Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Алгоритм составления и изменения должностных инструкций

2 апреля 2012 262 просмотра

Мы будем говорить о должностных инструкциях. Сотрудники, занимающиеся кадровыми и бухгалтерскими вопросами, на лекциях обычно задают много вопросов по этой теме. И я решила посвятить ей целый семинар, чтобы разобраться во всех подробностях.

В начале семинара необходимо дать определение самому понятию должностной инструкции, чтобы слушателям стало полностью ясно, о каком именно документе идет речь.

Итак, должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ компании, в котором указывается трудовая функция работника, определяются его основные трудовые права и обязанности в организации, система подчинения, взаимодействие с работниками других структурных подразделений, а также ответственность при осуществлении трудовой деятельности.

Является ли должностная инструкция локальным нормативным актом

Должностная инструкция утверждается приказом директора компании и распространяется на неопределенный круг лиц: всех работников, которые занимают или когда-либо будут занимать поименованную в такой инструкции должность.

Получается, что на первый взгляд инструкция ко всем работникам организации отношения не имеет. Хотя если смотреть глубже, то остальные работники могут взаимодействовать с субъектом должностной инструкции только в рамках этого документа. Любые другие отношения, складывающиеся между работниками организации, будут выходить за рамки должностных полномочий. Следовательно, по моему мнению, должностная инструкция имеет отношение ко всем работникам организации. Значит, она является локальным нормативным актом.

Насколько необходимы должностные инструкции

Алгоритм составления и изменения должностных инструкций. Отсутствие в организации должностных инструкций нарушением не является. Однако их наличие лишь облегчает задачу работодателя по обеспечению эффективности производственного процесса и дисциплины труда.

Кроме того, суды при рассмотрении индивидуальных трудовых споров прежде всего учитывают, содержалась ли обязанность, которую предположительно не исполнил работник, в тексте должностной инструкции и трудовом договоре. Поэтому иметь в организации должностные инструкции выгодно прежде всего работодателю: всегда можно понять, что сотрудник должен делать, с кем взаимодействовать и, если что-то пошло не так, виноват ли он на самом деле.

Правила составления должностных инструкций

Алгоритм составления и изменения должностных инструкций. При подготовке текстов должностных инструкций можно руководствоваться тарифно-квалификационными справочниками. Обратите внимание, что Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Правительства РФ от 31 октября 2002 г. № 787, не единственный документ, который можно использовать. Существуют также соответствующие документы Минздравсоцразвития, и более ранние – Минтруда, Госкомтруда и т. д. Они в основном регулируют правила, связанные с отраслевыми особенностями труда работников.

Замечу, что можно и не руководствоваться никакими документами, а разработать должностные инструкции самостоятельно. В любом случае обязанности работника будут с ним согласованы, поэтому претензий с его стороны после ознакомления с ними быть не должно.

В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы, как я уже сказала, руководитель организации.

Если есть необходимость, то должностные инструкции можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией под роспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова «С инструкцией ознакомлен», личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Требования к тексту должностной инструкции – полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если обязанности сформулированы в общем виде, то документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Хотя такой способ составления инструкций редкостью не является.

Позиция работодателя «Сотрудник же сам прекрасно понимает, что ему делать» широко распространена, но в корне порочна. Работник совершенно необязательно понимает, что ему надлежит делать на своем рабочем месте, и задача работодателя донести до него эту информацию в максимально доступном виде.

Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «выполняет», «организует», «составляет» и т. д. При споре сотрудник не сможет заявить, что действия из инструкции он делать «мог», но не был обязан.

Заполнение основных разделов должностной инструкции

Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность работника, порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса РФ» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.

В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.

Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.

Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.).

Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.

Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.

Какие дополнительные разделы можно включить

Также в должностную инструкцию можно включить раздел «Взаимоотношения (связи по должности)», которым регулируются производственные контакты между сотрудниками одного и разных отделов. Раздел поможет определить круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Например, то, каким образом сотрудник обязан взаимодействовать с контрагентами и как информировать об этом своего руководителя.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в этом разделе порядок и периодичность представления (а также получения) работником отчетов, планов и других документов.

В должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда.

Советую включать в должностную инструкцию раздел «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем можно установить срок действия или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы. Данный раздел располагают в конце текста должностной инструкции.

В связи с чем должностная инструкция может быть изменена

По сути, изменение должностной инструкции представляет собой изменение обязанностей, предусмотренных трудовым договором. А это возможно только по обоюдному согласию сотрудника и работодателя, заключенному в письменной форме. То есть работник должен письменно выразить согласие на изменение своей должностной инструкции. Например, подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, которое изменяет раздел «Обязанности», с обязательным указанием, что данное изменение будет отражено в должностной инструкции.

С технической точки зрения изменение должностной инструкции аналогично ее составлению. То есть фактически пишется новая должностная инструкция, работодатель ознакомляет с ней работника, а старая отправляется в архив.

Единственная ситуация, когда должностную инструкцию можно изменить без согласия работника, предусмотрена статьей 74 ТК РФ. Она устанавливает правила изменения определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. Фактически, если в организации происходят структурные изменения или меняется техника, то замена должностных инструкций не требует согласия работников. Правда, если работник не согласится с новыми должностными обязанностями, компания обязана в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу: как вакантную должность или работу, соответствующую его квалификации, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Обязательно условие, чтобы работник мог выполнять предлагаемую ему работу с учетом состояния здоровья.

Предлагать вакансии в других местностях в этой ситуации работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. При отсутствии подходящей работы или отказе работника от всех предложений трудовой договор с ним может быть прекращен в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Необходимо отметить, что все вышеназванные правила работают в случае, если должность, регулируемая инструкцией, занята конкретным работником. Если же должностная инструкция «пустая», то есть по ней никто в настоящее время не работает, то и согласовывать изменения работодателю будет не с кем. В таком случае можно просто составить новую должностную инструкцию.

О вопросе изменения должностных инструкций высказывался Роструд в письме от 31 октября 2007 г. № 4412-6. Полезно с ним ознакомиться.

Где хранить должностные инструкции

По общему правилу должностные инструкции хранятся в отделе кадров, конкретно в личных делах работников, если они ведутся в организации. Кроме того, эти документы регистрируются в специальном журнале, который можно назвать, например, «Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним». В нем же ставится отметка о том, что отдел кадров ознакомил работника с должностной инструкцией при принятии на работу или в случае внесения изменений в этот документ.

С целью обеспечения прозрачности трудового процесса копии должностных инструкций выдаются на руки работникам с обязанностью хранить их на рабочем месте (что выполняется далеко не всегда), а в некоторых случаях и их непосредственным начальникам. Обратите внимание, что речь идет именно о копиях, а не о вторых и третьих экземплярах должностной инструкции.

В случае сокращения должности, которую регулирует конкретная должностная инструкция, этот документ должен быть передан в архив организации, а ни в коем случае не уничтожен. Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В соответствии с ним должностная инструкция является документом постоянного хранения или хранится 3 года в случае замены на новый. Должностные инструкции могут потребоваться впоследствии как компании, так и работнику, например, в случае возникновения трудового спора или спора с Пенсионным фондом о подтверждении трудового стажа.

Могут ли оштрафовать за отсутствие инструкций

Спрашивает Валентин Перигора, главный бухгалтер (г. Когалым)

– У нас в компании недавно провели кадровый аудит силами нового руководителя отдела по управлению персоналом. Выяснилось, что не хватает должностных инструкций по большей части позиций. Можно не составлять документы? Есть ли за это какая-то административная ответственность?

Отвечает Ольга Макаркина, лектор, ведущий аудитор ЗАО «ДомиЛекс»

– Оштрафовать компанию или ее руководителя за отсутствие должностных инструкций трудовые инспекторы не вправе. Но важно, чтобы все обязанности сотрудника были определены в его трудовом договоре. Должностная инструкция не является обязательным документом. Просто ее наличие на руку самой компании. Например, так будет легче отказать неподходящим соискателямна вакансии. Не принять человека на работу можно только на основании его деловых качеств. А требования, связанные с этими профессиональными навыками, как раз и описываются в должностных инструкциях. Помогут инструкции и объективно оценить работника в период прохождения им испытательного срока.Документ поможет рационально распределить обязанности между сотрудниками.

Поэтому советую вашей организации все-таки разработать должностные инструкции и ознакомить с ними сотрудников. О пользе инструкций как для работника, так и для работодателя говорит Роструд в письме от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0.

О лекторе

Елена Юрьевна Сафарова. В настоящее время – консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом. Профессиональный лектор. 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка