Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Ошибки при расчете с подотчетниками

1 ноября 2011 194 просмотра

Ошибки при расчете с подотчетниками 

Основной документ, который регулирует выдачу средств под отчет, это Порядок ведения кассовых операций. Он утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. В пункте 11 этого документа перечислены те цели, на которые можно выдавать сотрудникам деньги. Это хозяйственные расходы (самый частый случай), командировочные расходы, расходы подразделений и филиалов, а также очень редкое основание – расходы экспедиций.

Первое правило – деньги под отчет можно выдать, только если сотрудник отчитался по предыдущим подотчетным суммам.

Второе правило – подотчетник должен отчитаться в положенный срок. Этот срок компания устанавливает самостоятельно и прописывает в учетной политике. Затем сотрудник в течение трех дней после окончания этого срока обязан сдать авансовый отчет. То есть срок может быть хоть год. Но я бы не рекомендовала устанавливать срок для отчета более полугода. Это будет привлекать лишнее внимание налоговых инспекторов.

Чаще всего в качестве срока берут месяц, три месяца, максимум – полгода. Четкий срок зафиксирован только для командировок. Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться в течение ближайших трех дней.

Однако отчитаться – означает только сдать авансовый отчет и все оправдательные документы. Неизрасходованные деньги подотчетник не обязан возвращать (правильный ответ на вопрос № 1 теста – а. – Примеч. ред.). В авансовом отчете есть соответствующая графа, куда вписывается остаток средств. Они могут как бы перейти на следующий подотчет.

В связи с этим хочу сразу обратить внимание на одну ситуацию, которая часто возникает в небольших компаниях. Например, директору выдается под отчет крупная сумма. Но по истечении положенного срока он не может вернуть деньги. И отчитаться ему тоже нечем. В этом случае бухгалтеры часто оформляют приход на подотчетную сумму и в тот же день как бы снова выдают ее под отчет. А часто оформляют выдачу еще большей суммы. Это, безусловно, привлечет внимание налоговиков. Похоже на обналичку. Если такая ситуация возникла, то я рекомендую директору сделать авансовый отчет хотя бы на небольшую сумму, потраченную на нужды организации.

В банках существуют различные критерии для контроля за выдачей денег под отчет. Одним из таких критериев, на который, кстати, во многих банках ориентируются, является выдача более 600 тыс. руб. за небольшой промежуток времени. В этом случае инспекторы банка могут проверить бухгалтерию компании.

Если сумма намного больше, то они сразу данные передадут в Росфинмониторинг, а оттуда – в налоговую инспекцию. Есть банки, в которых общая сумма еще меньше – от 300 тыс. до 500 тыс. руб.

Несмотря на то что правила выдачи средств под отчет прописываются в учетной политике, в компании должен быть отдельный приказ о подотчетных лицах. Им утверждается, кто, на что и на какой срок вправе получить деньги.

– В январе мы утверждаем приказ о подотчетных лицах на текущий год. В нем пишем должность подотчетника и его фамилию. Но в течение года происходит ротация кадров. Как быть в этом случае? Каждый раз обновлять приказ? – Да. Если в приказе фигурирует фамилия конкретного подотчетника, то в случае его увольнения необходимо издать новый приказ. Но этого можно избежать, если в приказе оставить только должности подотчетников.

Также с каждым подотчетником я рекомендую составить договор о материальной ответственности. Он необходим в качестве основания для возврата в организацию выданных денег. Это не обязательное требование, но так будет надежнее для компании.

Кстати, если в компании задействован счет 50 «Касса», который используется для оформления выдачи денег под отчет, то должна быть оборудована кассовая комната. Даже если больше нет никаких наличных расчетов. Касса должна быть изолирована, иметь капитальные стены, две двери, одна из которых решетчатая, сигнализацию, огнетушитель, сейф, располагаться на определенном этаже в здании. Все эти условия приведены в приложении 3 Порядка ведения кассовых операций, о котором мы говорили в самом начале лекции.

– А если мы выдаем деньги под отчет, но кассовой комнаты у нас нет, что нам за это будет? – Проверяющие решат, что компания не соблюдает порядок ведения кассовых операций. Штраф по статье 15.1 КоАП РФ составляет от 40 тыс. до 50 тыс. руб. на организацию и от 4 тыс. до 5 тыс. руб. – на ее должностных лиц.

В моей аудиторской практике был случай, когда клиента оштрафовали за несоблюдение порядка ведения кассовых операций даже при наличии кассовой комнаты. Основанием явилось то, что плохо закрывался сейф. То есть в комнате должно быть не только необходимое оборудование, но и в исправном состоянии.

Могут ли возмещение перерасхода по подотчету переквалифицировать в зарплату

Спрашивает Светлана Юрьева, главный бухгалтер (г. Краснодар)

– По авансовому отчету у сотрудника образовался перерасход по подотчетным суммам. По его заявлению и распоряжению руководителя мы возместили деньги на его зарплатную карту. Могут ли проверяющие расценить это перечисление как зарплату?

Отвечает Сергей Кучер, исполнительный директор АНО «Центр содействия налогоплательщикам»

– Нет, это перечисление расценить как зарплату не могут. В срок, который компания устанавливает самостоятельно, сотрудник, получивший деньги под отчет, составляет авансовый отчет. К нему прикладываются все оправдательные документы, полученные при приобретении товаров или услуг для компании.

По мнению чиновников финансового ведомства, если работник представляет в бухгалтерию документы об оплате товаров, то такие расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом. Об этом, в частности, сказано в письме Минфина России от 25 июля 2006 г. № 03-05-01-04/219.

Раз возмещенный перерасход не является доходом, значит, он не облагается налогом на доходы физических лиц, а также страховыми взносами. При этом пункт 10 Порядка ведения кассовых операций предусматривает возможность выдачи подотчетных денег только наличными из кассы.

Поэтому безопаснее все расчеты по подотчету проводить наличными. Однако в любом случае нет штрафов за возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм на зарплатную карту.

Материал из сервиса «Экспресс-ответот лектора» с сайта .

Схема. Документы, которые подотчетник сдает в бухгалтерию

Авансовый отчет

Авансовый отчет является кассовым документом (как правильно составить авансовый отчет, см. в статье «», ) Но по практике его можно подшивать отдельно от остальных кассовых документов. Он заполняется вручную, и не бухгалтером, а подотчетником. Но поскольку это кассовый документ, в нем недопустимы помарки. Значит, если сотрудник ошибся в отчете, ему придется заполнить новый авансовый отчет.

На авансовом отчете есть часть, которая выдается сотруднику после сдачи отчета в бухгалтерию. Необходимо проверить, чтобы эта часть была отрезана на всех принятых отчетах.

К отчету прилагаются оправдательные документы. В отчете они нумеруются. Эти же номера нужно поставить и на самих документах.

Часто расходы подтверждают кассовым чеком. Эти чеки быстро выцветают. Я советую делать ксерокопии с чеков и прикладывать их к отчетам. Ведь налоговая проверяет деятельность компании за три года. В учетной политике необходимо прописать: «Для сохранности информации кассовых чеков бухгалтер при получении авансового отчета снимает копию с кассового чека и заверяет ее подписью главного бухгалтера и печатью организации с указанием даты». Иначе при проверке расходы компании сочтут неподтвержденными.

Предположим, подотчетник зашел после работы в крупный супермаркет и купил ручки для компании и продукты для дома. Их пробили в одном кассовом чеке. Можно ли вычеркнуть свои расходы из чека? Нет. Кассовый чек исправлять нельзя. Во многих компаниях сотрудники сами вычеркивают из чеков «лишние» расходы. Это является нарушением. В этом случае оптимально пробивать два разных кассовых чека. Либо принимать к учету только часть расходов по чеку, но чек при этом не править.

Еще одна проблема – время покупки, которое проставляется в кассовом чеке. Подотчетники могут покупать товары для компании только в рабочее время. Если, скажем, он купил их в 20.00, а рабочий день его начался в 9.00, то, значит, его рабочий день длился не восемь часов. Он работал сверхурочно. Явка в табеле учета рабочего времени будет на восемь рабочих часов плюс сверхурочные. Первые два часа сверхурочных у него должны быть оплачены в полуторном размере, остальные – в двойном.

Для решения этой проблемы компании устанавливают водителям и подотчетникам ненормированный рабочий день. Тогда не важно, в какое время подотчетник купил товары для компании, а водитель заправил служебную машину. Но нужно не забывать: за ненормированный рабочий день сотрудникам добавляются не менее трех дней к оплачиваемому отпуску. Это статья 119 ТК РФ. Но даже при ненормированном рабочем дне сотрудник не может купить товары для компании в выходной день. Либо придется делать приказ о выходе на работу в выходной и оплачивать этот день в двойном размере.

Налоговики очень часто просят товарные чеки. Но компании именно в них допускают много ошибок. Например, на аудиторских проверках я часто вижу целую кипу товарных чеков, заполненных одним почерком и одной шариковой ручкой. Конечно, это неправильно и налоговики обязательно зададут неприятные вопросы. Поэтому я рекомендую посмотреть письмо Минфина России от 22 октября 2009 г. № 03-01-15/9-470. В нем очень подробно описаны требования к товарным чекам.

Еще при проверках я часто встречаю товарные чеки без таких обязательных реквизитов, как должность, фамилия, инициалы и личная подпись продавца. Они должны быть (правильный ответ на вопрос № 2 теста – б. – Примеч. ред.).

Есть ограничение по сумме при расчете между организациями – 100 тыс. руб. Оно распространяется и на сделки, совершенные подотчетниками.

Вопросы после лекции

– Наш учредитель оказал безвозмездную финансовую помощь – внес деньги в кассу предприятия. Будет ли нарушением кассовой дисциплины, если эти деньги мы не сдадим в банк, а в тот же день выдадим их под отчет? – Да, будет. Полученные от учредителя денежные средства не являются выручкой предприятия. Поэтому прежде, чем их израсходовать, то есть выдать под отчет, деньги необходимо сдать в банк, затем получить по чеку и только после этого выдать подотчетнику. – Материалы мы закупаем в розничной торговле через подотчетников. Они сдают товарный и кассовый чеки. Можно ли на основании этих документов принять материалы к учету? Ведь в товарном чеке не написано, что наша компания является покупателем. – Материалы можно принять к учету и отразить в расходах на основании авансового отчета и приложенных к нему оправдательных документов. В вашем случае – товарного и кассового чеков. При этом в чеках должны присутствовать все обязательные реквизиты. Наименование покупателя не является обязательным реквизитом для товарного или кассового чека. Поэтому оно может отсутствовать, и нарушением это не будет. При этом стоимость материалов отражается в учете так:ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
– оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.
– На конец дня у нас часто в кассе образовывается сверхлимитный остаток средств. Пока мы ничего с этими деньгами не делаем. Можно ли выдавать эти деньги кассиру под отчет? – Да, можно. Если на конец дня в кассе остались «лишние» деньги, их можно выдать под отчет сотруднику с тем, чтобы утром он их сдал в кассу. Это безопасно. Но если этого не сделать, то налоговики могут оштрафовать компанию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. Штраф по статье 15.1 КоАП РФ от 40 тыс. до 50 тыс. руб. – на организацию и от 4 тыс. до 5 тыс. руб. – на должностных лиц. – Некоторые подотчетники в нашей компании получают деньги 2–3 раза в месяц. Но отчитываются они раз в месяц – перед выдачей зарплаты. Авансовый отчет они составляют сразу по нескольким подотчетным суммам. Не является ли это нарушением? – Да, это нарушение. Следующий аванс нельзя выдать сотруднику, пока он не отчитался по предыдущему. Об этом говорится в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций.

 О лекторе

Эльвира Сайфулловна Митюкова, к. э. н., лектор ИПБ России, по данным журнала «Семинар для бухгалтера», вошла в число лучших лекторов России.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка