Журнал, справочная система и сервисы
№4
Февраль

В свежем «Главбухе»

Налоговики хотят, чтобы компания уточнила адрес

Подписка
Сегодня «Главбух» за 9682 рубля!
№4

Сложности с оформлением кадровых документов

19 июля 2011 132 просмотра

Какие изменения готовят законодатели

Для начала остановлюсь на изменениях, которые ждут кадровое делопроизводство и нас с вами соответственно. В Государственной думе сейчас обсуждается проект Федерального закона. Документ прошел первое чтение (текст законопроекта на сайте . – Примеч. ред.). Поводом для разработки законопроекта стали многочисленные нарушения прав работников, которые выявились в финансовый кризис 2008–2009 годов. Суды были завалены исками.

Разработчики законопроекта решили четко разграничить гражданско-правовой и трудовой договоры, чтобы не было возможности подменить один другим. Также законопроект расширяет права трудовой инспекции. Если будет установлено, что работодатель уклонялся от заключения трудового договора, то на руководителя или компанию смогут наложить штраф по новой статье КоАП РФ. Этот кодекс законотворцы предлагают дополнить статьей 5.27.1 «Уклонение от заключения трудового договора». Для директора штраф от 10 до 20 тыс. руб., для компании – от 50 до 100 тыс. руб. Если ранее за аналогичное административное нарушение штраф уже налагался, то повторное его наложение сможет привести к дисквалификации на срок от одного года до трех лет. Сложности с оформлением кадровых документов.

Штатное расписание

Теперь обратимся к очень важному вопросу – правильному оформлению документации по трудовым отношениям. Первое, о чем поговорим, – это штатное расписание. Сейчас оно оформляется по унифицированной форме № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Штатное расписание – это обязательный документ, который утверждается приказом. Поэтому при визите трудового инспектора ему обязательно надо показать приказ и приложенное штатное расписание.

Меня часто спрашивают, как правильно писать в штатном расписании: «начальник планово-экономического отдела», «начальник отдела продаж» или просто «начальник отдела» с приведением количества единиц в соответствии с количеством подразделений компании. Правильно последнее. Должность – именно «начальник отдела».

Грамотные инспекторы законно придираются к «вилкам» в окладах. Претензии правильные потому, что диапазон может быть только в заработной плате, но не в должностном окладе.

В статье 57 ТК РФ сказано, что в трудовом договоре прописываются обязательные и дополнительные условия. Дополнительных может и не быть. Одним из обязательных условий является трудовая функция. Трудовая функция – это работа по должности, профессии специалиста. Если трудовые функции двух сотрудников назвать одинаково, то у них в принципе не может быть разного должностного оклада. Потому что у них одинаковая должность. Но из этого же правила вытекает и другая регламентированная трудовым правом норма: за неравноценный труд – неравноценный оклад. Если, к примеру, у работника больше опыт, глубже знания и он владеет иностранными языками, то оценить его труд выше надо с помощью надбавок. В штатном расписании есть специальная графа «Надбавки, руб.».

Надбавка и доплата – это не одно и то же. Надбавка – чаще всего стимулирующая выплата, которая связана с особыми качествами работника или просто поощряет высококачественное или высококвалифицированное исполнение им трудовых обязанностей. Надбавка – это твердая часть зарплаты, которую работодателю просто так снять или уменьшить будет трудно.

Надбавка не может меняться каждый месяц. В Положении об оплате труда должно быть описано, каковы условия ее предоставления.

– В Положении об оплате труда установлено, что за два года работы в нашей компании дается ежемесячная надбавка в размере 2 тыс. руб., а за три года работы – 3 тыс. Как нам правильно оформить штатное расписание? – Вот в этой ситуации вполне подойдет «вилка». В вашей ситуации напротив каждой из должностей, для которой предусмотрена надбавка, в соответствующей графе пишите «2000–3000 рублей». Условия предоставления надбавок вы в Положении об оплате труда описали, насколько я понимаю. Тогда все в порядке. Трудовой кодекс дает коммерческим организациям право устанавливать сотрудникам зарплату по собственному усмотрению. Надбавка – это часть заработной платы. Чтобы не порождать в коллективе сплетни о том, почему у кого-то один размер надбавки, у кого-то другой, важно четко прописать условия в Положении об оплате труда.

Я согласна с тем, что иногда абсолютно невозможно назвать должности по-разному и применить какие-либо надбавки. В этом случае, хотя все-таки не советую этим злоупотреблять, в виде исключения можно написать в штатном расписании следующее. Привожу пример без разбивки по графам: экономист 1 ед. – 30 000 руб., экономист 1 ед. – 25 000 руб. То есть эти должности надо прописать каждую в своей строке со своим окладом. Но разные оклады для одинаковых должностей надо будет обосновать. В Положении об оплате труда должно быть подробно описано, почему один экономист получает 25 тыс. руб., а другой – 30 тыс. руб.

– У нас в компании все должности называются «специалист», «ведущий специалист» и так далее. Но сотрудники работают в разных отделах и, соответственно, оклады у них разные. Это нарушение со стороны компании? – Это будет нарушением, если вы не обоснуете разные оклады в Положении об оплате труда. Там нужно написать, что в разных подразделениях сотрудники получают разные заработные платы. Кроме того, нужно объяснить, почему одна и та же трудовая функция по-разному оплачивается.

Предположим, в отдел, отвечающий за кадры, пришел сотрудник и просит показать ему штатное расписание. Каковы действия кадровиков? Не показывать документы, связанные с работой, они права не имеют. Статья 62 ТК РФ говорит об обязанности работодателя в трехдневный срок после заявления работника выдать ему копии тех документов, которые имеют отношение к его трудовой деятельности. Копии, кстати, предоставляются работнику безвозмездно. Но в штатном расписании содержится информация не только об этом работнике, но и о других. Поэтому этот документ выдается в виде выписки, заверенной печатью организации. Штатное расписание имеет прямое отношение к трудовой деятельности. Поэтому совсем не показывать этот документ незаконно (правильный ответ на вопрос № 1 теста – б).

Правила внутреннего трудового распорядка

Сложности с оформлением кадровых документов. Следующий локальный нормативный акт, о котором мы поговорим сегодня, – это Правила внутреннего трудового распорядка. Унифицированной формы этого документа не существует.

Трудовой инспектор при проверке открывает ПВТР и статью 189 ТК РФ и начинает сравнивать. Эта статья говорит, что должно быть в ПВТР. Перечень открытый, и компания может добавлять в документ какие-то еще правила. Но в первую очередь в Правилах должны быть перечислены те, что содержатся в статье 189. Я периодически читаю в профессиональной прессе, что нормы этой статьи Трудового кодекса РФ в Правила переписывать не надо. Мол, это излишне. Ничего подобного.

В статье 190 кодекса описан порядок утверждения ПВТР. Они утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников, то есть профсоюза. Если в компании его нет, тогда Правила внутреннего трудового распорядка утверждает просто руководитель организации.

В законодательстве нет требования издавать приказ об утверждении ПВТР (правильный ответ на вопрос № 2 теста – в. – Примеч. ред.). Но многие трудовые инспекторы при проверках спрашивают приказ у работодателя. Поэтому во избежание претензий проверяющих можно издать приказ об утверждении ПВТР.

Но если к приходу инспекторов все же в компании приказа об утверждении ПВТР не будет, то у инспектора можно спросить, на какую норму Трудового кодекса он ссылается, требуя от работодателя наличия приказа. Когда трудовой инспектор выносит предписание, он обязательно в нем должен сослаться на конкретную статью Трудового кодекса, которую нарушил работодатель.

Частые ошибки в предоставлении отпусков

В Правилах внутреннего трудового распорядка важно отразить особенности организации. Но при этом ни в коем случае нельзя вносить какие-либо пункты, которые ущемляют права сотрудников компании. Характерный пример – ошибки, связанные с правилами предоставления отпусков. Часто работодатели пишут в ПВТР: «Отпуск может быть разделен на части. При этом не более чем на три части, каждая из которых должна быть кратна семи». Работники оказываются в ситуации невозможности уйти в отпуск на пять дней. А это со стороны компании грубое нарушение. Трудовой кодекс не запрещает работникам просить любое количество дней отпуска. Есть только ограничение – одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней подряд. А на сколько частей работник изъявит желание поделить оставшиеся дни – его право. Надо принимать во внимание, что работник выражает пожелание, а работодатель принимает решение. Отпуск делится на части по соглашению сторон. И работодатель всегда должен рассмотреть заявление работника, но написать резолюцию он может и отрицательную.

– Компания может разработать свою форму заявления о предоставлении отпусков? Мы разместили подобную на нашем внутреннем корпоративном сайте и просим сотрудников распечатывать именно ее и заполнять от руки пустые графы. – Разработать свою форму заявления о предоставлении отпусков никто работодателю не запрещает. Но в то же время компания не имеет права не принять у сотрудника заявление, написанное им в произвольной форме. Кстати, сотрудник может напечатать заявление и на компьютере. Заполнение заявлений от руки – сложившаяся традиция, но вовсе не требование законодательства.

Правила работы с заявлениями сотрудников – особая тема, в которой очень важно разбираться тем, кто отвечает в компании за кадровое делопроизводство. Надо прочно уяснить: любое заявление сотрудника работодатель обязан принять и рассмотреть. Но рассматривать надо правильно. В прошлом году я вела обучение кадровиков. Одна из слушательниц программы хорошо усвоила правило о том, что заявление надо принять. В ту страшную летнюю жару 2011 года ей принес заявление молодой сотрудник. Содержание бумаги примерно следующее: «Мне надоело работать в ООО "Лучшая компания"». От кадровика сотрудник потребовал принять заявление под роспись, а копию оставил себе. Заявление было передано руководителю компании. Как он должен правильно рассмотреть заявление, кадровик не объяснил. Директор по понятным причинам разозлился из-за такого заявления и издал приказ об увольнении по собственному желанию сотрудника, который его написал. На следующий день работника вызвали в службу персонала, чтобы отдать трудовую книжку. А парень опомнился, видимо, влияние жары на психику прошло, и сказал, что никакого заявления об увольнении по собственному желанию не писал: «Я написал заявление о том, что мне надоело у вас работать, а не о том, что хочу уволиться». И подал в суд на компанию с просьбой восстановить его на работе.

По решению суда этого сотрудника восстановили на работе. Кроме того, работодателю пришлось выплатить 120 тыс. руб. морального вреда за незаконное увольнение сотрудника. Мотивировка решения суда сводилась к простому: не было волеизъявления сотрудника об увольнении.

– А как тогда правильно работодателю реагировать на абсурдные заявления сотрудников, в которых в принципе не обозначено волеизъявления? – Можно поставить на заявлении резолюцию «Прошу уточнить волеизъявление». Заявление – это реализация прав, которые сотруднику предоставляет законодательство.

Вот еще пример на эту тему. В одном банке девушка написала заявление «Прошу предоставить два часа в счет оплачиваемого отпуска». Она хотела уйти с работы по делам на два часа, но чтобы ей за это время заплатили. В отношении этого заявления резолюция руководителя компании должна быть, безусловно, «Отказать».

Меня часто спрашивают, обязан ли работодатель объяснять сотруднику причины отказа в предоставлении отпуска. Так вот: в объяснении этих причины компания может совершенно законно работнику отказать. В ситуации, о которой я сейчас рассказала, причины заключаются в следующем. Во-первых, отпуск измеряется в днях, а не в часах. Во-вторых, сотрудница написала «в счет отпуска». Работодатель предоставляет не дни в счет отпуска, а просто отпуск.

Очень важно обращать внимание на слова в заявлениях сотрудников. Иначе потом может и до судов дойти. Если в заявлении написано «в счет отпуска», надо попросить переписать заявление.

Сложности в заполнении трудовых книжек

Я остановлюсь на моментах, которые при заполнении трудовых книжек чаще всего вызывают вопросы у работодателей. Трудовые книжки – тема, которая всегда интересует сотрудников, отвечающих в компании за кадры.

Начнем со сведений об образовании работника. По действующей сейчас Инструкции по заполнению трудовых книжек при получении сотрудником нового образования старое надо не зачеркивать, а просто вносить дополнения через запятую. Пример: «среднее, начальное профессиональное, высшее».

Сведенения о полученных сотрудником дополнительных специальностях тоже вносятся в трудовую книжку через запятую. Понятно, что многие специальности в силу количества букв в их названии физически нельзя уместить в трудовой книжке. В то же время сокращать в трудовой запрещено. Поэтому на практике вместо специальности «машины и аппараты химических производств и предприятий строительных материалов» кадровику ничего не остается, как написать в трудовой книжке просто «специалист». На самом деле специалист – это квалификация, а не специальность. И трудовой инспектор может спросить, почему работодатель написал квалификацию. В таких ситуациях, если инспектор будет грозить штрафом, советую предложить ему вписать название специальности на бумаге на строке размером с ту, что в трудовой книжке. Сомневаюсь, что он сумеет.

В трудовую книжку вносятся сведения об обучении на курсах и в школах повышения квалификации, переквалификации, подготовки кадров. Это данные об удостоверениях и свидетельствах, которые приносят ваши сотрудники. Но просто сертификат о посещении семинара не подойдет.

Документ, который подтверждает повышение квалификации, должен говорить о том, какой курс, в каком количестве часов и по каким предметам пройден. Только в таком случае сведения о нем можно вносить в трудовую книжку.

Бывшие госслужащие

Отдельно хотела бы остановиться на государственных и муниципальных служащих. В соответствии со статьей 64.1 ТК РФ при приеме их на работу компания должна сообщить об этом факте по бывшему месту службы сотрудника в десятидневный срок. О том, как сообщить, говорит постановление Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. № 700. Сообщения надо готовить только по тем бывшим государственным и муниципальным служащим, которые уволились со службы не больше двух лет назад с момента приема в компанию. Даже если в течение этих двух лет сотрудник уже работал в других организациях. Куда сообщать, надо смотреть в трудовой книжке.

– А если прошел десятидневный срок на сообщение по бывшему месту службы государственного или муниципального служащего? – Сообщить в любом случае надо. Но все равно несоблюдение десятидневного срока – это нарушение статьи 64.1 ТК РФ. За это может быть выписан штраф по статье 19.29 КоАП РФ. Для руководителя компании он составляет от 20 до 50 тыс. руб., для компании – от 100 до 500 тыс. руб.

Вопросы после лекции

– По штатному расписанию в нашей компании сотрудники на должности курьера получают 10 тыс. руб. в месяц. К нам устроился курьер по совместительству. Как правильно описать оплату труда в его трудовом договоре?

– По совместительству человек может работать только половину рабочего времени, то есть не больше 20 часов в неделю. В статье 285 ТК РФ описано, как правильно оплачивать труд совместителя. Он может получать зарплату по трем разным схемам. Первая – пропорционально отработанному времени, то есть половину ставки или оклада. Тогда в трудовом договоре будет написано: «20 часов рабочая неделя, оплата 5 тыс. руб.». Можно в скобках написать «0,5 от 10 тыс., пропорционально отработанному времени». Вторая схема – пропорционально выполненному объему работ. Это характерно для сдельщиков. Такая схема вряд ли подойдет для курьера. И третий вариант – в соответствии с достигнутой договоренностью сторон. То есть курьер может получать сколько угодно – и 30, и 50 тыс. Только нужно правильно показать структуру его зарплаты. Оклад все равно 5 тыс. И дополнительно будут какие-то надбавки: за быстроту выполнения заданий, например.

– В нашем Положении об оплате труда прописано, что при стопроцентном выполнении плана за квартал всем сотрудника полагается премия. Соответственно, если до плана не дотянули, то премию не выдаем. Обязаны ли мы в таких ситуациях по просьбе сотрудников объяснять им, почему премии по итогам квартала нет?

– Да. Если в компании предусмотрены премии, то условия их предоставления должны быть прописаны или в трудовом договоре, или во внутреннем документе организации со ссылкой на него в трудовом договоре. Чтобы у работников не возникало претензий при отсутствии премий, условия их выплаты лучше подробно расписать в соответствующем Положении. С подобным документом, напомню, сотрудники должны быть ознакомлены под роспись еще до приема на работу. Соответственно, если работник попросит объяснить отсутствие премии, ему надо напомнить об условиях выплаты премий из Положения и показать конкретные экономические показатели работы компании в этом квартале.

– Обязан ли работник раскрывать данные о своей семье? Ведь в карточке № Т-2 есть подобный раздел.

– Нет, сотрудник может отказаться от заполнения сведений о своей семье. Это личная информация. Человек имеет право скрыть данные о семье в соответствии со статьями 23 и 24 Конституции РФ. В унифицированной форме № Т-2 карандашом в разделе «Состав семьи» кадровик может оставить пометку «Отказался предоставить сведения». Просто на всякий случай. Вдруг при проверке трудовой инспектор спросит, почему раздел не заполнен. Кстати, если компания собирает данные о личной жизни сотрудников (а это происходит в любом случае), она обязана взять согласие у работника на обработку этих данных. Можно подготовить форму такого согласия. Также в компании должна быть инструкция о порядке работы с персональными данными. Этот документ важен, потому что в этом году в полной мере вступил в силу Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

– Многие сотрудники работают в нашей компании еще с 80-х годов. Как оказалось при кадровом аудите, не со всеми из них заключены трудовые договоры. Как нам поступить?

– Трудовые договоры в нашей стране стали заключаться с 6 октября 1992 года по Закону РФ от 25 сентября 1992 г. № 3543-1. Поэтому каждый, кто поступил на работу после этого числа, должен иметь трудовой договор. Но если сейчас оказалось, что договоров нет, их надо заключить.

– В компании изменилась оргструктура, некоторые должности несущественно переименовались: например, начальники стали руководителями. Трудовая функция осталась та же самая. Нам надо подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору?

– Допсоглашение надо составить о переименовании должности без изменения трудовой функции. Издается приказ о внесении изменений в штатное расписание. Хотя формально в ТК РФ нет понятия «переименование должности». Но это явный законодательный пробел. Поэтому я считаю, что все-таки можно писать «переименование должности».

Карточки № Т-2 обязательно должны быть на картонке?

– Нет, не обязательно. Они могут быть как на картонке, так и в электронном виде. Только надо учесть, что при распечатывании с компьютера карточки будут формата А4. А № Т-2 должна быть формата А3. То есть компания таким образом меняет формат унифицированной формы. Об изменении формата карточки № Т-2 надо издать соответствующий приказ.

– Мы ищем сотрудника на должность начальника отдела закупок. Заместитель уволившегося бывшего начальника исполняет сейчас его обязанности. В документах, которые оформляются отделом закупок, подписывается зам с пометкой «и.о.». Это правильно?

– Нет. Понятия «исполнять обязанности» в законе нет. При замене подписи нельзя писать «и.о.». Такие документы не имеют юридической силы. Поэтому надо или временно переводить зама на должность начальника, или принимать нового начальника.

О лекторе

Валентина Ивановна Андреева. Документовед, кандидат исторических наук. С 2002 года – профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия при Верховном суде РФ и Высшем арбитражном суде РФ.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Вы уже перешли на онлайн-кассы?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка