Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

2017: Листки нетрудоспособности станут электронными

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Первичные документы от контрагента

19 апреля 2011 328 просмотров

Какие документы относятся к «первичке»

Первичные документы от контрагента. Вопрос о том, какие документы можно отнести к первичным, достаточно важный. Объясню почему. Нередко налоговики при проверках требуют в качестве «первички» договоры на те или иные операции. Компаниям же кажется, что договоры к первичным документам не относятся, и они отказываются их предоставлять. Однако налоговики правы. Например, в сказано, что хозяйственный договор можно расценивать как первичный учетный документ. Ведь он является основанием возникновения у компании прав на имущество и является подтверждающим документом.

Правила по оформлению «первички» установлены в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В пункте 2 сказано, что первичные документы можно принять к учету в двух случаях. Во-первых, если они составлены по унифицированной форме. И во-вторых, если они составлены в произвольном виде, но содержат все обязательные реквизиты:
– наименование документа;
– дату составления документа;
– наименование организации, от имени которой составлен документ;
– содержание хозяйственной операции;
– измерители операции в натуральном и денежном выражении;
– наименование должностей тех сотрудников, которые ответственны за совершение операции и правильность ее оформления;
– личные подписи должностных лиц.

Эти реквизиты важно проверять и в той «первичке», которую разрабатывает компания самостоятельно, и в той, которую она принимает от своих контрагентов. Для «первички», разработанной самостоятельно, есть еще одно требование. Все формы должны быть утверждены в учетной политике компании (п. 4 ПБУ 1/2008).

Рассмотрим подробнее обязательные реквизиты. Рекомендую четко отслеживать дату составления первичного документа, как исходящего, так и входящего. «Первичка» выписывается строго в момент совершения хозяйственной операции. Если это невозможно, то сразу после ее окончания. Вполне возможно, что документ с опозданием поступит в компанию, но дата выписки должна соответствовать дню, когда проведена операция.

Налоговики уделяют особое внимание реквизиту «содержание хозяйственной операции». Он обязательно должен соответствовать предмету договора. Недопустимо в общем виде написать наименование услуги – абонентская плата или консультационная услуга. Необходимо подробно расписать суть оказанных услуг. То же касается и товаров, например канцелярских. Записи «канцтовары» недостаточно. Нужно перечислить их наименования.

Особенности реквизита про денежный измеритель в том, что вся «первичка» составляется обязательно в рублях. Нельзя ставить в ней у. е. или валюту. Но если нужно, компания может внести в собственную или унифицированную форму дополнительный реквизит. И уже в нем можно дописать сумму в у. е. или валюте. Также допреквизитом может быть логотип компании, строчка с подписью инвестора и т. д.

Унифицированные формы утверждены различными постановлениями Росстата. И если утвержден, скажем, акт о приемке выполненных работ по форме № КС-2 постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100, то компания уже не вправе выписывать этот акт по собственной форме (правильный ответ на вопрос № 1 теста – в).

Правда, вскоре будет принят новый закон о бухучете. Он уже прошел в Госдуме первое чтение. И согласно новой редакции унифицированные формы будут отменены. Скорее всего это внесет неразбериху во взаимоотношения между компаниями, а также приведет к разногласиям с налоговиками. Возможно, придется согласовывать формы первичных документов непосредственно в договорах.

Но и сейчас возникают споры между компаниями. Бывает, что контрагент передает в компанию первичный документ по собственной форме, хотя есть унифицированная. Например, к нам за консультацией обратилась главный бухгалтер, у которой самый крупный поставщик не оформлял товарные накладные. Вместо них он выдавал собственную форму, которая была далека от унифицированной. Главбух поинтересовалась, чем ей грозит принятие к учету таких самодельных накладных. К сожалению, в подобной ситуации есть риск, что налоговики «снимут» расходы по формальным основаниям. Ведь расходы должны быть документально подтверждены по статье 252 НК РФ. А в ней сказано, что документы нужно оформлять в соответствии с законодательством РФ.

Правда, не исключено, что в суде спор с налоговиками по данному вопросу можно будет выиграть. По мнению Высшего арбитражного суда, если хозяйственная операция оформлена даже не унифицированным документом, но он позволяет определить ее содержание, то расходы подтверждены и вычеты правомерны. Пример – определение ВАС РФ от 10 апреля 2008 г. № 3856/08.

Порядок исправления ошибок и срок хранения первичных документов

Первичные документы от контрагента. Вносить исправления можно в любые первичные учетные документы, кроме банковских и кассовых. Кстати, в том числе и в бланках строгой отчетности недопустимы правки. В остальной «первичке» правят так. Горизонтальной линией зачеркивается ошибочная запись, над зачеркнутым вносится правильная, ставятся печать и подпись. Причем править документ можно только в момент его выписки. Если, например, контрагент присылает обратно № ТОРГ-12 из-за возврата брака, то такая накладная не исправляется. Выписывается новая. Ведь в момент поставки никакой ошибки не было, № ТОРГ-12 была выдана верно.

Хранить «первичку» нужно для бухучета (ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ), для налогового учета – не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором оформлен документ. Допустим, приказ составлен 5 мая 2011 года. Значит, уничтожить его можно начиная с 1 января 2017 года.

Но бывают случаи, когда первичные документы приходится хранить более 5 лет. Как известно, инспекторы могут проверить три предыдущих налоговых периода. То есть в этом году они вправе затребовать документы за 2010, 2009 и 2008 годы. И предположим, в 2008 году компания списала дебиторскую задолженность с истекшим сроком давности в расходы. Эту «дебиторку» нужно подтвердить. Получается, что инспекторам потребуются документы, датированные 2005 годом, когда образовалась задолженность.

Аналогичная ситуация может возникнуть и в отношении убытков прошлых лет. По статье 283 НК РФ компания может переносить убыток на будущее в течение десяти лет. А для списания убытка понадобятся первичные документы, которыми он подтверждается. Правда, компании могут облегчить себе работу, если будут заполнять специальное приложение № 4 к листу 02 декларации по налогу на прибыль. Почему-то мало кто его представляет. Я рекомендую заполнять его даже в том случае, если у компании есть убыток, но она его пока не списывает. Тогда налоговики будут постоянно видеть убыток компании в декларации. Важно, что он заявлен в отчетности.

Особенности оформления № ТОРГ-12

Напомню, что форма № ТОРГ-12постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Я расскажу о том, с какими проблемами чаще всего компании сталкиваются на практике при оформлении или получении от контрагентов № ТОРГ-12.

Первое, на что важно обращать внимание, это реквизиты договора в накладной. Часто в этой строке пишут просто «договор поставки» или «основной договор». Это неверно. Нужно полностью прописывать номер договора и дату его составления. Отгрузка считается внедоговорной, если в накладной нет ссылки на конкретный договор с номером и датой. Можно посмотреть .

У нас был такой случай. Одна компания – поставщик канцтоваров прислала нам проект договора поставки. В нем было сказано, что конкретное наименование товаров, их цена и общая сумма фиксируются в первичных учетных документах – в счете-фактуре и товарной накладной. Такой договор заключать нельзя, так как в нем нет предмета договора. А значит, он ничтожен. Предмет договора – наименование и количество товара, подлежащего поставке, обязательно должны фигурировать в самом тексте документа. Такой вывод содержится в определении ВАС РФ от 16 июля 2008 г. № 8579/08. Выход – делать спецификации или допсоглашения, которые являются неотъемлемой частью договора. И в них каждый раз определять необходимую «канцелярку» и количество.

– Наша компания отправляет покупателю товары через транспортную организацию. И, как правило, товарные накладные с отметкой о получении груза к нам не возвращаются. Но поскольку оплата за товары поступает исправно, то руководство не переживает из-за отсутствия «первички». Существуют ли риски в этой ситуации? Да. У вашей компании есть риски, в том числе и налоговые. Покупатель может заявить о неполучении товара и потребовать деньги назад. И тогда вы не сможете доказать факт поставки товара. Есть судебная практика о том, что товарная накладная без подписи получателя не подтверждает факта передачи товаров. Похожее дело рассматривалось в суде – постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 мая 2010 г. № 17АП-4192/2010-ГК. Ну и налоговики могут также снять расходы по этой поставке, так как она не подтверждена «первичкой».

Еще одна особенность № ТОРГ-12 в том, что в строках «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» нужно прописывать реальные данные. Это важно при транзитных поставках. Бывает так, что товар отгружается покупателю непосредственно с завода-изготовителя, минуя поставщика. Значит, и в № ТОРГ-12 нужно писать данные завода-изготовителя. Причем эти же данные будут перенесены и в счет-фактуру. Об этом сообщила ФНС России в . В связи с этим транзит всегда нужно отражать в договоре поставки. Обычно пишут, что отправка груза осуществляется с адреса грузоотправителя, и полный его адрес. Также этот вопрос можно урегулировать в допсоглашении. Если же поставщик сообщает покупателю об отправке груза с адреса грузоотправителя письмом, то эту переписку (даже если она электронная), нужно распечатать и приложить к договору. Налоговики первым делом проверяют порядок доставки товара, поэтому затребуют все эти документы.

Документы на перевозку груза

Если в компании груз перевозится любым транспортом – автомобильным, железнодорожным, воздушным и т. д., то рекомендую всем менеджерам, которые работают с «первичкой», раздать письмо ФНС России от 21 августа 2009 г. № ШС-22-3/660@. В нем очень подробно расписан весь документооборот, связанный с перевозками.

Например, в письме сказано, как оформить переадресацию груза, какой минимальный комплект документов должен предоставлять экспедитор от поставщика заказчику. Также в нем есть увязки между документами на транспортировку, товарными накладными и счетами-фактурами (см. образец. – Примеч. ред.). Там, в частности, сказано, что налоговый инспектор обязательно должен проверять грузоподъемность автомобиля и сравнивать с тоннажем груза. Если окажется, что авто может перевозить не более 5 тонн, а вес груза 10-15 тонн, то у него возникнут обоснованные претензии.

Товарно-транспортная накладная. 

Также в письме перечислены документы, которые составляются при работе с транспортной экспедицией. В частности, нужны поручение экспедитору и экспедиторская расписка. Но при аудиторских проверках мы часто видим, что экспедиторы их не отдают, ссылаясь на то, что это сложно, некогда и так далее. Но эти два документа являются главными подтверждающими порядок транспортировки. И требовать их с экспедиторов обязательно.

– Наш поставщик вписывает в накладные транспортные услуги. Можем ли мы учесть их по таким накладным? – Нет. Это очень распространенная ошибка. Часто в накладные вписывают складские и транспортные услуги, погрузку, перевозку и даже плату за оформление документов. Но все это не товар, а услуги или работы. Поэтому они либо входят в стоимость товара, и тогда это должно быть отражено в договоре, либо оплачиваются покупателем дополнительно, и тогда их нужно оформлять как положено – актом оказанных услуг. Тогда поставщик может выдать один счет-фактуру, накладную на товар и акт оказанных услуг. Если же поставщик настаивает на том, чтобы вписывать в накладную транспортные услуги, то можно сослаться на письмо Минфина России от 27 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/135. В нем сказано, что услуги не подтверждаются накладными.

Оформление «первички» по договорам на оказание услуг

Подтвердить информационные, консультационные, маркетинговые услуги можно актом. Но инспекторы требуют, чтобы в нем достаточно подробно была расшифрована суть оказанной услуги. Оптимально перенести в акт формулировку предмета договора. И совсем хорошо, если к акту приложен еще отчет о выполненных услугах.

В нашей аудиторской практике был такой случай. Управляющая компания каждый месяц оформляла акт оказанных услуг на сумму 50 тыс. руб. Услуги шли без расшифровки, было просто написано «услуги управления». Инспектор при проверке пригрозила снять все затраты по этим услугам как необоснованные. Нужно было что-то предпринять, чтобы доказать их реальность. Переделать акты мы уже не могли, так как она их отксерокопировала и забрала с собой. Тогда мы составили отчеты. В них была подробная расшифровка. Каждый отчет был не менее трех страниц. Претензии к актам были сняты.

Первичные документы для учета основных средств и материалов

Для учета основных средств предусмотрены унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7. Сразу хочу предупредить, что при передаче основных средств иногда выписывают не формы № ОС, а накладную № ТОРГ-12. Это не ошибка. Значит, купленное основное средство учитывалось у продавца как товар. Поэтому № ТОРГ-12 правомерна (правильный ответ на вопрос № 2 теста – б).

По пункту 4 ПБУ 6/01 для учета основного средства должны быть соблюдены условия, по которым ОС предназначается не для последующей перепродажи, а для длительного использования. Если же компания приобретает основное средство для перепродажи, то она может учесть его как товар на счете 41 и при продаже выдать № ТОРГ-12. И тогда № ОС-1 на такое средство заводит покупатель, который учитывает его на счете 01. Причем основные средства, которые не требуют монтажа, сразу приходуются на счет 01, не дожидаясь ввода в эксплуатацию. Если требуется монтаж, то сначала ОС учитываются на счете 07, затем во время монтажа – на счете 08 и после окончания работ – на счете 01. Это важно, ведь по данным счета 01 платится налог на имущество. Налоговики, как правило, ищут на счете 08 «зависшее» оборудование и доначисляют налог на имущество. Купив ОС, компания заводит на него инвентарную карточку, в которой фиксируется срок полезного использования ОС. Для бухучета срок определяется самостоятельно, для налогового учета – по Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы.

Материалы, которые принадлежат компании на праве собственности, нужно отразить на счете 10 даже в том случае, если они фактически в компанию еще не доставлены. Например, хранятся на складе поставщика, но оплата уже произошла. А на счете 10 они учитываются по приходному ордеру № М-4. Это означает, что, получив от поставщика материалы, одной № ТОРГ-12 недостаточно. Нужен еще приходный ордер.

На практике компании выдают только один документ – № ТОРГ-12, но со штампом, который заменяет № М-4. В этом штампе содержатся все реквизиты, которые есть и в приходном ордере. Кстати, налоговики часто возражают против вычета по НДС, если нет № М-4 или соответствующего штампа. По их логике, № М-4 подтверждает оприходование материалов. А если его нет, значит, прихода не было и не может быть вычета.

О лекторе

Ирина Леонидовна Мамина. С 2004 года по настоящее время является генеральным директором и собственником ООО АФ «Аудиторское партнерство», ООО «Консалтинговое Партнерство Маминой».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка