Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Список документов при увольнении

6 марта 2013 463 просмотра

Список документов при увольнении. Сотрудник, уволенный неделю назад, уже второй раз прибегает к вам за документами. Про одну справку не знал, про другую – забыл. Вам приходится отвлекаться от работы, вникать в проблему, поднимать бумаги… Знакомая ситуация, не правда ли?

Есть несколько документов, которые при увольнении выдать просто необходимо. На этом настаивает закон. Поэтому работник, который увольняется, не должен даже напоминать о них бухгалтеру или кадровику. Это, например, трудовая и медицинская книжки (ст. 84.1 ТК РФ), справка о зарплате. А есть бумаги, которые пригодятся не всякому уволенному: справка для службы занятости, копия приказа об увольнении и т.? д.

Справки для сотрудника – не важно, работает он еще у вас или нет – бесплатны. Закон дает работодателю три дня на их оформление (ст. 62 ТК РФ). Бывшие сотрудники могут попросить справку только с информацией о своей работе. Другие документы работодатель давать не обязан.

Задержка обязательных документов – трудовое нарушение. Ответственность для работодателя наступит по статье 5.27 КоАП РФ. Максимальный штраф для должностного лица за трудовое нарушение – 5 тыс. руб. Компания может лишиться 50 тыс. руб. И не забывайте о возможных судебных разбирательствах. Работнику это ничего не стоит, а в трудовом споре работодатель обязан будет оплатить все судебные издержки (ст. 393 ТК РФ). И это не считая выплат работнику в случае, если тот выиграет дело.Так что гораздо проще и дешевле заранее подготовить к увольнению сотрудника все необходимые справки.

Трудовая книжка

Трудовая книжка – первый и главный документ, который вы выдадите сотруднику на руки. Важнее всего сделать верную запись об увольнении. Формулировки должны точно соответствовать статье, по которой работника увольняют (ст. 84.1 ТК РФ).

Как ни странно, к наиболее частой формулировке «Уволен по собственному желанию» возникает больше всего вопросов. Дело в том, что название пункта 3 статьи 77 ТК РФ звучит как «Расторжение трудового договора по инициативе работника», и получается, что именно так и должна выглядеть запись. Однако есть и другая норма – пункт 5.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Там приводится формулировка: «Уволен по собственному желанию». Поэтому смело можно пользоваться обеими фразами.

Запись обязательно нужно заверить подписью бухгалтера или кадровика и поставить печать организации. После этого попросите рядом расписаться самого сотрудника.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– У нас собрался увольняться совместитель. Нужно ли ему выдавать какие-то документы? Ведь его трудовой книжки у нас нет.
– Да, конечно. Совместителя увольте, как обычного сотрудника. Выдайте все положенные документы, а также те, что он попросит. А вот делать запись в трудовой книжке вы не обязаны, никаких правовых последствий не возникнет. Однако работник сам может изъявить желание, ведь это пригодится для его стажа. Тогда выдайте ему копии приказов о принятии на работу и об увольнении. На их основании по основному месту работы сделают нужную запись.

Трудовую книжку работнику нужно выдать строго в день увольнения. Если работодатель задержит у себя книжку хотя бы на несколько дней, сотрудник может подавать в суд. Тогда придется платить за все дни вынужденного прогула – ведь вы, задерживая книжку, фактически не давали человеку устроиться на другую работу (ст. 234 ТК РФ).

Если сотрудник за книжкой не пришел, обезопасьте себя и отправьте ему уведомление. Это покажет, что вы, как работодатель, выполнили свои обязанности.

Медицинская книжка

Список документов при увольнении. Еще один документ сотрудника, который хранится у работодателя, – медицинская книжка. Она необходима тем людям, которые заняты в торговле, общепите, связаны с водой и т.? д. Документ находится в организации для того, чтобы его можно было в любой момент предъявить проверяющим.

В отличие от трудовой медицинскую книжку можно свободно выдавать сотрудникам на руки. И так же, как трудовая, медкнижка – собственность сотрудника (приказ Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402). Поэтому ее нужно отдать при увольнении.

Форма 2-НДФЛ

Выдавать 2-НДФЛ нужно, чтобы обеспечить сотруднику налоговый вычет в течение всего года. Основное содержание – сведения о доходах сотрудника. Форма документа утверждена приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.

Несмотря на то что мы привыкли автоматически выдавать эту справку при увольнении, она вовсе не является обязательной. И работодателю ничего не грозит, если не выписать ее в день увольнения. По закону ее нужно выдавать по письменной просьбе работника (п. 3 ст. 230 НК РФ). Однако на практике все же лучше сразу сделать 2-НДФЛ, потому что сотрудник скорее всего за ней вернется.

Справка для расчета пособий ФСС

Справку о заработной плате сотруднику нужно выдать в обязательном порядке. Ведь она пригодится ему на новой работе, чтобы рассчитать пособие по нетрудоспособности. К тому же на выдаче настаивает статья 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

В справке нужно расписать зарплату сотрудника за текущий год и два предшествующих. Форма справки утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н.

Кроме того, укажите, сколько дней из этого периода сотрудник не работал. В старой форме, которая действовала до 2013 года, для этого не было отдельных граф. Приходилось выпускать дополнительную справку с этой информацией. А в новой форме появились строчки для периодов нетрудоспособности, и теперь дополнять справку ничем не нужно.

Сведения персонифицированного учета

При увольнении сотруднику положено выдать еще и информацию персонифицированного учета. Такую обязанность для работодателя устанавливает пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Причем отправлять сотруднику сведения о персучете нужно не только при расставании, но и каждый отчетный квартал, пока он работает в компании. Связано это с тем, что Пенсионный фонд теперь не рассылает письма всем застрахованным гражданам. Таким образом, эта обязанность перешла на страховых агентов.

Документ будет содержать сведения о страховом стаже, начисленных взносах на обязательное пенсионное страхование, дополнительных взносах и взносах на накопительную часть пенсии. Справка будет выглядеть, как раздел 6 формы РСВ-1 ПФР.

Справка для службы занятости

Следующий документ – справка для службы занятости. Эта бумага понадобится, если сотрудник после увольнения собирается встать на биржу труда. Например, в случае сокращения. В службе занятости потребуют специальную справку с последнего места работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1).

Основное содержание справки – средняя зарплата за последние три месяца работы. Эти сведения нужны, чтобы рассчитать пособие по безработице для вашего бывшего сотрудника.

Законодательство обязывает работодателя выдавать такие справки. Однако определенной формы для нее нет. В письме от 8 ноября 2010 г. №?3281-6-2 Роструд дал несколько рекомендаций по заполнению справки. В ней должны быть реквизиты компании-работодателя и суммы среднего заработка сотрудника за три месяца. Рассчитывайте сумму по алгоритму, приведенному в постановлении Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62. Разумеется, заверить сведения нужно подписью и печатью.

Другие документы, которые сотрудник вправе потребовать

Есть еще несколько документов, которые сотрудник имеет полное право у вас запросить. Лучше спросить у работника о его дальнейших планах, чтобы к увольнению пакет необходимых копий и справок был готов.

Итак, сотрудник вполне законно может потребовать: копии приказов о принятии на работу и увольнении, приказов о премировании, справки о времени работы в компании и т.? д. Главное, чтобы запрошенные документы относились непосредственно к работе сотрудника, об этом сказано в статье 62 ТК РФ. Требовать бумаги, которые напрямую не касаются его трудовой деятельности, работник не вправе.

Еще один документ, который лучше выдать по просьбе работника, – служебная характеристика. Обычно она требуется сотрудникам, которые поступают на госслужбу. И хотя в законе обязанность выдавать характеристику для работодателя не прописана, проще ее оформить. Суды позицию работника в данном случае поддерживают (определение Хабаровского краевого суда от 26 сентября 2012 г. по делу № 33-5598).

На практике случаются ситуации, когда работодатель отказывается отдавать сотруднику диплом. Мотивируется такая позиция тем, что работодатель оплатил обучение, а сотрудник не отработал оговоренный срок в организации (ст. 198, 199 ТК РФ). Но задерживать диплом работодатель не имеет права, документ нужно выдать на руки. Однако сотрудник в таком случае должен будет возместить работодателю расходы на свое обучение (ст. 207 ТК РФ).

Документы, связанные с работой сотрудника, выдаются в тот же трехдневный срок. Чтобы избежать вопросов от трудовых инспекторов, лучше его не нарушать. Если вы по каким-то причинам все-таки не можете выдать тот или иной документ, то в течение трех дней нужно отправить сотруднику мотивированный отказ.

Лектор:
Елена Владимировна Руссова,
ведущий эксперт департамента по заработной плате АКГ «Уральский союз».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка