Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Безошибочное списание расходов на ГСМ

2 августа 2012 754 просмотра

Учет поступления и расхода горюче-смазочных материалов должны вести те компании, которые используют не только собственные, но и арендованные автомобили. При списании топлива важно придерживаться существующих норм расхода ГСМ. Головная боль бухгалтеров в части таких расходов заключается в том, что назначение нормативов в бухгалтерском учете не совпадает с налоговым. Поэтому часто бухгалтеры просто не знают, как списывать бензин: по нормам или по фактически израсходованным литрам?

Учет расходов на ГСМ

Безошибочное списание расходов на ГСМ. В бухгалтерском учете бензин нужно списывать по факту. Но как практически выяснить расход бензина на ту или иную поездку? Бухгалтеры, отвечающие за учет ГСМ, чаще всего прибегают к элементарному перемножению количества километров по спидометру на некий норматив.

Налоговые инспекторы подходят к вопросу совершенно с другой стороны, полагая, что при списании ГСМ в расходы компания должна придерживаться лимитов. Лимиты введены распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Чиновники Минфина солидарны с налоговиками, что подтверждается, например, письмом Минфина России от 17 ноября 2011 г. № 03-11-11/288.

Усложняет учет и факт того, что компания должна разработать свой лимит расхода ГСМ, если использует машину, норматив для которой не установлен. Если спорный момент касается вашей организации, советую ознакомиться с письмом Минфина России от 10 июня 2011 г. № 03-03-06/4/67. Заранее оговорюсь, что списать в затраты ГСМ сверх лимита компании будет сложно, если местная налоговая не отличается лояльностью. Доказывать свое право на уменьшение налоговой базы на полную стоимость израсходованного бензина компании придется в суде. В этом вопросе могу вас обнадежить – есть решения в пользу налогоплательщиков: определение ВАС РФ от 14 августа 2008 г. № 9586/08. Поэтому если ГСМ занимают высокую долю расходов, компании лучше рассчитать собственный лимит. Как это можно осуществить? Во-первых, техническая документация на автомобиль содержит данные о величине расходования топлива – можно использовать их. Во-вторых, обосновать установление собственного лимита в компании может комиссия, которая произведет нехитрые замеры. Углубляться в техническую сторону дела я не буду, суть замеров состоит в выяснении километража, который приходится на расход полного бака машины. Не забывайте делать корректировки для груженых автомобилей, для сезонности поездок, дорожных пробок и прочих условий.

НАВИГАТОРЫ

Последний способ и вовсе прост. Компания может приобрести спутниковую систему слежения. Такая спутниковая навигация может установить дату поездки, точный километраж и количество израсходованного бензина. Переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ отражается приказом, отменяющим прежние нормативы расхода топлива. Бухгалтеру достаточно подкреплять данные по каждой поездке к путевому листу. Радует и то, что законодатели одобряют подобный метод (см. письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354. — Примеч. ред.).

Сейчас дам разъяснения для тех, кто все-таки останется на лимитах Минтранса. Конечно, списание по нормативу предполагает погрешности. Поэтому периодически необходимо проводить инвентаризацию остатков. Определяйтесь сами, с какой частотой она будет проходить, ориентируясь на масштабы вашей компании. В сверке фактических остатков раз в день, неделю, квартал вас никто не ограничивает.

Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 статьи 250 НК РФ.

Приступим к непосредственному учету ГСМ. Условия принятия к учету и списания, также как и нормы расхода горюче-смазочных материалов, должны быть прописаны в учетной политике компании.

ДОГОВОР

Приобретение стандартно начинается с заключения договора поставки с поставщиком горюче-смазочных материалов. После оплаты счета компания получает либо талоны, либо спецкарты для заправки на АЗС данного поставщика.

Согласно таким документам, бухгалтерия обязана оприходовать ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ по плану счетов приходуется и учитывается на счете 10.3 «Материалы»:

ДЕБЕТ 10.3 КРЕДИТ 60
— оприходование топлива;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 50, 51
— оплата за топливо.

Если и подотчетному лицу, например водителю, доверено приобретать за наличные деньги бензин, то проводки следующие:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– выданы денежные средства под отчет на приобретение ГСМ (на основании расходного кассового ордера);

ДЕБЕТ 10.3 КРЕДИТ 71
– приняты к учету ГСМ (бензин), приобретенные подотчетным лицом (на основании авансового отчета с приложенными к нему подтверждающими документами – чеками с АЗС).

Списание расходов на ГСМ

Безошибочное списание расходов на ГСМ? Основанием для списания ГСМ является путевой лист. Порядок заполнения путевых листов утвержден приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Организация вправе сама разработать форму путевого листа, учитывая требования приказа. Такой документ будет являться подтверждением расходов на ГСМ в целях налогообложения, поэтому я уделю больше внимания его заполнению (см. . – Примеч. ред.).

Путевой лист оформляется либо на один день, либо на срок до одного месяца. Если в течение этого срока транспортным средством пользуются несколько водителей посменно, допускается оформление нескольких путевых листов раздельно на каждого из водителей, но на одно транспортное средство. Проверяйте наличие верно проставленного типа транспортного средства, печати или штампа компании-владельца.

Впоследствии списание ГСМ в бухгалтерском учете производится так. С кредита счета 10.3 в дебет соответствующих счетов учета затрат в зависимости от того, в каком именно подразделении (в каких целях) используется автотранспорт. В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44) КРЕДИТ 10.3 «Топливо» в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов, соответствующих пункту 16 ПБУ 5/01 (утвержден приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н. – Примеч. ред.):
– по себестоимости единицы запасов;
– по себестоимости первых по времени закупок;
– по себестоимости последних по времени закупок;
– по средней себестоимости.

Какими документами должны быть подтверждены расходы на стоянку и мойку автомобиля? – Каждый бухгалтер должен четко понимать, что принесенный водителем чек, на котором указано «за въезд на стоянку», расходы не подтвердит. Это ненадлежащее оформление документов. В данном случае нужно требовать акт оказанных услуг и чек ККМ. Понятно, что водителя сложно заставить требовать хотя бы минимальный набор документов, который подтвердит расходы. Поэтому я советую по возможности заключать договоры с компаниями, которые будут предоставлять подобные услуги.

Компенсация за использование личного автотранспорта

Рассмотрим порядок документационного оформления и отражения затрат по выплате компенсации за использование личного автотранспорта сотрудника. Чиновники Минфина и ФНС России в совместном письме от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15@ разъяснили, что, согласно статье 188 ТК РФ, предусмотрена компенсация работнику за использование его имущества в служебных целях. А в связи с тем что в Трудовом кодексе не установлен конкретный размер компенсации, можно сделать вывод, что размер должен быть оговорен работодателем и сотрудником отдельно.

Во-первых, обязанность работодателя по выплате компенсации должна быть прописана в трудовом договоре. Если на стадии заключения договора это условие не было предусмотрено, необходимо подписать допсоглашение. В бухгалтерии должно сохраниться заявление работника на выплату компенсации.

Второй момент – инспекторы всегда настаивают на том, что работнику имущество должно принадлежать на праве собственности. Поэтому он должен представить в бухгалтерию документы, подтверждающие право собственности на автомобиль.

Разрешается ли выплачивать работнику компенсацию, если автомобилем он управляет по доверенности? В письме Минфина России от 21 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-228 чиновники заявили, что при данных условиях компенсацию за использование личного автотранспорта работника в служебных целях нельзя учесть в целях налогообложения прибыли. Плюс к этому у работника возникает налог на доходы физических лиц.

Можно ли учесть затраты на компенсацию в расходах по налогу на прибыль, если автомобиль принадлежит супругу сотрудника? – Обратите внимание на статью 34 Семейного кодекса РФ. Если брак зарегистрирован, то имущество является совместно нажитым и компенсацию можно смело выплачивать работнику, а затраты учитывать для целей налогообложения. Если брак не зарегистрирован, то напрямую нормы Семейного кодекса бухгалтер применить не сможет – компенсацию выплачивать можно, но учесть такие расходы не получится. Сюда же плюсуем НДФЛ, страховые взносы, что невыгодно для работодателя.

Следующий документ, необходимый для подтверждения расходов – расчет компенсации. На этом документе настаивают финансисты и инспекторы, говоря о том, что размер компенсации должен быть экономически обоснован.

Компания вправе формировать компенсацию по-разному. Все дополнительные расходы, связанные с использованием автотранспорта, могут включаться в стоимость компенсации. Допустим и другой вариант: выплата компенсации, а отдельно уже сверх нее возмещение дополнительных расходов, связанных с использованием личного имущества.

ДОКУМЕНТЫ ОТ СОТРУДНИКА

Если компания выбрала второй вариант, то тогда сотрудник должен в бухгалтерию представлять документы, подтверждающие соответствующие расходы. Это могут быть чеки на приобретение бензина, масла, документы, подтверждающие затраты на ремонт автотранспорта.

Определитесь сразу, каким образом вы будете формировать размер компенсации и, уже отталкиваясь от этого, оформляйте ее расчет. Расчет компенсации представляет собой калькуляцию, в которой фиксируется приблизительная величина расходов. Помимо самой компенсации, как я уже сказала, там могут отражаться и прочие расходы, например амортизация по имуществу, расходы на ГСМ, на ремонт автомобиля.

Последним документом, который требуется для выплаты компенсации, станет бумага, подтверждающая сам факт использования личного имущества в служебных целях. Для проверяющих лучшим документом будет путевой лист. Если вы готовы составлять путевые листы, то возникают вопросы только по правильному заполнению.

Для компаний, в которых оформление путевых листов будет слишком трудоемкой процедурой, существуют и другие варианты обоснования выплаты компенсации. Например, это может быть журнал учета поездок, который ведет секретарь.

Компенсация за использование личного автотранспорта нормируется в целях налогообложения прибыли. Здесь необходимо придерживаться положений подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, в котором дана отсылка на постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Речь идет исключительно о личных легковых автомобилях и мотоциклах. И нормирование именно по налогу на прибыль. Нужно понимать, что нет нормирования ни по страховым взносам, ни для целей удержания НДФЛ с сумм, которые компания будет возмещать работнику. Таким образом, работодатель вправе установить в трудовом договоре какую-то большую величину компенсации, чем допускает порядок нормирования по Налоговому кодексу, и выплачивать работнику ее.

ГРУЗОВОЙ ТРАНСПОРТ

Минфин придерживается мнения, что для целей налогообложения прибыли компенсация должна нормироваться только по легковому транспорту. Если сотрудник владеет грузовым автомобилем на праве собственности и использует его в служебных целях, то компания вправе списать тот размер компенсации, который будет установлен сотруднику и прописан в трудовом договоре. Вообще никаких нормативов нет: ни по прибыли, ни по НДФЛ, ни по страховым взносам. Такая позиция чиновников приведена в письме Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150.

Если в какие-то месяцы работы сотруднику предоставлялись отгулы или очередной отпуск, то компенсация должна пропорционально этому времени пересчитываться. Минфин приводил такие разъяснения в письме от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63. Не допускайте ошибок.

В целях налогообложения прибыли компенсация за использование автотранспорта учитывается в момент выплаты компенсации. Несмотря на общий принцип начисления в целях применения главы 25 НК РФ, расходы учитываются по факту оплаты.

АРЕНДА

Использование личного автотранспорта сотрудника можно оформить и как договор аренды. Таким образом, работник будет выступать арендодателем имущества, которое он использует в служебных целях. Правда, в данном случае путевые листы обязательны к составлению. Компания в этом случае сможет без проблем списать все расходы на бензин, потому что ГСМ будет приобретаться непосредственно на баланс компании. Важным преимуществом этого способа является отсутствие обязанности компании удерживать НДФЛ и страховые взносы.

Выходит, что каждая компания может выбрать вариант, который будет удобен конкретно ей.

О лекторе

Ольга Степановна Макаркина, налоговый консультант и аттестованный аудитор. 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка