Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Внесение изменений в кадровые документы к приходу трудовых инспекторов

1 марта 2012 67 просмотров

Эту лекцию я бы хотела посвятить сложным вопросам, возникающим в работе кадрового специалиста. Поверьте, таких вопросов немало. В основном трудности возникают при заполнении трудовых книжек, оформлении трудовых договоров и составлении графиков отпусков. Сегодня я расскажу, какие ошибки часто при этом допускаются, как их избежать или правильно исправить. Внесение изменений в кадровые документы к приходу трудовых инспекторов.

Изменения в графике отпусков

Трудовые инспекторы находят в компаниях много нарушений, связанных с необоснованными ограничениями на предоставление отпуска. Например, сотрудников ориентируют, что каждая часть отпуска должна быть не меньше семи дней или кратна семи. Но в Трудовом кодексе РФ сказано, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней подряд, а продолжительность других частей определяется по соглашению работника и работодателя.

Обратите внимание на формулировки, которые должны фигурировать в заявлениях и приказах. В статье 114 ТК РФ сказано, что работникам предоставляются ежегодные отпуска (а не их части) с сохранением должности и среднего заработка. Недопустимо принуждать работников к разделению отпуска на части. Достижение соглашения сторон о разделении отпуска на части может быть подтверждено заявлением работника с внесенной в него резолюцией руководителя организации.

График отпусков на 2012 год работодатели должны были утвердить еще в середине декабря 2011-го. Но это не значит, что в течение 2012 года в него нельзя вносить изменения. График отпусков включает графы, в которые вносятся как запланированные, так и фактические даты отпуска, то eсть сам график предполагает перенесение отпуска на другой срок по соглашению сторон (заявление с резолюцией). График отпусков имеет унифицированную форму Т-7, которая не предполагает издания приказа о его утверждении, поэтому и для внесения изменений в график отпусков не требуется издания соответствующего приказа, хотя данная точка зрения высказывается некоторыми экспертами.

Специалисты Роструда рекомендуют включать в график отпусков не только очередной отпуск, но и отпуск, не предоставленный в прошедшем году. В статье 124 ТК РФ закреплено, что в исключительных случаях, когда предоставление отпуска может негативно отразиться на производственном процессе, с согласия работника отпуск может быть перенесен на следующий год, поэтому действительно целесообразно включить его в график. Отпуска, не предоставленные за прошлые годы, например за 2001 или 2005 год, свидетельствуют о нарушении нормы статьи 124 ТК РФ. Полагаю, что их необязательно вносить в график отпусков, но необходимо предоставлять работникам, согласовывая дату. За все не предоставленные работнику отпуска при увольнении выплачивается денежная компенсация.

Отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения зарплаты влияет на стаж для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. Причем учитывается продолжительность таких отпусков в целом за рабочий год. Например, сотрудник работает в компании с 1 февраля такого-то года. В очередном году полностью использовал свой оплачиваемый отпуск (28 дней) и несколько отпусков без сохранения заработной платы (всего 38 дней). Из стажа для ежегодного оплачиваемого отпуска должно быть исключено 24 дня (38 – 14), то eсть из стажа исключается количество дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14 дней (ст. 121 ТК РФ). Новый рабочий год будет теперь начинаться с 25 февраля.

Во время одного из семинаров мне привели пример нередко встречающейся в практике ситуации, связанной с отпусками без сохранения заработной платы. В тяжелый период во время кризиса в 2008–2009 годах прокуратура проводила проверку в одной из организаций. Было установлено, что руководитель заставил начальника отдела кадров, а тот, соответственно, своих подчиненных принуждать работников к уходу в отпуск без сохранения заработной платы из-за временного отсутствия работы, чтобы не платить за простой по вине работодателя. В результате начальник отдела кадров получил от прокурора предостережение. Можно сказать, что директор его подставил. Кадровик должен был отказаться от выполнения такого требования, а не принуждать людей.

Отпуск без сохранения зарплаты предоставляется только по просьбе работника. Если компания не может обеспечить работников работой и зарплатой, она должна принять меры по исправлению этой ситуации, вплоть до объявления себя банкротом.

Прием на работу и трудовая книжка

До подписания трудового договора надо ознакомить работника с положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, документами, связанными с обработкой персональных данных работников, и другими локальными нормативными актами. Перечень этих документов рекомендуется привести в трудовом договоре.

При приеме на работу работник обязан иметь непросроченный паспорт. Трудовая книжка должна соответствовать тем личным данным, которые вписаны в паспорт. Если возникают разночтения, то работодателю приходится их вынужденно исправлять.

Если при заведении трудовой книжки впервые допущена ошибка в титульном листе, трудовую книжку следует уничтожить («испорченный бланк»).

Если ошибка была сделана давно, работник уже сменил несколько мест работы и только сейчас всплыли неточности, то либо оформляется дубликат трудовой книжки (если работник может предоставить справки с предыдущих мест работы), либо (если собрать справки для оформления дубликата трудовой книжки невозможно) одной чертой зачеркивается неверная запись и вносится правильная.

К допустимым изменениям, которые вносятся в трудовую книжку, относится новый уровень образования. Его надо вписать через запятую. Если совсем нет места, подшивают вкладыш и в нем дописывают нужное. На внутренней стороне обложки указывается основание для внесения такого изменения.

Бывают исключительные случаи, когда, например, женщины очень часто меняют фамилию. Одна моя знакомая, которая работает в отделе кадров, рассказала, что их бухгалтер в 36 лет вышла замуж в девятый раз и при этом каждый раз меняла фамилию. В титульном листе трудовой книжки места для внесения изменений немного, поэтому пришлось подшить уже три вкладыша.

Обратите внимание, что трудовые книжки образца 1938 года не требуют печати в титульном листе, а в последующих, образца 1973 и 2003 годов, обязательно нужен оттиск печати. Для индивидуальных предпринимателей есть исключение. Они могут не иметь печати. Поэтому если работник впервые поступил на работу к индивидуальному предпринимателю, то в титульном листе его трудовой книжки, а также после записи об увольнении работника может отсутствовать оттиск печати.

– К нам в организацию пришла новый руководитель департамента. Она раньше работала на госслужбе. Ей не возвращают трудовую книжку: якобы сгорела. Как ей помочь? – О поступлении на работу бывшего государственного служащего следует сообщить по месту его службы (нанимателю) в десятидневный срок после заключения трудового договора (уведомления направляются в течение двух лет после увольнения с госслужбы). Это сказано в статье 64.1 ТК РФ. Ваша сотрудница может написать заявление на оформление дубликата трудовой книжки, но должна при этом сама собрать все справки о предыдущей работе. В течение 15 дней выпишите ей дубликат. Если она не может принести никаких сведений, должна написать заявление на оформление новой книжки в связи с утратой старой и отсутствием возможности восстановления. Обычно трудности возникают с подтверждением стажа за период до введения персонифицированного пенсионного учета.

Когда и как заключать срочный трудовой договор

Во время и после финансового кризиса появилось много нарушений, связанных со срочными трудовыми договорами. Существует практика приема на работу вообще без договора на период испытательного срока. Часто стали заключать срочные трудовые договоры вместо бессрочных. Это очень грубая ошибка. Срочный договор составляется только в строго предусмотренных законом случаях.

Не надо писать в трудовой книжке, что человек принят на работу по срочному договору. Информация о сроке договора при приеме на работу не вносится в книжку.

Нередко возникает вопрос о возможности продления срочного трудового договора с последующим увольнением работника при истечении вновь установленного срока договора. Например, договор должен был быть расторгнут 30 ноября 2011 года, а его продлили на месяц и расторгли 30 декабря 2011 года.

Следует подчеркнуть, что подобные действия работодателя прямо противоречат норме статьи 58 ТК РФ: в случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия договора, условие о его срочном характере утрачивает силу, и договор считается заключенным на неопределенный срок.

Эта норма распространяется и на руководителя организации, избранного на должность на определенный срок. При истечении этого срока договор должен быть расторгнут, о чем необходимо сделать соответствующие записи в трудовой книжке (об избрании на должность, а затем об увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

В виде исключения при определенных обстоятельствах трудовой договор может быть продлен (с преподавателем, с беременной женщиной). Если женщину, например, приняли на сезонную работу, а перед увольнением выяснилось, что она беременна, то следует руководствоваться нормами статьи 261 ТК РФ: работодатель обязан по письменному заявлению женщины и при предоставлении медицинской справки, подтверждающей состояние беременности, продлить срок действия трудового договора до окончания беременности.

Бывают ситуации, когда временно на место основной работницы, ушедшей в отпуск по беременности и родам, принимаются по срочному трудовому договору другие женщины, которые тоже могут в дальнейшем предоставлять медицинские справки о состоянии беременности. В этом случае забеременевшая работница при выходе на работу основного работника с ее письменного согласия переводится до окончания беременности на другую работу (ч. 3 ст. 261 ТК РФ). Если такой перевод невозможен, то допускается увольнение женщины в связи с истечением срока трудового договора.

– Если рядового сотрудника перевели на должность начальника на период его временного отсутствия, в трудовую книжку надо это записывать? – В статье 66 ТК РФ указано, что в трудовую книжку записывается только постоянный перевод на другую должность (то есть временный перевод в трудовую книжку не вносится). Но если, например, начальница ушла в декрет, а потом уволилась, не выходя на работу, а переведенный работник продолжает работать начальником, то в соответствии с частью 1 статьи 72.2 ТК РФ перевод считается постоянным и его вносят в трудовую книжку.

Чтобы зафиксировать, что временный перевод стал постоянным, составляется допсоглашение к трудовому договору о признании перевода постоянным. Издается приказ. Во второй графе трудовой книжки ставится дата приказа о признании перевода постоянным, в третьей графе – запись о переводе (с его реальной датой, которая берется из ранее изданного приказа о временном переводе), в четвертой графе – ссылка на два приказа: о временном переводе и о признании его постоянным.

Совместительство

В трудовой книжке все записи располагаются в хронологическом порядке. Есть единственный случай, когда он нарушается. Например, человек работает по совместительству. Сначала он не хотел это афишировать, а потом решил получить соответствующую запись в трудовой книжке. Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника. И если он принесет сейчас справку, что он был где-то совместителем в 90-х годах, то нужно внести ему эту запись, указав прошлые даты приема и увольнения.

Если в организации работник был совместителем, а потом стал там же работником по основному месту работы, или противоположная ситуация – стал работать по совместительству там, где работал по основному месту работы, встает вопрос: как в этих ситуациях заполнять графы 3 и 4 в трудовой книжке?

У нас нигде официально не прописано, как совместителя сделать основным работником и наоборот. Варианты могут быть разными. В Роструде считают, что совместителя надо перевести на основную работу. А в противоположной ситуации перевести основного в совместители. Но перевести на основную работу нельзя. В Трудовом кодексе РФ есть понятие перевода – это изменение должности или структурного подразделения, то есть предусмотрен перевод на другую работу, а здесь ни должность, ни подразделение не меняются.

Но вы можете уволить его как совместителя и принять потом как основного работника. Я долго была приверженцем этого пути. Но дело в том, что в этом случае нет основания, по которому можно уволить работника, а принуждать его к увольнению «по собственному желанию» или «по соглашению сторон» недопустимо. Можно подписать допсоглашение к трудовому договору о том, что с определенного дня это место работы у совместителя является основным. Издать такой же приказ. В трудовой книжке сделать запись о признании работы по совместительству основной работой.

О лекторе

Валентина Ивановна Андреева, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия. 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка