Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Учет электронной «первички»

11 января 2012 99 просмотров

Законодательство об ЭЦП

Первый закон об электронно-цифровой подписи, который был у нас принят, – это Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Частично он действует до сих пор. Но 6 апреля 2011 года был принят новый Федеральный закон № 63-ФЗ. Он начал вступать в силу с 1 января 2011 года. Но окончательно заменит предыдущий закон № 1-ФЗ 1 июля 2012 года. Тогда он начнет действовать полностью. Нельзя сказать, что законы принципиально разные. Новый закон базируется на старом. 

В новом законе очень подробно разъяснено, что же такое электронно-цифровая подпись. Учет электронной «первички».

Приведено понятие электронной подписи. Это информация в электронной форме, которая присоединена к другой подписываемой информации в электронной форме или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения того, кто подписывает информацию. То есть если не вдаваться в технические подробности, то электронная подпись – это практически полный аналог собственноручной подписи и выполняет те же функции, а именно заверяет информацию, содержащуюся в документе, в конце которого проставлена.

Разъяснено, что такое сертификат ключа проверки электронной подписи. Это электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи. То есть сертификат ключа проверки электронной подписи можно считать аналогом почерка того человека, который подписал документ. Он подтверждает, что подпись принадлежит именно уполномоченному лицу.

Также важный момент, что такое удостоверяющий центр. Это аккредитованная компания или индивидуальный предприниматель, у которых можно получить сертификат ключа ЭЦП.

Закон № 63-ФЗ определяет, кто может участвовать в электронном документообороте. Это и физические, и юридические лица, госорганы, учреждения. То есть все участники делового оборота.

Есть два вида электронной подписи – простая и усиленная. Простая содержит не много степеней защиты. Ее, как правило, используют для подписания документов, не имеющих юридической значимости. Например, обращений, писем, уведомлений.

Усиленная электронная подпись бывает квалифицированной и неквалифицированной. Неквалифицированная электронная подпись – это ЭЦП, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Она позволяет определить человека, подписавшего электронный документ, обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания. Квалифицированная электронная подпись – это ЭЦП, которая соответствует всем признакам неквалифицированной ЭЦП, но при этом ее ключ проверки электронной подписи зафиксирован в квалифицированном сертификате. Для ее создания и проверки используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с законом № 63-ФЗ. Все это звучит сложно, поэтому запоминать необязательно. Главное усвоить, что чем более юридически значимый документ подписывает компания, тем более защищенная ЭЦП нужна.

Также в законодательстве определены основные правила, по которым будет существовать электронная подпись.

Правило первое: электронный документ равнозначен бумажному. Единственное, закон допускает исключения. То есть в нормативных актах может быть определено, что какой-либо документ должен существовать только на бумажном носителе. Например, нотариат еще не включен в систему электронного документооборота. Поэтому если требуется заверение нотариуса, то оно возможно только на бумажном документе.

Правило второе: электронный документ с усиленной электронной подписью равнозначен бумажному документу с печатью. То есть усиленная ЭЦП – это аналог печати. Это правило требуется в тех случаях, когда в нормативных актах закреплено, что документ должен быть заверен печатью.

Правило третье: одной электронной подписью может быть подписано несколько взаимосвязанных документов. То есть для пакета связанных документов достаточно одной ЭЦП. И при этом каждый документ считается подписанным.

И последнее правило: «иностранные» электронные подписи равнозначны соответствующим российским подписям. Электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в России признаются ЭЦП того вида, признакам которого они соответствуют на основании закона № 63-ФЗ.

Итак, мы разобрали основные моменты, которые содержатся в новом законе № 63-ФЗ и важны для учета электронной «первички».

Но федеральное законодательство подкреплено подзаконными актами, которые необходимы для реализации на практике электронного документооборота. Важно отметить приказ МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169. В нем установлен порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. А также приказ Росреестра России от 14 января 2011 г. № П/1. Он регулирует отношения, связанные с электронным документооборотом в области государственной регистрации, кадастра и картографии. И приказ ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168@. В нем определен порядок представления документов по требованию инспекции в рамках налоговой проверки, в том числе в электронном виде.

– Можно ли сдать электронные документы в архив? – Архив – это на данный момент один из проблемных вопросов электронного документооборота. Технически все решаемо. Существуют программы, которые формируют электронные архивы. Документы хранить безопасно. Но! С течением времени программное обеспечение меняется. И этот процесс происходит довольно быстро. А это означает, что в какой-то момент компания просто не сможет технически проверить электронную подпись на документе в архиве. Кроме того, архивное дело у нас очень четко регламентировано в законодательстве. Но все эти нормы не распространяются на электронные документы. Архивисты рекомендуют проводить аналогию между бумажным и электронным документом. И хранить электронный документ по тем же срокам, что и бумажный. То же касается и порядка уничтожения электронных документов.

Какие документы можно оформить в электронном виде

Сначала немного теории для того, чтобы была понятна основная мысль. Статья 9 закона о бухучете (Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. – Примеч. ред.) устанавливает, что все хозяйственные операции оформляются первичными документами. «Первичка» принимается к учету в том случае, если она составлена по унифицированным формам. Если же нет такой формы, то можно разработать ее самостоятельно, но учесть все обязательные реквизиты. В частности, одним из таких реквизитов является подпись должностного лица, а также печать компании.

Пункт 7 той же статьи позволяет составлять документы как на бумажных, так и на машинных носителях. Но при условии, что компания будет за свой счет изготовлять копии электронных документов на бумаге для контрагентов, а также госорганов. Что касается контрагентов, то для них копии обязательны только в том случае, если не заключен договор об электронном документообороте.

И поскольку в законе № 63-ФЗ электронные документы приравниваются к бумажным, то можно говорить о том, что все виды первичных документов могут быть составлены в электронном виде и заверены ЭЦП. За исключением случаев, когда действующим законодательством напрямую предусмотрено требование о составлении конкретного первичного документа на бумаге.

Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письме от 11 января 2011 г. № 03-03-06/1/3. В частности, в нем шла речь о подтверждении расходов по налогу на прибыль электронной «первичкой». Чиновники сообщили, что проблем нет.

Отдельный вопрос возникал по поводу возможности использования ЭЦП при подписании гражданско-правовых договоров. Статья 160 ГК РФ требует, чтобы сделки были заключены в письменной форме. При этом пункт 2 той же статьи позволяет использовать факсимиле, ЭЦП или иной аналог собственноручной подписи. А закон № 63-ФЗ, как я уже говорила, приравнивает электронный документ к бумажному. Значит, и гражданско-правовые договоры могут быть составлены в электронном виде и заверены ЭЦП. Но важное условие – по взаимному соглашению сторон.

Таким образом, на сегодняшний момент компании между собой могут обмениваться через Интернет тремя видами электронных документов: первичными и учетными бухгалтерскими документами, а также организационными и сопроводительными (см. схему ниже. – Примеч. ред.).

– Нужно ли распечатывать акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1), составленный в электронном виде? – Распечатать документ можно. Программы это позволяют. Но весь вопрос в том, зачем это нужно. Законодательно не требуется распечатывать электронную «первичку». Если организация ведет учет на основании электронных документов, то их заверяют ЭЦП в порядке, установленном законом № 63-ФЗ, и хранят в электронном виде.

Как обойти сложности, которые возникают при использовании ЭЦП

Учет электронной «первички». Первая сложность, которая возникает при использовании ЭЦП, связана с отсутствием соглашений между учетными центрами. Компании – клиенты разных учетных центров не могут обмениваться друг с другом электронными документами, так как нет технической возможности проверить правильность подписи контрагента. Решение: при заключении договора с контрагентом выяснить, услугами какого учетного центра он пользуется, и исходя из этого обмениваться с ним либо электронными, либо бумажными документами.

Вторая сложность – хранение документов. Если бумажный документ можно хранить вечно и прочесть в любой момент, то электронный документ с ЭЦП напрямую связан с техническим обеспечением его хранения и воспроизведения. Можно рекомендовать воспользоваться услугами электронных архивов и применять к электронной «первичке» те же правила, что и для бумажной.

Третья сложность – представление документов в суды. Дело в том, что очень часто судьи требуют подлинники вместе с заверенными копиями. В этой ситуации, а она возникает, согласитесь, редко, можно обратиться в удостоверяющий центр с просьбой распечатать и заверить электронный документ для представления в суд. Центр подтверждает достоверность ЭЦП, сертификата ключа и сообщает, что он был действителен на момент подписания документа.

Можно надеяться, что эта проблема вскоре устранится сама. Постепенно в судах вводится электронный документооборот. И вскоре все суды смогут принимать от компаний документы в электронном виде. А законодательно это уже разрешено. В частности, пунктом 3 статьи 75 АПК РФ.

Четвертая сложность – заверение электронного документа, распечатанного на бумаге для представления по требованию контрагентов или госорганов. В письме от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521 Минфин сообщил, что электронная «первичка» может подтвердить расходы на проверке. А также разъяснил, что при наличии форматов документы можно направить в налоговую в электронном виде. Если форматов нет, то нужно документ распечатать и поставить отметку о подписании документа квалифицированной электронной подписью.

Такая отметка может быть проставлена как автоматически, так и вручную. Для того чтобы она проставлялась автоматически, необходимо обратиться к спецоператору – поставщику программного обеспечения. Он добавит в меню функцию «Распечатать с ЭЦП». И тогда документ будет выводиться на печать уже с необходимой отметкой. В нее нужно будет добавить только подпись должностного лица и проставить печать компании.

Если программа не позволяет добавить отметку, тогда нужно проставить ее самим: либо написать нужную информацию от руки на документе и заверить печатью, либо сделать наборный штамп. В отметке можно написать наименование программы, через которую выставлен документ, дату подписания ЭЦП, идентификатор документа (берется из файла с ЭЦП, который получен вместе с документом), подпись должностного лица, печать компании и надпись «копия верна» (образец см. в раздаточном материале, размещенном на странице с этой статьей на сайте . – Примеч.ред.).

«Первичку» можно подписать любой ЭЦП

Электронные первичные документы можно подписывать любой электронно-цифровой подписью, которая есть в распоряжении компании. Например, той, которая используется для отправки электронной отчетности в налоговую инспекцию или внебюджетные фонды. Об этом ФНС России сообщила в письме от 24 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19693@. Для отправки отчетности компании пользуются квалифицированной ЭЦП. У нее высокая степень защиты и стоимость. Но налоговая инспекция не будет возражать, если компания воспользуется и менее дорогой неквалифицированной ЭЦП. Претензий к документам быть не должно.

Как принять к учету электронную «первичку»

В заключение поговорим о том, как в налоговом учете отразить документы, оформленные с ЭЦП. В соответствии со статьей 313 НК РФ налоговый учет – это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным кодексом. В свою очередь, в статье 9 закона о бухучете установлено, что все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, то есть «первичкой», на основании которой ведется бухучет. Еще в начале нашей беседы мы выяснили, что первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными.

Таким образом, можно сделать вывод, что действующее законодательство допускает принятие к бухгалтерскому и налоговому учету документов, составленных в электронном виде. Этот вывод подтверждается и письмами финансовых ведомств. Например, письмом Минфина России от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190. В нем чиновники говорят о том, что электронными первичными документами, заверенными ЭЦП, можно подтверждать, в частности, расходы в целях налогообложения прибыли. А изготовление документов на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций необязательно, так как обмен юридически значимыми электронными документами может производиться с помощью специальных сервисов.

Еще один существенный в данном случае документ – это письмо ФНС России от 5 октября 2011 г. № ЕД-4-3/16368@. В нем сказано, что и бумажные, и электронные первичные документы имеют одинаковую юридическую силу и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности. Следовательно, электронные документы наряду с их бумажными аналогами могут применяться как при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой, так и при ведении бухгалтерского и налогового учета. Также в данном письме сделан вывод о возможности признания первичных учетных документов, составленных в электронном виде с применением ЭЦП, при проверке налоговыми органами правильности учета расходов в целях налогообложения прибыли.

Итак, первичные документы в электронном виде с ЭЦП принимаются к налоговому учету так же, как и бумажная «первичка».

  О лекторе

Елена Юрьевна Сафарова, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом. Профессиональный лектор. 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка