Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

К чему придерутся налоговики, по расходам на автомобиль

6 декабря 2012 174 просмотра

Я выделю четыре основных момента учета автотранспорта, требующих особого внимания бухгалтера. В первую очередь это, конечно, первичка: путевые листы и транспортные накладные. Во вторую – покупка топлива и сопутствующих изделий. Затем я опишу тонкости, о которых нельзя забывать во время ремонта машины. А в конце рассмотрю вопрос страхования.

Оформление первички

ПУТЕВОЙ ЛИСТ

К чему придерутся налоговики, по расходам на автомобиль? Самым распространенным документом, который подтверждает, что деньги были потрачены на приобретение ГСМ, является путевой лист. Но давайте разберемся, насколько этот документ вообще необходим для подтверждения расходов компании, для которой автоперевозки не являются основным видом деятельности?

До сих пор многие организации выписывают путевые листы по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Либо при заполнении путевых листов руководствуются приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

В действительности госкомстатовскую форму должны использовать только те компании, основной вид деятельности которых связан с перевозками. Например, автобусные парки, службы такси. Кстати, недавно суд вообще признал недействующим постановление № 78 в части утверждения форм путевых листов. Об этом постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 21 июля 2011 г. № 09АП-16364/2010-АК.

Что касается приказа Минтранса № 152, то в документе приведен перечень обязательных реквизитов путевого листа. Но опять же Минфин еще в прошлом году разъяснил, что указанный в приказе порядок распространяется на организации автомобильного и городского наземного электрического транспорта. Я говорю о письме ведомства от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354. Там чиновники пояснили, что остальные компании могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, которые подтверждают расходы на ГСМ.

Как видите, оформлять сегодня путевые листы необязательно. Есть другие способы подтвердить расходы на топливо. Например, данные приборов учета и контроля за перемещением автомобилей с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС.

Но если в вашей компании этой системой не пользуются, путевой лист остается надежной альтернативой. И кстати, если госкомстатовская форма вас устраивает, можно продолжать использовать ее. Главное снять шапку документа о том, что форма утверждена постановлением.

Я же рекомендую другой вариант – составить свою форму путевого листа. Главное, чтобы в документ были включены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Гибридная форма, которая будет сочетать все необходимые реквизиты в лучшем для конкретной компании виде, – оптимальное решение. Ведь, например, в приказе Минтранса не упоминается такой реквизит, как обязательные предрейсовые и послерейсовые медосмотры. А в госкомстатовской форме некуда проставить тип и модель транспорта. Хотя эти критерии существенно влияют на расход топлива.

Поэтому так важно создать микс, который одновременно учтет и все потребности компании, и не вызовет претензий инспекторов.

Кстати, с нового года унифицированные формы вообще будут необязательны. Поэтому достаточно закрепить бланк в учетной политике компании и можно им пользоваться.

Образец путевого листа, который включает в себя обязательные реквизиты и пункты, на которых настаивают проверяющие, можно найти на странице 93.

Теперь обратимся к форме путевого листа. Некоторые графы таблицы «Данные об использовании ТС» заполнять нужно особенно тщательно. О них поговорим подробнее.

Чтобы подтвердить обоснованность затрат на содержание транспорта, нужно очень точно указать сведения о маршруте движения машины. Например, инспекторов не устраивает формулировка «по городу». Указывать маршрут движения они требуют максимально подробно. Поэтому и в самой форме путевого листа я рекомендую отмечать ключевые пункты маршрута. Чтобы налоговики могли проверить, куда бухгалтер отнес расходы на ГСМ, если водитель часто разъезжал по личным делам. Кстати, можно попросить водителей такие поездки заполнять так, чтобы в листе это было сразу видно. Например, выделять цветом.

Еще один совет – продолжайте вести журнал движения путевых листов, который утвержден постановлением Госкомстата № 78. Форма хоть и старая, но достаточно удобная. Там, к примеру, можно зафиксировать день поступления путевого листа в бухгалтерию. Ведь как обычно бывает: месяц давно закрыт, а водитель вдруг проснулся и несет лист. Тогда достаточно под реальной датой зарегистрировать путевой лист в журнале. И сразу понятно, по какой причине расход по нему войдет в следующий отчетный период.

В сводной форме представленного путевого листа можно заметить и еще один плюс. Документ можно выписывать на неделю или даже месяц. Типовая же форма № 3 такой возможности не предусматривала. Приходилось выписывать листы каждый день. А это крайне неудобно, если автомобилем пользуются часто. Главное в своем путевом листе заранее предусмотреть необходимое количество строк для отметки о предрейсовых и послерейсовых медосмотрах.

Кстати, с медосмотрами все тоже неоднозначно. Обратите внимание на Федеральный закон от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Статья 20 закона указывает, что компании должны сами организовывать и проводить предрейсовые медосмотры с привлечением работников здравоохранения. Отсюда вывод: проверять водителей должны работники Минздрава! Странная формулировка закона, не так ли? Позже ведомство решило этот пробел заполнить и выпустило письмо от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32. Там компаниям указали, что проводить медосмотры может любой дипломированный медик (врач, фельдшер, медсестра).

А в письме от 22 декабря 2008 г. № Д05-5875 представители Минздравсоцразвития России пояснили, что предрейсовые медицинские осмотры могут проводить юрлица и ИП, у которых есть лицензия на право осуществления данных работ и услуг в составе медицинской деятельности. Сказать, что вопрос решен однозначно, сложно. И сегодня распространены случаи, когда медосмотры проводятся врачами скорой помощи.

НАКЛАДНЫЕ

Следующий первичный документ, который подтверждает перевозку груза, – накладная.

К чему придерутся налоговики, по расходам на автомобиль? Очень долго не утихали споры по поводу того, какие документы нужно составлять при перевозке товара нетранспортной организацией. Достаточно ли к путевому листу приложить транспортную накладную? Или совместно с ТН нужно продолжать оформлять товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т?

Вообще Минфин России считает, что при автомобильной перевозке грузов необходимо оформлять не только транспортную накладную, но и товарно-транспортную накладную (письмо от 27 февраля 2012 г. № 03-03-06/1/105). То есть расходы на перевозку подтверждают одновременно два этих документа.

У налоговиков же мнение иное. Прямо скажу – более удобное для компаний. Потому что инспекторам достаточно только одного документа, например транспортной накладной. Все сведения, которые подтверждают реальность транспортировки, в документе значатся. А поэтому проверяющие разрешают списывать расходы на перевозку на основании ТН . Свою позицию они закрепили в письме ФНС России от 21 марта 2012 г. № ЕД - 4-3/4681@.

Затраты на расходники

РАСХОДЫ НА ГСМ

Большинство компаний списывают фактические расходы на горюче-смазочные материалы. Остальные же ориентируются на нормы расхода топлива. И в этой части вопросы не перестают появляться.

Сами нормы предусмотрены распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. В документе можно найти фразу, что нормы расхода топлива предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. И некоторые инспекторы настойчиво используют этот момент в своих целях. Заявляют, что списывать бензин нужно не по путевым листам, а исключительно ориентируясь на нормы расхода.

На самом деле, согласитесь, Минтранс – это не тот орган, который может устанавливать порядок налогообложения. На это, кстати, недавно указало Минэкономразвития России в своем заключении от 20 апреля 2012 года.

Ко всему сказанному можно добавить, что регистрацию в Минюсте рекомендации Минтранса не проходили и официально нигде не публиковались. Поэтому их можно не брать в расчет. Но опять же, если компании удобно или выгодно использовать рекомендованные нормы, лучше использовать распоряжение транспортного ведомства. Например, применять повышающие проценты: устанавливать норму расхода в зависимости от сезона, состояния автомобиля и загруженности дорог города.

Компания вправе разработать и свои нормы расхода топлива. Здесь можно руководствоваться технической документацией на автомобиль. Но важно учитывать, что производители, по понятным причинам, могут существенно занижать показатели расхода топлива. Поэтому безопаснее создать комиссию, которая проведет пробный замер. Условно говоря: с пробками расходуется столько-то бензина, с грузом столько-то.

Если бухгалтер списывает бензин по путевым листам, все зависит от того, как топливо приобретается. Здесь три варианта: за наличный расчет, по талонам и топливным картам. Конечно, очень удобна покупка за наличный расчет. Закончилось топливо, водитель заправился, поехал дальше. Никакой предоплаты, никаких первоначальных авансов нет. Бумажной волокиты минимум.

Но проблема в том, что выданный водителю товарный чек через месяц-другой обязательно выцветает. И до проверки документ точно не сохранится. Если менять порядок заправки желания нет, безопаснее делать ксерокопию каждого чека. Такую копию нужно заверить печатью компании и подписью руководителя. Но даже в этом случае риск слишком велик: примут расходы или нет – неизвестно. Особенно неприятно, если затраты на ГСМ велики.

Еще один подводный камень наличного расчета. Счет-фактуру к товарному чеку АЗС, конечно, не предоставит. А Минфин в письме от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335 настаивает на его необходимости. Так что с вычетом по НДС начинаются сложности. Хотя нельзя забывать про постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07. Тогда суд подтвердил, что для вычета достаточно чека, в котором выделен НДС.

Однако я рекомендую от налички все-таки уходить и расплачиваться по топливным картам. В отношении документации это самый беспроигрышный вариант. Потому что с талонами часто тоже не все гладко складывается. На проплаченный аванс АЗС оперативно выставит счет-фактуру. А вот получить отчет о том, на сколько потом водители заправлялись, бывает крайне сложно.

УЧЕТ АВТОШИН

Вопрос с нормативными документами, регулирующими учет автомобильных шин, неоднозначен. Вообще многие ориентируются на Правила эксплуатации автомобильных шин (АЭ 001-04), которые утверждены Распоряжением Минтранса России от 21 января 2004 г. № АК-9-р. Хотя с 31 декабря 2007 года документ утратил силу. Однако новый порядок учета автошин законодатели пока не придумали. Поэтому фактически руководствоваться можно прежними правилами. Из документа удобно брать чисто технические вещи, которые необходимы для списания. Например, там есть показатель остаточной глубины рисунка протектора покрышек и рекомендации по их хранению. Ориентируясь на эти нормы, можно безопасно списать шины.

Плюс еще и в том, что Правила предусматривали ведение карточки учета работы каждой комплектной покрышки. Теперь настаивать на ведении этой карточки никто не должен. Они не нужны, если остальные документы в порядке. Например, товарные накладные, счета-фактуры, платежные поручения, оборотные ведомости по товарно-материальным ценностям и т. д.

Но если вам удобно вести аналитику в таком формате, продолжайте. Только обязательно пропишите используемые документы в учетной политике.

Ремонт автомобиля

Здесь возникает знакомая многим проблема – как разграничить ремонт актива и его дооборудование. По этой пограничной черте до сих пор даже суды не могут прийти к единому мнению. Взять хотя бы замену двигателя. В некоторых случаях у компаний получается доказать, что это ремонт. По той причине, что технологическое назначение машины не изменилось, новых качеств она не приобрела. Но есть и другие решения, где установку более мощного двигателя судьи расценивают как изменение конструкции машины. А значит, речь идет о модернизации.

Безопаснее, конечно, улучшения признавать модернизацией и постепенно списывать расходы через амортизацию. Иначе инспекторы наверняка укажут компании, что она занизила налог на прибыль в тот момент, когда дооборудование пыталась скрыть за ремонтом.

Кстати, когда дополнительное устройство, которое установлено на автомобиль, стоит дороже 40 тыс. руб., компания вправе учитывать его как отдельное основное средство. Но только при условии, что его можно в любой момент снять и поставить на другой автомобиль.

Необходимость планового ремонта обосновать достаточно просто, в отличие от внепланового. Найти нормативку, которой можно руководствоваться при проведении последнего, не получится. Поэтому на практике сложилась устойчивая тенденция: в компании собирается комиссия, которая устанавливает, что сломалось, какой ремонт необходим. Затем оформляется дефектная ведомость. Унифицированной формы документа не существует. Разработать бланк можно самостоятельно. Кстати, налоговики вряд ли сочтут такой порядок незаконным. Возражений не будет, если, конечно, документ упоминается в учетной политике.

Расходы на страховку

ОСАГО

Оформляя полис ОСАГО, компания страхует не автомобиль, а свою ответственность. Соответственно, если за рулем автомобиля окажется водитель, который не вписан в полис, страховая компания деньги не выплатит.

Следующий момент – тарифы на ОСАГО устанавливает государство. Но страховые компании часто это «забывают» и завышают цены. Налоговики могут придраться к стоимости страховки, которую компания списала, если она сильно отличается от норм, установленных государством. Нужно внимательно отслеживать, на какую сумму страховая компания выставляет счет.

Оплатить ОСАГО можно единовременно или по частям. В бухучете, если выплата единовременная, ее можно либо сразу списать, либо распределить пропорционально сроку, пока действует договор ОСАГО. В налоговом учете такого выбора нет. Здесь стоимость оплаченного полиса нужно распределять пропорционально действию договора страхования. Самый простой и безопасный вариант – распределять стоимость полиса в бухгалтерском учете так же, как и в налоговом.

Когда компания оплачивает ОСАГО, то 20 процентов стоимости страховки идет на покрытие издержек страховой компании. И еще 3 процента – на формирование резерва компенсационных выплат. Вот эти 23 процента часто являются предметом спора со страховщиками, когда договор расторгается досрочно. Многие страховые компании отказываются возвращать 23 процента. Хотя это неправомерно. Если договор расторгается, страховщик должен оставить себе деньги только за тот период, пока документ действовал. В противном случае суд точно поддержит компанию. Но если сумма невелика и спорить не хочется, невозвращенные деньги можно включить в расходы. Это подтвердил Минфин России в письме от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/3/6.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– На балансе числится старая машина шефа. Ею никто не пользуется, но ОСАГО, конечно, есть. Можем ли мы списывать расходы на покупку полиса, если машина пока стоит в гараже?
– Стоимость страховки вполне можно списать в расходы, даже если автомобилем не пользуются. Приведу в пример постановление ФАС Уральского округа от 9 декабря 2008 г. № Ф09-9200/08-С3. Тогда налоговики исключили из состава расходов сумму на содержание машины и ее страховку, потому что автомобиль простаивал. В компании просто не было водителя. Но даже отсутствие в штате сотрудника, который умеет управлять автомобилем, не повод для того, чтобы снимать расходы. К тому же в этом деле судья провел аналогию с транспортным налогом. Ведь компания не использовала машину, а налог платила. И в расходах его учитывала. В общем, суд налогоплательщика поддержал. Так может быть и у вас: не сегодня-завтра машина понадобится директору. Поэтому списывайте спокойно.

ДСАГО

Следующий вид страхования ответственности – добровольный. В бухгалтерском учете все понятно: затраты на полис списываются как прочие расходы. А вот с налоговым не все так просто. Минфин в письме от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/774 разъяснил, что добровольное страхование не уменьшает базу по налогу на прибыль. Чиновники ссылаются на то, что общепринятыми международными требованиями не установлено, что ДСАГО является условием для ведения деятельности. Поэтому безопаснее такие затраты не учитывать в налоговом учете. Но если цена вопроса высока, рискнуть можно. Суды все-таки на стороне налогоплательщика. Взять хотя бы постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 июня 2008 г. № А56-15666/2007.

КАСКО

Наконец, последний вид страхования – КАСКО. Расходы на покупку такого полиса в бухучете можно списать сразу или постепенно. В налоговом учете затраты придется распределять.

Еще один существенный момент. Когда компания выбирает КАСКО, она хочет, чтобы застрахована была не только машина. Но и дорогостоящее оборудование, которое там находится. Например, аудиосистема. Поэтому безопаснее помнить, что не каждый инспектор пропустит такие расходы. Хотя, к счастью, позиция судей иная: в страховку включается все комплексно.

О ЛЕКТОРЕ

Мария Михайловна Стажкова – преподаватель курсов повышения квалификации Международной академии профессиональных бухгалтеров

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка