Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Отправляем пояснения по НДС не разом, а частями

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Заполнение личной карточки сотрудника

16 октября 2015 713 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Статьи по теме

Форма личной карточки

Согласно пункту 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила № 225), с записями, вносимыми в трудовую книжку (о приеме, переводе, увольнении), работник должен быть ознакомлен под подпись в его личной карточке. То есть запись, вносимая в трудовую книжку сотрудника, дублируется в его личной карточке. Значит, обязательность ведения такой карточки подтверждается данными правилами.

В пункте 12 Правил № 225 также сказано, что форма личной карточки утверждается Федеральной службой госстатистики. И такая унифицированная форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Напомним, что приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н об утверждении форм первичных учетных документов не содержит формы личной карточки. А согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, формы первичных учетных документов для госучреждений устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Получается, что учреждение вправе самостоятельно ее разработать. Однако рекомендуется взять за основу унифицированную форму № Т-2. По усмотрению работодателя она может быть дополнена.

Частью 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ предусмотрена возможность составления первичных учетных документов как на бумаге, так и электронно. Но в Указаниях по заполнению личной карточки, утвержденных вместе с ее формой постановлением № 1, не сказано, в каком виде нужно вести такой документ – на бумаге или электронно.

Так как с некоторыми записями личной карточки работник должен быть ознакомлен под подпись, значит, такая карточка в первую очередь должна вестись на бумажном носителе. А по желанию работодателя она может быть составлена и в электронном виде.

Рассмотрим, как вести заполнение личной карточки.

Документы для заполнения

В соответствии с Указаниями личная карточка заполняется кадровиком на основании следующих документов:

  • приказа о приеме на работу;
  • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность сотрудника;
  • трудовой книжки или документа, подтверждающего его трудовой стаж;
  • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • документа об образовании, о квалификации или наличии спецзнаний (при поступлении на работу, требующую спецзнаний или спецподготовки);
  • документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • иных сведений, сообщенных о себе работником.

Структура личной карточки

Рассмотрим правила заполнения личной карточки работника на основе формы № Т-2. Такая карточка состоит из 11 разделов. В ее заголовной части указываются общие сведения по учреждению, в котором работает сотрудник: наименование учреждения (по учредительным документам), его код по ОКПО, код формы № Т-2 по ОКУД (0301002). Далее заполняется таблица, которая содержит дату составления личной карточки, табельный номер (переносится из приказа о приеме сотрудника на работу), ИНН и СНИЛС работника, алфавит (первая буква фамилии сотрудника), характер работы (постоянная, временная), вид работы (основная или по совместительству), пол работника. Личная карточка не заводится на сотрудника, принимаемого на условиях внутреннего совместителя или работающего по договору ГПХ.

Общие сведения

В первом разделе личной карточки в правом углу указываются реквизиты трудового договора работника – его номер и дата. Далее на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность сотрудника, вписываются: Ф. И. О. (указываются полностью), дата рождения (день, месяц, год), место рождения (в поле для кодирования данного реквизита нужно указать код по ОКАТО), гражданство – указывается с использованием формулировок, содержащихся в Общероссийском классификаторе информации о населении (ОКИН), утвержденном постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 412, состояние в браке (с кодом по ОКИН). 

Постановление содержит следующие коды ОКИН в соответствии с гражданством сотрудника: гражданин РФ – код «1», гражданин РФ и иностранного государства (двойное гражданство) – код «2», иностранный гражданин – код «3», лицо без гражданства – код «4».

Раздел «Общие сведения» личной карточки работника содержит следующие данные:

1. Знание иностранного языка. Данная запись вносится в карточку на основании информации, сообщенной работником. Она содержит также степень его знания, которая имеет свой код по ОКИН. Например, если работник владеет английским языком свободно, то в таблице сначала указывается код иностранного языка, а затем, через пробел, код степени знания языка – «014 3».

2. Образование. Информация об образовании по ОКИН имеет следующие коды: дошкольное – «01», начальное (общее) – «02», основное общее – «03», среднее (полное) общее – «07», начальное профессиональное – «10», среднее профессиональное – «11», неполное высшее – «15», высшее – «18», послевузовское – «19».

Далее в форме № Т-2 предусмотрены таблицы, в которые на основании документов об образовании вносятся следующие сведения: наименование образовательного учреждения, данные о документе об образовании (наименование, серия, номер) и год окончания учебного заведения, квалификация по документу об образовании (например, бухгалтер или юрист), направление или специальность (например, юриспруденция) с кодом по Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО), утвержденному постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст.

Отметим, если при приеме на работу сотрудник предъявил диплом о высшем образовании по специальности, которой нет в данном классификаторе, то графу для указания кода по ОКСО можно оставить незаполненной.

Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профобразование: докторантура (код «01»), аспирантура, адъюнктура (код «02»).

3. Профессия (основная и другая) указывается на основании документов об образовании.

Информация о профессиях кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367.

4. Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных документах, его подтверждающих. Данный пункт должен содержать сведения о следующих видах стажа: общем (указывается общее количество лет, месяцев и дней работы), непрерывном, дающем право на надбавку за выслугу лет. 

В настоящее время пособия по государственному соцстрахованию начисляются на основании страхового стажа, поэтому на практике строку о непрерывном стаже чаще всего оставляют незаполненной.

5. Состав семьи. Здесь фиксируются сведения, сообщенные сотрудником о его ближайших родственниках с указанием степени родства (в частности, отец, мать, сын, дочь), их Ф. И. О. и годы рождения. Также могут быть вписаны родственники, находящиеся на иждивении работника или проживающие вместе с ним.

6. В пункте 11 раздела «Общие сведения» указываются паспортные данные сотрудника, а в пункте 12 – адрес места жительства (фактический и по паспорту), дата регистрации и номер телефона работника.

Если фактическое место проживания и место жительства сотрудника по паспорту совпадают, то строка «фактический» не заполняется.

Сведения о воинском учете

Раздел II заполняется на основании: военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе; удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Прием на работу и переводы на другую работу

Сведения в раздел III личной карточки вносятся на основании приказов о приеме и о переводах на другую работу в течение всей трудовой деятельности сотрудника у данного работодателя. В этом разделе обязательно указываются дата и номер приказа, на основании которого была внесена каждая запись. Обратим внимание, что со всеми записями работник должен быть ознакомлен лично под подпись.

Аттестация

Раздел IV личной карточки сотрудника заполняется в тех случаях, когда работодатель проводит аттестацию в соответствии с трудовым законодательством и локальными нормативными актами. Здесь указываются:

  • дата прохождения аттестации;
  • решение аттестационной комиссии (например, работник соответствует занимаемой должности);
  • дата и номер документа (как правило, протокол заседания аттестационной комиссии), на основании которого оформляют результаты аттестации;
  • реквизиты документа, на основании которого осуществлялась аттестация (например, приказ о проведении аттестации работников).

Повышение квалификации

На практике в раздел V вносят сведения о повышении квалификации, но только во время работы сотрудника в данном учреждении. А именно: даты начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения и место его нахождения, наименование и реквизиты документа о повышении квалификации, основание (как правило, здесь указываются реквизиты приказа работодателя о направлении сотрудника на повышение квалификации). 

Повышение квалификации включает в себя следующие виды обучения: краткосрочное (не менее 72 часов), тематические или проблемные семинары (от 72 до 100 часов), длительные (свыше 100 часов) (п. 7 Типового положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610).

Профессиональная переподготовка

Здесь указывается следующая информация: даты начала и окончания профпереподготовки, специальность (направление, профессия), по которой происходит переподготовка, наименование, номер и дата документа о такой переподготовке.

Награды (поощрения), почетные звания

Работодатель вправе поощрять сотрудников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой, представить к званию лучшего по профессии (ст. 191 Трудового кодекса РФ). Другие виды поощрений работников могут быть предусмотрены коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка учреждения. Также поощрения могут устанавливаться уставами и положениями о дисциплине. При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в карточку не вносятся.

Отпуск

В разделе VIII личной карточки работника фиксируются все виды предоставляемых ему отпусков (в том числе учебный, без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет). В каждой записи указываются: вид отпуска, период работы, за который он предоставляется, его продолжительность (в календарных днях), даты начала и окончания, реквизиты приказа работодателя, на основании которого он предоставляется.

Социальные льготы

В разделе IX формы № Т-2 указываются соцльготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством (у данного работодателя). В таком разделе заполняется следующая информация: наименование льготы в соответствии с нормативным правовым актом, номер и дата выдачи документа, на основании которого работнику должна предоставляться льгота, основание для предоставления льготы (как правило, со ссылкой на нормативный правовой акт и с указанием конкретной нормы).

Дополнительные сведения

Чаще всего в раздел X вносится важная для сторон трудового договора информация, которая не нашла отражения в других разделах личной карточки. Например, о наличии водительского удостоверения или о работе сотрудника на дому.

Основание прекращения трудового договора (увольнения)

Раздел XI личной карточки заполняется при прекращении трудового договора c работником.

В нем указывают полную формулировку его увольнения на основании соответствующего приказа работодателя со ссылкой на норму Трудового кодекса РФ, а также дату увольнения сотрудника.

Обратим внимание, что в конце личная карточка подписывается работником кадровой службы и самим сотрудником.

Порядок внесения исправлений

В процессе трудовой деятельности у работника могут измениться какие-либо данные. Например, фамилия в связи с вступлением в брак. Порядок исправления ошибок в первичных документах указан в пункте 4 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105. Согласно ему, прежние данные зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное ( п. 4.2 Положения). Над зачеркнутым надписываются новые данные.

Работник кадровой службы оговаривает измененные данные надписью «исправлено» и заверяет их своей подписью (с указанием даты внесения изменений). В разделе «Дополнительные сведения» карточки рекомендуется указать, на основании какого документа были внесены коррективы.

Отметим, что в соответствии со статьей 658 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, личную карточку работника следует хранить в течение 75 лет.

В.В. Егоров,

консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка