Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Заполнение больничных листов

1 ноября 2012 598 просмотров

Заполнение больничных листов? Все, конечно, уже успели привыкнуть к новому бланку листка нетрудоспособности. Сама форма действует с 1 июля 2011 года, но ошибок в заполнении, к сожалению, смогли избежать немногие компании.

Мы поговорим о некоторых особенностях, которые смущали бухгалтеров. Я выделю главные недочеты в заполнении документа, на которые проверяющие из ФСС обращают внимание. А также расскажу о тех ошибках, на которые можно спокойно закрыть глаза.

Как фонд проверяет больничные листы

Вначале о самих проверках. Когда они могут проводиться и с какой периодичностью.

Фонд социального страхования проводит камеральные и выездные проверки. Первые проходят ежеквартально на основе расчетных ведомостей, которые сдают организации. То есть проверяются все без исключения компании-страхователи. Поэтому если вы не получили акт о проверке – это не означает, что она не проводилась. Проверка была, просто проверяющие не выявили нарушений.

В рамках камеральной проверки сотрудники фонда могут запросить у вас листки нетрудоспособности в двух случаях. Первый: компания сдает расчетную ведомость и одновременно с ней просит возместить перерасход по выплаченным пособиям за счет средств фонда. Второй случай: у компании недостаточно средств для выплаты пособий. Так вот, прежде чем выделить для страхователя деньги, фонд проведет камеральную проверку. Для этого он затребует первичку, то есть больничные листы и все документы, подтверждающие назначение и выплату пособий.

Теперь о выездных проверках. Они проводятся не чаще чем раз в три года. Период, который проверка может охватить, – три предыдущих года. То есть в 2013 году будут проверяться 2010, 2011, 2012 годы. Как правило, на этом этапе проводится полная проверка больничных листов. Исключение составляют крупные компании. Там достаточно большое количество больничных и проверить их все просто невозможно. Тогда ревизоры проверяют их выборочно и сверяют сам алгоритм расчета пособия.

Проверка проводится раз в три года. Есть ли исключения в этом правиле? – Исключения есть. Например, если в фонд поступит жалоба от гражданина на то, что работодатель неправильно выплатил ему пособие по временной нетрудоспособности. Или же вообще не выплатил. Тогда ревизоры могут прийти с проверкой, даже если она проводилась недавно. Но возможен и другой вариант. Они вправе просто затребовать документы в рамках конкретной жалобы.

И еще один случай, когда может быть проведена выездная проверка. Если следственные или судебные органы запросят у ФСС какую-то информацию о человеке. Фонд на основании данных, которыми располагает, не может определить, был ли нетрудоспособен конкретный гражданин и выплачивалось ли ему пособие за какой-то период. Поэтому всю информацию он запросит у работодателя.

Правильно ли медицинская организация заполнила больничный лист

Заполнение больничных листов? Итак, у вас в руках только что принесенный работником бланк листка нетрудоспособности. Первым делом нужно проверить, подлинный он или нет. Обратите внимание на цвет бланка: фон должен быть голубым, ячейки – светло-желтыми. Затем посмотрите на саму бумагу. Если поднести документ к свету, можно увидеть водяной знак в виде логотипа ФСС РФ. По этому реквизиту можно сразу отличить подделки. Среди фальшивых листков не было найдено таких, где мошенники смогли бы вставить логотип фонда.

Что если водяные знаки отсутствуют или отличаются от тех, которые описаны в приказе Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н? Это значит, что листок поддельный и оплате он не подлежит. К тому же он не подтверждает правомерное отсутствие человека на работе. И после этого его можно уволить за прогул. Самому работнику впоследствии грозит реальная уголовная ответственность. В московском регионе уже есть ряд судебных приговоров за использование фальшивых листков нетрудоспособности.

Если после такой ревизии подлинность бланка вызывает сомнения, можно проверить листок по базе ФСС на сайте отделений. Или сделать запрос в фонд. По штрихкоду листка вам подскажут, какому медучреждению листок выдавался и изготавливался ли он вообще. Ведь может быть и такая ситуация: листок сам по себе подлинный, но из украденной партии. И им воспользовались, чтобы подтвердить необоснованный пропуск работы. Учтите: если компания все же выплатила пособие по поддельному бланку, фонд снимет расходы.

Теперь к ошибкам. Порядок заполнения листка временной нетрудоспособности регулируется приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н. Рассмотрим вопросы, которые поднимались чаще других.

Первым делом хочу рассказать о белом квадрате, расположенном в левом верхнем углу. Вообще-то это место предусмотрено для бинарного кода, который должна проставить медицинская организация. К сегодняшнему дню многие лечебные учреждения обзавелись специальной техникой, которая проставляет такой код. Но пока он является необязательным, и к вам может попасть листок, где этот угол не заполнен.

Поэтому я сразу хочу предупредить, чтобы вы, как работодатели, ничего в этот квадрат не вписывали. Поначалу и организации, и медучреждения чего только не проставляли. И печати, и даже вклеивали на это место фотографии работников.

ЧАСТАЯ ОШИБКА

Итак, медучреждения заполняют только лицевую сторону листка. Только гелевой, капиллярной или перьевой ручкой черного цвета. Шариковой ручкой заполнять бланк нельзя. Если бланк будет заполнен шариковой ручкой, специальное оборудование просто не сможет прочесть информацию.

Множество вопросов и о том, как заполнять ячейки. Особенно по тем строкам, где отражаются суммы. Напомню: вписывать информацию нужно начиная с крайней левой ячейки. Если остаются пустые, оставляйте их незаполненными. Прочерки ставить не нужно!

Информация в ячейках не должна быть закрыта печатями. Но если она все-таки наехала, а все надписи читабельны, то принять листок можно. Часто спрашивают, допустима ли надпись на самой печати «для больничных листов»? Такого понятия в законодательстве нет. Но все равно листок не будет являться испорченным. Если вы уже выплатили по нему пособие, ничего страшного. Проверяющие не будут предъявлять претензии.

Если вы обнаружили, что врач на бланке сделал исправления, принимать его нельзя. Такой бланк считается испорченным. Допустив ошибку, врач должен был сразу выдать работнику новый бланк листка. Но если ошибку выявили уже в компании, работник должен получить дубликат больничного листа. При этом в строке «Дата выдачи» такого листка будет стоять фактическая дата, когда листок оформлен. Значит, датирован он будет позднее, чем работник выздоровел. Многих бухгалтеров и кадровиков это настораживает. Но никаких нарушений здесь нет. И претензий ревизоров в этом случае можно не бояться.

Часто врачи заполняют ячейки прописными буквами – это допустимо. Или неправильно указывают свою должность: кто-то пишет «врач», а кто-то «лечащий врач». Тогда как по правилам нужно указывать специализацию, к примеру «терапевт» или «педиатр». Все эти недочеты не являются основанием для переоформления больничного листа.

ЧАСТАЯ ОШИБКА

Что касается заполнения строки «Наименование медицинской организации», тут тоже было много споров. Ячеек всего 38. И не каждое название медучреждения туда умещается. Поэтому допустимо два варианта. Либо в медучреждении устанавливается сокращенное наименование, либо название просто обрывается на последней ячейке. Здесь главное, чтобы врач указал ОГРН учреждения. Именно по этому номеру поликлиника или больница будет идентифицирована.

В некоторых медучреждениях постоянные реквизиты заранее заполняются машинным способом. А врач впоследствии проставляет остальные от руки. Так тоже можно. В каких-то поликлиниках уже после окончания нетрудоспособности гражданина больничный лист заполняется полностью машинным способом. И если в таких листках информация немного съехала – не страшно. Не заставляйте работника возвращаться и получать дубликат бюллетеня. Если все читается, листок нужно принять.

В строке «Причина нетрудоспособности» врач проставляет соответствующий код. Все значения указаны на оборотной стороне. Естественно, диагноз теперь никто не указывает. Для него просто не предусмотрено строки. А если была изменена причина нетрудоспособности, то в ячейке «Доп.код» проставляется дополнительный код.

Например, врач указал в этой ячейке код 021. Значит, заболевание или травма наступили вследствие алкогольного или наркотического опьянения. А значит, работодатель вправе снизить размер пособия. Если работник будет не согласен с вашим решением, пусть пишет служебку. К ней прилагает документы, которые подтверждают, что травма не связана с опьянением. Только после этого работодатель принимает окончательное решение – снижать пособие или нет. Если документов работник не предоставил, смело оплачивайте пособие исходя из минимальной заработной платы за полный календарный месяц.

ЧАСТАЯ ОШИБКА

Далее строка «Место работы – наименование организации». В связи с тем что врач заполняет эту строку со слов работника, там тоже часто бывают ошибки. Поэтому позаботьтесь о следующем. Во-первых, работники должны знать верное наименование компании. А во-вторых, если полное наименование не умещается в отведенных ячейках, нужно установить сокращенное. К примеру, взять его из учредительных документов или установить специально для листков нетрудоспособности. В таком случае сокращенное название устанавливается приказом генерального директора, и всем работникам выдается памятка под роспись.

Если работники и памятку потеряют, и на приеме не вспомнят верное название, лучше пусть просят врача вовсе не заполнять эту строку. И потом уже вы сами впишете от руки правильное наименование организации. Графологических экспертиз никто проводить не будет.

Следующая строка : «Дата 1», «Дата 2», «№ путевки» «ОГРН санатория или клиники НИИ». Эта строка заполняется только в определенных случаях. Дата 1 – это дата изменения причины нетрудоспособности. Скажем, если работник пришел с травмой, а через неделю выяснилось, что эта травма произошла на производстве. Врач поменяет код и впишет в эти ячейки дату, когда изменилась причина нетрудоспособности. Сюда также вписывается предполагаемая дата родов, если больничный лист предоставляется по беременности и родам.

Остальные ячейки этой строки заполняются, только если работник направляется на санаторно-курортное лечение, которое предполагает выдачу листка нетрудоспособности. Это путевки на долечивание после стационарного лечения либо реабилитационное лечение в санатории после тяжелой производственной травмы. Соответственно, проставляются даты начала и окончания лечения и номер путевки. А также вписывается ОГРН санатория, в котором человек лечился.

Следующие строки заполняются в том случае, если осуществляется уход за больным членом семьи. Как правило, это дети. Если уход одновременно за двумя детьми, то первый ряд ячеек заполняется про первого ребенка, второй – про второго. Если болеют трое детей и более, то выдается необходимое количество больничных листов. К примеру, если у работницы болеют четверо детей, ей врач выдаст два листка нетрудоспособности.

Ниже вы видите строку «Поставлена на учет в ранние сроки беременности». Пока эта строка носит чисто информационный характер. Какие ошибки врач не должен здесь допустить? Очень часто, когда больничный выдается по беременности и родам, врачи ставят галочку в соответствующей ячейке. Но забывают выдать справку о постановке на учет в ранние сроки беременности. Это неверно, потому что только справка является основанием для выплаты пособия.

Далее строка «Отметки о нарушении режима». Здесь работодателю важно посмотреть, как заполнены ячейки. Для чего? Конечно, для выплаты пособия и назначения дисциплинарных взысканий. Допустим, в больничном стоит отметка 23 (несоблюдение предписанного режима, самовольный уход из стационара, выезд на лечение в другой административный район без разрешения лечащего врача). Тогда с даты, которую указал врач, работодатель вправе снизить размер пособия.

Теперь представим, что врач проставил код 24 (несвоевременная явка к врачу). Тогда два варианта оформления и два варианта последствий. Если человек несвоевременно явился к врачу, но пришел все еще больным, врач укажет дату пропуска приема. Таблица «ОСВОБОЖДЕНИЕ ОТ РАБОТЫ» будет заполняться с момента заболевания до момента выздоровления. Размер пособия нужно будет снизить.

Теперь такая ситуация: работник открыл больничный лист 1 ноября. К врачу на прием он должен был явиться 5 ноября, а пришел только 10 и уже здоровым. В этом случае врач таблицу «ОСВОБОЖДЕНИЕ ОТ РАБОТЫ» заполняет только с 1 по 5 ноября. А временную нетрудоспособность за последующие дни с 6 по 10 ноября врач не удостоверяет. Получается, что эти дни сотрудник прогулял. В этом случае больничный оплачивается с 1 по 5 ноября, а начиная с 6-го числа никакой оплаты работнику не полагается. В строке «Иное» врач впишет код 36 (явился трудоспособным) и рядом укажет дату, когда работник на самом деле явился, – 10 ноября.

Множество споров было и по поводу должности врача. Выше я уже говорила, что любые записи, которые врачи указывали, допустимы. Многие кадровики и бухгалтеры заставляли работников делать дубликат листка, если врач не указывал свой идентификационный номер. Но пока таких номеров просто нет. Предполагается, что они будут присвоены каждому российскому врачу. Однако некоторые медучреждения вводили свои идентификационные номера. Это неправильно. Если вы увидели, что ячейки заполнены каким-то номером, – бланк испорчен.

Если работник выздоровел, врач заполняет графу «ПРИСТУПИТЬ К РАБОТЕ С». Если продолжает болеть, то укажет дату следующего посещения. Когда таблица «ОСВОБОЖДЕНИЕ ОТ РАБОТЫ» будет полностью заполнена, ему выдадут еще один листок нетрудоспособности. Тогда в строке «Выдан листок нетрудоспособности (продолжение) №» вписывается номер второго бланка больничного листа.

Что делать, если в череде этих продолжающихся листков нетрудоспособности вы обнаружили один неверно оформленный? Выходит, что если врач его поменяет, то предыдущий лист, в котором указан номер продолжающего, становится тоже неправильно оформленным. Не беспокойтесь, так и должно быть. Это не нарушение. Не заставляйте работника менять в больнице сразу все листки. Просто для себя сделайте копию испорченного бланка больничного. А врач в свою очередь выпишет справку, что новый бланк выдан взамен неверно оформленного. В справке он укажет номера всех листков нетрудоспособности. И у работодателя будет история замены больничных листов. По этой справке бюллетень можно продолжать несмотря на то, что номера в цепочке больничных не совпадают.

Как правильно работодателю заполнить свою часть больничного листа

Если в части бланка, которая заполняется медучреждением, ошибок нет, приступайте к заполнению своей части.

Некоторые правила тут такие же, как для медучреждений. Например, заполнять эту часть тоже нужно гелевой или капиллярной ручкой. Если, проводя аудит листков нетрудоспособности, вы обнаружили, что свою часть заполнили шариковой ручкой, – не беда. Для листков 2011 года это особенно актуально. Даже ходила шутка, что бухгалтер на оборотной стороне листка писал: «Все написанное шариковой ручкой считать написанным гелевой». Я, конечно, указывать такой комментарий не советую. Оставляйте больничный как есть. Ревизоры при проверке придираться не будут.

В бланке нужно обозначить, как работник трудится у вас в компании: по совместительству или это основное место его работы. Для этого предусмотрены соответствующие строки.

Регистрационный номер – это номер, который компания получила в ФСС. Его можно найти в извещении о постановке на учет в качестве страхователя. Код подчиненности указан там же. Он отражает номер филиала регионального отделения, в котором компания зарегистрирована в качестве страхователя.

Теперь поговорим об ИНН. Здесь все достаточно просто. Если у работника есть ИНН, его вы и укажете. А если нет – оставляете ячейку пустой. За полтора года, что действует бланк, было множество споров о том, нужно вписывать номер или нет. Доходило даже до того, что работодатели специально не вписывали в бланк больничного ИНН работниц, которым лист выдан по беременности и родам. Из-за чего сложилась такая странная тенденция, я сейчас объясню.

На сегодня к пилотному проекту ФСС подключено восемь регионов (особенности назначения и выплаты пособий утверждены постановлением Правительства РФ от 21 апреля 2011 г. № 294. – Примеч. ред.). Там фонд напрямую выплачивает пособия работникам. А раз так, фонд должен удержать НДФЛ с пособия по нетрудоспособности. В то же время с пособия по беременности и родам подоходный налог удерживать не нужно. Поэтому некоторые работодатели решили ИНН вообще не вписывать. Я все же рекомендую данную строку заполнять.

Строка «Условия исчисления». Здесь проставляются коды обозначения, которые указаны на оборотной стороне. Они указывают на причины, по которым есть ограничения по размерам и продолжительности выплаты пособия. Графа «Акт формы Н-1 от» заполняется, только когда больничный выдан по травме на производстве. Тогда вы должны вписать дату акта.

Многих смущала строка «Дата начала работы». Но тут как раз все просто. Ее заполняют только организации, которые применяют процедуру аннулирования трудовых договоров. Все остальные компании оставляют эту строку пустой.

В строке «Страховой стаж» нужно указывать полное количество лет и месяцев работы. Масса вопросов поднималась по поводу заполнения строки «В т.ч. нестраховые периоды». Все спрашивали, что туда включать. Объясняю: сюда вносится только военная служба. И только за период с 1 января 2007 года. Например, у вас трудится такой сотрудник. Он служил с 1991 по 2010 год. Всю военную службу (20 лет) вы включаете в его стаж. Но в нестраховые периоды вы возьмете только 4 года (2007–2010 годы). Для бухгалтера эта информация не имеет значения. Она нужна только фонду, чтобы отчитаться за средства, которые были выделены из федерального бюджета.

Далее заполняются строка «Средний заработок для исчисления пособия» и строка «Средний дневной заработок». Это, как вы понимаете, просто исходные данные для расчета пособия. Сам расчет делается на отдельном листке.

ЧАСТАЯ ОШИБКА

Еще один «колючий» момент. Многие бухгалтеры путались, какую сумму указывать в строке «ИТОГО НАЧИСЛЕНО». Сумму без НДФЛ или с ним? ФСС не интересна сумма за вычетом налога, поэтому нужно указывать всю сумму начисленного пособия. То есть с учетом НДФЛ.

И последние строки – Ф.И.О. руководителя и главбуха, их подписи. Опять же спрашивали: строго ли генеральный должен подписывать каждый листок? Нет, конечно. Если организация большая, всегда проще выдать доверенность любому другому должностному лицу и разрешить подписывать больничные листы. Например, работнику кадровой службы или бухгалтеру.

Не забывайте, что работодатель в своей части может вносить исправления неограниченное количество раз. Не нужно гонять работника в поликлинику за новым бланком. Только ошибки, конечно, не замазываются. Бухгалтеру следует аккуратно одной чертой перечеркнуть неверную запись, а на оборотной стороне листка внести правильную. Там же нужно указать: «Исправленному верить», расписаться и проставить печать организации.

О семинаре 

Екатерина Александровна Бреева, начальник отдела правового обеспечения Государственного учреждения – Московского регионального отделения Фонда социального страхования РФ.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка