Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Недостача денег в кассе: действия учреждения

15 октября 2014 50 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Как выявить недостачу

Недостача денежных средств, как правило, устанавливается в результате внутренних контрольных мероприятий (инвентаризации).

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств, в том числе в бюджетном учреждении, определен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

В силу норм части 3 статьи 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пункта 1.5 Методических указаний инвентаризация кассы в обязательном порядке проводится:

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • в случае хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей;
  • при стихийных бедствиях, пожаре, аварии или в других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации учреждения.

Порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств утверждаются руководителем учреждения как самостоятельный локальный акт. При этом, конечно, следует ориентироваться на Методические указания.

Наличные денежные средства (в том числе в иностранной валюте) и денежные документы проверяются подсчетом. Также недостача может быть установлена в ходе контрольных мероприятий полноты учета наличной выручки, осуществляемых налоговыми органами. Административный регламент такой проверки утвержден приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н.

Обязательное условие проведения инвентаризации – участие в ее процессе материально ответственного лица (заместителя директора по хозяйственной части, завхоза, заведующего складом, кладовщика, кассира), которое несет ответственность за инвентаризируемое имущество.

Также напомним, что с 1 января 2012 года в связи с упразднением действия положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П банковские учреждения перестали контролировать соблюдение кассовой дисциплины своих клиентов.

С кого можно взыскать суммы

Случаи наступления материальной ответственности сотрудников регулируются главой 39 Трудового кодекса РФ. Ответственность может быть применена к работнику при наличии одновременно четырех условий:

  • прямого действительного ущерба;
  • противоправности поведения работника;
  • вины работника в причинении ущерба;
  • причинно-следственной связи между противоправным поведением работника (действиями или бездействием) и наступившим ущербом.

Если же работник причинил ущерб при пожаре, наводнении, стихийном бедствии или иных форс-мажорных обстоятельствах, то привлечь его к ответственности и взыскать недостачу учреждению не удастся.

Также, в случае когда учреждение не обеспечило надлежащие условия для хранения денежных средств, ответственность сотрудника за причинение ущерба снимается.

Примерами из судебной практики служат определения Московского городского суда от 12 января 2012 г. № 33-373/2012, Оренбургского областного суда от 28 июня 2012 г. № 33-3708/2012.

Не удастся взыскать ущерб и в случае, если учреждение не оформило надлежащим образом передачу денежных средств работнику. Если вина сотрудника не вызывает сомнения, признана работником и/или установлена судебным актом, то учреждение может взыскать с него недостачу.

Следует также помнить, что с сотрудником, непосредственно обслуживающим денежные средства и материальные ценности (их прием, хранение, транспортировку, распределение и т. п.) и причинившим ущерб виновными действиями (бездействием), может быть также расторгнут трудовой договор по основанию «утрата доверия» (п. 7 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ, п. 45 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. № 2). К сотрудникам, с которыми можно расстаться по данному основанию, относятся и кассиры. Полный перечень указанных лиц утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Учтите: факт наличия или отсутствия договора о полной материальной ответственности не влияет на возможность увольнения по основанию утраты доверия.

Основное требование – работа сотрудника должна быть связана с обслуживанием материальных ценностей. Причем это должно быть закреплено в трудовом договоре, должностной инструкции и других документах, в которых прописаны обязанности сотрудника. Например, в приказах, распоряжениях, причем последние не могут противоречить должностным обязанностям, установленным трудовым договором, или расширять их.

Напоминаем, заключение договора о полной материальной ответственности с сотрудниками – это право, а не обязанность работодателя (ст. 244 Трудового кодекса РФ). При этом нельзя забывать, что увольнение в связи с утратой доверия является увольнением по инициативе учреждения, а значит, даже при наличии вины необходимо проверить отсутствие гарантий и ограничений в отношении работника. Так, например, не допускается увольнять по инициативе работодателя беременную женщину, за исключением случаев ликвидации учреждения.

Как отразить списание

Дополнительно отметим, что от юридических тонкостей зависит и списание недостач в бухгалтерском учете учреждения.

Недостача денег в кассе отражается по дебету счета 0 209 81 000 «Расчеты по недостачам денежных средств» в корреспонденции со счетами по учету наличных денег. 

Если недостача была установлена в ходе инвентаризации, это должно отражаться в инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088), а запись о выявленной недостаче должна быть также и в кассовой книге.

А операции по уменьшению расчетов по ущербу имуществу оформляются следующими бухгалтерскими записями.

Поступление средств от виновных лиц в возмещение причиненного учреждению ущерба отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу имуществу» (в данном случае по счету учета денежных средств 0 209 81 660) и дебету счетов 0 201 11 510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», 0 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения».

Возмещение ущерба виновным лицом из заработной платы (иных выплат) на сумму удержаний, произведенных в порядке, предусмотренном законодательством РФ, отражается по кредиту счета 0 209 81 660 и дебету счета 0 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда».

Если виновные лица не установлены, суммы ущерба списываются по кредиту счета 0 209 81 660 и дебету счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами».

И наконец, если предварительное следствие приостановлено или виновное лицо признано неплатежеспособным, суммы списываются по кредиту счета 0 209 81 660 и дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».

Т.Ю. Рогова,

юрист, член Палаты налоговых консультантов

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка