Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Подготовка кадровых документов

11 января 2012 87 просмотров

В январе принято обсуждать, какие законодательные изменения или проекты повлияют на работу в наступившем году. Налоговое законодательство, к примеру, меняется настолько часто, что без разбора поправок действительно не обойтись. Кадровое же делопроизводство такими семимильными шагами не меняется. В то же время в последние несколько месяцев много говорят о масштабных новациях в трудовом законодательстве: об изменении правил предоставления отпусков в связи с ратификацией Конвенции Международной организации труда, об отмене трудовых книжек, принятии новых правил кадрового делопроизводства. От себя хочу заметить, что в нашей стране никто не может сказать, какие конкретно изменения трудового законодательства произойдут в ближайшее время. Важно понимать, что в кадровом деле самое важное – правильно оформить документы в соответствии с действующим законодательством.

Что придает кадровому документу юридическую силу

Подготовка кадровых документов. Мне часто задают вопросы о том, где содержатся требования к оформлению кадровой документации. Думаю, понятно, что, во-первых, в Трудовом кодексе. Там есть все, что касается взаимоотношений с сотрудниками, в том числе в части их регламентирования. Также есть Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и ГОСТ 6.30-2003 с требованиями к оформлению документов. Правда, в этом стандарте есть странная формулировка: «Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми». Абсурдная фраза. Любой филолог скажет, что требования сами по себе обязательны. Судьи условно считают этот госстандарт обязательным, поэтому советую с ним внимательно ознакомиться.

Надо понимать, что просто напечатанный или написанный на бумаге текст, пусть даже и с подписями, это еще не документ. Чтобы этот лист бумаги стал документом, он должен приобрести юридическую силу. Первая группа необходимых признаков: специальные надписи до и после текста. Для этого и существуют фирменные бланки организаций. Нельзя писать кадровые документы на простой бумаге. Исключение составляют служебные записки, докладные, объяснительные, заявления и трудовые договоры. Приказы, протоколы, должностные инструкции, к примеру, составляются на фирменных бланках компании.

Вторая группа реквизитов – это так называемые реквизиты состава удостоверения документа. Их три. Гриф утверждения (реквизит, используемый в основном в локальных нормативных актах), подпись, печать.

Если у документа не будет юридической силы, компания может столкнуться с неприятной ситуацией в суде. Суд имеет право заявить, что бумага, которой работодатель надеется обосновать свою правоту, не имеет юридической силы и не может быть признана в качестве доказательственной базы.

Кто может подписывать кадровые документы

Переходим к общим требованиям в оформлении кадровых документов. В первую очередь компания должна решить, кто будет издавать кадровые документы: подписывать и приказы, и трудовые договоры, и даже письма (например, о приглашении кого-то в порядке перевода). По умолчанию все эти документы может подписывать только первый руководитель организации. Он делает это в соответствии с уставом, без каких-либо дополнительных полномочий. В крупных компаниях руководитель просто физически не может успевать подписывать всю кадровую документацию. Тогда и возникает необходимость в делегировании полномочий. Это первое, что нужно отследить сотрудникам, занимающимся кадровым делопроизводством.

Часто вижу следующие ошибки работодателей: приказы о переводе сотрудников подписывает заместитель генерального директора. Это неправильно – никакой юридической силы в таких документах нет. Советую даже тем, кто работает с кадровыми документами в компании не первый год, проверить все приказы на предмет того, кто их подписывал. Трудовая инспекция обязательно оштрафует работодателя, если обнаружит отсутствие соответствующих полномочий у того, кто подписывал бумаги. За нарушение законодательства о труде для компаний предусмотрен штраф по статье 5.27 КоАП РФ в размере от 30 до 50 тыс. руб.

Итак: руководитель компании автоматически издает кадровые документы, потому что он избран или назначен. Все остальные в компании могут подписывать бумаги, только если они получили полномочия от руководителя организации. Это могут быть приказ о распределении обязанностей или доверенность.

Отдельно хочу остановиться на вопросе необходимости доверенности на подписание кадровых документов компании. Доверенность нужна, когда необходимо подписывать не только кадровые документы, но и, к примеру, заключать сделки. То есть если документооборот касается внешних пользователей. Если речь идет о гражданско-правовом договоре, то доверенность обязательна. Доверенность как документ описана в статье 185 ГК РФ.

Для права подписания кем-либо помимо директора приказа о приеме на работу или трудового договора можно не делать доверенность. Достаточно выпустить приказ о наделении полномочиями определенного человека.

Переходим к трудовому договору. В статье 57 ТК РФ написано, что трудовой договор должен содержать сведения о подписавшем его представителе работодателя и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями. Многие работодатели убеждены, что единственно правильный вариант оформления трудового договора следующий: «ООО “Ромашка” в лице генерального директора Иванова И. И., действующего на основании Устава». Но можно написать и так: «ООО “Ромашка” в лице заместителя генерального директора Петрова П. П., действующего на основании доверенности». Или же на основании приказа генерального директора. Кстати, ничто не запрещает прописать полномочия зама в самом уставе организации. Тогда дополнительно никаких документов издавать не надо.

Как писать должности в штатном расписании

Подготовка кадровых документов. Переходим к штатному расписанию (подробнее о том, как готовить штатное расписание, см. статью , опубликована в журнале «Семинар для бухгалтера» ). Кадровые специалисты часто думают, что в штатном расписании должности надо прописывать в соответствии с квалификационными справочниками должностей. Это не так: название должности сотрудника работодатель может выбрать по своему усмотрению. Секретаря можно назвать и офис-менеджером, и ассистентом. Бухгалтерские должности тоже можно называть по усмотрению руководства компании: в том числе с указанием конкретного участка работ. Другое дело, если речь идет о компании, в которой есть вредные условия труда. Тогда писать должности надо в соответствии со справочником. Аналогично в любой компании, где работа связана с предоставлением государственных льгот. Если неправильно прописать должность для «вредников», у них будут проблемы с получением трудовой пенсии.

У меня в практике был показательный случай. Ко мне обратились несколько сотрудниц крупного производственного предприятия. Они много лет проработали малярами в цехе. Во время оформления пенсии выяснилось, что в документах организации, в том числе в трудовой книжке, в должности был неправильно прописан разряд. Из-за этого в льготах было отказано. Мы обратились в суд. Он назначил экспертизу котлов, которые красили эти сотрудницы. Были сделаны соскобы краски 25-летней давности! Экспертиза краски, к счастью, показала, что условия труда действительно были вредными. В итоге работницы подтвердили заслуженные тяжелым трудом льготы. Но сколько времени и сил пришлось на это потратить. Поэтому еще раз призываю кадровых специалистов с особой внимательностью относиться к оформлению кадровых документов, связанных со льготниками.

Положение об оплате труда или Положение о премировании 

Этот документ я считаю обязательным для всех без исключения компаний. Формально можно платить только оклады из штатного расписания и больше никакие условия труда не прописывать. Но, как правило, в компаниях есть системы стимулирования: надбавки, премии. Это означает, что возникает необходимость в разработке Положения об оплате труда.

– В нашей компании разрабатывается система премирования. Положение об оплате труда у нас уже утверждено. Обязательно ли разрабатывать дополнительно Положение о премировании? – Нет, не обязательно. Можно внести дополнения в Положение об оплате труда. С ними нужно будет ознакомить работников. Если хотите, можно подготовить помимо Положения об оплате труда и Положение о премировании. Это остается на усмотрение работодателя. Главное, чтобы условия выплат, которые составляют заработную плату работников, были описаны и доведены до их сведения. Напоминаю, что заработная плата включает в себя не только оклад.

При решении вопроса о материальном стимулировании работников надо не забывать о требовании статьи 37 Конституции РФ и статьи 22 ТК РФ: за равноценный труд – равноценная оплата.

Документы при трудовой проверке

Я хотела бы отдельно остановиться на документах, которые фигурируют во взаимоотношениях работодателя и трудовой инспекции при проверке.

Трудовая инспекция начинает свою проверку с ревизии учредительных документов. За эти документы бухгалтерия или кадры прямо не отвечают, но все же советую их тоже на всякий случай изучить. Потом инспекторы проверят документы, связанные с порядком избрания или назначения на должность руководителя компании. И наконец ревизоры перейдут к проверке локальных нормативных актов. Это основная часть работы трудового инспектора во время проверки.

– Слышала, что трудовые проверки сейчас приходят только к тем работодателям, на которых пожаловались сотрудники. В инспекциях очень мало сотрудников, и они не успевают проверять другие компании. Это действительно так? – Нет, хочу вас разуверить: инспекция может прийти не только к тем, на кого пожаловались работники. Советую в вопросах трудового права никогда не доверять слухам. Ориентироваться надо только на нормы законодательства. Ваш вопрос регулируется в Федеральном законе от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ. Он описывает порядок проведения проверок компании, в том числе проверок трудинспекции. Правда, налоговые проверки регламентируются Налоговым кодексом. Просто так трудовая инспекция с проверкой нагрянуть не может: ревизии одного ведомства не могут проходить чаще чем раз в три года. До 31 декабря составляется и утверждается прокуратурой сводный план плановых проверок предприятий на следующий год. Этот список в начале года будет размещен на сайте Генеральной прокуратуры . На главной странице сайта есть баннер «Сводный план проверок».

Вначале плановая проверка трудовой инспекции будет документарной. Включение работодателя в план ревизий не означает, что инспекторы непременно захотят прийти в офис компании. Инспекция запросит документы в виде заверенных копий. Если что-то в ходе документарной проверки вызвало у инспекторов сомнения, тогда они придут с выездной проверкой.

У трудовой инспекции сейчас действительно мало сотрудников. В России примерно 7 тысяч инспекторов. А работодателей – почти 3,5 миллиона. Поэтому я сама встречалась с компаниями, которых по восемь–десять лет не проверяла трудовая инспекция. И все же это не показатель. Быть готовым к приходу ревизоров надо всегда. Инспекторы имеют право прийти с внеплановой проверкой по жалобе сотрудников. Такие проверки могут приходить сколько угодно раз в год, хоть каждую неделю. Есть Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан». Из этого закона следует, что, если гражданин написал обращение в аппарат государственного ведомства, в течение месяца он обязан отреагировать. Поэтому инспекторы просто не имеют права игнорировать обращения работников компаний, какое бы количество их не поступало. В то же время каждую внеплановую проверку трудовая инспекция обязана согласовать с прокуратурой.

– На нашу компанию в инспекцию пожаловался работник, который не получил премию по итогам квартала. Этот сотрудник последние пару месяцев практически каждый день сильно опаздывает. Руководство приняло решение объявить ему выговор. Каковы наши шансы доказать инспекторам труда, что такой работник не может получать премию? — Шансы зависят от того, что прописано в вашем Положении о премировании или ином локальном нормативном акте. Выговор и лишение премии – это два наказания за один проступок. Поступать так можно в случае, если в Положении о премировании прописано, за какие именно действия лишают премии. Если такие условия не предусмотрены, то даже при наличии дисциплинарного взыскания из-за опозданий компания должна выплатить сотруднику премию (о том, как правильно выплачивать годовые премии, см. статью ).

В приказе Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 есть форма типового распоряжения, которая заполняется главным инспектором труда для проведения проверки. При выездной проверке инспекторы обязательно должны предъявить это распоряжение. При документарной проверке инспекция обязана выслать компании заверенную копию распоряжения. В приказе № 141 также приведена форма журнала регистрации проверок. Этот журнал обязана иметь каждая компания начиная с 25 мая 2009 года. Заполняет журнал сам проверяющий, когда первый раз переступает порог компании. На практике именно отсутствие журнала регистрации проверок становится первым нарушением, которое фиксируют инспекторы труда.

 О лекторе

Валентина Ивановна Андреева, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия при Верховном суде РФ и Высшем арбитражном суде РФ. 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка