Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Подготовка годового отчета

1 февраля 2012 32 просмотра

Мой способ донесения информации может показаться слушателям, которые еще не бывали на моих тренингах, несколько странным. Я так и не научился преподавать в классическом смысле этого слова.

На семинарах я рассказываю интересные истории и вместе с участниками пытаюсь вынести из них информацию, которая может быть полезна.

Одна из основных тематик моих тренингов – выстраивание клиентоориентированного бизнеса. Проще говоря, я даю слушателям рекомендации о том, как сделать клиента компании лояльным, а саму организацию – получающей от этого все большую прибыль.

Умение правильно настроить клиентов пригодится всем, кто хочет конструктивно общаться с людьми. Например, с представителями контрагентов, налоговыми инспекторами, коллегами, руководителем.

«Фишки», которыми я сегодня буду делиться со слушателями, применимы в разных видах общения. Кстати, бухгалтерам они сейчас особенно пригодятся. Грядет сдача годовой отчетности.

Я не специалист в бухгалтерском деле, но знаю, как важно иметь хорошее эмоциональное состояние в период напряженной работы.

Постараюсь дать советы, которые помогут донести коллегам, контрагентам и даже близким людям, что ты занят, но при этом не обидеть. Подготовка годового отчета .

Как побороть нерешительность

Приведу пример, который будет понятен женщинам. Хотя это скорее не пример, а наглядная, несколько утрированная, ситуация. Предположим, девушка позволяет за собой ухаживать двум молодым людям. Никак не может определиться, кто из них ей больше нравится. Бывает такое, особенно по молодости. И тут один из ухажеров делает девушке предложение выйти за него замуж. Она говорит ему: «Хорошо, я запишу тебя в блокнот. В эту специальную тетрадку я записываю всех, кто хочет на мне жениться». Через некоторое время другой молодой человек предлагает девушке руку и сердце. Она опять достает блокнот и заносит туда молодого человека. Список желающих взять красавицу в жены растет, а ей все сложнее и сложнее определиться. У нее есть подруга, которая тоже встречается с молодым человеком. В один прекрасный день он говорит: «А давай поженимся!» Она отвечает: «А давай!» Жили они долго и счастливо. А ее нерешительная подруга до сих пор ходит не с мужем под руку, а с блокнотом в сумочке.

К чему я привел эту душещипательную историю про гордость и предубеждение? Есть принципиальная разница между «иметь в виду» и «принимать решение». Опять обратимся к примеру. К главному бухгалтеру в период сдачи декларации по НДС в январе приходит финансовый директор и говорит: «Марья Петровна, вы такой ценный для компании сотрудник. Я без вас никуда! А давайте внедрим в компании какую-нибудь модную систему бюджетирования. Вы мне к завтрашнему дню или лучше даже к концу сегодняшнего, пожалуйста, набросайте предложения и по “электронке” отошлите». Главбух, собрав силу воли в кулак, улыбается финансовому директору в ответ и говорит: «Василий Иванович, а давайте мы поговорим с вами об этом несколько позже, хорошо?» Несколько позже для Василия Ивановича оказывается уже завтра. А работы в бухгалтерии в это время еще больше. Марии Петровне приходится снова говорить коллеге о необходимости отсрочить задачу. В итоге через две недели главбух пьет валерьянку, а финансовый директор рассказывает генеральному о том, что все, кроме него, отказываются работать.

Отказывать надо сразу. Затягивание приведет только к ужесточению внутреннего конфликта. Нельзя откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. А сегодня можно сделать многое. Уж точно отказать коллеге, который пытается делегировать вам свои рабочие задачи. По сути, бюджетирование – работа финансового директора. Если главбух понимает, что ему не хватает времени на свои прямые обязанности, не надо делать вид, что на чужие дела время скоро найдется. Если все время жить в ожидании того, что вот-вот и найдется время, то ничего не получится.

Чтобы что-то менялось, надо решиться. Вот та девушка решила выйти замуж сразу и без всяких долгих раздумий, у нее в жизни многое поменялось – появилась своя семья. А главбух, который не отказал финансовому директору в помощи при внедрении бюджетирования, привнес в свою жизнь как минимум три проблемы. Первая – он заработал себе лишние переживания от того, что висит какое-то незаконченное дело. Вторая – на постоянные разговоры с финдиром тратится драгоценное время, которое надо бы потратить на качественное составление отчетности. Третья – могут возникнуть недопонимания с генеральным директором.

Принцип учета интересов трех сторон

Не нагружать себя лишней работой можно так, чтобы на это никто не обижался и не пытался испортить ваши отношения в коллективе. Есть принцип учета интересов трех сторон. Обычно я его рассказываю в теме распределения ценностей компании. Эту систему можно адаптировать каждому человеку и под себя лично. Так можно понять, какие запросы от коллег и партнеров можно игнорировать, а какие нет. Систему ценностей я рекомендую располагать в следующей иерархии по убыванию.

1. Владелец компании.

Ценностная структура должна учитывать ожидания и стремления своих владельцев. Бизнес создается для получения прибыли за счет предпринимательских усилий. Соответственно, если с просьбой в бухгалтерию по каким-то причинам обращается владелец компании, не рекомендую ему отказывать. Учредителю не объяснишь, что сейчас время сдачи отчетности и его грандиозные проекты могут пару недель подождать.

2. Клиенты и контрагенты компании.

Место контрагентов в системе ценностей компании и ее сотрудников должно быть четко определено. Если покупатели просят помощи, потому что потеряли счета-фактуры, а компании важно не потерять партнеров, то ради этого можно на время и отвлечься.

В некоторых компаниях вводят регламенты по работе с контрагентами, например, о том, что нужно готовить документацию в течение четко определенного времени. Иногда это помогает, иногда оказывает на сотрудников обратный эффект. Ценности, связанные с клиентом или партнером, закономерно понижают значимость других ценностей. А это неизменно вызывает сопротивление. Порой весьма ожесточенное. Внешние проявления этой борьбы весьма разнообразны и порой даже занимательны. К примеру, внедрение стандартов обслуживания вызывает протест среди продавцов. Они и сами-то не могут связанно объяснить, почему сопротивляются нововведениям. Более того, они даже считают их полезными, но вот поделать с собой ничего не могут. Сопротивляются и все тут.

Регламенты компании, стандарты деятельности постоянно пересматриваются и адаптируются к изменяющимся условиям окружающей среды. Для пересмотра ценностей подразделений достаточен пересмотр целей и задач подразделения. Если компании важно максимально экономить на налогах, бухгалтерия много времени будет тратить на налоговое планирование. Если важно, чтобы контрагенты были довольны, – на работу с документами. Но надо понимать, что сотрудникам тяжело часто менять собственную систему ценностей. Если, конечно, цели бизнеса не претерпели кардинальных перемен. Ценности для того и формулируют общими фразами, чтобы тактические перемены каждый раз не перетряхивали компанию до самых основ. Менять ценности – значит нести большие душевные траты.

3. Сотрудники.

Сотрудники, будучи основным ресурсом компании, не могут быть ее доминирующей ценностью. Лозунг «Персонал – наша высшая ценность» вредит больше, чем полное отсутствие политики руководства в области персонала. Нельзя переоценивать значение просьб сотрудников из других отделов. Например, в бухгалтерию приходит сотрудник IT-отдела и просит срочно согласовать договор на оказание услуг по созданию сайта компании. Мотивируют срочность тем, что «это интересы компании». Но если бы из IT-отдела пришли раньше, не пришлось бы просить о срочности. Главбух имеет полное право сказать, что сейчас занимается отчетностью.

Я люблю тезис «Идеи имеют последствия». Если у других подразделений компании намечаются какие-то проекты, оформление которых требует участия бухгалтерии, нужно сначала ее предупредить. Если этого сделано не было, это проблемы не бухгалтерии.

Хочется сделать важное уточнение. Если бухгалтерия в период отчетности все-таки решила применить мои советы на практике и не заниматься чужими делами, надо понимать, что такую тактику придется продолжать дальше. Отказывать в выполнении лишней работы надо будет и впредь. Иначе коллеги перестанут уважать.

У меня был забавный опыт пользования услугами одной таксомоторной компании. Я вызвал такси. Когда машина подъехала к дому, из нее выскочил водитель, открыл пассажирскую дверь и очень дружелюбно попросил сесть. В салоне он предложил пристегнуться и после спросил: «Не желаете разговор?» Я опешил, но спросил, какие темы есть на выбор. Мы мило беседовали всю дорогу. Когда остановились в назначенном месте, водитель опять выбежал, открыл дверь и, не поверите, протер щеткой мои туфли. Я даже возразить не успел. За все эти изыски в обслуживании дополнительных денег не взяли. Вскоре ко мне приехали иностранные партнеры, которым я решил похвастаться чудесами российского сервиса. В этот раз нас просто довезли, а на вопрос, где же беседы и открывания дверей, водитель ответил: «Месячник высокого сервиса завершен». Больше я не пользовался услугами той компании. Нельзя превосходить ожидания. Если человек выбирает одну линию поведения, он должен ей следовать.

Мотивация поможет справиться с авралом на работе

Можно привнести в самую напряженную работу драйв, если правильно себя настроить. Как-то я получил по электронной почте письмо от неизвестного мне адресата. Цитирую все, что было в письме: «Можно ли город сделать клиентоориентированным?» Я ответил в таком же телеграфном стиле: «Можно, если вы владеете им». В ответ я получил опять без «здравствуйте – до свидания»: «А если нет?»

Я решил закончить переписку ответом: «Тогда забудьте». И уже после этого я получил развернутое письмо, где меня просили помочь в развитии бизнеса. Выяснилось, что человек, который мне писал, – сочинский предприниматель. Оказалось, что он очень небезразличный человек, коренной сочинец и очень хочет большего для своего города. Мы с ним тогда провели несколько совместных семинаров. Улучшить бизнес в целом городе возможно. Главное – желание. Я рассказал эту историю для того, чтобы слушатели понимали – в работе важнее всего мотивация.

Подкреплю свой тезис еще одним примером. Компанией управляло два человека: один – прагматик, второй – мечтатель. Последний пришел к первому и сказал: «Надо нам начать работать на всю страну». Прагматик ему отвечает: «У тебя машина есть. Дом есть. Зачем тебе развитие компании?» В общем, они заключили пари. Мечтатель сказал, что если он удвоит объем продаж за год, то за оговоренную сумму партнер отдает ему долю в бизнесе. Честно говоря, не знаю, что у них там дальше произошло. Но теперь мечтатель владеет бизнесом единолично. Мечты сбываются.

О лекторе

Константин Викторович Харский. Один из ведущих российских специалистов в области оценки лояльности персонала, разработавший и внедривший десятки программ по повышению лояльности и удовлетворенности персонала.  

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка