Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Кадровые документооборот

1 ноября 2012 186 просмотров

Кадровые документооборот? Какими в идеале должны быть кадровые документы в компании, полезно знать и бухгалтеру. Ведь от того, насколько верно они оформлены, зависит сохранность бюджета организации: не придется платить штрафы, предъявленные трудовыми инспекторами, ревизоры из ИФНС не доначислят налоги, посчитав, что имеющихся документов недостаточно для обоснования одного из видов расходов, у компании будут доказательства в случае индивидуальных трудовых споров и т. д.

На этом семинаре я назову вам обязательный минимум кадровых документов. И подскажу, что проверить и какие особенности учесть в каждой такой бумаге.

Трудовые договоры

Первым делом проверьте, со всеми ли работниками вы правильно заключили трудовые договоры. Бывают такие ситуации, когда непонятно – нужно ли вообще оформлять трудовой договор. Например, директор является единственным учредителем.

На эту тему существует приказ Минздравсоцразвития России от 8 июня 2010 г. № 428н, где сказано, что трудовой договор все равно должен быть заключен. То есть директор сам с собой подпишет документ. Многочисленная арбитражная практика подтверждает: трудовой договор в данной ситуации правомерен.

Обязательно проверьте, чтобы в договорах были все реквизиты, предусмотренные статьей 57 ТК РФ. Выделю два основных момента.

Первый: размер заработной платы не может быть меньше федерального МРОТ. Сейчас он равен 4611 руб. Добавлю, что помимо этого во многих регионах установлена своя «минималка». Она всегда выше, чем федеральная, и устанавливается единым соглашением на территории субъекта РФ. После того как документ опубликован, у организации есть 30 календарных дней на то, чтобы отказаться от соглашения о новой «минималке». Причем отказ должен быть письменный и обоснованный. Но даже в этом случае компания может стать объектом проверки трудовой инспекции. Если же ваша компания никак не отреагировала на соглашение, размер зарплат нужно увеличить в соответствии с соглашением о региональном МРОТ.

И второй момент: обязанности работника можно подробно расписать как в самом трудовом договоре, так и в отдельном документе. То есть в должностной инструкции. С ней обязательно нужно ознакомить сотрудника под роспись. Кроме того, в договоре следует сделать на нее ссылку.

Правила внутреннего трудового распорядка

С правилами внутреннего распорядка всех сотрудников нужно ознакомить под роспись. Ведь это обязательный документ в силу статьи 189 ТК РФ. Это можно сделать, попросив работника расписаться в журнале ознакомления с локальными документами, в частности с правилами внутреннего трудового распорядка. Или на доплистах к этому документу, предусмотренных специально для контроля за процедурой ознакомления работников.

Штатное расписание

Сейчас штатное расписание обязательно составлять по унифицированной форме из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Но с 2013 года унифицированные формы можно не использовать в силу нового закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». А формы тех документов, с которыми вы будете работать, не забудьте зафиксировать в учетной политике. Конечно, можно воспользоваться и бланками, которые вы используете сейчас.

При заполнении «штатки» могут быть такие проблемы. Например, в компании несколько бухгалтеров. Вы пишете должность «бухгалтер». Будьте внимательны: разные оклады для бухгалтеров ставить нельзя. Если одинаковая должность, должна быть одна и та же зарплата.

При этом желательно, чтобы должности в организации соответствовали наименованиям из квалификационных справочников. Особенно такого рода проблема с названиями должностей актуальна для компаний с иностранным капиталом.

Положение о защите персональных данных работников

В этом документе нужно расписать, что является персональными данными работников и как они будут защищены. А еще обозначить названного отдельным приказом по организации сотрудника, который будет отвечать за сохранность персональных данных. Это обязательный документ в силу статей 86, 88 и 89 ТК РФ и Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (см. образец ниже. – Примеч. ред.).

Обратите внимание, что по официальному запросу государственных органов компания обязана представлять персональные данные своих работников.

Покупатель просит копию паспорта генерального директора. Можно ли предоставить такие сведения? – Да, но только с письменного согласия самого руководителя вашей компании. Добавлю, что такого рода просьбы – частое явление. Покупатели так делают, чтобы проявить должную осмотрительность при выборе контрагентов и тем самым избежать споров с налоговиками.

Документы по охране труда

ПЕРЕЧЕНЬ МЕРОПРИЯТИЙ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Каждая организация в обязательном порядке должна иметь перечень соответствующих мероприятий по охране труда (см. образец ниже. – Примеч. ред.). Чтобы сделать данный перечень, за основу можно взять приказ Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н.

Вообще перечень составляют с учетом специфики деятельности каждой компании. В перечне можно прописать следующие мероприятия: аттестация рабочих мест, покупка питьевой воды и кондиционеров, обеспечение работников спецодеждой и средствами индивидуальной защиты, организация комнаты приема пищи и пр.

Возьмем, к примеру, кондиционеры. Если температура на рабочем месте выше + 28 градусов, то компания должна сокращать рабочее время сотрудников. Это не выгодно. Проще приобрести кондиционеры, стоимость которых можно отнести на расходы по охране и улучшению условий труда в организации в целях исчисления налога на прибыль.

Не обойтись и без комнаты приема пищи и отдыха. Она должна быть в каждой организации. Причем есть определенные требования. Комната площадью не менее 12 кв. м, изолированная, оборудованная основными бытовыми приборами. Если же в организации работают одновременно более 30 человек, нужно организовать столовую на своей территории. Оплачивать еду необязательно.

И еще один обязательный элемент охраны труда – коллективная аптечка. Таково требование приказа Минздравсоцразвития России от 5 марта 2011 г. № 169н. В этом же приказе расписано, что в ней должно быть.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Подчеркну, что заниматься охраной труда обязательно в силу статьи 212 ТК РФ. Отдельно выделю основные документы. В первую очередь это инструкция по охране труда. Обычно в организации есть ответственный сотрудник, который проводит инструктажи. После каждого из них все работники расписываются в специальном журнале.

ВЕДОМОСТЬ АТТЕСТАЦИИ РАБОЧИХ МЕСТ

Одно из основных мероприятий по охране труда – аттестация рабочих мест. Она предусмотрена приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н. Причем для этого нужно привлекать специализированную аккредитованную организацию.

Документы по аттестации типовые, и все они приведены в приложениях к приказу № 342н. Отмечу, что по окончании аттестации оформляют сводную ведомость. А также утверждают план мероприятий по оздоровлению и улучшению условий труда.

Проводить аттестацию необходимо минимум один раз в пять лет. А если у вас образуются новые рабочие места, провести их аттестацию нужно в течение 60 дней с момента их образования.

Вообще аттестация – достаточно дорогостоящее мероприятие. Чем больше вредных условий в организации, тем дороже оплата. Естественно, в Москве цены выше, чем в регионах. Приведу пример: в столице на химическом производстве за одно рабочее место возьмут 80 000 руб. Конечно, аттестовать типовые рабочие места обходится дешевле.

По аттестации рабочих мест организации должны отчитаться в трудовую инспекцию в течение 10 календарных дней после ее окончания. Вдобавок с ее результатами нужно ознакомить всех сотрудников под роспись.

В случае если аттестация рабочих мест в организации не проводилась, трудовая инспекция может начислить штраф по статье 5.27 КоАП РФ и обязать провести аттестацию в кратчайший период.

Часть расходов на аттестацию рабочих мест можно зачесть в счет уплаты взносов от несчастных случаев и профзаболеваний. Но не больше 20 процентов от взносов, уплаченных за прошлый год. К тому же нужно правильно оформить все документы. Как это сделать, написано в приказе Минздравсоцразвития России от 11 февраля 2011 г. № 101н.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ О МЕДОСМОТРЕ

Еще один важный элемент охраны труда – предварительные и периодические медосмотры. К слову сказать, все, кто будет трудиться у компьютера, должны пройти медосмотр еще при приеме на работу. А впоследствии проходить их каждый год. Причем за счет организации.

То, как должна проходить данная процедура и какие документы оформлять, подробно расписано в приказе Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н. Если в двух словах, то роль организации проста – оформить направление на осмотр. Остальное сделают врачи: проверят состояние здоровья и заполнят необходимые документы.

Добавлю, что проводить периодические медосмотры надо для сотрудников, занятых на производстве, в общепите и для водителей. С последними особенно сложно. При их приеме на работу сразу заводится медкнижка. Каждый день перед и после рейса нужно проводить медосмотр. Таково требование приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Как предварительные, так и периодические медосмотры может проводить только специализированная медицинская организация, у которой есть соответствующая лицензия. Что касается осмотров водителей, то тут есть два варианта. Либо нанимать специализированную организацию, либо заключить договор с медсестрой, у которой есть сертификат на проведение медосмотров.

Документы по отпускам

Здесь сразу скажу про график отпусков. Такой документ составляют за две недели до начала года, на который планируются отпуска. С графиком должны быть ознакомлены все сотрудники под роспись.

Конечно, отпуск необязательно отгуливать целиком и сразу. Но при его делении есть две важные тонкости. Во-первых, одна его часть должна быть не менее 14 календарных дней. Во-вторых, за год каждый сотрудник обязан отгулять как минимум 14 дней.

А теперь я расскажу, на что обратить внимание, оформляя отпускные документы. Для начала есть плановая дата отпуска. За две недели до его начала мы должны письменно уведомить работника о начале отпуска. Это можно сделать в форме письменного уведомления.

Далее нужно сделать приказ о предоставлении отпуска и оформить справку по расчету отпускных. Если вдруг дата начала отпуска по каким-то причинам поменяется, это нужно зафиксировать в графике. А от сотрудника требуется заявление с просьбой перенести отпуск. Дальше нужно подготовить соответствующий приказ.

А за сколько дней нужно выдавать отпускные? – Отпускные нужно выдать за три дня до начала отдыха. В статье 136 ТК РФ не написано, о каких днях идет речь: рабочих или календарных. Конечно, были письма Роструда, что речь идет о трех календарных днях.

Но тем не менее существует судебная практика, которая трактует понятие «дни» в данном случае как рабочие.

Поэтому советую вам выплачивать отпускные за три рабочих дня. Так вы избежите возможных претензий со стороны работников.

 О лекторе 

Елена Юрьевна Сафарова, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом. Профессиональный лектор.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка