Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как исправить ошибки в кадровой документации

4 октября 2012 263 просмотра

Каждому кадровику или бухгалтеру, которому поручено вести кадровое делопроизводство компании, нужно помнить, что работник вправе пожаловаться на любое нарушение его трудовых прав. Как исправить ошибки в кадровой документации?

Поэтому проволочка с трудовым договором или неизданный приказ о переводе – это те мелочи, которые могут обернуться для компании серьезными штрафами.

Пожаловаться на работодателя, который нарушает закон, сегодня можно не выходя из дома. Федеральная служба по труду и занятости принимает в десятки раз больше обращений в электронном виде, чем жалоб работников, высланных по почте. Чаще всего именно обращения заявителей являются информационным поводом для проведения выездной проверки компании.

На семинаре я выделю типичные ошибки в оформлении кадровой документации, которые обнаруживают трудовики. Отвечу на часто задаваемые вопросы по заполнению трудовых книжек, трудовых договоров. И предупрежу, какие действия работодателя незаконны в случае увольнения работника.

Как правильно прописать сведения об окладе в должностной инструкции

Большая часть всех трудовых споров связана с оплатой труда. Нарушения, всплывающие при проверке, отражают опасную тенденцию. Работодатели склонны прописывать условия по оплате труда размыто, используя многозначные формулировки. Именно на это инспекторы по труду и обращают внимание.

Устанавливать в штатном расписании диапазон окладов по должности и прописывать в трудовом договоре конкретный размер оклада в пределах этого диапазона нельзя. Иначе получается, что работникам, занимающим одинаковые должности и выполняющим одинаковые трудовые функции, выплачивается разная зарплата. А это грубое нарушение законодательства. Ведь работодатель обязан устанавливать одинаковую зарплату за равный труд. Таким образом, в штатном расписании для одной и той же должности правильно указывать фиксированный размер оклада, а не диапазон выплат.

Чтобы иметь законную возможность устанавливать разные оклады работникам одной должности, в компании нужно ввести тарифную систему оплаты труда. Тогда зарплата работника будет зависеть не только от сложности работы, но и от его квалификации.

Допускается использование двойных названий должности (ведущий инженер, старший менеджер). Тогда, если перечень обязанностей и сложность работы отличается, назначение разных окладов также будет обоснованным.

ЧАСТАЯ ОШИБКА

Решили изменить наименование должности – не забудьте прописать это в дополнительном соглашении к трудовому договору и других локальных нормативных актах – штатном расписании, положении о подразделении и т. д.

Мероприятия кадрового аудита показали, что один из работников не был ознакомлен с должностной инструкцией при приеме. После того как ему показали документ, подписывать его он не стал. Причина отказа – при приеме на работу к нему были заявлены меньшие требования. Как теперь правильно поступить? – Работник вправе отказаться подписывать «запоздалую» должностную инструкцию. В данной ситуации можно организовать сокращение должности с первоначальным перечнем функций. А после ввести такую же должность, но с расширенным перечнем должностных обязанностей.

Что указать в трудовом договоре в части выплат и функций

Текст трудового договора должен быть понятным, формулировки конкретными. Использовать понятия с двойным подтекстом недопустимо. В статье 136 ТК РФ расписаны обязательные пункты, которые должны быть указаны в трудовом договоре.

ЧАСТАЯ ОШИБКА

Не каждый работодатель указывает конкретные дни выплаты зарплаты. Между тем это нужно делать обязательно. Фразы «зарплата выплачивается в дни, указанные в правилах внутреннего трудового распорядка» недостаточно. Проверяющие придерутся к размытости формулировки. Нельзя писать и «зарплата выдается каждые полмесяца». Только конкретные даты выдачи аванса и зарплаты.

ЧАСТАЯ ОШИБКА

В компании действует положение о премировании. А в трудовых договорах о премии не сказано ни слова. В этом случае учитывать премиальные выплаты как расходы в целях налогообложения прибыли рискованно. Бывают случаи, когда налоговые инспекторы настаивают на том, что выплаты, которые можно отнести на расходы по оплате труда, должны быть прописаны в трудовых договорах.

У нас в трудовом договоре прописан функционал работника. Этого достаточно или нужен еще какой-то специальный документ? – Достаточно. Трудовой кодекс не требует оформления какого-то специального документа. Поэтому компания может составить как отдельный документ под названием «Должностная инструкция», так и выделить подробный раздел «Должностные обязанности» непосредственно в тексте трудового договора. Но отсюда вытекает сложность: каждое изменение обязанностей повлечет за собой обязательное оформление допсоглашения к трудовому договору. Поэтому должностная инструкция в виде самостоятельного документа – элементарная экономия ваших трудозатрат.

О чем нельзя забывать, если работнику назначено испытание

Как исправить ошибки в кадровой документации? Не всем работникам может быть установлен испытательный срок. Так, принимать на работу без испытания следует беременных женщин, женщин с детьми до полутора лет и несовершеннолетних. Полный перечень лиц, которым нельзя устанавливать испытание, предусмотрен статьей 70 ТК РФ.

Для тех же сотрудников, кому испытание назначено, условия его прохождения следует прописать в трудовом договоре. Если такая формальность не соблюдена, то оснований для испытания нет. Работник будет считаться принятым на работу без испытательного срока.

ЧАСТАЯ ОШИБКА

До сих пор многие в трудовых книжках делают запись о том, что работник принят на работу с испытательным сроком. Это неправильно. В Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. – Примеч. ред.) об этом не сказано. Поэтому такое уточнение будет лишним.

Работник согласился на перевод на другую должность в нашей же организации. Начальник отдела хочет установить ему испытательный срок. Правомерны ли такие действия? – Нет, не правомерны. Испытание работнику может быть установлено только в момент трудоустройства. А в вашей ситуации работник переводится. Поэтому с ним даже не будет заключен новый трудовой договор. Вы просто внесете изменения в существующий. А новые испытания устанавливать работнику нельзя.

ЧАСТАЯ ОШИБКА

На практике прослеживается вот еще какое нарушение. Работник, проходивший испытательный срок, многократно опаздывал на работу. Работодатель уволил его по статье 71 ТК РФ за неудовлетворительное прохождение испытательного срока. Законно ли это? Не всегда. В действительности применение данной статьи возможно, только если в компании разработан план прохождения испытательного срока. То есть только если действует Положение об испытании или программа-план. С ними человек был ознакомлен под роспись во время приема на работу. И под его же роспись фиксировались факты невыполнения заданий, указывались причины. Обратите внимание, что само по себе опоздание на работу совершенно необязательно влечет за собой невыполнение задания. Таким образом, если опоздания – это единственная претензия работодателя, то работника можно уволить только в соответствии со статьей 81 ТК РФ.

Как исправить ошибку или внести изменения в трудовую книжку

Крайне неприятно обнаружить ошибку в трудовой книжке, допущенную предыдущим работодателем. Однако волноваться не стоит. В действительности никакой ответственности за такие нарушения компания не несет. Но правильно, конечно, помочь работнику исправить ошибку. Для этого нужно сделать запрос прежнему работодателю, который и внесет исправления.

Теперь о том, что касается изменений на титульном листе трудовой книжки. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения вносятся нынешним работодателем сотрудника. Основанием для исправления будет паспорт, свидетельство о браке или его расторжении. Изменяя записи, необходимо дать ссылку на номер документа и дату его выдачи.

ЧАСТАЯ ОШИБКА

Неверные записи на титульном листе трудовой книжки исправлять нельзя. Если обнаружена ошибка, бланк трудовой книжки нужно заменить на новый.

В трудовой книжке у претендента нет записи об увольнении с последнего места работы. Мужчина заявляет, что с работодателем возник спор и продолжается судебный процесс. У меня нет оснований ему не доверять. Могу я подождать с заполнением трудовой книжки? – Нет. В этой ситуации правильно взять с работника заявление на оформление новой трудовой книжки. Заявление будет подтверждать, что человек не является работником другой организации. Если сотрудник будет возражать, нужно объяснить ему, что наличие нескольких трудовых книжек – не нарушение. Трудовая книжка служит исключительно для подтверждения отдельных периодов работы. Поэтому даже после того, как спорный вопрос с прежним работодателем разрешится, вносить запись в первую трудовую книжку не нужно. Все последующие записи можно будет делать во второй трудовой книжке. В той, которую оформите вы.

Какие документы подготовить, чтобы законно обрабатывать персональные данные работников

Недавние изменения в работе с персональными данными не облегчили труд кадровиков и бухгалтеров. Само положение о персональных данных существовало в большинстве компаний. И часто хорошо разработанное. Приложением к положению была форма соглашения, в которой работник указывал свое согласие на обработку персональных данных.

Теперь такого формального подхода недостаточно. Я рекомендую собрать проектную группу, которая сможет подготовить положение о защите персональных данных, если в вашей компании этого еще не сделано. Документ должен содержать максимально подробную информацию о порядке работы с персональными данными сотрудников.

Кроме того, нужно назначить ответственного сотрудника за обработку персональных данных. Чаще всего ответственным назначают начальника кадровой службы или службы безопасности. В небольших компаниях такая функция традиционно возлагается на главного бухгалтера. Тут важно не забыть оформить с работником дополнительное соглашение о его новых обязанностях (образец приведен ниже. – Примеч. ред.).

ЧАСТАЯ ОШИБКА

Практически в каждой анкете при приеме на работу можно обнаружить требование к претенденту указать контактный номер и адрес проживания его ближайших родственников. Таким образом, соискателя подстрекают нарушить закон о персональных данных. Эти требования незаконны. Поэтому если такая информация вам необходима, то заручитесь согласием родственников нового работника на обработку их персональных данных. А еще лучше откажитесь от такого вопроса в анкете, так как на работу вы принимаете работника, а не его ближайших родственников, и требование предоставить информацию о них на самом деле неоправданно.

И еще бывает, что работодатель обязан получить от каждого работника согласие на передачу его персональных данных третьей стороне. Скажем, если компания оформляет зарплатный банковский проект для работников, нужно собрать письменное согласие каждого сотрудника на обработку его данных банком.

О лекторе

 Елена Юрьевна Сафарова– консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом. Профессиональный лектор.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка