пачки выводится автоматически. В табличной части выбирается сотрудник, дата составления и вводится сумма начисленных и уплаченных взносов. Страховой номер будет вставлен автоматически из справочника «Физические лица».

Рис. 2

Для подготовки сведений для назначения трудовой пенсии с помощью инструмента «Подготовка данных для передачи в ПФР» в шапке формы выбирается организация и отчетный период. Переключатель «Назначение» устанавливается в положение «Оформление пенсии (СПВ)». В поле «Будущие пенсионеры» приводятся сотрудники, по которым надо подать сведения, а также предполагаемая дата установления трудовой пенсии. И нажимается кнопка «Сформировать сведения» (рис. 3).

Рис. 3

Для подготовки описи сведений по форме АДВ-6-2 применяется документ «Опись сведений АДВ-6-2» (рис. 4). В форме стоит обратить внимание на реквизит «Номер пачки». Программа присваивает этот номер автоматически. Для формирования сведений о страховом стаже и взносах предназначена кнопка «Сформировать сведения за отчетный период».

Рис. 4

Особенности автоматического заполнения форм

И в заключение. Подготовка персучета в 1С имеет свои особенности автоматического заполнения отчетных форм, о которых важно помнить. В документ не включаются сотрудники, для которых в справочнике «Физические лица» не заполнен реквизит «Страховой № ПФР». Периоды трудовой деятельности работников определяются по данным кадрового учета, зарегистрированным в информационной базе. Имеются в виду документы по приему-увольнению. Если в районе с особыми территориальными условиями располагается одна или несколько не выделенных на отдельный баланс «обособок», то значение условий ПФР должно быть вписано для соответствующих элементов справочника «Подразделения организаций».

Лектор:

Евгения Алексеевна Григорьева,

программист проектного отдела Северо-западного подразделения компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ). 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка