Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Не надо второй раз платить налог, который застрял в банке

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Правила составления делового письма

4 апреля 2015 1300 просмотров

Неряшливое оформление, безграмотный текст и даже неуместное время отправления подмочат деловую репутацию отправителя. Как можно говорить о серьезных сделках, если деловое письмо пестрит ошибками и путано написано! Поэтому в деловой переписке этикет становится особенно важным – ведь от того, как вы составите письмо, может зависеть и решение финансовых вопросов. Следуя несложным правилам этикета деловой переписки, вы создадите своей компании образ серьезного делового партнера, сотрудничать с которым удобно и престижно.

Почтовый этикет деловой переписки не просто церемония, а психологический расчет

Все начинается с адреса, в наши времена – электронного. Это первое, что видит ваш адресат. Это и станет его первым впечатлением о вас. Поэтому адрес должен быть статусным. Согласитесь, если главбух крупной компании пишет с почты «devchonochka1975@mail.ru», доверия это не вызывает.

Идеально, если ваша почта будет называться по фамилии и инициалам и находиться на собственном домене компании. Например: «a.b.fetisova@interkom.ru» – это серьезно, респектабельно и не похоже на спам. Если домена у компании нет, то хотя бы подберите рабочему ящику нейтральное название.

Проанализируйте свой стиль работы с электронной почтой. Кажется, что это не имеет прямого отношения к деловому общению, но это не так. Если деловая переписка для вас важна, то нужно строго регламентировать работу с почтой. Лучше всего выделять определенное время пару раз в день, чтобы заниматься письмами. Скажем, полчаса утром и столько же вечером. Переписка поможет утром втянуться в дела и вечером выйти из рабочего процесса. Плюс спасет вас от непрочитанных писем и претензий их авторов. Если есть возможность, то отвечайте на письма по мере их поступления – те, с кем вы общаетесь, скажут вам большое спасибо.

Вот еще важное правило: уважайте время своих адресатов. Если вы работаете круглые сутки, то это не значит, что так делают все. Табу – на письма по вечерам, выходным и праздникам. К тому же это невыгодно и вам. За выходной человеку скорее всего придет много рекламных писем, и ваше адресат может просто не заметить.

Кстати, о незамеченных письмах. Если послание срочное и важное, надежнее всего будет предупредить о его отправке звонком или смс. В почте существует функция отметки важности писем. Советую использовать метки только в редких и действительно серьезных случаях. Злоупотребление флажками сведет эффективность на нет – их в ваших письмах просто станут игнорировать.

По правилам этикета деловой переписки, нормальный срок ответа – два дня. По их прошествии можно написать письмо-напоминание. К нему приложите и оставшееся без ответа письмо, чтобы адресат сразу понял, о чем речь.

Секреты беспроигрышных элементов письма – от темы до подписи

Смысл письма – сообщить о чем-то или подвигнуть на какое-то действие. То есть у вашего послания должна быть четко выраженная цель. Вот с ней-то и нужно в первую очередь определиться. Когда автор сам толком не знает, чего хочет, адресат и подавно ничего не поймет.

Определитесь с темой и впишите ее в соответствующее поле в виде сжатой главной идеи текста. Не пренебрегайте этой мелочью, иначе письмо рискует отправиться в спам. Такая судьба постигает почти все неназванные сообщения. К тому же тема послания сразу настроит человека на нужный лад.

Первым, согласно этикету деловой переписки, в письме должно быть приветствие – это обязательная часть. Не вычурное, не пышное – достаточно уважительно поздороваться и обратиться по имени. Следующим абзацем сделайте короткое вступление о цели вашего письма. Тут же сошлитесь на последнее письмо адресата, если таковое имеется. Это напомнит партнеру, о чем будет разговор.

Теперь, когда адресат расположен и подготовлен, начинайте основную часть. Ее тоже нужно хорошо продумать и структурировать. Составьте для себя хотя бы примерный план – тогда мысль потечет плавно. Сообщайте о своих намерениях или предложениях как можно лаконичнее и проще.

Письмо должно быть убедительным. Для этого необходимы точные факты и отсылки. Позаботьтесь об актуальности информации, которую вы используете. Если вы пишете о работе своей компании и заявляете показатели двухлетней давности, а сегодняшние шагнули далеко вперед, то себе же окажете медвежью услугу.

Следите, чтобы не было повторов. Часто мы подсознательно стремимся повторить важную для нас мысль. Но бесконечное возвращение к одной идее затрудняет понимание письма. К тому же адресату покажется, что вы недооцениваете его умственные способности. Если мысль очень важна, то допустимо повторить ее еще раз в конце, чтобы таким образом подчеркнуть ее исключительность. Этого будет вполне достаточно.

Уместно в деловом письме и цитирование. Приводить письмо адресата полностью не нужно, но если вы отвечаете на отдельные положения, то приведите их. Так собеседнику легче следить за мыслью и воспринимать аргументы.

Когда письмо затягивается больше чем на полтора листа, задумайтесь – не много ли в послании информации? Золотое правило: одно письмо – одна тема. Да и просто длинный монотонный текст с кучей подробностей сложно воспринимается. Получатель все разом не охватит, и вам придется отдельные вещи объяснять заново в дополнительных письмах.

В завершение основной части намекните адресату на ближайшие действия, только ненавязчиво. Что-нибудь вроде: «Буду признательна за скорый ответ», или «Буду рада обсудить детали по телефону такому-то».

Если в письме есть вложение, то обязательно упомяните о нем в тексте. Лучше всего рядом с той мыслью, которая нуждается в этом вложении. Иначе прикрепленную информацию адресат может попросту не заметить. Кстати, тяжелые файлы рабочей почтой передавать не принято. Удобнее прикрепить ссылку, по которой этот файл можно скачать. О ней, разумеется, тоже нужно отдельно сообщить.

По этикету деловой переписке подпись в письме обязательна, тем более если это письмо-знакомство. Иначе как адресат поймет, кто ему пишет? Подпись стоит закрепить в настройках почты, чтобы не вводить ее каждый раз заново.

Подпись – информация о вас. Логичнее всего вписать имя и фамилию, контактные телефоны, можно добавить сайт компании. Должность лучше максимально сократить: не стоит расписывать все отделы и подотделы. Достаточно обозначить, чем вы занимаетесь.

Стиль общения, который подойдет на 100 процентов

Этикет деловой переписки предполагает использование в письме определенного стиля – официально-делового. В переписке с контрагентами и госорганами он незаменим. Во главу угла в деловом тексте ставится точная передача смысла. Вообще в деловых посланиях все должно быть подчинено законам логики: объясняйтесь только словами, причем четкими и однозначными. Ведь вам важно объективно отразить факты и сделать из них какой-то ясный вывод.

У делового стиля есть опасность: используя его, легко скатиться в канцелярщину. Тогда текст обрастет громоздкими оборотами и сложными словами. Избыток канцелярских оборотов можно встретить в любом законе – поэтому сходу многие положения просто невозможно понять. А вам нужно, чтобы контрагент вас прежде всего понял. Поэтому совет: пишите строго, но просто. Не стоит умничать и называть простые вещи сложными именами.

Эмоциям в деловом тексте нет места: поэтому все слова с яркой окраской из делового стиля исключены. Не используйте жаргон, сленг и диалектные слова. Также как и узкоспецифические термины, если вы не уверены, будут ли они понятны вашему собеседнику. Не стоит блистать в деловых письмах юмором и остротами. Шутка, которая скрасила бы личный разговор, в письменном выражении может показаться глупой, а то и оскорбительной.

Текст, набранный заглавными буквами, всегда читается как крик. Если вам нужно выделить какую-то фразу или слово, то лучше используйте курсив или полужирное начертание букв. Вы же не хотите, чтобы контрагент думал, что вы на него кричите?

Не стоит пользоваться смайлами. Рожицы и картинки, конечно, очень милые. Но, используя их, можно прослыть за человека легкомысленного и несерьезного. Поверьте, двоеточие и скобка не оживят строгое послание. То же касается и знаков препинания. Текст, где восклицательные и вопросительные знаки стоят по три подряд, выглядит истеричным. Эмоциональные оттенки вроде многозначительного троеточия совсем необязательно будут понятны вашему адресату. А в таком случае плодотворность сотрудничества поставлена под угрозу.

Способы и адресату польстить, и свою компанию похвалить

Уважение к собеседнику – краеугольный камень любого общения, в том числе делового. В письменной речи всегда обращайтесь к собеседнику на «Вы», причем с заглавной буквы. Даже если вам хорошо знаком человек, которому вы пишете по работе, фамильярничать не стоит. Помните, рабочая переписка сохраняется и потом может понадобиться в самых разных ситуациях.

Не забывайте о дежурных словах вежливости и приветствиях. И ни в коем случае их не сокращайте. Комично выглядит: «С ув. нач. отд. Киселев», притом что сокращения сэкономили отправителю лишь несколько секунд. Какое уж тут уважение!

Обращаться к адресату лучше всего по имени или имени и отчеству. Этим покажете себя вежливым человеком и порадуете адресата. Любому приятно, когда к нему обращаются по имени. И конечно, имя в обращении нельзя заменять инициалами.

Да и в самом тексте старайтесь избегать повелительных наклонений. Указывать прямо на то, что нужно сделать, тоже невежливо. Например, фразу: «После получения письма свяжитесь со мной по телефону» легко заменить аналогичной: «Если наше предложение Вас заинтересует, то со мной можно связаться по телефону такому-то». Смысл тот же, а выглядит куда мягче.

Вообще формы слов и конструкции предложений рисуют у адресата определенный образ отправителя. Если вы постоянно оперируете словами неуверенности: «возможно», «наверное», «может быть» – то партнер и увидит в вас неуверенного человека. Или же в письме, где нужно продемонстрировать достоинства вашей организации, вы постоянно используете глаголы несовершенного вида: «делаем», «работаем», «выполняем». На подсознательном уровне такие формы воспринимаются как незавершенные, то есть деятельность вы ведете, а результата от нее нет. Здесь как раз пригодятся категорические: «выполнили», «достигли», «получили». Поэтому даже за оттенком слов в переписке нужно внимательно следить, в этом залог успеха.

Рекомендация автора

На время забудьте о красках, изысканных шрифтах и прочих виньетках

Этикет деловой переписки предусматривает и определенное оформление текста письма. Эксперименты с оформлением неинтересны адресатам, заинтересованным исключительно в информации. Поэтому используйте стандартные шрифты и интервалы, которые предусмотрены почтовым сервисом. Они выбраны для деловой переписки многолетним опытным путем и легко воспринимаются. От букв разного размера лучше отказаться. Под запретом использование цвета – как в шрифтах, так и на подложке. Допустимо использовать пустую строку, чтобы разделять элементы письма. В идеале даже электронное письмо нужно отправлять на фирменном бланке компании – с логотипом и реквизитами. Это придаст посланию дополнительный вес.

Техника письма без глупых опечаток и школьных ошибок

Безграмотный текст раздражает. В партнерах каждый хотел бы видеть образованного делового человека. Грамотное письмо без помарок всегда выглядит респектабельно и серьезно. А опечатки и ошибки испортят впечатление от любой, даже гениальной, идеи.

Понятно, что времени на дотошную проверку каждого сообщения со словарем не напасешься. Но существуют простые способы обезопасить себя от досадных опечаток.

Первое – текстовый редактор. В нем почти всегда присутствует функция проверки правописания. Достаточно просто щелкнуть мышью по подчеркнутому красным слову и выбрать верный вариант. Такая элементарная мера убережет от стандартных ошибок. Во многих почтовых сервисах есть функция редактирования. Ее можно использовать, набирая текст письма в ящике.

Рекомендация лектора

Почти шпионство: соберите побольше сведений об адресате

Если ваше послание – первый шаг к деловым отношениям с новым контрагентом, то стоит получше узнать, кому пишете. И речь не только о характеристиках компании, которые интересны с точки зрения бизнеса. Узнайте человека, которому высылаете сообщение: его имя, точную должность. Во-первых, так вы нечаянно не отправите письмо неуполномоченному сотруднику. Во-вторых, личное обращение сразу настроит адресата на позитивное общение. В-третьих, это продемонстрирует вашу хватку, умение вести дела и приятную вежливость.

Второе. Возьмите за правило перечитывать свои послания, когда закончили писать. Лучше делать это через некоторое время после написания – глаза отдохнут и вы посмотрите на письмо свежим взглядом. Это поможет увидеть ошибки, которые уже «замылились». Если нет возможности отвлечься, то просто прочтите письмо от начала до конца. Это снизит процент опечаток.

И третье: не усложняйте. Ошибки можно не только исправлять, но и предупреждать. В языке таится множество коварных сочетаний и оборотов, которые не каждый филолог с ходу напишет верно. Поэтому пишите проще. Не закручивайте длинных предложений, осложненных причастными оборотами и дополнениями. Пусть фразы будут короткими и простыми по строению. Помните – в деловом языке важна утилитарность, а не литературная красота. А утилитарные предложения обычно лаконичны, и ошибаться в них попросту негде.

ОБ АВТОРЕ МАСТЕР-КЛАССА

Игорь Юрьевич Матюгин – доктор педагогических наук, практикующий психотерапевт, профессор Российской академии энциклопедий. Автор методики по развитию памяти, которая зарегистрирована как изобретение в 1989 году. Подготовил более 5000 инструкторов по развитию памяти. Проводил тренинги в Центре подготовки космонавтов СССР , на «Фабрике звезд – 2, 3, 4». Автор серии книг по развитию памяти и внимания, вышедших в России, Польше, Германии.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Какие займы выдает ваша компания?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка