Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Чиновники советуют перепроверить данные работников

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Вопросы по командировочным расходам

1 сентября 2012 225 просмотров

Сотрудника компании направляют в командировку. Уже подготовлено служебное задание, подписан приказ о направлении сотрудника в командировку, выписано командировочное удостоверение. О том, что остается сделать бухгалтеру, я расскажу на этом семинаре. Вопросы по командировочным расходам.

Выдача денежных средств на командировку

Итак, направляя работника в командировку, работодатель обязан выдать денежные средства на проезд, суточные, деньги на наем жилья. Деньги можно выдать из кассы либо переводом на банковскую карту.

Выдача через кассу наличных денег – известный всем порядок. Однако я сделаю акцент на документах, которые должны подтверждать операцию. В первую очередь это приказ руководителя по форме № Т-9. И конечно, заявление работника с визой директора о размере наличности и сроке выдачи аванса.

Многие до сих пор побаиваются перечислять командировочные расходы на банковскую карту. На самом деле в этом случае деньги, перечисленные работнику на карту, не будут расценены проверяющими в качестве зарплаты.

А в подтверждение моих слов приведу письмо Федерального казначейства от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500. В этом письме чиновники сообщают, что не видят правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на банковские счета своих работников, открытых для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт.

Добавлю, что и финансисты в письме Минфина России от 29 декабря 2011 г. № 14-01-07/1396-1966 рекомендуют руководствоваться статьей 168 ТК РФ.

Поэтому если порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте, то все формальности соблюдены. Параллельно этот вопрос может регулироваться договором с банком на открытие и обслуживание зарплатных карт.

Деньги под отчет выдаются работнику по расходному кассовому ордеру 0310002 (РКО). Документ утвержден постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Документ выписывается в единственном экземпляре, в котором работник сам указывает сумму полученных им денег. После этого расходный кассовый ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель компании.

Работодатель заплатил работнику суточные при том, что служебная командировка была однодневной. Нужно ли удерживать НДФЛ с этой суммы? Можно ли учесть эти расходы как уменьшающие базу по прибыли? – В соответствии с пунктом 11 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, необходимости начислять суточные в случае направления работника в однодневную командировку нет. Аналогичная позиция высказана судьями ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 14 декабря 2011 г. № А27-2997/2011.Что касается налога на прибыль, то в случае, если подобные выплаты предусмотрены трудовым договором с работником или коллективным договором, сумма расходов на уплату суточных при однодневной служебной командировке может быть учтена в соответствии с пунктом 25 статьи 255 НК РФ.

Отчет по командировочным расходам

Вопросы по командировочным расходам . По возвращении из командировки работник обязан отчитаться по командировочному авансу. Поэтому в течение трех дней со дня возвращения он представляет в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1. Формат документа утвержден постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 (образец заполнения авансового отчета см.статью . – Примеч. ред.).

На оборотной стороне отчета перечисляются все расходы, понесенные за период командировки: суточные, сумма иных затрат и оправдательные документы. Что это может быть? Если работник оплачивал проезд к месту командировки, то транспортные документы: железнодорожные, авиабилеты или автобусные билеты. Если имели место представительские расходы, они должны подтверждаться всевозможными чеками ККМ, товарными чеками и т. п. Все эти расходы будут учтены бухгалтером по соответствующим статьям.

Все подтверждающие документы прикладываются к самому авансовому отчету. Какие сложности могут появиться на данном этапе?

ОБСТОЯТЕЛЬСТВО 1

Работник заручился электронным билетом. Как подтвердить расходы? Порядок подтверждения расходов на электронный билет подробно расписан в письме Минфина России от 27 февраля 2012 г. № 03-03-07/6. В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что, согласно пункту 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134, маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции является документом строгой отчетности и применяется для осуществления компаниями наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Поэтому если, например, авиабилет приобретен в бездокументарной форме, то оправдательным документом, подтверждающим расходы для целей налогообложения, будет сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе. Там указывается стоимость перелета. Крайне желательно,чтобы сотрудник сохранил посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица (по теме электронных билетов см. конспект семинара Елены Сафаровой в журнале «Семинар для бухгалтера» . – Примеч. ред.).

ОБСТОЯТЕЛЬСТВО 2

Предположим, работник не экономил на проезде в месте командировки. Имея возможность добраться на общественном транспорте, он пользовался такси. Встает вопрос: правомерны ли такие расходы и чем их нужно подтвердить? Начнем по порядку. Работодатель возмещает работнику расходы на проезд при направлении в служебную командировку согласно статье 168 ТК РФ. Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются чаще всего коллективным договором, реже – локальным нормативным актом. Но в любом случае нормы трудового законодательства не содержат ограничений по перечню транспортных средств, которые может использовать работник для проезда до места назначения и обратно. Следовательно, сумму оплаты организацией проезда работника на такси при направлении его в командировку следует относить к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением им своих трудовых обязанностей. Уплачивать НДФЛ с этой суммы не нужно. Безусловно, работник не на словах подтверждает свой проезд на такси.

Оправдательные документы в рассматриваемом случае должны быть оформлены в установленном порядке и подтверждать использование работником такси для поездок именно в служебных целях. В качестве такого документа на сегодняшний день выступает квитанция. Реквизиты и правила ее заполнения установлены приложением 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утверждены постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112. – Примеч. ред.). Аналогичная позиция высказана Минфином России в письме от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549.

Возврат остатка подотчетных сумм

Естественно, если работник не израсходовал всю сумму аванса, выданную ему перед командировкой, остаток он должен вернуть. Деньги возвращаются в кассу компании по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО).

После того как кассир подписал приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, руководитель компании утверждает авансовый отчет. Теперь бухгалтер может принять его к учету и списать подотчетные денежные средства. В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ дата утверждения директором компании авансового отчета будет считаться датой признания расходов в налоговом учете.

ОБСТОЯТЕЛЬСТВО 1

Срок возврата остатка командировочного аванса истек, но работник деньги не отдал. В этой ситуации компания вправе удержать сумму остатка из зарплаты сотрудника. На основании части 2 статьи 137 и части 1 статьи 138 ТК РФ компания может ежемесячно удерживать не более 20 процентов от этой суммы. При этом придется заручиться заявлением работника и приказом руководителя компании.

ОБСТОЯТЕЛЬСТВО 2

Работник отказывается вернуть остаток командировочного аванса. В этом случае взыскать задолженность получится только через суд: на основании части 2 статьи 248 ТК РФ. Руководителю следует подать иск о возмещении работником ущерба в пределах трехлетнего срока. Если суд вынесет решение в пользу компании, то денежные средства будут взысканы с недобросовестного работника на основании исполнительных листов.

Возмещение работнику перерасхода

Скорее всего сотрудник первым объявит, что в командировке потратил сумму большую, чем ему выдал работодатель. Но авансовый отчет даже в таком случае должен подтверждать слова работника. Если подтвердится, что расходы сверх лимита обоснованны и отвечают целевому назначению, подкрепляются оправдательными документами, то работодатель должен компенсировать работнику сумму перерасхода. Сумма перечисляется на банковскую карту работника или выдается из кассы на основании расходного кассового ордера 0310002. Номер и дату ордера придется указать в строке авансового отчета «Перерасход выдан по ордеру».

Теперь что касается срока погашения перерасхода. С 1 января 2012 года расчет по авансовому отчету производится в установленный руководителем срок. Зачастую руководители компаний пользуются этим положением и затягивают с окончательным расчетом.

Если действительно в кассе подолгу не бывает свободной наличности, то правильно просто договориться с работником о невозможности возмещения денег в разумный срок. В противном случае работник может обратиться в суд не только за возвратом перерасхода, но и за компенсацией за задержку его выплаты.

Работник находился в командировке в течение двух месяцев. Должен ли работодатель выплачивать ему суточные и оплачивать проживание за те дни, которые попадают в период командировки, но являются выходными или праздничными, если в эти дни он не выполнял никаких работ, связанных со служебным заданием? – Да, работодатель обязан выплачивать сотруднику суточные и возместить расходы на жилье за все дни командировки, включая выходные и праздничные. В подтверждение этой позиции приведу письмо Минфина России от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/741. Чиновники разъясняют, что в соответствии с пунктом 11 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 названного Положения. Поэтому в вашей ситуации суточные надо платить за все два месяца нахождения работника в командировке. Ничего не поделаешь, таковы требования нормативных актов.

О лекторе

Елена Юрьевна Сафарова. В настоящее время – консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом. Профессиональный лектор.  

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка